Section I. Business letter Layout

SECTION I. BUSINESS LETTER LAYOUT

заголовок бланка  (letter head)	SMITH & CO., LTD 15 High St., Newcastle tel 366 509 ____________________________________________________________________
ссылки (references)	Our ref _____          Your ref _____
дата                                                                                                 (date)	May 6, 20..
адрес получателя (inside address)	Messrs Strong & Sons 73 Victoria St London Great Britain
обращение (opening salutation)	Dear Sirs
тема письма (letter subject)	Letter dated April 30th
текст письма (letter body)	We thank you for your letter dated April 30th. We are sending you our new catalogue of Machines.   You will also find our leaflets and price-lists enclosed.
заключительная форма вежливости (closing salutation)	Yours faithfully
подпись (signature)	D.Right Sales Manager
приложения (enclosures)	Encl.

 

Exhibit 1. Business Letter Layout

 

Письма по-прежнему играют существенную роль в бизнесе. Это и оферты, и сопроводительные письма, уведомления и подтверждения, поздравления и соболезнования и пр. Письма могут пересылаться традиционно по почте или с использованием новых телекоммуникационных средств (факсы, e-mail).

 

Деловые и коммерческие письма могут иметь разную форму, стиль и содержание, но в любом из них можно выделить общие структурные звенья.

 

¨ Заголовок бланка (letterhead). Письма чаще всего пишутся на бланках (blank form). Отличительная черта любого бланка - его заголовок, который содержит информацию о фирме или организации: наименование, адрес, номера телефона и факса. Содержание определяется, во-первых, действующим законодательством и, во-вторых, национальной практикой.

 

¨ Ссылки (references). Под заголовком бланка в отдельных случаях располагаются канцелярские реквизиты, указывающие входящий и исходящий номера:

 

Our ref. 35/JS/AB	Наш исходящий номер 35. Буквы после номера означают инициалы автора письма и секретаря, печатавшего письмо.
Your ref. 96/ BW	Ваш входящий номер 96. Берется из письма, ответом на которое является данное письмо. Значение инициалов смотри выше.

 

¨ Дата (date). Возможны различные варианты написания даты:

 

20th April, 200...   April 20, 200...                                                   April 20th, 200...

 

Не рекомендуется использовать форму, принятую в России, где месяц обозначается цифрой, поскольку 02.10.2000 в США будет означать 10 февраля 2000 года, и это может привести к недоразумению.

 

¨ Адрес получателя (inside address). Следует обратить внимание на порядок написания адреса. Вначале следует имя адресата, затем номер дома, названия улицы, города, штата. графства (в Великобритании, если город небольшой, а в США при названии любого города). Затем пишется номер почтового индекса (post code в Великобритании и zip code в США). На последней строке - название страны, если письмо адресовано за границу.

 

Однако не стоит следовать вышеприведенному порядку при написании адреса на другом (не английском) языке, меняя порядок реквизитов в присланном вам адресе. Результатом может стать то, что письмо никогда не достигнет адресата. Поэтому, если вы пишите российский адрес латинскими буквами, то вы должны соблюдать правила написания адреса в русском языке, можно только вынести название страны на последнюю строку, написав его по-английски. Тем более, что английские или американские почтальоны будут обращать внимание только на эту строчку.

 

¨ Обращение (opening salutation). Если имя адресата вам неизвестно, то следует использовать нейтральную форму - Dear Sir(s)/ Dear Madam. Она по стилю аналогична русской фразе Уважаемые господа!

 

Обратите внимание: в английском языке после обращения никогда не ставится восклицательный знак (exclamation mark), а только запятая (comma) или же пунктуационный знак отсутствует.

 

Если вы знаете адресата, то можно начать письмо так:

 

Dear Mr Smith(,) Dear Mrs/ Miss/ Ms Smith(,) Dear John(,)

 

В американском варианте иногда письма начинаются с обращения Gentlemen(:), после которого ставится двоеточие (colon) или знак препинания отсутствует.

