Список использованых сокращений

СОДЕРЖАНИЕ

 

1.       ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. 4

2.       ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ. 5

3.       СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАНЫХ СОКРАЩЕНИЙ.. 6

4.       УЧЁТ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ. 7

5.       ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ. 8

6.       ОФОРМЛЕНИЕ И ВЕДЕНИЕ ДЕЛ, КНИГ И ЖУРНАЛОВ, ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. 10

7.       УЧЕТ И РАССЫЛКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ... 14

8.       РАЗМНОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. 15

9.       КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.. 16

10.     УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ЖУРНАЛОВ. 17

 

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ, Политики информационной безопасности ООО «Ромашка», Положения о режиме коммерческой тайны в ООО «Ромашка», и иных внутренних нормативных документов, регулирующих порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие коммерческую тайну Общества (далее - документы), и устанавливает требования по учету, отправке, отбору для хранения и уничтожению документов, а также оформлению и ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе

1.2. Ведение конфиденциального делопроизводства Общества возлагается на ответственного, за ведение конфиденциального делопроизводства. Ответственный назначается приказом руководителя[A1] Общества. В случае необходимости может быть назначено несколько ответсвенных.

1.3. Контроль ведения конфиденциального делопроизводства возлагается на ответственного за защиту информации в Обществе.

1.4. Конфиденциальное делопроизводство Общества может вестись как в отдельном помещении с выделенной его частью, изолированной барьером, для осуществления приема и выдачи документов с ограничительной пометкой «КТ», так и в общих помещениях, при этом документы с ограничительной пометкой «КТ» должны храниться отдельно от остальных документов в запираемых на замки сейфах, шкафах или ящиках столов.

1.5. Сотрудники, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства, обязаны выполнять требования настоящей Инструкции и иных внутренних нормативных документов, регулирующих порядок обращения с документами, содержащих коммерческую Общества, и не допускать нарушений, которые могут привести к утрате документов, а также пресекать действия (бездействие) других сотрудников, способных привести к таким последствиям.

 

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

2.1. Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация, содержащая сведения, составляющие коммерческую тайну с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

2.2. Конфиденциальное делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование информации, содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну, процесс подготовки, изготовления документов и организацию работы с ними.

2.3. Организация работы с документами – учет, прохождение, исполнение, отправка документов, а также подготовка их для архивного хранения, проверка наличия и уничтожение.

2.4. Секретное делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование информации, содержащей государственную тайну, организацию работы с секретными документами и защиту содержащейся в них информации.

2.5. Кроме того, в рамках данного документа применяются иные термины и определения, значение которых раскрыто в Политике информационной безопасности Общества.

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАНЫХ СОКРАЩЕНИЙ

В рамках данного документа применяютсясокращения, значение которых раскрыто в Политике информационной безопасности Общества, Положении о режиме коммерческой тайны в Обществе.

 

УЧЁТ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Вся поступающая корреспонденция с ограничительными пометками «Конфиденциально (К)», «Коммерческая тайна (КТ)», «Документы служебного пользования (ДСП)» принимается сотрудником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, и учитывается им в «Журнале учета входящих документов КТ» (Приложение №1).

4.2. При приёме корреспонденции проверяются правильность адреса, целостность упаковки и оттисков печати, сверяются номера вложений. При обнаружении повреждений упаковки или несоответствия оттисков печати наименованию отправителя пакет принимается с составлением акта, который подписывается лицом, доставившим пакет, и сотрудником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, о чем в реестрах делаются соответствующие записи. Один экземпляр акта переправляется отправителю документа.

4.3. Принявшие корреспонденцию в соответствии с п.4.1. Инструкции сотрудники разборчиво указывают фамилию, имя, отчество и расписываются за её получение в «Журнале учета входящих документов КТ»

4.4. Пакеты с пометкой «Лично» вскрываются лично адресатом. Запись данных в «Журнале учета входящих документов КТ» о документе производится со слов лица, вскрывшего пакет.

4.5. После вскрытия пакетов документы регистрируются в «Журнале учета входящих документов КТ».

4.6. При регистрации на первом листе входящего документа, указывается учетный (входящий) номер, дата регистрации, количество листов основного документа и приложений к нему. На первых листах приложений делается отметка «К вх. №__ кт________20__ г.».

