Офис управления портфелем проектов

Проектные офисы в организационной структуре компании: • Уровень 1. Офисы управления отдельными проектами. • Уровень 2. Офис проектов подразделения / Офис портфеля проектов. • Уровень 3. Стратегический офис проектов.

Офисы проектов подразделений –офисы, создаваемые для управления группами проектов, выполняемых на общем пуле ресурсов (например, проекты одного подразделения). Основная задача: эффективное управление ресурсами подразделения, занятыми в реализации проектов: снижение продолжительности «ресурсных разрывов» – периодов нехватки ресурсов, снижение периодов простоя ресурсов.

Офис проектов подразделения может и не оформляться как организационная единица, в этом случае функции ресурсного планирования и учета затрат ресурсов распределяются между руководством подразделения, руководителями проектов и техническим персоналом подразделения. Возможная инфраструктура приведена на рисунке.

Рисунок. Инфраструктура офиса проектов подразделения

Отметим, что «рабочие места» здесь отданы не исполнителям, как в офисе управления проектам, а руководителям проектов подразделения.

Смета проекта

Смета проекта – документ, содержащий расчет и обоснование стоимости проекта, распределенной по статьям затрат в соответствии с принятыми правилами финансового и бухгалтерского учета (с учетом плана счетов стоимостного учета конкретного проекта). На основе сметы определяется сметная стоимость проекта, организуется учет, контроль и анализ расхода денежных средств проекта. При разработке новых изделий, продуктов, производств в строительстве проектно-сметная документация обычно является частью проектной документации (дизайна), необходимой для обеспечения материально-технического снабжения, планирования и управления.

Сметная документация может включать: • Сметные расчеты на отдельные виды затрат, например, затраты по отводу земельного участка • Локальные сметы на отдельные виды работ, например, на приобретение оборудования • Сводную смету проекта, определяющую общую сметную стоимость проекта на базе локальных смет и сметных расчетов

Общая сметная стоимость проекта, распределенная по статьям затрат, должна учесть все ресурсы, используемые в проекте: • Трудовые ресурсы, включая обучение, технику безопасности, охрану труда и социально-медицинское обеспечение • Машины и оборудование, производственную, вычислительную и организационную технику • Материалы, комплектующие, денежные средства, производственные и земельные площади • Энергетические ресурсы и информационные ресурсы • Транспортно-логистические расходы • Прочие ресурсы (управление проектом, коммерческие, представительские, юридические, страховые расходы и т. п.).

Статьи затрат сметы проекта должны как можно более соответствовать принятому в организации или специально для проекта плану счетов, на которых учитываются все расходы и поступления, связанные с проектом. План счетов – это декомпозиция стоимости проекта.

В качестве основы для формирования плана счетов конкретного проекта можно использовать российские или международные бухгалтерские планы счетов, планы счетов управленческого учета в соответствии с реальным распределением финансовой ответственности.

Классификация затрат: • Прямые (ответственность руководителя проекта) и накладные (ответственность руководителей компании) • Повторяющиеся и единовременные. • Постоянные и переменные (зависящие от объема работ).

В самом общем виде типичная смета проекта может быть представлена в виде таблицы с распределением стоимости по статьям затрат и объектам. Возможна дальнейшая детализация сметы по продуктам (если на одном объекте внедряется несколько продуктов) или по более

низким уровням декомпозиции работ. В различных отраслях существуют свои особенности, традиции, опыт, правила и принципы проведения стоимостных оценок и составления смет. Разработка сметной документации является весьма сложным и трудоемким процессом, в котором необходимо использовать огромную нормативную базу. Соответственно для каждой отрасли разработаны свои методы и инструменты (программные продукты).

Важность и значимость этого процесса для всего проекта трудно переоценить, поскольку на основе сметной документации в ходе проекта будут осуществляться планирование бюджета, финансирование работ, финансовые расчеты с участниками проекта и финансовый контроль. Наиболее глубоко и профессионально «сметное дело» разработано в отраслях строительства и инжиниринга. Значительно проработаны эти вопросы расчета себестоимости и в различных отраслях машиностроения – транспортного, энергетического, химического, металлургического. В последнее время интенсивно разрабатываются соответствующие подходы, методы и инструменты в отрасли информационно-телекоммуникационных технологий. Серьезные особенности имеет финансовое планирование и управление при выполнении международных, государственных и муниципальных программ и проектов.