 

¨ Тема письма (letter subject). Если вы хотите, чтобы ваше письмо быстрее нашло адресата, особенно если направляете его в крупную компанию, ведущую обширную переписку, то полезно, чтобы письмо имело заглавие с изложением темы. Как правило, такой подзаголовок пишется в центре или слева и подчеркивается, например:

 

Contract # 5

 

¨ Текст письма (letter body). То, что и как вы напишите в письме будет предметом нашего курса, однако стоит сказать несколько слов о том, как в последнее время оформляются и какая пунктуация характерна для деловых писем. В связи с распространением компьютеров стало популярным оформление, когда текст в начале абзаца пишется без отступов, а абзацы отделяются друг от друга пустой строкой. При этом все части письма (ссылки, адрес, дата, вступительная и заключительная формы вежливости, тема письма) начинаются от левого края страницы. Запятые в конце каждой строки адреса, после вступительной и заключительной форм вежливости отсутствуют. Такое оформление получило название full block style.

 

Следует отметить, что в деловой практике каждой фирмы могут быть свои варианты оформления писем. Это касается и размещения различных частей письма в правой или левой стороне страницы, и пунктуации (наличия или отсутствия запятых в вышеназванных случаях).

 

¨ Заключительная форма вежливости (closing salutation). В основном в деловой корреспонденции используются следующие выражения. Если письмо начинается со слов Dear Sirs / Dear Madam, то заканчивать его следует Yours faithfully или Faithfully yours. Если письмо носит менее официальный характер, то начиная со слов Dear Mr Smith / Dear Mrs Smith или Dear John, закончить его надо Sincerely yours. В американском английском предпочтителен вариант Truly yours.

 

Обратите внимание: при обращении к женщине кроме традиционных Miss / Mrs Smith в последнее время используется еще одно обращение - Ms Smith. Изначально оно появилось среди феминисток, а позже стало использоваться в тех случаях, когда вы не знаете семейное положение адресата. Рекомендуем после имени в конце письма в скобках указывать предпочитаемое обращение, например:

 

Faithfully yours J.Brown J.Brown (Miss) Sales Manager

 

¨ Подпись (signature). Под подписью следует дать расшифровку с указанием должности (см. выше).

 

¨ Приложения (enclosures). В левом нижнем углу указывается количество приложений, если с данным письмом отправляются различные документы. Эта практика может быть полезна, особенно, если письмо адресовано в крупную компанию, где оно будет вскрыто в канцелярии и затем передано в соответствующий отдел. Указывая количество приложений, вы обеспечиваете большую вероятность того, что все посланные вами документы достигнут адресата и не затеряются.

WORKSHOP

Ниже приводятся тексты и реквизиты деловых писем. Ваша задача составить письма, расположив все их части в соответствии с правилами, приведенными выше. Переведите составленные Вами письма на русский язык.

Письмо 1

1. Enclosure

2. Dear Sirs

3. We are sending you our new catalogue. We hope it will be of interest to you.

4. Standard Office Furniture, Ltd.,

Cantley Road,

London SW4

5. Yours faithfully,

J.Smith

6. 15^th September 2000

 

Письмо 2

1. Dear Sirs,

2. Yours faithfully,

P.J.Morgan

3. The British Engineering Co.,

12 City New Road,

London, EC 3

4. April 10, 2000

5. We have received your letter of the 21^st March and sent it to our clients for their consideration. We will inform you of their decision in a few days.

 

Письмо 3

1. Enclosure.

2. Dear Sirs,

3. May 4, 2000

4. In accordance with your request we have pleasure in sending you our publications relating to Model A. We hope to hear from you soon.

5. Yours faithfully, B.Grey

SECTION 2. SIMPLE COMMERCIAL LETTERS

 

BLOCK 1. SIMPLE COMMERCIAL LETTERS-1

 

LEAD-IN

¨ What is the first step in planning your letter?

¨ Why is it so important to acknowledge receipt of all business letters got?

¨ How long should a letter be? Is it a good idea to send a one-paragraph letter? Why?

¨ Read the following text. What points can you agree with? What not? Why?

 

Планирование письма

 

Естественно, что объем, как и стиль письма, полностью определяются его содержанием. Во-первых, приступая к написанию письма, необходимо определить какой объем информации вы хотите передать в нем. Во-вторых, информация должна быть изложена в правильном порядке, следуя определенной логике.