4.7. Поступившие без сопроводительных писем сброшюрованные материалы также учитываются в «Журнале учета входящих документов КТ».

4.8. Запрещается передавать поступившие документы другим сотрудникам без визы руководителя[A2] Общества.

ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ

5.1. Отправка документов с ограничительной пометкой «Коммерческая тайна» по назначению осуществляется через курьеров специальной связи.

В исключительных случаях доставка документов осуществляется курьерами и сотрудниками Общества на служебном автотранспорте.

5.2. Документы, подлежащие отправке, регистрируются в «Журнале учета исходящих документов КТ» (Приложение №2) и отправляются по назначению, как правило, в день их приема от исполнителей.

Срочные документы отправляются немедленно.

Отправка документов без регистрации их в «Журнале учета исходящих документов КТ» запрещена.

5.3. Регистрационный номер исходящего документа состоит из очередного порядкового номера по «Журналу учета исходящих документов КТ».

Если документ составлен на бланке с угловым штампом, то исходящий номер проставляется в угловом штампе.

При составлении документа на листе без углового штампа исходящий номер проставляется под датой подписанного документа.

Каждый исходящий документ, как правило, может иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием занимаемой им должности и подшивается в дело вместе с исполненным документом.

Если копия исходящего документа требуется для работы, она выдается исполнителю под роспись в «Журнале учета исходящих документов».

5.4. Сотрудник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства при приеме документов для отправки от исполнителя проверяет правильность соответствия адреса, указанного на пакете, адресу в письме и в реестре на отправляемую корреспонденцию, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов, а также имеется ли в экземпляре, остающемся в деле, список рассылки и отметка исполнителя документа, в какое дело его следует подшить.

Список рассылки подписывается исполнителем и согласовывается с его непосредственным начальником структурного подразделения.

5.5. Документы, подлежащие пересылке, конвертуются сотрудником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства.

В тех случаях, когда приложения отправляются в нескольких пакетах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на пакете ставится номер этого письма, а на последующих пакетах с приложениями ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы «К», например: к № 27/З5 кт. В сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов.

5.6. Пакет заклеивается, и на оборотной стороне проставляется оттиск мастичной печати «для пакетов» на все его клапаны.

5.7. Упаковывать документы в ранее использованные пакеты запрещается.

5.8. На лицевой стороне пакета сотрудником, ведущим конфиденциальное делопроизводство, проставляются следующие реквизиты:

- ограничительная пометка «Коммерческая тайна» (в правом верхнем углу) и подпись лица, производившего конвертование;

- почтовый адрес получателя (в правом нижнем углу);

- почтовый адрес Общества (в левом верхнем углу);

- регистрационные номера вложенных документов (в левом нижнем углу).

Адреса получателей и отправителя следует писать четко, полно, без сокращений и исправлений.

5.9. Передача корреспонденции курьерам специальной связи происходит по реестрам, в которых указывается дата и время приема-передачи, скрепляемым подписью и печатью фельдъегеря (курьера). Реестр составляется в двух экземплярах. Один экземпляр реестра передается фельдъегерю (курьеру), другой – с его подписью и печатью – остается в конфиденциальном делопроизводстве.

5.10. Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы с ограничительной пометкой «Коммерческая тайна».

5.11.

ОФОРМЛЕНИЕ И ВЕДЕНИЕ ДЕЛ, КНИГ И ЖУРНАЛОВ, ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

6.1. На основании поданных сотруднику, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства, заявок на заводимые в следующем году дела в конце каждого года составляется Номенклатура дел, книг и журналов по конфиденциальному делопроизводству Общества (далее - Номенклатура конфиденциального делопроизводства) на следующий год (Приложение №3).

6.2. Заявки на заводимые дела от структурных подразделений представляются сотруднику,ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства в Обществе, до 1 декабря текущего года.

6.3. Номенклатура конфиденциального делопроизводства составляется в Обществе сотрудником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, с учетом однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Она является основным учетным документом по конфиденциальному делопроизводству на следующий год. Нумерация формируемых дел, книг и журналов (в том числе и переходящих) по возможности должна сохраняться из года в год.

