Первичная документация в общественном питании

1.1. Изучить информацию по документальному оформлению операций в предприятиях общественного питания, в т.ч. Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» от 25.12.1998г. № 132

 Составить краткий конспект последовательности оформления документов, их краткую характеристику (Приложение: - бланки документов; - образцы документов), ответив на следующие вопросы:

1. На основании чего (какого документа) заполняется данный документ, взаимосвязь с другими документами

2. Операция, которую подтверждает данный документ

3. Составные элементы документа

4. Кол-во экз.

5. Ответственные (подписи лиц)

 

Правильное составление первичных документов и формирование в них необходимой информации играет огромную роль при признании расходов как в бухгалтерском учете, так и для целей налогообложения.Так, согласно статье 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. При этом к бухгалтерскому учету могут приниматься как первичные документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, так и документы, составленные в произвольной форме.

Правда, в этом случае документы, составленные в произвольной форме, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Закона о бухгалтерском учете.
Что касается налогового учета, то требования законодательства к оформлению хозяйственных операций не менее жесткие, чем в бухгалтерском учете. Так, в соответствии со статьей 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Необходимо отметить, что Законом N 58-ФЗ внесены изменения и в статью 252 НК РФ. Они коснулись порядка документального подтверждения произведенных налогоплательщиком расходов. С 1 января 2006 года в качестве подтверждающих документов смогут выступать документы, оформленные в соответствии с требованиями иностранного государства (если расходы произведены за пределами территории РФ) и (или) документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (в том числе таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором).

Первичными оправдательными документами для операций в общественном питании служат унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года N 132.

Указанным постановлением утверждено более 20 форм первичного учета операций в общественном питании.

Обязанность по ведению этих форм возникает с момента возникновения той или иной операции в учете. В то же время часть из этих форм применяется в ограниченном числе случаев.
Среди указанных форм наиболее важными, по нашему мнению, являются:
форма N ОП-7 "Опись дневных заборных листов";

форма N ОП-2 "План-меню";

форма N ОП-9 "Ведомость учета движения посуды";

форма N ОП-20 "Заказ-счет".

Прежде чем говорить об этих и других формах первичного учета в общественном питании, хотелось бы напомнить о том, что сказано в пункте 7 ПБУ 1/98. Учетная политика должна обеспечивать рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности). Это означает, что даже документооборот должен быть построен таким образом, чтобы расходы по созданию первичного документа не превышали бы доходов от реализации товаров (работ, услуг).
Теперь перечислим и прокомментируем формы первичного учета, которые следует применять в общественном питании.

Форма N ОП-7 "Опись дневных заборных листов (накладных)" является сводным документом. В этой форме собирается информация о стоимости отпущенных через буфеты и мелкорозничную сеть блюдах на основании данных, содержащихся в форме N ОП-6 "Дневной заборный лист". В свою очередь дневной заборный лист должен составляться в обязательном порядке, если реализация блюда осуществляется не через кухню (ресторан), а через буфет, бар или любую другую точку реализации, которая отделена от производства (кухни). Таким образом, при составлении и дневного заборного листа, и описи двойной работы не избежать.

Форма N ОП-2 "План-меню". Форма N ОП-2 является плановым документом, который применяется для определения меню на каждый день. Составляется план-меню с учетом спроса покупателей, наличия продуктов на складе и т.д. В современных условиях данная форма практически не применяется, поскольку заранее узнать потребности посетителей в тех или иных блюдах не представляется возможным. Как правило, необходимый минимум продуктов (неснижаемый остаток продуктов) хранится на складе кухни ресторана, а в случае потребности в продуктах, отсутствующих на кухне, они выдаются со склада на основании требования или накладной на отпуск товара (формы N ОП-3, ОП-4).

