MS ACCESS. Создание таблиц. Ввод и редактирование записей

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 1

MS ACCESS. Создание таблиц. Ввод и редактирование записей

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 2

M S Access: Создание и заполнение форм и отчетов

Цель работы: познакомиться с мастером форм и отчетов и получить навыки создания форм и отчетов в СУБД MsAccess.

Оборудование (приборы, материалы, дидактическое обеспечение): персональный компьютер, методические рекомендации к выполнению работы, задание и образец для проведения практической работы

Компьютерные программы: Компьютерные программы Windows XP и MsExcel

 

Содержание работы Основные понятия

1. Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса пользователя для работы с базойданных.

2. Формы Access предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм. Создание форм, содержащих необходимые элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратитьошибки.

3. Формы предоставляют более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах, чем режим Таблицы. Формы содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах.

4. Элементами управления являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектовOLE.

5.
Панель инструментов Конструктор форм (FormDesign) в Access содержит кнопки, предназначенные для разработкиформ.

Основное назначение кнопок панели элементов (Toolbox):

‒ выбор объектов (SelectObjects) — выделение щелчком мыши элемента, раздела или формы, выделение группы элементов путем обвода курсором мыши рамки вокругних;

‒ мастера (ControlWizards) — включение или отключение мастера для создания элементов управления (например, элементов Список, Поле со списком);

‒ надпись (Label) — создание текстов постоянных заголовков, примечаний, инструкций, не связанных с другими элементамиуправления;

‒ поле (TextBox) — создание элемента типа Свободный (Unbound), который может быть затем связан с полем таблицы или запроса, или использован для создания вычисляемого поляформы;

‒ группа переключателей (OptionGroup) — размещение набора флажков, переключателей иливыключателей;

‒ выключатель (ToggleButton) — созданиевыключателей;

‒ переключатель (OptionButton) — выбор альтернативныхзначений;

‒ флажок (CheckBox) — выбор набора из возможныхзначений;

‒ поле со списком (ComboBox) — создание поля с раскрывающимся списком значений поля из записей некоторой таблицы базы (значение может вводиться в поле пользователем или выбираться изсписка);

‒ список (ListBox) — создание всегда раскрытого списка значений, которые при связи с полем таблицы базы являются единственным источником ввода вполе;

‒ кнопка (CommandButton) — создание командной кнопки, с помощью которой может быть выполнено одно из действий, например, переход по записям, открыта форма, напечатан отчет и реализованы другие функцииAccess;

‒ рисунок (Image) — для отображения не редактируемого рисунка, не являющегося объектомOLE;

‒ свободная рамка объекта (UnboundObjectFrame) — отображение свободного объекта OLE, который остается неизменным при переходе по записям;

‒ присоединенная рамка объекта (BoundObjectFrame) — отображение объектов OLE, сохраненных в поле базового источника записей формы;

‒ разрыв страницы (PageBreak) — начало нового экрана в форме, новой страницы в печатной форме(отчете);

‒ вкладка (TabControl) — создание вкладок в форме, на каждой из которых могут размещаться свои элементыуправления;

‒ подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) — вывод данных из таблиц, связанных с таблицей-источникомформы;

‒ линия (Line) — разграничение разделов в форме(отчете);

‒ прямоугольник (Rectangle) — создание рамки приоформлении;

‒ другие элементы (MoreControls) — открытие обширного списка дополнительных элементов, при выборе из которого в форме будет создан соответствующий элемент.

6. Отчеты представляют собой средство представления информации из базы данных в виде печатногодокумента.

7. По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальнымипреимуществами:

– отчеты предоставляют       широкие возможности  для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборовданных;

– отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и другихдокументов.

Задание

1 Создать с помощью мастера форму, содержащую запись таблицы базы данных.

2 В режиме конструктора добавить в форму кнопки перехода позаписям:

‒ перваязапись;

‒ последняязапись;

‒ следующаязапись;

‒ предыдущаязапись.

3 Добавить в форму кнопки в категории «обработказаписей»:

‒ добавитьзапись;

‒ сохранитьзапись;

‒ удалитьзапись.