 

ПЕРВАЯ ЧАСТЬ письма играет важную роль, поскольку задает тон всему письму и создает впечатление об авторе и представляемой им компании. Как правило, в первом абзаце вы благодарите вашего корреспондента за письмо, если вы пишите ответ, и/ или готовите вашего корреспондента к восприятию важной для вас информации.

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Не стоит в первой же фразе излагать суть письма, в то же время не разумно на фоне общих и ничего не значащих фраз не выделить в должной мере причины, побудившие вас написать письмо.

 

ПОСЛЕДНЯЯ ЧАСТЬ включает традиционные штампы, при помощи которых вы показываете вашему корреспонденту, что вы с нетерпением и интересом ждете от него ответа на интересующие вас вопросы, которые могут еще раз быть обобщены в самом конце письма.

 

Между первым и последним абзацами необходимо в последовательной, вежливой и ненавязчивой форме развить основную идею, побудившую вас обратиться к корреспонденту.

 

 

FOCUS 1

 

LETTER 1

 

Moscow, May 13, 20...

 

Smith & Co.

36 Brighton Rd

London

Great Britain

 

Dear Sirs

 

We thank you for your letter dated May 7. For your information we attach our publications relating to Machines, Models 38, 43 and 43a, and hope they will be of interest to you.

 

Yours faithfully

D.Smirnov

PR Department

 

Encl.

 

LETTER 2

 

Hull, May 26, 20...

 

Smith & Co., Ltd.

12 Green Lane

London

Great Britain

 

Dear Sirs

 

We have received your letter of May 20 and thank you for the information sent to us. It will be of great help to us. We hope to see you in Hull.

 

Yours faithfully

Andrew Brown

Sales Manager

LETTER 3

 

London, 15th September, 20...

Smith & Co., Ltd.

32A White Street

Manchester 3DK

 

Dear Sirs

 

We thank you for your letter of the 5th September, 20... sent by air-mail in reply to our fax dated the 20th August. For your information we are sending you our newest Catalogue of Machines and ask you to cable us if you require our further publications. We hope to hear from you soon.

 

Yours faithfully,

C.Brown

 

Encl.

 

LETTER 4

 

Glasgow, 5th May, 20...

 

Smith & Brown, Ltd.

12 High Street

London, EC2

UK

 

Dear Sirs

 

MV Victoria

In reply to your fax of the 28th April we are glad to inform you that the m.v. Victoria sailed from Glasgow yesterday and will arrive at the port of destination on the 16th May, 20… as stated in Contract No.386.

                  

We enclose herewith copies of the shipping documents which we sent to you under separate cover.

 

Yours faithfully,

D.Adams

Green & Co., Ltd.

 

Encl.

LETTER 5

June 3, 20...

 

The Excelso Company Ltd.

High Wycombe

Bucks B84 1 WE

 

Dear Sirs

Contract # 386, MV Queen Mary

 

We acknowledge with thanks receipt of your telegram of today's date informing us of the sailing of the M.V. Queen Mary.

 

Yours faithfully

D.Jones

Sales Manager

 

LETTER 6

 

February 26, 200...

             

Messrs.W.H.Strong

73 Crimea Road

London SE25 3NF

 

Dear Sirs

 

We have received your letter dated February 20th and forwarded it to our Clients for their consideration.

 

We suggest that you should send your price-lists, catalogues, leaflets and other publications a list of which you find enclosed herewith to the address of our Clients. As soon as we hear from them we will inform you of their decision.

                                    

Yours faithfully

K. Morse (Ms)

Sales Department

 

Encl.

 

LETTER 7

 

April 14, 20...

 

567 Queen Street

London EC 4 8YH

Great Britain

 

Dear Sirs

 

With reference to your letter of 3rd April, we have to explain that due to a misunderstanding on our part, we failed to advise you in time. We have revised the arrangements with our operating departments and in future we will do our best to act properly.

 

We sincerely regret any inconvenience caused to you and thank you for bringing this matter to our attention.

 

Faithfully yours

M.Todd

M.Todd

Sales Manager

 

 

LETTER 8

 

London, Dec 12, 20...

 

J.White & Co., Ltd.

254 Smuts Avenue

Cape Town

 

Dear Sirs

 

Order # 356

 

We are obliged for your letter of December 5. We are contacting the manufacturing plant on the questions raised by you during the preliminary talks and will write to you immediately upon receipt of their reply.

