Share Point Topology COPY prsd

Update

Ikiyttontmnquestthat yurciyjybeiptated v^ovw^Kdaoiwle «tadedn. Vouundso revest Id reeetv* iirtibttn riiioi tte AjojnentcJw^^s by ociltie в) Art on the souses docunmi.

Prompt (he author to send out updates when the document ts tJweked in?

* YeS S'wo

Rfl Create an alert for me on the source document

Puc. 19.17. Окно Copy (Копирование), открывшееся при использовании средства Send То (Послать) в библиотеке документов

Интересно, что при использовании средства и процесса Send То система SharePoint помнит о наличии еще одной копии или даже нескольких копий документа. На рис. 19.18 показано окно Manage Copies (Управление копиями) для документа, который был только что скопирован с помощью команды Send То.

Ь New Copy Update Copies

Copies that prompt for updates:

Edit Destination

Modified By Administrator

http://abcspf01/sbared

Share Poirrt Topology COPY vsd

Documents

Copies that do not prompt for updates:

Edit Destination Fife Name

Modified By AdmimtfratcH-

http://abcspl002/Nev» Document Share Poirt Library Topology.vsd

^^^^^^^^^Яотользовани^Технологии ^ГагеРошП!СТ?Г^

476 I- --------

Часть IV

В этом окне можно при необходимости создать еще одну копию или обновить копии документа. Если потребуется, пользователь может удалить ссылки на документы, щелкнув на кнопке Edit (Правка) рядом с адресом Destination (Назначение). Но учтите (это относится и к теме рабочих пространств документов), что библиотека документов не знает о копиях документа, находящихся в рабочем пространстве документов, а это может затруднить администрирование.

Мы не будем подробно расписывать рабочие пространства документов, т.к. они рассматриваются в главе 21. Рабочее пространство документов по сути представляет собой сайт, который может быть создан пользователем с достаточными полномочиями и который может содержать копию документа, а также другие списки, предназначенные для обеспечения совместной работы. Однако учтите, что в отличие от команды Send То, копия документа в рабочем пространстве документов не под держивает связь с оригиналом, и это может привести к путанице у части пользователей — какая версия документа является последней и наиболее актуальной — находящаяся в библиотеке документов на родительском сайте или в библиотеке документов в рабочем пространстве. В рабочем пространстве документов имеется средство Publish to Source Location (Опубликовать в исходном местоположении), ссылка на которое находится в раскрывающемся меню документа в разделе Send То. и администратор рабочего пространства документов должен не забыть применить его, когда рабочее пространство выполнит свою роль и документ будет готов.

НА ЗАМЕТКУ -

Рабочие пространства — удобная вещь, они используются несколько лет в нескольких версиях SharePoint, но все же их трудно администрировать, и во многих организациях ограничивают их применение и разрешают их создавать лишь немногим пользователям. Например, после создания нового рабочего пространства его создатель должен выполнять роль администратора сайта и назначать пользователям права доступа к этому рабочему пространству, потом проверять, что редактируется нужная версия документа, и затем, после завершения совместной работы, опубликовать документ назад в исходную библиотеку документов.

Последнее средство в этом разделе — Go То Source (Перейти к источнику) — активно в тех случаях, если выбранный документ связан с исходным документом. При щелчке на этой ссылке выводятся свойства исходного документа.

Немного о рабочих потоках

Рабочие потоки — сложная тема, заслуживающая отдельной главы (глава 28), но поскольку на ленточной вкладке Documents находится средство Workflow (Рабочий поток), мы кратко расскажем о нем здесь.

НА ЗАМЕТКУ -

В SharePoint 2010 доступен лишь шаблон рабочего потока с тремя состояниями, а остальные доступны в SharePoint 2010. В редакциях SharePoint 2010 Standard и Enterprise имеются следующие шаблоны рабочих потоков: Disposition Approval (Утверждение по существу). Publishing Approval (Утверждение публикации). Collection Signatures (Сбор подписей), Approval (Утверждение) и Collection Feedback (Сбор отзывов).

Рабочие потоки должны создаваться администратором библиотеки документов и затем быть доступными для пользователей этой библиотеки. Администратор библиотеки документов решает, будет рабочий поток запускаться автоматически или вручную пользо-

ид^шлгданпи м гчяцяеи. я i паями- а знаягым ■ з им i ■ i

---—-------H 477 Глава 19 II

_вателями с правами Edit Item (Правка документов), и должны ли пользователи управлять _правами доступа к списку при запуске рабочего потока. После запуска рабочий поток сообщается с участниками по электронной почте, чтобы они знали, что им следует делать. Одновременно в списке задач SharePoint создаются задачи, с которыми взаимодействуют «частники и которые изменяются по мере выполнения участниками своих задач.

При необходимости создания более сложных рабочих потоков разработчики и администраторы могут использовать инструменты наподобие SharePoint Designer 2010, Visio 2010, Visual Studio 2010 и другие средства. С помощью InfoPath 2010 можно создавать сложные формы для использования в рабочих потоках, настраивать почтовые сообщения и создавать сложную бизнес-логику.

Для запуска рабочего потока пользователь с достаточными правами должен выполнить следующие шаги:

1. Выделите документ, а затем выберите в раскрывающемся меню пункт Workflows (Рабочие потоки) или щелкните на кнопке Workflow (Рабочий поток) на ленте Documents (Документы).

2. Откроется страница Workflow.aspx, на которой выводятся все рабочие потоки, связанные с данной библиотекой документов. Щелкните на нужном рабочем потоке. При отсутствии рабочих потоков попросите администратора библиотеки документов, чтобы он создал один поток.

3. Измените параметры рабочего потока, введенные администратором библиотеки документов или сайта: участники рабочего потока, текстовое сообщение, плановые даты завершения всех задач, длительность каждой задачи и другие поля, которые зависят от вида рабочего потока. На рис. 19.19 показан пример рабочего потока на основе заготовленного потока Collect Feedback (Сбор отзывов).

4. Щелкните на кнопке Start (Пуск), чтобы запустить рабочий поток, после чего всем участ-никам будут разосланы почтовые сообщения с инструкциями по выполняемым шагам.

AssigRTe	Dtdef
Noel: |Я/Ш	CneBiatime(ser>a)) [j*]
: Coltn Spence: j&'SU	Oneatat>me|ser>al) utl
1 Management:	Ml at once {parallel) ££]
В Mdarewtfaoeenter в» names sfthe people towflwn (he workRowwritl assign tssk$, end choose •he order m»*irrhlhos«*aala are anlgned.SeperrtittemWlth semicolons You can also addibges to assign tasks to mor* peotfle in different orders^ For each group entered, assign я every третьего? that group

Please orovlde feedback on tins final draft eTtheeropossl

Thrs message vrill he sent to the people assigned taste. 4/26/2010

Due DiefcK AHTmJb

Thedat* bjr which all tasts are due

Duration PerTatt

Ibeamoort olttmetifrtllatasllsdue. Choose the units by uilr^Bte Duration unto.

Darfs) ■

Duration Units

Define Ihe unlaoJlmt used by the Duration Per TjsIl.

Гдеэдва;,

Notlfytih«sepeop'le*henthe»»odrflo»rtartsend«nds»*tthcut assigning tasJcsto them

ф Local Mtrenet | Protected Mode Off

Ч-Н 'I Ц1Ш1 И ML' 4 J1H¹ «.ПЖУ.', iTM ■■ ! ■ ...

Насть IV

В следующем разделе будет приведен пример рабочего потока Page Approval (Утверзц. дение страницы), чтобы было понятно, как задействовать готовый рабочий поток в процессе утверждения.