4 Создать с помощью мастера отчеты по таблице базы данных и по запросу к базеданных

Порядок выполнения:

1          Для создания формы воспользуемся мастером созданияформ:

В появившемся диалоговом окне «Создание форм» в соответствующем окне выберем таблицу, после этого в левой части диалогового окна под названием «доступные поля» появится список полей выбранной таблицы, нажатием на > перенесем все поля в правое окно «выбранные поля».

Когда все поля перенесены, щелкнем на кнопке «Далее», мастер откроет следующее окно, в котором зададим внешний вид формы, выберем «в один столбец»:

В следующем окне выберем оформление формы:

2 Окно конструктора разделено на три части:

После выбора стиля формы в последнем окне Мастера введем имя формы и указать дальнейшие действия: «Изменить макет формы» и нажать «Готово».

Таблица БД «Страны Мира»

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 3

Задание 1. Создание запроса на выборку данных «Номера телефонов»

Порядок работы:

- Откройте файл «Фирма_ваша фамилия» (в нем создана база данных, состоящая из трех – таблиц: Договора, Заказчики, Товары (см приложение 1)

- Выполните команду вкладка Создание – Конструктор запросов (рисунок 1).

Рисунок 1

- В появившемся окне добавьте таблицу «Заказчики.

- Выберите поля Заказчик и Телефон из таблицы «Заказчики». Для этого достаточно сделать двойной щелчок мыши по имени нужного поля. Второй вариант – перетащить мышкой название нужного поля в бланк запроса. Рисунок 2.

Рисунок 2

- Сохраните запрос под именем «Номера телефонов».

- Для просмотра результата запроса выполните команду вкладка Конструктор – Выполнить (рисунок 3).

Рисунок 3

- Вы получили простой запрос на выборку данных содержащий названия организаций и их контактные телефоны (рисунок 4).

Рисунок 4

Задание 2. Создание запроса на выборку данных с условием.

Порядок работы:

- Откройте запрос «Номера телефонов» в режиме Конструктора.

- Введите с клавиатуры в бланке запроса в строке Условие отбора в поле Заказчик следующее условие Like «М*» (рисунок 5).

Рисунок 5

 

Данное условие позволит вам отобрать те организации, название которых начинается на букву М. Соответственно буква М в условии должна быть записана на русском языке, так как названия организации записаны русскими буквами.

- Сохраните запрос под именем «Выборка по М» с помощью команды Файл – Сохранить как объект (рисунок 6).

Рисунок 6

- Просмотрите результат данного запроса (рисунок 7).

Рисунок 7

Задание 3. Самостоятельно создайте запрос с адресами организаций и сохраните его под именем «Адреса».

Рисунок 8

Задание 4. Самостоятельно создайте запрос с номерами телефонов организаций, которые начинаются на цифру 5 и сохраните его под именем «Выборка по 5».

Рисунок 9

Задание 5. Создание запроса с вычисляемым полем.

Порядок работы:

- Откройте пустой конструктор запросов и выберите таблицы «Договора», «Заказчики», «Товары». Выбирая таблицы щелкайте по кнопке Добавить.

- Выберите поля Заказчик, Наименование товара, Цена и Количество из добавленных таблиц.

- Установите курсор в первый пустой столбец и запишите в нем следующее выражение Сумма: [Цена]*[Количество] (рисунок 10).

 

Рисунок 10

- Сохраните запрос под именем «Сумма».

- Выполните запрос  и просмотрите результат запроса (рисунок 11).

Рисунок 11

Задание 6. Создание запроса с использованием групповых операций. На основании предыдущего запроса создадим запрос с общим результатом суммы по каждому заказчику.

Порядок работы:

- Создайте пустой запрос в режиме Конструктора. В качестве источника данных выберите запрос «Сумма» и добавьте его в бланк запроса (рисунок 11).

Рисунок 12

- Выберите поля Заказчик и Сумма.

- Выполните команду вкладка Конструктор – Итоги (рисунок 13).

Рисунок 13

- По строке Групповые операции в поле Сумма из списка выберите функцию Sum (рисунок 14).

Рисунок 14

- Сохраните запрос под именем «Общая сумма».