 

As for our arrangement concerning your visit to London we have to inform you that our executive director Mr Brown is away in the USA and is to be back by December 10 at the latest. Please, fax us if the time after December 11 is convenient for you so that we could make all necessary reservations.

We hope to hear from you soon.

 

Yours faithfully

Daniel McDonald

Sales Manager

 

LETTER 9

 

Cologne, April 14, 20...

 

12 High St.

London

Great Britain

 

Dear Sirs

 

Contract # 4325

 

We are glad to inform you that the goods were shipped yesterday by M.V. Angela. All shipping documents will be faxed to the address of our Clients tomorrow morning.

 

Yours faithfully

W. Heinz

 

FOCUS 4 EXERCISES

FOCUS 5 WORKSHOP

Make up letters according to the situations:

 

Assignment 1

15 сентября Вы получили письмо из Лондона с интересующей Вас информацией в связи с заказом № 4. Подтвердите получение. Поблагодарите за письмо. Сообщите, что Вы посетите Лондон в ближайшее время, где и сможете выяснить все подробности.

 

Assignment 2

Вы получили по факсу информацию о станках (machines), которые представляют для Вашей компании несомненный интерес. Попросите выслать Вам каталоги, прейскуранты и другие печатные материалы.

Assignment 3

Один из отделов Вашей компании не направил своим клиентам своевременно документы, касающиеся заказа №5. Вы должны принести свои извинения (to offer one’s apologies), объяснив, что причиной стало недоразумение. Напишите, что Вы сделаете все возможное, чтобы впредь избежать таких ситуаций. Сообщите, что вместе с данным письмом Вы отсылаете вышеупомянутые документы.

 

FOCUS 6 ROLEPLAYS

Roleplay 1

Card 1. Вы работаете в «Смит энд Ко.» и получили письмо (См. LETTER 3). Сообщите Вашему коллеге содержание письма. Подчеркните, что полученные каталоги представляют большой интерес, поскольку модели 3, 8 и 12 отвечают требованиям Вашей компании.

 

Card 2. Вы работаете в «Смит энд Ко.» Вас интересует продукция «К.Браун энд Ко., Лтд.» Ваш коллега получил от них письмо и сообщает Вам новости. Уточните, какие печатные материалы Вам прислали.

Roleplay 2

Card 1.Вы работаете секретарем в «Смит энд Браун, Лимитид». Вы получили письмо от «Грин энд Ко.» для начальника отдела транспорта (transport manager). Сообщите ему основное содержание письма (См. LETTER 4).

 

Card 2. Вы работаете начальником отдела транспорта в компании «Смит энд Браун, Лимитид». Дайте инструкции по написанию ответа. Необходимо, во-первых, поблагодарить «Грин энд Ко.» за письмо. Во-вторых, уточните, что среди присланных документов отсутствует коносамнт (Bill of Lading). Попросите прислать его копию по факсу, так как Вам он срочно нужен.

 

LEAD-IN

¨ What are the most common styles used in business letters?

¨ Do you write your e-mails in formal style? Why?

¨ In what cases is formal style preferred?

Стиль письма

 

ПРОСТОТА. В деловых письмах следует избегать устаревших, помпезных и высокопарных, а также неуместно "интеллектуальных" фраз, т.к., с одной стороны, это усложняет понимание передаваемой информации, с другой стороны, в ряде случаев может создать нежелательное или даже негативное впечатление об авторе письма.

 

ВЕЖЛИВОСТЬ. Независимо от избранного вами стиля - официального или неофициального - вы должны быть вежливы, избегая резких или двусмысленных выражений. Настойчивость также не должна превратиться в грубость.

 

ИДИОМАТИКА, РАЗГОВОРНЫЕ ШТАМПЫ, ПРОСТОРЕЧЬЕ. Главное избрать естественный тон письма, соответствующий ситуации. В любом случае нейтральный и выдержанный на протяжении всего письма стиль наиболее предпочтителен. Будьте особо аккуратны в использовании идиоматических выражений, сленга и разговорных штампов, поскольку будучи иностранцем, вы можете не почувствовать до конца всех стилистических особенностей и, таким образом, попасть в неловкую ситуацию или быть неверно понятым.