6.4. Составленная Номенклатура конфиденциального делопроизводства подписывается сотрудниками, ответственными за ведение конфиденциального делопроизводства. Номенклатура утверждается руководителем[A3] Общества. Номенклатура конфиденциального делопроизводства учитывается в «Журнале учета входящих документов КТ» и подшивается в соответствующее дело.

В случае необходимости сотрудник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства, выдает выписки из утвержденной Номенклатуры структурным подразделениям Общества для использования в работе.

Дополнения в Номенклатуру конфиденциального делопроизводства вносятся: сотрудниками ответственными за ведение конфиденциального делопроизводства после согласования с ответственным за защиту информации в Обществе с разрешения руководителя[A4] Общества. В конце года внесенные в Номенклатуру дополнения заверяются подписями лиц их вносившими.

6.5. Все дела заводятся сотрудником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства.

6.6. Дата заведения дела должна соответствовать дате первого подшитого документа в этом деле, даты начала и окончания дела должны соответствовать крайним датам документов, подшитых в нем. Эти даты проставляются на обложке дела после его закрытия.

6.7. В том случае, если некоторые дела и журналы необходимо продолжить в следующем году, они переносятся в Номенклатуру следующего года за тем же номером, за каким они были учтены в предыдущем году.

6.8. В каждом деле сотрудником, ведущим конфиденциальное делопроизводство, ведется «Внутренняя опись документов» (Приложение №4).

6.9. На обложке дела проставляются реквизиты (Приложение №5). Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после номера тома в скобках - «Последний».

6.10. Наименование дела должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в дело документов. Присваивать делам наименования «Разная переписка», «По общим вопросам» и т.п. запрещается.

Если делу нельзя дать одно общее название, то заголовок составляется путем обобщения документов, подшитых в нем, или перечисления наиболее важных документов. На обложках книг и журналов указываются те же реквизиты, что и на обложках дел. Заводимые книги и журналы для учета должны быть пронумерованы.

6.11. В конце каждого дела указывается количество пронумерованных в деле листов.

6.12. После закрытия дел, книг и журналов текущего года делаются соответствующие записи в Номенклатуре.

6.13. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается вместе, в порядке поступления и исполнения документов.

Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, лишних экземпляров размноженных копий не допускается. Не разрешается подшивать в дела неисполненные документы.

6.14. Подшивка документов в дело производится так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу при подшивке его в дело подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело.

6.15. Все подшитые в дела документы нумеруются в правом верхнем углу. Нумерация листов в каждом томе дела начинается с первого номера. Чистые листы не нумеруются. Лист, сложенный вдвое и подшитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и подшитый за один край, нумеруется как один лист, другие иллюстративные материалы нумеруются очередным порядковым номером на оборотной стороне в левом верхнем углу.

6.16. Если к документу подклеены одним краем другие документы (переводы, вставки текста, справки и т.п.), то каждый подклеенный документ нумеруется отдельно очередным порядковым номером.

6.17. На обложке каждого дела (с внутренней стороны) наклеивается подписанный руководителем структурного подразделения список лиц, допущенных к работам с документами, подшитыми в дело.

6.18. Выдачу документов и дел архивного хранения сотрудникам Общества, имеющим непосредственное отношение к этим документам, осуществляет сотрудник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства по «Книге учета выдачи архивных дел (документов) КТ» (Приложение №6).

Выдача дел для работы с документами сотрудникам Общества производится на основании служебной записки с согласия руководителя структурного подразделения, чьи документы запрашиваются для работы.

6.19. Изъятие документа из дела производится с разрешенияруководителя[A5] Общества. При изъятии документа вместо него подшивается справка-заместитель (Приложение №7), в которой указывается номер изъятого документа, количество листов, куда и при каком номере отправлен, или в какое дело подшит этот документ. Об изъятых документах делается отметка во внутренней описи дела.

6.20. В журналах учета документов (входящих и исходящих) делаются отметки, в какое дело подшит документ, и указываются порядковые номера листов подшитого документа.

6.21. При небольшом объеме служебной переписки «Журнал учета входящих документов» может вестись на протяжении нескольких лет. В этом случае регистрация документов должна ежегодно начинаться с первого номера.