В то же время, если ресторан гостиницы работает, например, по системе "шведский стол", то без плана-меню не обойтись. Ведь в этом случае шеф-повар всегда знает, сколько примерно будет посетителей (тем более, если стоимость питания входит в стоимость проживания) и какое будет меню. Наличие плана-меню в данном случае не будет являться формальностью, поскольку именно на его основании составляются требования и накладные на отпуск со склада товаров (формы N ОП-3, ОП-4). В результате списание стоимости продуктов по "шведскому столу" будет подтверждаться как выручкой от его реализации, так и документами, подтверждающими обоснованность произведенного списания.

Форма N ОП-9 "Ведомость учета движения посуды и приборов". Посуда относится к товарно-материальным ценностям и учитывается в бухгалтерском учете по счету 10 "Материалы". Информация о ее движении, порче или утрате фиксируется в требовании-накладной по унифицированной форме N М-11 и в Акте о бое, ломе и утрате посуды и приборов по унифицированной форме N ОП-8. В результате та информация, которая собирается в форме N ОП-9, фактически дублирует информацию, содержащуюся в указанных выше документах. Таким образом, составление ведомости учета и движения посуды при наличии указанных документов, приводит к дополнительным трудозатратам со стороны бухгалтерии гостиницы, которые не всегда оправданы.

Форма N ОП-20 "Заказ-счет" применяется ресторанами гостиниц при организации торжеств и банкетов. Необходимо отметить, что в данной форме максимально подробно предусмотрены необходимые реквизиты для отражения полной информации о проведенном банкете. Например, указывается наименование блюда, его стоимость и количество, а также из какого цеха оно было подано. Более того, заказ-счет служит расчетным документом, в котором фиксируется поступление аванса и окончательный расчет. В получении денег расписывается кассир ресторана.
Однако в настоящее время в ресторанах при гостиницах достаточно высокого уровня стоимость банкета включает не только стоимость блюд. Организовывая банкеты, рестораны предлагают своим клиентам дополнительные услуги, например транспортное обслуживание, аренду зала, музыкальное сопровождение и т.п. В этом случае уже не обойтись только формой N ОП-20. Как правило, в такой ситуации заказ-счет заменяется договором или каким-либо другим документом, который содержит информацию как о самом банкете, так и о дополнительных услугах, которые оказываются в рамках банкета. Договор должен быть подписан двумя сторонами и содержать порядок расчетов за банкет. Информация о заказанных блюдах и о дополнительных услугах должна быть подробной. Необходимо отметить, что если гостиница оформляет банкет не по унифицированной форме, тогда этот первичный документ должен быть утвержден приказом в приложении к учетной политике гостиницы.

Итак, применение или неприменение того или иного документа в общественном питании должно быть обусловлено его необходимостью с точки зрения формирования достоверной информации в бухгалтерском учете и отчетности, подтверждения произведенных расходов в налоговом учете с учетом трудозатрат производимых на создание этого первичного документа.
В то же время есть формы, неприменение которых может существенно исказить данные о себестоимости списываемого сырья при реализации блюд как для целей бухгалтерского учета, так и для налогообложения.

К таким формам в первую очередь относятся:

Калькуляционная карточка по форме N ОП-1;

Акт о реализации и отпуске изделий кухни по форме N ОП-10;

Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет) по форме N ОП-14;

Акт о снятии остатков продуктов, полуфабрикатов и готовых изделий кухни по форме N ОП-15;

Дневной заборный лист по форме N ОП-6 и др.

Сразу хотелось бы отметить, что отсутствие в указанном списке остальных форм, утвержденных Госкомстатом России, вовсе не означает, что они не являются обязательными к применению и их составление - это лишняя трата времени. Как уже было сказано выше, обязанность по ведению этих форм возникает с момента появления в учете той или иной операции.
Итак, вернемся к рассмотрению отдельных форм учетных документов.

Форма N ОП-1 "Калькуляционная карточка". Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании, утвержденным постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года N 132 (далее - Указания), данная форма применяется для определения цены продажи отдельно на каждое блюдо (изделие) с помощью калькуляции.