- Выполните запрос  и просмотрите результат запроса (рисунок 15).

Рисунок 15

По организациям ТОО ЭВРИКА и Магазин ТЕХНИКА посчитались общие суммы от покупок, так как в предыдущем запросе эти организации встречались дважды.

Задание 7. Постройте запрос, позволяющий увидеть количество заказов по каждой организации.

Порядок работы:

- Создайте пустой запрос в режиме Конструктора. В качестве источника данных выберите таблицы «Заказчики» и «Договора».

- Выберите поля Заказчик и Номер товара.

- Используя групповые, операции подсчитайте количество заказов по каждой организации (используйте функцию Count).

- Сохраните запрос под именем «Количество заказов».

- Результат запроса представлен на рисунке 16.

Рисунок 16

Задание 8. Постройте запрос, позволяющий выбрать только тех заказчиков, у кого количество заказов больше 1.

Порядок работы:

- Создайте запрос «Количество заказов» в режиме Конструктора.

- В поле Условие отбора по полю Номер товара введите условие >1.

- Сохраните запрос под именем «Количество заказов > 1» (команда «С охранить как объект»).

-Результат запроса представлен на рисунке 17.

Рисунок 17

Приложение 1

Рисунок 18 – Схема таблицы «Заказчики»

Рисунок 19 – Заполненная таблица «Заказчики»

Рисунок 20 - Схема таблицы «Товары»

Рисунок 21 – Заполненная таблица «Товары»

Рисунок 22 – Схема таблицы «Договора»

Рисунок 23 – Заполненная таблица «Договора»

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 4

Цели работы:

· познакомиться с основными понятиями базы данных;

· научиться создавать таблицу базы данных в режиме конструктора;

· освоить переход из режима конструктора в режим таблицы;

· освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;

· познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;

· познакомиться с поиском записей по образцу;

· научиться сохранять и загружать базу данных;

· научиться распечатывать таблицы.

ЗАДАНИЕ 1.Создайте новую базу данных и струк­туру таблицы с информацией о студентах компьютерной школы.

Порядок работы.

1. Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните на пиктограмме MicrosoftAccess. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню, представленное на рис. 1.

2. Щелкните мышью на переключате­ле Новая база данных, а затем на кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представ­ленное на рис. 2.

В поле Имя файла в ка­честве имени базы данных введите свою фамилию. Это будет название вашей лич­ной базы данных.

 

 

	Рис. 2

 

 

Замечание. Сохраните базу данных не в текущей папке, а сме­ните папку на вашу личную, для этого в окне-файлере укажите путь.

3. Щелкните на кнопке Создатьили нажмите клавишу Enter.

4. В следующем окне выберите тип создаваемого документа (акти­визируйте соответствующую вклад­ку). Вы создаете таблицу, поэтому выберите вкладку Таблица (скорее всего вы в ней и находитесь). По умолчанию выделена строка Созда­ние таблицы в режиме конструк­тора. Щелкните на кнопке Конст­руктор. Появится окно конструктора (рис. 3).

5.      В верхней левой ячейке появившейся таблицы введите имя поля (на­бирайте слово «Фамилия», а не свою фамилию) и нажмите клавишу Enter.
В соседней ячейке появится тип данных, по умолчанию он задается как Тек­стовый. Любой другой вы бирается с помощью ниспадающего меню.

Напоминание. Переход от ячейки к ячейке осуществляется одним из сле­дующих способов: мышью; нажатием на клавишу Enter; клавишами управле­ния курсором; клавишей Tab.

	Рис. 4

6. Заполните поля в конструкторе, как показано на рис. 3. Общие свойства поля оставьте такими, какие задает программа по умолчанию.

7. Сохраните таблицу, щелкнув на кнопке Сохранить пиктографического меню панели инструментов.

8. В появившемся диалоговом окне введите имя таблицы «Список» и щелкните на кноп­ке ОК. Появится запрос (рис. 4) на созда­ние ключевого поля - уникального поля записи. По ключевому полю можно од­нозначно идентифицировать запись - его значение не повторяется у разных запи­сей. Это поле (типа счетчик) используется для связи за­писей из разных таблиц. В данном вари­анте будут самостоятельно появляться числа - номера записей.