6.22. Записи в книгах и журналах учета производятся чернилами или пастой фиолетового, синего цветов. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего.

6.23. Законченные делопроизводством дела, книги и журналы хранятся в конфиденциальном делопроизводстве Общества, указанные дела могут храниться до 3-х лет при условии соблюдения требований по защите информации, составляющей КТ, с последующей передачей на архивное хранение или уничтожение.

6.24. О принятых на хранение от сотрудников Общества делах, книгах и журналах конфиденциального делопроизводства сотрудник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства, делает соответствующую запись в Номенклатуре.

РАЗМНОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Размноженные документы регистрируются сотрудниками, ответственными за ведение конфиденциального делопроизводства, в «Журнале учета размноженных материалов» (Приложение № 9) и отправляются только тем адресатам, которым они необходимы.

-

Приложение №1

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

 

Журнал

Приложение №2

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

Журнал
учета исходящих документов КТ

Учетн. Порядк. Номер *	Дата реги-стра-ции	Куда отправлен док-т	Краткое содержание документа	ФИО исполнителя, подразделение должность	Кол-во экз.	Номера экз.	Кол-во листов в экз.	Кол-во листов приложения	Номер реестра и дата	Местонах. док-та, где подшит или отметка об уничтожении	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

 

 

Приложение №3

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

НОМЕНКЛАТУРА

Приложение №4

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела№__ за 20__год

№ п/п	Номер документа	Дата документа	От кого поступил, кому адресован документ (наименование документа)	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Приложение №5

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

ООО «Ромашка»

(наименование структурного подразделения)

_____________________________________________________________________________

 

Дело №________,том_______

(наименование дела по номенклатуре текущего дела)

 

Начато «__»_______________20__ г.

Окончено «__»_______________20__г.

 

на___________листах

 

Хранить __________________лет, до 20___г.

 

Приложение №6

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

 

Книга
учета выдачи архивных дел (документов)

 

№п/п	Дата выдачи	Опись №	Инв.№	Кому выдано	Расписка в получении дела	Дата возвращения	Расписка в возвращении дела	Примечание

 

Приложение №7

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

СПРАВКА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Подшитый в дело №____ том №____ на листах __________________________

_________________________________________________________________

(наименование документа: справка, доклад, письмо и тп. и гриф его конфиденциальности)

учтенный за №____ «____»______________20__ г. на ______________ листах, и приложение к нему, учтенное за №____ «____»______________20__ г, имеющее гриф _____________, из данного дела изъят(ы) и:

а) подшит(ы) в дело № ____, том №   , листы____ за 20__ г.;

б) направлен(ы) ___________________________ «__» ___________20__г.

(кому направлены)

при исх. №__, копия которого подшита в дело №__,том №___, лист______;

в) выдан(ы) во временное пользование _______________________________

(кому и по какому учетному документу)

г) уничтожен(ы) _______________________________

                                          (номер акта и дата)

Основание: _____________________________________________________________

(кто разрешил изъятие документа, фамилия, должность и его подпись)

Документ из дела изъял:

_______________________________ _______________

(ФИО) (подпись)

«___»________20___г.

Документы принял на ____________________________________________________________

(отправку, подшивку в другое дело, передачу исполнителю)

__________________ _______________

(ФИО)                                          (подпись)

«___»________20___г.

 

Приложение №8

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

Книга
учета приказов и распоряжений

Учетн. Порядк. номер	Дата регистрации	Гриф (КТ)	Содержание приказа (распоряжения)	Кол-во листов	Где находится	Примечание

 

 

Приложение №9

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

Журнал
учета размноженных материалов КТ

Учетн. Порядк. номер	Дата	С какого документа размножен (№документа)	Краткое содержание документа	Кол-во листов подлиника	Изготовлено экземпляров или листов	Дата и расписка в получении	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 

Приложение №9

к Инструкции по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ромашка»

 

 

“Коммерческая тайна”

ООО «Ромашка», г. Бобруйск, ул. Енотовая, д.15

(по заполнении)

РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ

Директор ООО «Ромашка»

____________________

«_____»__________20___г.

