Как часто проводить инвентаризацию

ТЕМА: ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ В БАРЕ

 

Без регулярной и правильной инвентаризации заведение может пострадать от убытков и проблем.

 

Зачем нужна инвентаризация

Инвентаризация помогает:

1. Установить, есть ли расхождения между данными в учётной системе и фактическим количеством продуктов, товаров и расходных материалов.

2. Настроить правильный учёт.

3. Оценить реальную сумму чистой прибыли.

4. Отрегулировать бизнес-процессы в заведении и предупредить хищения.

К тому же инвентаризация обязательна перед составлением годовой отчётности и при смене сотрудников, которые отвечают за сохранность продуктов и расходных материалов.

Почему возникают расхождения (примеры ситуаций):

· Сотрудники оприходовали в учётную систему больше или меньше продуктов, чем пришло от поставщика.

· Неправильно составили технологическую карту, и в учётной системе на приготовление коктейля списывается больше или меньше ингредиентов, чем требуется.

· Выбросили испорченные продукты, передали промоутеру рекламные флаеры, выдали уборщице бытовую химию, но забыли списать всё это в системе.

· Один сотрудник разбил бутылку с алкоголем и скрыл это. Инвентаризация покажет все погрешности в работе заведения: какую именно бутылку разбили и каких не хватает продуктов.

 

Как часто проводить инвентаризацию

Сверяйте остатки на складе с данными учётной программы раз в месяц. Это стандарт в общепите. При ежемесячной инвентаризации вам легче выявить причины расхождений и установить, кто из сотрудников действительно в них виноват.
Обычно инвентаризацию проводят в последних числах месяца.

Виды и этапы проведения инвентаризации

Инвентаризация бывает трёх видов

1. Плановая. Обычно проводится раз в месяц.

2. Внезапная. Проводится неожиданно для сотрудников, если собственник подозревает, что есть проблемы. Так сотрудники не могут подготовиться и скрыть ошибки или хищения.

3. Подсчёт остатков перед закупкой. Эта сверка, строго говоря, не является инвентаризацией. Но она помогает избежать тех же проблем, о которых мы говорили выше.

Этапы проведения инвентаризации три:

1. Подготовка.

2. Процесс подсчёта остатков.

3. Сверка итогов подсчёта с данными учёта. Если выявлены излишки или недостачи, эти результаты надо отразить в учётной системе.

 

Подготовка к инвентаризации

До проведения инвентаризации:

1. Назначьте сотрудников, которые отвечают за сохранность продуктов и расходных материалов на постоянной основе (материально-ответственных лиц). Ответственных лиц надо правильно оформить по документам

2. Назначьте день для инвентаризации и сообщите об этом сотрудникам. Они должны заранее знать о проверке, если она плановая. Обычно это оформляют приказом.

3. Подготовьте учётную базу:

· Внесите все приходные и расходные накладные, если это ещё не сделано.

· Спишите все продукты, которые должно быть списаны.

· Отразите в программе все перемещения продуктов между вашими складами и точками (когда их несколько), если на них оформлены акты перемещения.

· Проверьте, списаны ли продукты, из которых готовят еду для персонала. Часто такие внутренние процессы забывают отразить в системе.

4. Распечатайте инвентаризационные описи с названием продуктов, единиц измерения и пустыми графами с их количеством, если будете фиксировать результаты подсчёта на бумаге.

Кто должен проводить инвентаризацию

По закону вы должны назначить рабочую группу. В неё НЕ должны входить материально-ответственные лица, но при этом они обязательно должны присутствовать при инвентаризации.

Если у вас сеть заведений, возможны два варианта:
1. Создать рабочую группу, которая будет проверять все точки.

2. Сотрудников одной точки назначить проверять другую точку, чтобы никто не считал свой склад.

На практике ежемесячную инвентаризацию нередко проводят без соблюдения всех формальностей, когда подсчёт проводит один сотрудник — бухгалтер-калькулятор, технолог, заведующий производством или шеф-повар. Но при этом соблюдают все правила подсчёта, иначе в инвентаризации нет смысла — она не покажет реальные остатки.

 

Что делать с расхождениями

ТЕМА: ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ В БАРЕ

 

Без регулярной и правильной инвентаризации заведение может пострадать от убытков и проблем.

 

Зачем нужна инвентаризация

Инвентаризация помогает:

1. Установить, есть ли расхождения между данными в учётной системе и фактическим количеством продуктов, товаров и расходных материалов.

2. Настроить правильный учёт.

3. Оценить реальную сумму чистой прибыли.

4. Отрегулировать бизнес-процессы в заведении и предупредить хищения.

К тому же инвентаризация обязательна перед составлением годовой отчётности и при смене сотрудников, которые отвечают за сохранность продуктов и расходных материалов.

Почему возникают расхождения (примеры ситуаций):

· Сотрудники оприходовали в учётную систему больше или меньше продуктов, чем пришло от поставщика.

· Неправильно составили технологическую карту, и в учётной системе на приготовление коктейля списывается больше или меньше ингредиентов, чем требуется.

· Выбросили испорченные продукты, передали промоутеру рекламные флаеры, выдали уборщице бытовую химию, но забыли списать всё это в системе.

· Один сотрудник разбил бутылку с алкоголем и скрыл это. Инвентаризация покажет все погрешности в работе заведения: какую именно бутылку разбили и каких не хватает продуктов.

 

Как часто проводить инвентаризацию

Сверяйте остатки на складе с данными учётной программы раз в месяц. Это стандарт в общепите. При ежемесячной инвентаризации вам легче выявить причины расхождений и установить, кто из сотрудников действительно в них виноват.
Обычно инвентаризацию проводят в последних числах месяца.