Деловое письмо. Классификация деловых писем.

Деловое (или официальное) письмо - незаменимый документ деловой переписки, с помощью которого осуществляется взаимодействие между участниками бизнес-процесса.
Деловые письма классифицируются:
− по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) — обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные);
− по срокам исполнения — исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;
− по объему — короткие, средние и длинные;
− по виду содержащейся в них информации — текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями);
− по стилю изложения — официальные и частные;
− по комплектности — с приложениями и без приложений;
− по композиции — простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов);
− по способу адресования — направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов;
− по информационному поводу для подготовки — инициативные и ответные письма. [13, с. 187−188]
Тем не менее, первостепенным классификационным критерием для деловых писем по-прежнему остается их функциональное назначение.
Исходя из результатов исследований анализа деловой переписки ведущего российского документоведа Кузнецова И. Н., допустимо разделить все деловые письма на три базовых классификационных категории:
− официальные деловые письма;
− частные деловые письма;
− письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри организации).

10. Структура и правила оформления делового письма. Современные виды деловой переписки.

Стандартное деловое письмо имеет сложную структуру. Основными ее элементами являются следующие.

1. Обращение. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста весьма значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. При печатании обращение выравнивается по центру. Оно располагается в "шапке" письма и содержит должность и ФИО адресата. Если письмо официальное, стандартным считается обращение "Уважаемый", которое пишут с большой буквы и по центру листа. В России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если партнер лично известен, то можно обратиться: "Уважаемый Иван Петрович", если незнаком – "Уважаемый господин Иванов". При этом в обращении к человеку слово "господин" сокращать до "г-н" нельзя.

2. Преамбула составляет первый абзац письма, в котором излагается его цель и причина его написания. В преамбуле должна быть выражена суть письма. Например: "Я пишу Вам с целью выразить свое неудовольствие качеством строительных блоков, которые Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причиненных нам убытков".

3. Основной текст. В нем излагается сложившаяся ситуация, выражаются личные мысли и чувства по данному поводу и озвучивается просьба о конкретных действиях либо предлагается вариант разрешения вопроса. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что, например, в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать; что производимая продукция или выполняемые услуги являются лучшими; что просьбу необходимо выполнить и т.д. Основной текст письма по размеру занимает 2–3 абзаца. Например: "На протяжении последнего месяца, начиная с 3 августа текущего года, 15–18% от каждой партии ваших строительных блоков составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованных блоков составляют порядка 5 млн руб. Мы сотрудничаем с ООО “Строитель” на протяжении уже 5 лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованных блоков".

4. Заключение представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Заключение необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма. Например: "Уверен, что Вы разберетесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдет в привычное русло".

5. Подпись. Деловое письмо завершается подписью (указывается должность и ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма "С уважением". Кроме этого возможны варианты типа: "Искренне Ваш", "С благодарностью за сотрудничество" и т.п. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Так, письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать ее расшифровке. Недопустим вариант, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем.

6. Постскриптум (P.S.) – это приписка в конце письма после подписи. Она довольно редко используется в деловой переписке и служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма. Например: "P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии блоков, поступившей 4 часа назад, возрос до 20%!".

7. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма. Но часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под словом "Приложение" ничего не пишут, номера помещаются друг под другом. Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы, прямо от поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.

Современные виды деловой коммуникации

В современной переписке мы часто сразу переходим к делу, опуская «разговоры о погоде» между приветствием и заглавной фразой. Казалось бы, необязательное короткое предложение не несет большой смысловой нагрузки. Но именно оно первым оказывается перед глазами читателя, поэтому задает тон письму и определяет, какими глазами получатель посмотрит на остальной текст. Вот несколько примеров, с чего нужно начинать свое послание подчиненным и партнерам, преследуя разные цели. Чтобы придать себе весу: «Учитывая, что проект А находится на личном контроле у губернатора области, напоминаем». Чтобы наладить теплые отношения с незнакомой компанией: «Узнав, что ваша компания, как и мы, выступает спонсором конкурса «КВН Сибири», мы решили именно вам в первую очередь предложить». Чтобы получить помощь: «Оля, ты так здорово и, главное, профессионально выступила на конференции! Думаю, ты, как эксперт, сможешь мне помочь». Чтобы мобилизовать подчиненных: «Поздравляю – уже пятница. Осталось сдать предложения по бюджету – и можно отдыхать».

11. Понятие «имидж». Составляющие имиджа. Требования к внешнему виду в деловой сфере

Имидж- это стихийно или целенаправленно формируемый об­раз, оказывающий эмоционально-психологическое воздействие на окружающих.

Составляющие имиджа: основные понятия

Здоровье. Если вы чем-то больны, то можете вызвать у окружающих только жалость и сочувствие. Человек, с которым приятно общаться, всегда бодр и энергичен. Вы должны заряжать других позитивными эмоциями, а не ходить с понурым истощенным видом. Многие люди будут вас сторониться, так как они могут не уметь/не знать, как вас можно поддержать. Близким вы можете существенно подпортить настроение своими рассказами о болезнях. Здоровье куда важнее денег. Помните об этом и не совершайте распространенных ошибок: зачастую мы тратим свое здоровье на зарабатывание денег, а потом этими же деньгами пытаемся восстановить свое состояние, вернуть себе тонус. Согласитесь, что это не рационально.

Внешний облик. Это важное составляющее имиджа. К этому пункту относится ваше умение сочетать различные элементы гардероба, цвета и стили. Для того чтобы хорошо выглядеть и сформировать о себе положительное мнение совсем не обязательно ходить лишь в дорогих костюмах, сверкать модными брендами и пестрить обилием драгоценностей и мехов. Просто покупайте качественную одежду хорошего покроя, научитесь грамотно подбирать цвета и фасоны к своему типу фигуры.

Манеры. Этот пункт важен не меньше, чем внешний вид. Манеры – это ваша речь, интонация, жестикуляция. Это то, как вы ведете себя, общаясь с другими людьми. Вряд ли вы сможете впечатлить кого-то, употребляя в речи слова-паразиты, излишне жестикулируя и т.д.

Профессиональные качества. Также относятся к части вашего имиджа. Ваш профессионализм поднимает самооценку, а к уверенным в себе людям зачастую тянутся окружающие.

Психологические составляющие имиджа – это ваш внутренний мир. Сюда можно отнести гражданские и нравственные позиции, то, как вы относитесь к своему месту в этом мире. То, что вы любите: книги, фильмы, музыка.

Из чего еще состоит имидж?

Макияж и прическа. Любите часто менять стрижку? Скорее всего, вы охотник за новыми впечатлениями. А какая у вас длина волос? Окрашивание? Укладка? Наблюдательный человек может многое определить по вашей прическе. А для Шерлока Хомса ваша стрижка – практически досье. С макияжем все обстоит точно так же.

Походка – это серьезное оружие. Вспоминаете фильм «Служебный роман»? По походке человека можно определить многое, так что советуем уделить ей особое внимание при формировании имиджа.

Вещи также многое рассказывают о жизненном укладе и характере владельца. К овеществленному имиджу можно отнести мобильные телефоны, ноутбуки, часы, ежедневники, визитки, ручки и даже подарки, которые мы выбираем. Помните, что все вещи, которыми мы пользуемся должны быть не только функциональными и очень удобными, но и стильными.

Манера письма тоже входит в составляющие имиджа человека. И это уже давно известный факт о том, что подчерк у каждого человека свои, а профессиональные графологи способны даже описать ваш психологический портрет по ширине, наклону и размеру букв.