FOCUS 1

LETTER 1

April 30, 20...

 

Weatherproof Ltd.,

Newtown,

Liverpool L30 7KE

 

Dear Sirs,

 

We acknowledge receipt of your letter dated April 23, 20…. Thank you for the publications we found enclosed. We shall be obliged if you will send us your latest Catalogue of Machines and Spare Parts.

We look forward to hearing from you soon.

 

Yours faithfully,

Kate McKnie

Manager

LETTER 2

London, May 9, 20...

 

Fournier et Cie SA

Avenue Ravigny 4

Paris XV

France

Dear Sirs

 

We thank you for your letter of May 3, 20…. At your request we have pleasure in sending you under separate cover our new leaflets and Catalogues of Textiles covering the whole range manufactured by Smith & Co.

 

We are forwarding you our pattern-books so that you could examine the texture and quality. Please, note that you can purchase from us fabrics equal to all samples and patterns, as at present the whole assortment is available.

 

We hope that our publications will be of interest to you. And please, let us know if our pattern-books favourably impress you. We look forward to your early reply.

 

Faithfully yours

B.J.Fitzgerald

 

Encl.

 

 

LETTER 3

London, 29 Dec, 20...

The Jameson Construction Co.

Harbour Road

Melbourne 6

Australia

 

Dear Sirs

Order #356/4

We have received your letter sent by air-mail. In our turn we are attaching a cheque for 3,250 USD in final settlement of your invoice dated December 20th for the goods under Order #356/4 shipped on December 18th, 20…. Copies of the shipping documents including the Charter-Party required are enclosed herewith.

 

Faithfully yours

Diana Daniel

 

Encl.

 

LETTER 4

London, March 28, 20...

Messrs. L.Thomas and Son

150 Beachview Avenue

Bournemouth H77 60P

Attention: Mr F.Thompson

 

Dear Mr Thompson

Ore Contract # 2/138

 

With further reference to Contract # 2/138 for the sale to us of 10,000 tonnes of Ore cif Stockholm, we would ask you to inform us by fax whether you have already chartered a vessel for transporting the Ore under the contract in question.

 

Please, send us the documents concerned accompanied by a covering letter. We look forward to your early reply.

 

Sincerely yours

S.Frank

 

LETTER 5

Bournemouth, April 5, 20...

 

A.B.White & Co., Ltd.

567 Queen Street

London EC4 8YH

 

Dear Sirs

Contract # 2/ 138

 

We are writing to inform you that as the freight market is rising at the moment we have come across some difficulties as far as freight rates are concerned. But we are glad to advise you that in the long run we have chartered a vessel of the required capacity at reasonable rates for the transportation of Ore sold to you cif Stockholm under Contract # 2/138.

 

We are sending all the papers required under separate cover. If you get interested in further details you will be able to see our representative who is to visit London next week. Please, acknowledge receipt.

 

Faithfully yours

F.Thompson

 

LETTER 6

New York, NY, June 3, 20...

 

Amperlite Ltd.

146 O'Leary St.

Dublin 2

Ireland

 

Dear Sirs

 

We acknowledge receipt of your fax of today's date. Thank you for the copy of the Charter-Party for the M.V. Helen.

 

We would be indebted to you if you would advise us of the date of the vessel's departure as well as the quantity of the goods loaded.

 

Faithfully yours

C. Bright

 

LETTER 7

 

14 February, 20...

Modern Plastics Ltd.,

Melox House,

Portsmouth, P92 4CC

 

Dear Mr.Brown,

 

We acknowledge receipt of your letter dated Feb 9. We have to advise you of the delay in shipment as we have received a fax from the shipowners of the M.V. Helen.

The vessel sailed from the port of loading at the stipulated time but due to a severe storm on the Mediterranean Sea it had to call at the Greek port of Piraeus. Now the vessel is on the way to the port of destination.

We will do our utmost to keep you informed of the position of the vessel. Our shipping agents will cable us the moment the vessel enters the port.

