M S Access: Создание и заполнение форм и отчетов

Цель работы: познакомиться с мастером форм и отчетов и получить навыки создания форм и отчетов в СУБД MsAccess.

Оборудование (приборы, материалы, дидактическое обеспечение): персональный компьютер, методические рекомендации к выполнению работы, задание и образец для проведения практической работы

Компьютерные программы: Компьютерные программы Windows XP и MsExcel

 

Содержание работы Основные понятия

1. Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса пользователя для работы с базойданных.

2. Формы Access предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм. Создание форм, содержащих необходимые элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратитьошибки.

3. Формы предоставляют более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах, чем режим Таблицы. Формы содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах.

4. Элементами управления являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектовOLE.

5.
Панель инструментов Конструктор форм (FormDesign) в Access содержит кнопки, предназначенные для разработкиформ.

Основное назначение кнопок панели элементов (Toolbox):

‒ выбор объектов (SelectObjects) — выделение щелчком мыши элемента, раздела или формы, выделение группы элементов путем обвода курсором мыши рамки вокругних;

‒ мастера (ControlWizards) — включение или отключение мастера для создания элементов управления (например, элементов Список, Поле со списком);

‒ надпись (Label) — создание текстов постоянных заголовков, примечаний, инструкций, не связанных с другими элементамиуправления;

‒ поле (TextBox) — создание элемента типа Свободный (Unbound), который может быть затем связан с полем таблицы или запроса, или использован для создания вычисляемого поляформы;

‒ группа переключателей (OptionGroup) — размещение набора флажков, переключателей иливыключателей;

‒ выключатель (ToggleButton) — созданиевыключателей;

‒ переключатель (OptionButton) — выбор альтернативныхзначений;

‒ флажок (CheckBox) — выбор набора из возможныхзначений;

‒ поле со списком (ComboBox) — создание поля с раскрывающимся списком значений поля из записей некоторой таблицы базы (значение может вводиться в поле пользователем или выбираться изсписка);

‒ список (ListBox) — создание всегда раскрытого списка значений, которые при связи с полем таблицы базы являются единственным источником ввода вполе;

‒ кнопка (CommandButton) — создание командной кнопки, с помощью которой может быть выполнено одно из действий, например, переход по записям, открыта форма, напечатан отчет и реализованы другие функцииAccess;

‒ рисунок (Image) — для отображения не редактируемого рисунка, не являющегося объектомOLE;

‒ свободная рамка объекта (UnboundObjectFrame) — отображение свободного объекта OLE, который остается неизменным при переходе по записям;

‒ присоединенная рамка объекта (BoundObjectFrame) — отображение объектов OLE, сохраненных в поле базового источника записей формы;

‒ разрыв страницы (PageBreak) — начало нового экрана в форме, новой страницы в печатной форме(отчете);

‒ вкладка (TabControl) — создание вкладок в форме, на каждой из которых могут размещаться свои элементыуправления;

‒ подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) — вывод данных из таблиц, связанных с таблицей-источникомформы;

‒ линия (Line) — разграничение разделов в форме(отчете);

‒ прямоугольник (Rectangle) — создание рамки приоформлении;

‒ другие элементы (MoreControls) — открытие обширного списка дополнительных элементов, при выборе из которого в форме будет создан соответствующий элемент.

6. Отчеты представляют собой средство представления информации из базы данных в виде печатногодокумента.

7. По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальнымипреимуществами:

– отчеты предоставляют       широкие возможности  для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборовданных;

– отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и другихдокументов.

Задание

1 Создать с помощью мастера форму, содержащую запись таблицы базы данных.

2 В режиме конструктора добавить в форму кнопки перехода позаписям:

‒ перваязапись;

‒ последняязапись;

‒ следующаязапись;

‒ предыдущаязапись.

3 Добавить в форму кнопки в категории «обработказаписей»:

‒ добавитьзапись;

‒ сохранитьзапись;

‒ удалитьзапись.

4 Создать с помощью мастера отчеты по таблице базы данных и по запросу к базеданных

Порядок выполнения:

1          Для создания формы воспользуемся мастером созданияформ:

В появившемся диалоговом окне «Создание форм» в соответствующем окне выберем таблицу, после этого в левой части диалогового окна под названием «доступные поля» появится список полей выбранной таблицы, нажатием на > перенесем все поля в правое окно «выбранные поля».

Когда все поля перенесены, щелкнем на кнопке «Далее», мастер откроет следующее окно, в котором зададим внешний вид формы, выберем «в один столбец»:

В следующем окне выберем оформление формы:

2 Окно конструктора разделено на три части:

После выбора стиля формы в последнем окне Мастера введем имя формы и указать дальнейшие действия: «Изменить макет формы» и нажать «Готово».