Изучение организации документооборота в системе ПФ РФ и его территориальных органов

Электронный документооборот

Временный порядок по организации информационного взаимодействия при представлении отчетности в территориальные органы ПФР по каналам связи с ЭП через уполномоченных представителей страхователей.

Общие положения.

1.1. Временный порядок по организации работы территориальных органов ПФР по Ростовской области при представлении страхователями отчетности по электронным каналам связи с ЭП через уполномоченных представителей страхователей (далее – Порядок) разработан в целях реализации положений федеральных законов от 17.12.2001г. №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», от 01.04.1996г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», от 30.04.2008г. №56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений», от 24.07.2009г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования», от 27.07.2006г. № 152-ФЗ «О персональных данных», от 10.01.2002г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009г. №987н и распоряжения Правления ПФР от 11.10.2007г. №190-р (в редакции от 19.03.2010г. №75-р) «О внедрении защищенного электронного документооборота в системе индивидуального (персонифицированного) учета для целей обязательного пенсионного страхования» и направлен на организацию работы территориальных органов ПФР при информационном взаимодействии со страхователями в электронной форме при представлении ими документов, необходимых для реализации законодательства Российской Федерации по обязательному пенсионному страхованию, через уполномоченных представителей.

1.2. В целях реализации законодательства Российской Федерации по вопросам представления документов в территориальные органы ПФР в электронном виде уполномоченные представители – это организации или физические лица, подключенные к системе электронного документооборота ПФР (далее – СЭД ПФР), которые в рамках договора со страхователем (юридическим или физическим лицом), не подключенным к СЭД ПФР, берут на себя обязательство по переводу документов в электронную форму и/или их передачу территориальным органам ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

1.3. При представлении документов в электронной форме территориальный орган ПФР взаимодействует со страхователями и уполномоченными представителями страхователей (организациями или физическими лицами).

1.4. Уполномоченный представитель в рамках договорных отношений со страхователем (юридическим или физическим лицом), не подключенным к системе электронного документооборота ПФР (далее - СЭД ПФР), осуществляет для него перевод документов в электронную форму и (или) их передачу территориальным органам ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

2. Правовые основания организации информационного взаимодействия территориальных органов ПФР со страхователями через уполномоченных представителей.

2.1. Территориальные органы ПФР информационное взаимодействие со страхователями через уполномоченных представителей организуют в соответствии с положениями:

- статьи 14 Закона №167-ФЗ, в соответствии с которой страхователи имеют право участвовать в управлении обязательным пенсионным страхованием через своих представителей;

- статьи 28 Закона №212-ФЗ, согласно которой плательщики страховых взносов имеют право представлять свои интересы в отношениях, регулируемых законодательством Российской Федерации о страховых взносах, лично либо через своего представителя;

2.2. В соответствии с пунктом 7 статьи 9 Федерального закона «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» работодатели, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе путем реорганизации) организации, численность которых превышает указанное выше количество, представляют реестры застрахованных лиц в территориальный орган ПФР в электронной форме в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи». При этом формат представления реестра в электронной форме утверждается Пенсионным фондом Российской Федерации.

2.3. В соответствии с ч.10 ст.15 Федерального закона от 24.07.2009г. № 212-ФЗ страхователи со среднесписочной численностью работающих свыше 25 человек, представляют расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам в территориальные органы ПФР в электронной форме с ЭП.

2.4. Положением пункта 2 статьи 8 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлено, что индивидуальные сведения о застрахованных лицах могут представляться как в письменной форме, так и в электронной. В последнем случае юридическая сила документов подтверждается электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом ПФР совместно с конкретными страхователями.

Начиная с 2011 года для страхователей с численностью работающих 50 и более человек (включая заключивших договоры гражданско-правового характера) законодательно установлена обязанность индивидуальные сведения на застрахованных лиц представлять в электронной форме с электронной цифровой подписью.

2.5. В соответствии с пунктом 58 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме страхователем самостоятельно или через уполномоченного представителя решается территориальным органом фонда совместно с конкретными страхователями или уполномоченными представителями и оформляется соглашением об обмене электронными документами в СЭД ПФР.

2.6. Полномочия уполномоченного представителя должны быть документально подтверждены в соответствии с законодательством Российской Федерации. Уполномоченный представитель осуществляет свои полномочия на основании договора-поручения и доверенности, выданной в порядке, предусмотренным гражданским законодательством.

В соответствии со статьей 971 Гражданского Кодекса РФ по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия.

В соответствии со статьей 975 Гражданского Кодекса РФ доверитель обязан выдать поверенному доверенность на совершение юридических действий, предусмотренных договором поручения. Страхователь-работодатель может выдать уполномоченному представителю доверенность, заверенную подписью руководителя и печатью организации, а страхователь-физическое лицо предоставляет уполномоченному представителю доверенность, заверенную подписью и печатью (для страхователя-физического лица, имеющего печать), либо заверенную подписью (для страхователя-физического лица, не имеющего печать)

2.7. В соответствии с Законом № 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться уполномоченным представителем только с согласия субъектов персональных данных (работников страхователя).