 

Sincerely yours,

A.Adams

Transport Manager

 

FOCUS 3 WRITTEN PATTERNS

1.	We shall/ should be obliged to you if you will/ would send us… или We shall/ should be indebted to you if you will/ would send us...	Мы были бы Вам признательны, если бы Вы выслали нам...
2.	We look forward to hearing from you soon.	Мы с нетерпением ожидаем от Вас известий/письма в скором времени.
3.	We look forward to your early reply.	Мы с нетерпением ждем Вашего скорого ответа.
4.	We have pleasure in sending you...	Мы с удовольствием посылаем Вам...
5.	With further reference to...	Вновь ссылаясь на...
6.	Please, keep us informed of...	Пожалуйста, держите нас в курсе...
7.	We will do our utmost to...	Мы сделаем все возможное, чтобы...

FOCUS 4 EXERCISES

 

Заказ № 4

Мы подтверждаем получение Вашего факса от 3 августа, где сообщается о том, что ваши экспедиторы сделали все возможное, чтобы зафрахтовать судно необходимой грузоподъемности. Однако вы сообщили, что судно до сих пор не зафрахтовано.

Мы, со своей стороны, тщательно изучили фрахтовый рынок, и вынуждены сообщить вам о том, что ввиду повышательной конъюнктуры фрахтовые ставки увеличились на значительную величину. Мы прилагаем наши расчеты (calculations) и просим сообщить о вашем решении. C интересом ожидаем вашего ответа.

 

С уважением,           А. Дэниэлс

5 августа 20... г.

 

Письмо 2

 

Уважаемый г-н Смит!

Мы сообщаем Вам о том, что наш представитель посетил компанию, производящую широкий ассортимент тканей. Он привез большое количество товарных образцов и альбомов образцов, изучая которые, мы отметили их высокое качество.

Мы с удовольствием посылаем Вам каталоги и спецификации отдельным почтовым отправлением и надеемся, что они заинтересуют также и Вас.

Пожалуйста, подтвердите получение и сообщите, произвели ли на Вас рекламные материалы такое же благоприятное впечатление.

 

С уважением            А.Браун

23 апреля 20... г.

Ex.7. Act as an interpreter:

A Здравствуйте! Я звоню по поводу контракта № 345 на руду. Позовите, пожалуйста, кого-нибудь из транспортного отдела.

B   Good morning! This is Kate Brown, Sales Department. I think I am well aware of the contract in question. Anything I can do for you?

A  Да, конечно. Дело в том, что мы ожидали вчера в течение дня факс от начальника Вашего транспортного отдела о фрахтовании судна для перевозки руды по упомянутому контракту.

B  Haven’t you received it? Yesterday it was typed and signed. I will check it out for you, if you can wait for a moment or call me back.

A   Спасибо, я подожду. Пожалуйста, если факс еще не отправлен, узнайте, когда нам его ожидать.

B  Here it is. It was sent to your address some ten minutes ago. I am sorry to have kept you waiting. The vessel is chartered all right.

A Большое спасибо. Вы не скажете, отправили ли почтой копии всех документов и сопроводительное письмо, как было обусловлено ранее?

В  Sure. All the documents relating to the chartered vessel were sent by evening mail. I hope we haven’t caused much inconvenience to you and your colleagues.

FOCUS 5 WORKSHOP

Make up letters according to the situations:

 

Assignment 1

Вы получили письмо от "Браун энд Ко.", к которому были приложены копии отгрузочных документов. Подтвердите получение. Поблагодарите за отгрузочные документы. Узнайте, по какой причине произошла задержка в отгрузке товаров по контракту №12. Подчеркните, что необходимо, чтобы товары были доставлены (to be delivered) в назначенное время.

 

Assignment 2

Сообщите, что вы представляете фирму, занимающуюся производством тканей. Подчеркните, что у Вашей компании широкий ассортимент и что Ваши клиенты покупают ваши ткани по образцам. Отправьте с письмом альбомы образцов и каталоги. Попросите подтвердить получение и сообщить впечатление о ваших образцах.

 

FOCUS 6 ROLEPLAYS

 

Roleplay 1

 

Card 1. Вы связались с экспедиторами Вашей компании и пытались выяснить причины задержки в отгрузке товара по контракту № 5. Они сообщили Вам о том, что причиной стал сильный шторм в Средиземном море. Судно, зафрахтованное для перевозки товара, не смогло покинуть порт отгрузки в назначенное время. Вы встречаетесь с менеджером транспортного отдела и обсуждаете сложившуюся ситуацию.

