Учет поступления материалов в организацию и расчетов с поставщиками (подрядчиками)

 

Для учета материалов в Плане счетов предусмотрены следующие счета:

- 10 «Материалы» (имеет 9 субсчетов) -активный, инвентарный

- 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» - операционный, сопоставительный

-16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»- регулирующий, по структуре смешанный (контрактивный - если с-до кредитовое или дополнительный - если с-до дебетовое).

В Плане счетов для учета материалов, не принадлежащих организации, рекомендованы забалансовые счета: 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и 003 «Материалы, принятые в переработку».

Формируя учетную политику, организация выбирает один из вариантов учета поступления материалов.

В действующей практике учета поступление МПЗ в бухгалтерии может быть организовано двумя вариантами:

Первый вариант предполагает использование счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». 10 «Материалы»;

Второй вариант предполагает отражать поступление материалов без использования счетов 15 и 16, то есть, использовать только счет 10 «Материалы».

С введением положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» основным вариантом при организации учета материалов становится первый. Применение этого варианта вытекает из порядка формирования фактической себестоимости МПЗ.

При использовании в организации первого варианта процесс снабжения отражается по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту различных счетов в зависимости от источника поступления и характера формирования фактической себестоимости МПЗ. Основным источником поступления товаров являются поставщики. На основании поступивших в организацию расчетных документов поставщиков и принятых к оплате производится запись на стоимость материальных ценностей по покупной стоимости

Д-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

При нахождении материальных ценностей в пути или в случаях неотфактурованных поставок производится аналогичная запись

по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

На основании с/ф по МПЗ, полученных от поставщиков отражается НДС

Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Если покупателем при приеме МПЗ, поступивших от поставщиков, выявляется недостача или порча, то сумма недостачи в пределах предусмотренных в договоре величин списывается покупателем

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сумма недостач или потерь сверх предусмотренныхв договоре величин, предъявленная поставщикам или транспортной организации относится

Д-т 76-2 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

При отказе судом во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций вследствие необоснованности исков сумма, ранее отнесенная в дебет счета 76-2

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 76-2 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

 А затем на сумму недостачи материалов, во взыскании которой отказано судом производится запись:

Д-т 91-2 «Прочие расходы»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При поступлении материалов из цехов основного производства производится запись

Д-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К-т 20,23

При поступлении материалов через подотчетное лицо

Д-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

При поступлении материалов от физических лиц осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица

Д-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При этом по дебету счета 15показывается стоимость приобретенных запасов по покупным ценам.

В некоторых случаях организация получает МПЗ безвозмездно, т.е. по договору дарения или государственной помощи. Для таких предусмотрена методика, основанная на том положении, что стоимость безвозмездно полученных ценностей признается доходом организации. Безвозмездно поступившие ценности первоначально отражаются

Д-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К-т 98-2 «Доходы будущих периодов» субсчет «Безвозмездные поступления».

В дальнейшем стоимость безвозмездно полученных материальных ценностей по мере их использования в производстве относится на доходы организации

а) отпущены материалы на затраты организации

Д-т 20,23,25,26,44

К-т 10 «Материалы»

б) одновременно на всю стоимость отпущенных материальных ценностей производится запись

Д-т 98-2 «Доходы будущих периодов» субсчет «Безвозмездные поступления»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы» - списывается стоимость безвозмездно полученных ценностей на доходы организации.

При создании хозяйственного общества (ОАО, ЗАО, ООО, ОДО) или хозяйственного товарищества, или организаций других организационно – правовых форм собственности в оплату уставного (складочного) капитала могут быть внесены материальные ценности. Поступление материальных ценностей в виде вкладов в уставный капитал оформляется записями

Д-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К-т 75-1 «Расчеты с учредителями», субсчет «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал».

Могут быть получены материальные ценности, остающиеся от списания непригодных к восстановлению и дальнейшему использованию активов в результате последствий чрезвычайных обстоятельств хозяйственной деятельности (стихийного бедствия, аварии, пожара и т.п.). В этом случае поступление материальных ценностей отражается в учете

Д-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К-т 99 «Прибыли и убытки».

Затраты по заготовке и доставке МПЗ до места их использования, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, затраты за услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов, расходы по страхованию, вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации и т.п. затраты, связанные с приобретением материалов учитываются аналогично учету поступления материалов по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту различных счетов в зависимости от характера оказываемых услуг.

Таким образом, все фактические расходы на приобретенные материалы суммируются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

По окончании месяца фактически поступившие в организацию материалы по учетным ценам отражают записью

Д-т 10 «Материалы» (по субсчетам)

К-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Путем сопоставления оборотов по Дт и Кт счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» определяется сумма разницы в стоимости приобретенных МПЗ (отклонение фактической себестоимости от стоимости материалов по учетным ценам). Выявленную сумму разницы в конце месяца списывают на счет 16. Сумма разницы в стоимости приобретенных МПЗ, исчисленной на счете 15,может быть отнесена в Дт или Кт счета 16.

Если фактическая себестоимость поступивших материалов выше их учетной цены (перерасход), то сумма разницы списывается

Д-т 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

К-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Если фактическая себестоимость поступивших материалов ниже их учетной цены (экономия), то сумма разницы относится

Д-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К-т 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

Дебетовое сальдо счета 15 отражает стоимость материалов оставшихся в пути.