 

Акт

 уничтожения документов КТ

 

Комиссия в составе: Председатель_______________________________________________,

Члены __________________________________________________________________________

произвела отбор документов (с грифом «Коммерческая тайна») для уничтожения как не имеющих коммерческой ценности, практической надобности и утративших свою значимость.

№ п/п	Наименование документа	Номера документов	Кол-во экз.	Номера экз.	Общее кол-во листов

 

Всего подлежит уничтожению __________(_________________) наименований. Записи акта с учетными данными сверены.

Председатель комиссии:                                                _________________________

Члены комиссии                                                              _________________________

 

После утверждения акта, перечисленные документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем вывоза и сжигания.

Уничтоженные документы в книгах и журналах учета списаны. «___»________20___г.

 

Председатель комиссии:                                                _________________________

Члены комиссии                                                _________________________

 

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

№ п/п	Основание для изменений  (дата, № документа)	Номера листов			Дата внесе-ния измене-ний	Дата введе-ния измене-ний в дейст-вие	Всего листовв доку-менте	Фамилия лица, ответственногоза внесение изменений
		Изменен-ных	Новых	Анну-ли-рован-ных

 

[A1]правильно указываем должность

[A2]Правильно вписываем должность

[A3]правильно указываем должность

[A4]правильно указываем должность

 

[A5]правильно указываем должность

[A6]правильно указываем должность

[A7]правильно указываем наименование должности

СОДЕРЖАНИЕ

 

1.       ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. 4

2.       ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ. 5

3.       СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАНЫХ СОКРАЩЕНИЙ.. 6

4.       УЧЁТ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ. 7

5.       ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ. 8

6.       ОФОРМЛЕНИЕ И ВЕДЕНИЕ ДЕЛ, КНИГ И ЖУРНАЛОВ, ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. 10

7.       УЧЕТ И РАССЫЛКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ... 14

8.       РАЗМНОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. 15

9.       КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.. 16

10.     УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ЖУРНАЛОВ. 17

 

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ, Политики информационной безопасности ООО «Ромашка», Положения о режиме коммерческой тайны в ООО «Ромашка», и иных внутренних нормативных документов, регулирующих порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие коммерческую тайну Общества (далее - документы), и устанавливает требования по учету, отправке, отбору для хранения и уничтожению документов, а также оформлению и ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе

1.2. Ведение конфиденциального делопроизводства Общества возлагается на ответственного, за ведение конфиденциального делопроизводства. Ответственный назначается приказом руководителя[A1] Общества. В случае необходимости может быть назначено несколько ответсвенных.

1.3. Контроль ведения конфиденциального делопроизводства возлагается на ответственного за защиту информации в Обществе.

1.4. Конфиденциальное делопроизводство Общества может вестись как в отдельном помещении с выделенной его частью, изолированной барьером, для осуществления приема и выдачи документов с ограничительной пометкой «КТ», так и в общих помещениях, при этом документы с ограничительной пометкой «КТ» должны храниться отдельно от остальных документов в запираемых на замки сейфах, шкафах или ящиках столов.

1.5. Сотрудники, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства, обязаны выполнять требования настоящей Инструкции и иных внутренних нормативных документов, регулирующих порядок обращения с документами, содержащих коммерческую Общества, и не допускать нарушений, которые могут привести к утрате документов, а также пресекать действия (бездействие) других сотрудников, способных привести к таким последствиям.

 

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

2.1. Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация, содержащая сведения, составляющие коммерческую тайну с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

2.2. Конфиденциальное делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование информации, содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну, процесс подготовки, изготовления документов и организацию работы с ними.

2.3. Организация работы с документами – учет, прохождение, исполнение, отправка документов, а также подготовка их для архивного хранения, проверка наличия и уничтожение.

2.4. Секретное делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование информации, содержащей государственную тайну, организацию работы с секретными документами и защиту содержащейся в них информации.

2.5. Кроме того, в рамках данного документа применяются иные термины и определения, значение которых раскрыто в Политике информационной безопасности Общества.

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАНЫХ СОКРАЩЕНИЙ

В рамках данного документа применяютсясокращения, значение которых раскрыто в Политике информационной безопасности Общества, Положении о режиме коммерческой тайны в Обществе.

