Как делать больше дел за меньшее время: закон паркинсона

Если мы даем себе неделю на выполнение задания, с которым можно разделаться за два часа, то работа волшебным образом растягивается на все семь дней. Чтобы не тратить время попусту, предлагаем сократить дедлайны и воспользоваться законом Паркинсона.

Суть закона

Британский историк и журналист Сирил Нортон Паркинсон придумал свой закон еще в середине XX века. Впервые он появился в статье издания «The Economist» в 1955 году и позже стал основой для книги «Закон Паркинсона».[50] Прошло более 60 лет, но актуальность этого закона не пропала, и на его основе вполне можно построить свою методику продуктивности.

Есть одна идея о законе Паркинсона: если тщательно наблюдать за каждым заданием, то человек будет тратить на него ровно столько времени, сколько отведено, и если, например, на задачу дали одну минуту, оно упростится настолько, что его можно будет сделать за эту минуту. И это действительно так.

Закон Паркинсона работает в негативном аспекте только потому, что люди привыкли давать себе дополнительное время на простые задания. Иногда это делается «на всякий случай», чтобы создать себе некоторый «буфер» времени, но чаще всего потому, что люди не представляют, сколько времени уйдет на выполнение того или иного задания. Вы удивитесь, насколько быстро на самом деле можно выполнить задачи, на которые обычно уходит по несколько часов.

 

Шаг первый. Обгоните часы

Создайте список дел и назначьте реальное, на ваш взгляд, время на выполнение каждого из них. Готово? А теперь сократите временные отрезки ровно на половину. Теперь главное – воспринимать поставленные сроки как реальные дедлайны. Представьте, что это клиенты или начальник установили вам такие сроки – их нельзя нарушать.

Можете задействовать чисто человеческое качество – любовь ко всякого рода соревнованиям и азарт.

Такой подход поможет выяснить, сколько времени реально нужно для выполнения задания. Для одних задач сроки окажутся подходящими, другие вы не успеете выполнить, как бы ни старались, но не стоит сразу сдаваться и возвращать для них прежние дедлайны. Попробуйте назначить для них чуть побольше времени, может быть, настоящий срок для их выполнения как раз где-то посередине.

 

Второй шаг. Уничтожьте паразитов продуктивности

У каждого из нас найдутся своеобразные паразиты продуктивности – дела, на которые уходит много времени и которые не приносят результата. Например, проверка e-mail или паблики в соцсетях.

Поверьте, из-за сокращенного времени вы не упустите чего-то важного – 5 минут сосредоточенности стоят больше, чем полчаса расслабленного пролистывания веб-страниц или чтения всех e-mail.

 

Резюме

Вы можете экспериментировать с законом Паркинсона в любой сфере жизни, как на работе, так и дома. Найдите свои показатели между «не хватает времени» и «необходимый минимум», и помните, что ваша цель – хорошо сделать работу за минимальное время, а не сделать ее как попало, но как можно быстрее.

 

Как стать гуру тайм-менеджмента: техника Pomodoro

Если вы не можете сосредоточиться на задаче и постоянно отвлекаетесь – продуктивность тает на глазах. Решить проблему поможет «помидорная» техника тайм-менеджмента.

При чем здесь помидоры?

В 1980-х годах создатель системы Pomodoro Франческо Чирилло был еще студентом. После окончания первого курса и успешной сдачи экзаменов он испытывал депрессию. Приходя из университета домой, Франческо продолжал учиться и вскоре понял, что не понимает, на что тратит свое время.

Новые экзамены наступили быстрее, чем он думал, и оказалось, что Чирилло не готов к ним, хотя и проводил за учебой много времени. Осознав это, он задался вопросом: «Смогу ли я по-настоящему учиться хотя бы 10 минут?» Подобной цели мало – нужен был объективный судья, и им стал небольшой кухонный таймер в виде помидора. Так техника и получила свое название.

 

Суть техники

Вы разбиваете свое рабочее время на отрезки – условно они называются помидорами. Один «помидор» длится 30 минут: 25 минут работы и 5 минут отдыха. Перед запуском таймера вы должны составить список рабочих задач. Возьмите лист бумаги и озаглавьте его «Задачи на сегодня».

Учитывая приоритеты (от более к менее важным), составьте список всех задач на сегодня. После этого установите таймер на 25 минут и начинайте работать.

Звонок таймера означает наступление 5-минутного отдыха. В это время нежелательно заниматься рабочими делами, лучше расслабиться и отвлечься от работы. По прошествии 5 минут нужно вернуться к задаче и продолжить ее выполнение. Каждый «помидорный» отрезок нужно отмечать крестиком напротив той задачи, которую вы выполняете. После четырех отрезков сделайте долгий перерыв – от 15 до 30 минут. Закончив работать над задачей, вычеркните ее из списка и принимайтесь за следующую.

Разумеется, умножив количество отрезков на 25 минут, вы получите более распространенные единицы измерения, чем «помидоры», – минуты.

 

Что делать с отвлечениями

Хотя техника Pomodoro создана для того, чтобы бороться с отвлечениями, в процессе работы они все равно появляются. Если 25-минутный отрезок времени еще не закончился, а вы не можете не отвлечься, поставьте апостроф «’» на листе в том месте, где вы записываете крестики. После этого занесите новую активность в список ваших задач и попытайтесь закончить ту задачу, над которой работали до этого.

В официальной версии техники этого нет, но многие советуют оценить важность отвлечения по десятибалльной шкале, где 10 баллов – это задача максимальной важности, а 1 балл – задача, которая не стоит вашего внимания на данный момент. Чирилло настаивает на том, что любое отвлечение может подождать до окончания работы таймера, который ни в коем случае нельзя ставить на паузу. Если вы не можете ждать, нужно отключить таймер, сделать то, что вам нужно и снова вернуться к работе, запустив таймер сначала.

Если вы все-таки отвлеклись, поставьте напротив незавершенной задачи прочерк «-». Оценивая их позже, вы сможете понять, на какие задачи вам следует обратить внимание в будущем.

 

Последующая оценка

Использовав технику Pomodoro несколько дней, вы сможете оценить, сколько «помидоров» у вас есть на каждый день. К примеру, стандартный восьмичасовой рабочий день равняется 14 «помидорным» отрезкам. Составляя список задач, вы заранее оцениваете, на какие из них выделить больше времени, на какие – меньше, а какие стоит перенести на завтра.

Этот анализ не требует изменений в продолжительности «помидора». Если же анализ дается вам с трудом, отложите его на будущее. Это означает, что вы еще не освоили азы техники.

 

Резюме

Используя технику Pomodoro, вы увеличиваете свою продуктивность, делая больше за меньшее время. Попробовав эту систему, эффективность вашей работы и учебы заметно вырастет. «Помидорная» техника разовьет вашу решимость действовать в сложных ситуациях и достигать собственных целей.