Организация текущего хранения документов

 

10. 1. Требования к систематизации документов
и формированию дел

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения и оформленные в установленном порядке (приложение 14).

Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей.

- как схема классификацией при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки).

- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов.

- используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия.

- имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Мониторинг и аудит документов

Мониторинг – система наблюдения и контроля.

Задачи мониторинга:

- контроль качества и эффективности работы системы управления документами;

- контроль исполнения пользователями своих функций при взаимодействии с системой.

Аудит – независимая проверка.

Аудит может быть внутренним и внешним.

Аудит системы управления документами проводится раз в год.

Необходимость проведения аудита может быть вызвана определенным событием. Аудит призван контролировать выполнение принятых в организации норм и правил в сфере управления документами, соответствие их поставленным целям и соответствие законодательству при осуществлении операций.

Проведение мониторинга и аудита предусматривает документирование всех действий и их результатов.

Результаты мониторинга отражаются в системных протоколах (отчетах).

Результаты аудита отражаются в заключении, содержащем при необходимости рекомендации (предложения) по модификации системы управления документами.

Организационные мероприятия:

1) создание рабочей группы по подготовке плана организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта;

2) издание приказа о внедрении ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 и утверждение плана;

3) реализация мероприятий, предусмотренных планом организационно-технических мероприятий;

4) приемка результатов внедрения ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007;

5) акт о внедрении ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Рабочая группа:

Председатель – заместитель руководителя организации, курирующий вопросы информации и документации;

Члены: руководитель службы ДОУ, руководитель архива организации (работник, ответственный за архив), руководитель подразделения менеджмента качества, руководитель подразделения информационных технологий.

В состав рабочей группы могут включаться специалисты функциональных подразделений организации.

План организационно-технических мероприятий

1. Совершенствование и развитие организационно-функциональной структуры службы ДОУ;

2. Совершенствование и развитие нормативной базы ДОУ организации;

3. Совершенствование и развитие процессов документационного обеспечения деятельности организации;

4. Совершенствование (внедрение) и развитие систем управления документами в организации;

5. Мониторинг и аудит системы управления документами;

6. Обучение работников организации

 

10.3. Общие требования к номенклатуре

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

- раздельная группировка в делах документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Виды номенклатур

Типовые – составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерные – устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатуры, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

Первые и вторые разрабатываются службой организации документации. Они также определяют круг документов, сдаваемых в архив, и для достижения единства. Отличаются тем, что первые обязательные, а вторые носят рекомендательный характер. Третьи составляются внутри каждой организации (не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию). Номенклатура составляется в четвертом квартале текущего года на последующий период. Обычно на пять лет, но через год может корректироваться.

Функции номенклатуры дел как организационного документа в области ДОУ:

- систематизация документального фонда;

- схема формирования дел;

- закрепление и установление сроков хранения документов;

- учет документов и дел;

- поиск документов и дел.

В номенклатуру дел включают заголовки всех дел, образующихся в деятельности организации (включая общественные организации), в том числе заголовки дел с документами, существующими в электронно-цифровой форме.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания и рекламные письма, получаемые по массовой рассылке.