В то же время на практике именно данные калькуляционной карточки являются основанием для правильного определения фактической себестоимости израсходованных в процессе производства продуктов (сырья). Дело в том, что сама форма калькуляционной карточки содержит информацию как о себестоимости блюда, так и о его цене реализации.
Калькулирование продажной цены изделий общепита (блюд) осуществляется на основании нормативов, установленных едиными для предприятий всех форм собственности Сборниками рецептур.

Калькуляционная карточка может составляться из расчета стоимости сырья на сто блюд для наиболее точного определения цены одного блюда (изделия). Это важно, если речь идет о реализации блюда в рамках "шведского стола". Иногда так получается, что одно и то же блюдо может быть предложено как по обычному меню, так и в составе "шведского стола".

В таком случае на это блюдо должно быть составлено две калькуляционных карточки: одна обычная, а другая - из расчета выхода 1 кг продуктов для "шведского стола".

Важным моментом является тот факт, что при изменении компонентов в сырьевом наборе блюда и цены на сырье и продукты в калькуляционную карточку вносятся соответствующие изменения на ту дату, по состоянию на которую произошли изменения.
Нельзя не отметить и то, что калькуляционные карточки составляются не только на блюда, но и на напитки (коктейли), без которых не обходится ни один бар или ресторан.
Таким образом, отсутствие калькуляционной карточки на предприятии (или даже наличие калькуляционной карточки, но не по унифицированной форме) может являться основанием для непризнания налоговыми органами себестоимости реализованных блюд в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по прибыли.

Форма N ОП-10 "Акт о реализации и отпуске изделий кухни" предназначена для отражения данных об отпуске (реализации) изделий кухни. В указанной форме собирается вся необходимая информация о реализации и о себестоимости реализованных изделий общепита по всем видам обслуживания, например в столовой, в буфете, на "шведский стол", на банкетное обслуживание и т.д. Себестоимость реализованных блюд складывается из учетной цены одного блюда и проданного количества. Учетная цена, в свою очередь, должна соответствовать себестоимости, указанной в калькуляционной карточке реализованного блюда. В результате основанием для списания на расходы для целей бухгалтерского и налогового учета является Акт по форме N ОП-10 и калькуляционная карточка.

Что касается периодичности составления актов по форме N ОП-10 и их количества, то необходимо иметь в виду следующее. Согласно Указаниям такой Акт составляется ежедневно. В настоящее время практически все точки общественного питания при гостиницах работают с использованием программных продуктов, позволяющих формировать первичные документы в электронном виде автоматически. Поэтому ежедневное составление указанного документа не представляет собой никаких трудностей. В то же время в крупных гостиницах, как правило, функционирует не одна, а сразу несколько точек общественного питания, что в результате сказывается на трудоемкости процесса обработки информации и, соответственно, на периодичности отчетности. По нашему мнению, руководством гостиницы может быть принято решение о формировании данных в электронном виде ежедневно, то есть на каждую отчетную дату, а распечатывать на бумажных носителях указанную информацию можно с определенной периодичностью, например раз в неделю.

Количество формируемых за день Актов реализации будет зависеть от того, каким образом построена аналитика в бухгалтерском учете операций в общественном питании. Так например, если в бухгалтерском учете гостиницы информация о доходах и расходах формируется по каждой точке реализации, тогда целесообразно составлять Акты реализации по каждой такой точке.

Например, в гостинице функционируют три точки реализации: ресторан "Весна", кафе-кондитерская и рабочая столовая. Учет доходов и расходов ведется в бухгалтерском учете по каждой точке. Тогда в графе "структурное подразделение" формы N ОП-10 указывается наименование каждой точки реализации. В результате в гостинице ежедневно будет составляться три Акта реализации.

Нельзя забывать и том, по какому принципу следует формировать информацию в Акте реализации изделий кухни. Дело в том, что в форме N ОП-10 предусмотрено отражение реализации за наличный расчет буфетам и рабочим столовым. А если расчеты за реализованную продукцию осуществлялись через кредитные карты или по безналичному расчету? Или рестораном ежедневно проводится реализация завтрака по типу "шведский стол", или проводится любое другое крупное мероприятие, цена реализации которого определена не за каждое блюдо отдельно, а общей стоимостью? Как в этом случае включать информацию в Акт реализации?
В соответствии с пунктом 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. На этом основании гостиница вправе внести в дополнительную графу информацию о реализации блюд по безналичному расчету или через кредитные карты.