При втором варианте организации учета приобретения материалов не используются счета 15 и 16. Поступление материалов рекомендуется отражать по дебету счета 10 «Материалы» по соответствующим субсчетам и кредиту различных счетов в зависимости от источника поступления:

стоимость материалов, поступивших от поставщиков, отражается

Д-т 10 «Материалы»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

материалы, поступившие через подотчетное лицо:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

материалы, поступившие от физических лиц, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица

Д-т 10 «Материалы»

К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

материалы, внесенные в счет вклада в уставный капитал

Д-т 10 «Материалы»

К-т 75-1 «Расчеты с учредителями», субсчет «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»;

стоимость безвозмездно полученных материалов отражается

Д-т 10 «Материалы»

К-т 98-2 «Доходы будущих периодов», субсчет «Безвозмездные поступления»;

материалы, полученные в результате чрезвычайных обстоятельств хозяйственной деятельности относятся

Д-т 10 «Материалы»

К-т 99 «Прибыли и убытки»;

при поступлении из своих производств

Д-т 10 «Материалы»

К-т 20,23.

При этом материалы принимаются к бухгалтерскому учету независимо от того, когда они поступили – до получения расчетных документов или после получения расчетных документов. Стоимость оплаченных МПЗ, находящихся в пути или не вывезенных со складов поставщиков по состоянию на конец месяца, отражается

Д-т 10 «Материалы»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а в текущем учете показываются как дебиторская задолженность поставщика, которая погашается по мере поступления материалов на склад.

На сумму расходов, связанных с заготовкой и доставкой материалов производят аналогичные записи, что и по поступлению материалов в зависимости от характера расходов:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 60,71,76,23

Таким образом, на счете 10 «Материалы» формируется фактическая себестоимость поступивших МПЗ. Учет материалов на счете 10 «Материалы» технически проще, но экономически менее эффективен. Поэтому в Плане счетов 2001 года приоритет отдают методике учета, применяя счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» с тем, чтобы отклонения учитывать на специальном для этого счете.

По МПЗ, полученным от поставщиков и облагаемых НДС, на основании счет-фактуры отражается НДС

Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

К-т 60,76

Материалы, принятые на ответственное хранение, независимо от принятого варианта учета поступления МПЗ учитывают на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по дебету. На складе эти материалы хранятся отдельно от принадлежащих предприятию материалов, учет их движения ведется в специальной книге. При возврате таких материалов поставщику или переадресовке другому предприятию кредитуется счет 002, а в книге делается соответствующая отметка.

Обособлено учитывают материалы, принятые в переработку. При их получении составляют запись

Д-т 003 «Материалы, принятые в переработку».

Учет ведется в специальной книге. После переработки материалы, согласно заключенного договора, возвращаются владельцу с новыми качественными характеристиками. При этом кредитуется счет 003 «Материалы, принятые в переработку» и делаются отметки в книге.

Все операции по поступлению материалов найдут отражение в учетных регистрах, содержание которых зависит от применяемой в организации формы бухгалтерского учета.

При журнально-ордерной форме МПЗ в зависимости от источникових поступлений учитываются в следующих журналах-ордерах:

№ 6 - поступления от поставщиков;

№ 7 - приобретение материальных ценностей через подотчетных лиц;

№ 8 - поступления от физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица;

№ 10/1 - поступление материальных ценностей собственной выработки и возврат неиспользованных в производстве материалов и отходов и других журналах-ордерах.

Основное назначение журнала-ордера № 6 - отражение операций заготовления и приобретения МПЗ и расчетов с поставщиками. Записи в журнале ведутся линейно-позиционным способом по каждому документу, предъявленному поставщиками за поставленные запасы, выполненные работы и услуги. Записи в журнале-ордере № 6 производятся следующим образом. Сначала записываются материалы в пути, неотфактурованные поставки и счета, оставшиеся неоплаченными на начало текущего месяца. Каждый счет поставщика записывается отдельной строкой по данным журнала-ордера № 6 за прошлый месяц. В течение месяца по мере поступления материальных ценностей на склады организаций в журнал-ордер записывается общая сумма счета поставщика, отражаемая по кредиту счета 60 и дается ее разбивка по дебетуемым счетам. При этом в журнале-ордере в отдельных графах отражаются покупная стоимость поступивших видов запасов, сумма недостачи и сумма НДС. Поступление материалов без счета поставщика (неотфактурованная поставка) записывается на основании приходных документов склада. Материалы оцениваются по условным ценам. После получения счета поставщика эта запись сторнируется и на основании счета делается запись по цене их приобретения. По мере оплаты счетов поставщиков на основе банковских выписок с расчетного счета и с других счетов в журнале-ордере № 6 делаются отметки об оплате.

Кроме того, в журнале-ордере № 6 найдут отражение поставки, по которым платежные документы поступили, а материалы нет, то есть, находящиеся в пути. Данная запись в журнале-ордере №6 отражается в графе «За неприбывший Груз».

При закрытии журнала-ордера № 6 в конце месяца производятся две дополнительные (корректирующие) записи:

1) сторнируется сумма материалов в пути на начало месяца, т.к. они были записаны по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебету счета 10 «Материалы» в прошлом месяце, а в текущим месяце контролировалось их поступление;

2) материалы, оставшиеся в пути на конец текущего месяца, записываются по счету 10 «Материалы» (по субсчетам).

После этих записей в журнале-ордере № 6 подсчитываются итоги, которые переносятся в Главную книгу по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебету соответствующих счетов.

При использовании в учете первого варианта, то есть с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» к журналу-ордеру № 6 ведутся специальные таблицы:

1)»Аналитические данные по учету затрат на заготовление и приобретение материальных ценностей»,

2)»Аналитические данные по учету отклонений в стоимости материальных ценностей».

В первой таблице производятся записи по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» с кредита счетов 60, 71, 76, 20, 23 и другие. Здесь же по кредиту счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» производятся записи в дебет счетов 10 «Материалы» (по субсчетам) по учетным ценам, и в дебет счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» - отклонения фактической себестоимости материалов от учетных цен. Записи в таблице производятся отдельно по каждому документу.

Во второй таблице учитывают отклонения в стоимости материалов, в которой представлена аналитика к счету 16.