 

УЧЁТ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Вся поступающая корреспонденция с ограничительными пометками «Конфиденциально (К)», «Коммерческая тайна (КТ)», «Документы служебного пользования (ДСП)» принимается сотрудником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, и учитывается им в «Журнале учета входящих документов КТ» (Приложение №1).

4.2. При приёме корреспонденции проверяются правильность адреса, целостность упаковки и оттисков печати, сверяются номера вложений. При обнаружении повреждений упаковки или несоответствия оттисков печати наименованию отправителя пакет принимается с составлением акта, который подписывается лицом, доставившим пакет, и сотрудником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, о чем в реестрах делаются соответствующие записи. Один экземпляр акта переправляется отправителю документа.

4.3. Принявшие корреспонденцию в соответствии с п.4.1. Инструкции сотрудники разборчиво указывают фамилию, имя, отчество и расписываются за её получение в «Журнале учета входящих документов КТ»

4.4. Пакеты с пометкой «Лично» вскрываются лично адресатом. Запись данных в «Журнале учета входящих документов КТ» о документе производится со слов лица, вскрывшего пакет.

4.5. После вскрытия пакетов документы регистрируются в «Журнале учета входящих документов КТ».

4.6. При регистрации на первом листе входящего документа, указывается учетный (входящий) номер, дата регистрации, количество листов основного документа и приложений к нему. На первых листах приложений делается отметка «К вх. №__ кт________20__ г.».

4.7. Поступившие без сопроводительных писем сброшюрованные материалы также учитываются в «Журнале учета входящих документов КТ».

4.8. Запрещается передавать поступившие документы другим сотрудникам без визы руководителя[A2] Общества.

ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ

5.1. Отправка документов с ограничительной пометкой «Коммерческая тайна» по назначению осуществляется через курьеров специальной связи.

В исключительных случаях доставка документов осуществляется курьерами и сотрудниками Общества на служебном автотранспорте.

5.2. Документы, подлежащие отправке, регистрируются в «Журнале учета исходящих документов КТ» (Приложение №2) и отправляются по назначению, как правило, в день их приема от исполнителей.

Срочные документы отправляются немедленно.

Отправка документов без регистрации их в «Журнале учета исходящих документов КТ» запрещена.

5.3. Регистрационный номер исходящего документа состоит из очередного порядкового номера по «Журналу учета исходящих документов КТ».

Если документ составлен на бланке с угловым штампом, то исходящий номер проставляется в угловом штампе.

При составлении документа на листе без углового штампа исходящий номер проставляется под датой подписанного документа.

Каждый исходящий документ, как правило, может иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием занимаемой им должности и подшивается в дело вместе с исполненным документом.

Если копия исходящего документа требуется для работы, она выдается исполнителю под роспись в «Журнале учета исходящих документов».

5.4. Сотрудник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства при приеме документов для отправки от исполнителя проверяет правильность соответствия адреса, указанного на пакете, адресу в письме и в реестре на отправляемую корреспонденцию, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов, а также имеется ли в экземпляре, остающемся в деле, список рассылки и отметка исполнителя документа, в какое дело его следует подшить.

Список рассылки подписывается исполнителем и согласовывается с его непосредственным начальником структурного подразделения.

5.5. Документы, подлежащие пересылке, конвертуются сотрудником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства.

В тех случаях, когда приложения отправляются в нескольких пакетах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на пакете ставится номер этого письма, а на последующих пакетах с приложениями ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы «К», например: к № 27/З5 кт. В сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов.

5.6. Пакет заклеивается, и на оборотной стороне проставляется оттиск мастичной печати «для пакетов» на все его клапаны.

5.7. Упаковывать документы в ранее использованные пакеты запрещается.

5.8. На лицевой стороне пакета сотрудником, ведущим конфиденциальное делопроизводство, проставляются следующие реквизиты:

- ограничительная пометка «Коммерческая тайна» (в правом верхнем углу) и подпись лица, производившего конвертование;

- почтовый адрес получателя (в правом нижнем углу);

- почтовый адрес Общества (в левом верхнем углу);

- регистрационные номера вложенных документов (в левом нижнем углу).