Что касается реализации по типу "шведский стол" или крупного банкета, тогда гостиницам можно порекомендовать составлять Акт реализации отдельно на эти услуги. Это означает, что за одно число по точке реализации, через которую проходит услуга "шведский стол" или банкет, будет составляться два Акта реализации. Связано это с тем, что при реализации блюд через меню в Акте реализации отражается цена реализации и учетная цена реализованного блюда. Реализуя то же самое блюдо, но только через "шведский стол" в Акте реализации следует отражать только информацию об учетной цене этого блюда. В графе же "Цена реализации" информация будет отсутствовать, так как стоимость установлена за весь "шведский стол", а не за каждое блюдо отдельно.
В то же время, если программный продукт позволяет, гостиница может и не составлять второй (дополнительный) Акт реализации, а указать "шведский стол" в основном Акте реализации по данной точке общепита, только в графе "Цена реализации" проставить прочерки. Так же можно поступать при проведении любого банкета или иного крупного мероприятия, по которому цена реализации установлена общая.

Как отмечено выше, в Акте реализации отражается и передвижение продукции через бары, буфеты или кафе, отделенные от кухни. В этом случае вся информация о таком передвижении и о реализации формируется на основе данных унифицированной формы N ОП-6 "Дневной заборный лист".

Форма N ОП-6 "Дневной заборный лист" применяется для оформления отпуска продукции (изделий) из производства (кухни) в филиалы, буфеты и мелкорозничную сеть, подчиненные данной организации (столовой, ресторану), а также в раздаточную (в тех случаях, когда она отделена от основного производства).

По мнению некоторых бухгалтеров, заполнение данной формы только лишняя трата времени. Ведь информация о реализации блюда через бар или буфет все равно будет отражена в Акте реализации по форме N ОП-10, составленном в этих точках. Однако заполнение формы N ОП-6 в первую очередь необходимо не столько с точки зрения отслеживания реализации, сколько с точки зрения контроля за передвижением готовых изделий. Ведь при передаче с кухни в бар или буфет происходит смена материально-ответственных лиц. Составление этой формы, несомненно, в интересах самих сотрудников, осуществляющих указанную передачу.
Кроме того, не всегда составление дневного заборного листа может происходить ручным способом. Если в гостинице применяется программа по учету операций в общественном питании, она вполне может позволить автоматизировать этот процесс.

Говоря о заполнении формы N ОП-6 нельзя не отметить ряд ошибок, встречающихся на практике. Например, в дневном заборном листе предусмотрена графа "Отпущено продукции (изделий)". В этой графе указывается количество продукции, переданной из кухни ресторана в бар или буфет. Также в форме есть графа "Возвращено продукции (изделий)". В этой графе указывается количество продукции, не реализованной через бар или буфет и возвращенной обратно на кухню. Так вот, бухгалтерам при проверке заполнения формы N ОП-6 материально-ответственным лицом необходимо обращать внимание на наличие записей в графе "Возвращено продукции (изделий)". При наличии записей в указанной графе необходимо сопоставлять их с данными формы N ОП-14 "Ведомость учета продуктов и тары на кухне (товарный отчет)" по графе "Приход". Ведь если материально-ответственное лицо возвращает продукцию обратно на кухню, то ее поступление должно быть отражено в другом документе, а именно в форме N ОП-14.
Форма N ОП-14 "Ведомость учета продуктов и тары на кухне (товарный отчет)". Акт о реализации изделий кухни и Дневной заборный лист, о которых мы говорили выше, являются основанием для заполнения формы N ОП-14 и прилагаются к ней при сдаче одного экземпляра товарного отчета в бухгалтерию.