9. Ответьте ДА.

Замечание. Выбор режима работы таблица или конструктор осуществляется кнопкой

10.    Перейдите в режим таблицы, щелкнув на кнопке

Ввод данных вы будете производить в этом режиме,

заполняя ячейки таблицы. Значение поля «Код» будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку на­жатием клавиши Enter, то маркер перейдет в следующую ячейку.

 

 

11.    Заполните базу данных значениями из таблицы:

 

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа Школа	Класс
1	Иванникова	Анна	Ивановна	1984	1	9
2	Баранова	Ирина	Алексеевна	1983	3	10
3	Корнилова	Ольга	Владимировна	1984	5	9
4	Воробьев	Алексей	Петрович	1983	1	10
5	Воробьев	Алексей	Иванович	1984	3	9
6	Воробьев	Олег	Григорьевич	1985	5	8
7	Скоркин	Александр	Евгеньевич	1982	1	11
8	Володина	Анна	Алексеевна	1984	3	9
9	Новоселов	Алексей	Антонович	1983	5	10
10	Александрова	Елена	Алексеевна	1984	1	9

12. Сохраните введенные данные, щелкнув на кнопке. В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать.

Замечание. Передвижение по таблице можно производить с помощью кла­виш со стрелками на клавиатуре, клавиши табуляции, а также щелчком мыши. Можно пользоваться стандартными для Windows комбинациями клавиш для быстрого продвижения по таблице.

Задание 2

Выполните редактирование ячеек.

Порядок работы.

1. Замените фамилию Иванникова на Иванова. Для этого выделите редак­тируемую ячейку и наберите новую фамилию.

2. Замените год рождения Ивановой на 1983. Для этого следует щелкнуть мышью на нужной ячейке, и она откроется для редактирования. Удалите циф­ру 4 и введите вместо нее цифру 3.

Самостоятельное задание.

Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.

Задание 3

Отсортируйте значения таблицы.

Замечание. Чтобы произвести сортировку значений по некоторому столб­цу, нужно установить курсор         в любую ячейку сортируемого столбца и щелк­нуть на кнопке:

-  если нужно отсортировать по убыванию.

Порядок работы.

Отсортируйте:

1) фамилии - по алфавиту (установите курсор на любую фамилию в поле (столб­це) «Фамилия» и щелкните на кнопке “По возрастанию”);

2) имя - по алфавиту (установите курсор на любое имя в столбце «Имя» и щелкните на кнопке “По возрастанию”);

3) номер школы - по убыванию (установите курсор на любой номер школы в столбце «Школа» и щелкните на кнопке “По убыванию”);

4) год рождения - по убыванию (установите курсор на любой год рождения в столбце «Год рождения» и щелкните на кнопке “По убыванию”);

5) номер класса - по возрастанию (установите курсор на любой номер класса в столбце «Класс» и щелкните на кнопке “По возрастанию”).

Задание 4

Познакомьтесь с функциями «сохранить», «закрыть», «открыть».

Порядок работы.

1. Щелкнув на кнопке, сохраните текущую таблицу.

2. Щелкнув на кнопке “Закрыть” в правом верхнем углу окна таблицы, закройте таблицу.

3. Повторите операцию из п. 2 еще раз, в результате чего вы закроете теку­щую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для про­должения работы.

4. Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл, открыть, <Имя вашей базы данных>, Открыть.

5. Откройте таблицу «Список».

Задание 5

Выполните поиск записей по образцу.

Порядок работы.

1. Установите текстовый курсор в поле «Фамилия»;

2. Щелкните на кнопке

которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 5.

3. Введите в поле Образец фамилию Баранова, в поле Поиск выберите пункт Фамилия и щелкните на кнопке Найти далее.

Рис. 5

Замечание. Если требуется найти следующую подобную запись, то щелк­ните на кнопке Найти далее.

Можно искать часть слова, меняя значение в поле Совпадение.

По окончании работы щелкните на кнопке Отмена.

 

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 1

MS ACCESS. Создание таблиц. Ввод и редактирование записей