Уничтожение документов, дел и журналов

10.1. Документы, дела и журналы учета, а также издания и литература, утратившие практическое значение и с истекшими сроками хранения, должны уничтожаться.

10.2. Отбор и уничтожение документов производится временными комиссиями из числа наиболее квалифицированных сотрудников, способных правильно определить их ценность и практическую надобность. Временные комиссии для отбора и уничтожения документов в Обществе назначаются руководителем[A7] Общества. В состав комиссии включается не менее трех сотрудников, имеющих прямое отношение к проверяемым документам ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства.

10.3. Утратившие практическое значение документы уничтожаются по акту (Приложение №10).

Акт составляется в одном экземпляре и подписывается председателем и членами комиссии.

10.4. В актах на уничтожение документов не должно быть никаких исправлений, в исключительных случаях исправления должны быть оговорены и заверены подписями всех членов комиссии.

10.5. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы и хранения, на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы и из каких дел изъяты (учетные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также в какие дела подшиты изъятые документы и номера листов.

10.6. Перед уничтожением документов по акту комиссия тщательно сверяет номера и наименования документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета, где были учтены эти документы.

10.7. При уничтожении должны присутствовать все члены комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте документов.

10.8. Уничтожение документов осуществляется путем вывоза и сжигания. Выбрасывать документы запрещается.

10.9. Об уничтожении документов производятся отметки в соответствующих книгах и журналах учета.

 

Приложение №1

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

 

Журнал

Учета входящих документов КТ

Учетн. Порядк. Номер *	Время, Дата регистрации*	Номер, дата посту-пивше-го док-та**	ФИО, должность сотрудника, принявшего документ	Откуда посту-пил доку-мент	Краткое содержа-ние доку-мента	Кол-во экз. и их номера	Кол-во листов в экз.	Кому выдан документ	Расписка в получении документа и дата	Расписка о приеме док-та от исполнителя и дата	Местонах. документа, где подшит или уничтожен	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

* - входящий номер документа.

** - исходящий номер поступившего документа.

 

Приложение №2

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

Журнал
учета исходящих документов КТ

Учетн. Порядк. Номер *	Дата реги-стра-ции	Куда отправлен док-т	Краткое содержание документа	ФИО исполнителя, подразделение должность	Кол-во экз.	Номера экз.	Кол-во листов в экз.	Кол-во листов приложения	Номер реестра и дата	Местонах. док-та, где подшит или отметка об уничтожении	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

 

 

Приложение №3

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

НОМЕНКЛАТУРА

Дел, книг и журналов по конфиденциальному делопроизводству ООО «Ромашка»

Учетн. Порядк. Номер *	Наименование (заголовок дела)	Гриф (КТ)	Номер тома	Когда начато	Когда окончено	Кол-во листов	Срок хранения и статья по перечню	ФИО ответсв. за хранение	Расписка лица, оформившего закрытие	Инвертарн. Номер по журналу	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Приложение №4

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела№__ за 20__год

№ п/п	Номер документа	Дата документа	От кого поступил, кому адресован документ (наименование документа)	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Приложение №5

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

ООО «Ромашка»

(наименование структурного подразделения)

_____________________________________________________________________________

 

Дело №________,том_______

(наименование дела по номенклатуре текущего дела)

 

Начато «__»_______________20__ г.

Окончено «__»_______________20__г.

 

на___________листах

 

Хранить __________________лет, до 20___г.

 

Приложение №6

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

 

Книга
учета выдачи архивных дел (документов)

 

№п/п	Дата выдачи	Опись №	Инв.№	Кому выдано	Расписка в получении дела	Дата возвращения	Расписка в возвращении дела	Примечание

 

Приложение №7

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

СПРАВКА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Подшитый в дело №____ том №____ на листах __________________________

_________________________________________________________________

(наименование документа: справка, доклад, письмо и тп. и гриф его конфиденциальности)

учтенный за №____ «____»______________20__ г. на ______________ листах, и приложение к нему, учтенное за №____ «____»______________20__ г, имеющее гриф _____________, из данного дела изъят(ы) и:

а) подшит(ы) в дело № ____, том №   , листы____ за 20__ г.;

б) направлен(ы) ___________________________ «__» ___________20__г.

(кому направлены)

при исх. №__, копия которого подшита в дело №__,том №___, лист______;

в) выдан(ы) во временное пользование _______________________________

(кому и по какому учетному документу)

г) уничтожен(ы) _______________________________

                                          (номер акта и дата)

Основание: _____________________________________________________________

(кто разрешил изъятие документа, фамилия, должность и его подпись)

Документ из дела изъял:

_______________________________ _______________

(ФИО) (подпись)

«___»________20___г.

Документы принял на ____________________________________________________________

(отправку, подшивку в другое дело, передачу исполнителю)

__________________ _______________

(ФИО)                                          (подпись)

«___»________20___г.

 

Приложение №8

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

Книга
учета приказов и распоряжений

Учетн. Порядк. номер	Дата регистрации	Гриф (КТ)	Содержание приказа (распоряжения)	Кол-во листов	Где находится	Примечание

 

 

Приложение №9

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

Журнал
учета размноженных материалов КТ

Учетн. Порядк. номер	Дата	С какого документа размножен (№документа)	Краткое содержание документа	Кол-во листов подлиника	Изготовлено экземпляров или листов	Дата и расписка в получении	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 

Приложение №9

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ

Директор ООО «Ромашка»

____________________

«_____»__________20___г.

 

Акт

 уничтожения документов КТ

 

Комиссия в составе: Председатель_______________________________________________,

Члены __________________________________________________________________________

произвела отбор документов (с грифом «Коммерческая тайна») для уничтожения как не имеющих коммерческой ценности, практической надобности и утративших свою значимость.

№ п/п	Наименование документа	Номера документов	Кол-во экз.	Номера экз.	Общее кол-во листов

 

Всего подлежит уничтожению __________(_________________) наименований. Записи акта с учетными данными сверены.

Председатель комиссии:                                                _________________________

Члены комиссии                                                              _________________________

 

После утверждения акта, перечисленные документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем вывоза и сжигания.

Уничтоженные документы в книгах и журналах учета списаны. «___»________20___г.

 

Председатель комиссии:                                                _________________________

Члены комиссии                                                _________________________

 

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

№ п/п	Основание для изменений  (дата, № документа)	Номера листов			Дата внесе-ния измене-ний	Дата введе-ния измене-ний в дейст-вие	Всего листовв доку-менте	Фамилия лица, ответственногоза внесение изменений
		Изменен-ных	Новых	Анну-ли-рован-ных

 

[A1]правильно указываем должность

[A2]Правильно вписываем должность

[A3]правильно указываем должность

[A4]правильно указываем должность

 

[A5]правильно указываем должность

[A6]правильно указываем должность

[A7]правильно указываем наименование должности