Данная форма применяется для контроля за движением и сохранностью сырья и готовых изделий на кухне, в баре, буфете и других точках общественного питания. Согласно Указаниям Товарный отчет составляется ежедневно. По нашему мнению, говоря о периодичности составления формы ОП-14, можно принять во внимание все, что было сказано об этом по отношению к Акту реализации.

Движение продуктов в ведомости отражается по учетным ценам кухни. Остаток на начало дня переносится из предыдущей ведомости или из инвентаризационной описи, если ведомость составляется после проведения инвентаризации.

Приходная часть Товарного отчета заполняется по данным приходных документов (накладных) с указанием их номеров. Так же отражаются данные о возврате на кухню продукции из баров и буфетов (см. выше).

В расходную часть Товарного отчета записываются итоговые данные Актов реализации (продажи) изделий кухни (по каждой точке отдельно), а также данные об отпуске продукции по безналичному расчету (в буфеты, филиалы и др.) и информация из накладных на возврат продуктов и тары в кладовую (склад).

На основании Товарного отчета в бухгалтерском учете гостиницы отражаются записи по списанию себестоимости готовых изделий, а также сверяется остаток товаров, числящихся на кухне по данным бухгалтерского учета с остатком, отраженным в Товарном отчете.
Есть еще одна форма, на которую также хотелось бы обратить особое внимание.
Это форма N ОП-15 "Акт о снятии остатков продуктов, полуфабрикатов и готовых изделий кухни".
Данный документ применяется для учета на кухне остатков продуктов, полуфабрикатов и нереализованных готовых изделий. Согласно Указаниям эта форма составляется и подписывается комиссией при инвентаризации, при смене бригады, если работа кухни производится в две или более смены. Однако есть еще один случай, при котором наличие этой формы просто необходимо гостинице.

Зачастую к бухгалтерам предприятий общественного питания предъявляются претензии со стороны контролирующих органов об отсутствии у них в учете незавершенного производства. Такие претензии основываются на том, что производство полуфабрикатов, которые, по сути, и являются "незавершенкой", не совпадает во времени с их реализацией, особенно если это касается разных отчетных (налоговых) периодов. В результате гостинице могут быть предъявлены требования о доначислении налогов на суммы преждевременно списанной себестоимости готовых, но не реализованных изделий.

Наличие формы N ОП-15 по состоянию на отчетную дату позволит снять указанные налоговые риски. Дело в том, что в Акте о снятии остатков предусмотрены графы о наличии на кухне ресторана как полуфабрикатов, так и готовых изделий и товаров, не подвергшихся обработке. Таким образом, в случае если на предприятии общественного питании отсутствует "незавершенка", то данный факт необходимо отразить в форме N ОП-15, проставив прочерки напротив данных о наличии полуфабрикатов. А заполнить необходимо будет только данные по графе "Продукты". В результате у гостиницы будет документальное подтверждение отсутствия полуфабрикатов, то есть незавершенного производства.

Практически все перечисленные в настоящем разделе документы являются основанием для отражения определенных записей на счетах бухгалтерского учета.
Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета операций в общественном питании изложен в Методике учета сырья, товаров и производства в предприятиях массового питания различных форм собственности, утвержденной Комитетом РФ по торговле от 12 августа 1994 года N 1-1098/32-2 (далее - Методика).

Согласно пункту 5.1 Методики бухгалтерский учет продуктов в производстве ведется на счете 20 "Основное производство" по материально-ответственным лицам. При этом поступление товаров в производство отражается по дебету счета 20 "Основное производство", а списание себестоимости реализованных готовых изделий - по кредиту этого же счета.

 

Ø Калькуляционная карта (карточка) ОП- 1 применяется при расчете цен блюд, подаваемых в кафе, барах, ресторанах, столовых и других организациях общественного питания. Обычно ее разработка находится в введении бухгалтера-калькулятора. Именно этот документ должен иллюстрировать, сколько, чего и по какой стоимости потребовалось для изготовления конкретного блюда.