 

Card 2. Вы являетесь менеджером транспортного отдела. Ваш коллега должен сообщить Вам о том, что стало причиной задержки отгрузки товаров по контракту № 5. Вы должны после этого напомнить ему, что по контракту судно должно прибыть в порт назначения через две недели, и предложить направить письмо экспедиторам с напоминанием об этом.

 

Roleplay 2

 

Card 1. Вы работаете начальником отдела сбыта (sales department) компании, занимающейся продажей руды. Вы напоминаете сотруднику аналитического отдела (research department) о его обещании подготовить к сегодняшнему дню обзор (survey), посвященный состоянию фрахтового рынка. Вас интересует этот вопрос, т.к. Ваша компания должна зафрахтовать судно для перевозки руды по контракту №126.

 

Card 2. Вы работаете в аналитическом отделе (research department) компании и изучаете конъюнктуру фрахтового рынка. Вы сообщаете начальнику отдела сбыта (sales department) о том, что в настоящее время наблюдается повышательная конъюнктура (the market is rising) и фрахтовые ставки увеличились в среднем (on average) на 6 %.

 

Roleplay 3

 

Card 1. Вы были в отпуске и, вернувшись, хотите, чтобы Ваш секретарь ввел вас в курс дела (to brief sb on sb). Выясните о последнем контракте, подписанном в ваше отсутствие, следующее: время поставки товаров, порт отгрузки. Спросите, зафрахтовали ли ваши экспедиторы судно для перевозки товаров по контракту.

 

Card 2. Вы работаете секретарем. Ваш начальник вернулся из отпуска. Вы должны ввести его в курс дела (to brief sb on sth). В его отсутствие был подписан контракт на продажу руды с отгрузкой через два месяца. Порт отгрузки - Стокгольм. Ваши экспедиторы зафрахтовали т/х "Виктория" для перевозки руды на условиях сиф по контракту №4. Во время фрахтования были сложности, т.к. было трудно найти судно требуемой грузоподъемности.

 

LEAD-IN

¨ What are the most serious mistakes in business letters?

¨ How often are abbreviations used? What kinds of abbreviations are widely spread?

¨ When should we avoid abbreviations?

¨ Read the following text and comment on usage of numbers in letters.

 

ЯСНОСТЬ И ЧЕТКОСТЬ при написании письма создаст хорошее впечатление у вашего корреспондента и поможет избежать неприятных ошибок и недоразумений.

 

Часто источником недоразумений могут стать СОКРАЩЕНИЯ. Вы можете употреблять в своих письмах только общепринятые сокращения. Если есть сомнение в том, что адресат правильно расшифрует ваши аббревиатуры, то их лучше не использовать.

 

ЦИФРЫ тоже могут вызвать проблемы. Во-первых, следует постоянно помнить, что в культурах различных стран существует своя собственная, часто уникальная цифровая система, а также системы мер и весов. Неплохо, если вы заранее ознакомитесь со спецификой страны, с компаниями которой вы имеете дело. Но, в любом случае, чтобы не допустить оплошность, напишите цифру прописью в скобках, а меры и веса проверьте по справочникам. Это поможет избежать иногда дорогостоящих ошибок.

 

Не забудьте, что вы не в праве делать грамматические, орфографические и пунктуационные ошибки, если хотите произвести благоприятное впечатление на вашего корреспондента и показать, что в вашей компании работают профессионалы.

 

FOCUS 1

 

LETTER 1

December 8, 20...

Smith & Co., Ltd.

27 Porter Street

Hull

HU1 2RG

Great Britain

 

Dear Ms Smile

 

Thank you for your letter of December 3, 20… asking for information on one of your potential clients.

 

This firm has been one of our regular customers for the three years past, placing orders with us every six months. Payment has always been made on the due date and all transactions have been satisfactory.

 

Besides we attach a number of references proving a sound financial status of the company in question. We were supplied with this valuable information by our business partners and a bank. We hope all these data will prove useful to you.

 

Yours sincerely

Edward Green

Financial Controller

 

Encl.

 

LETTER 2

New York, NY, Nov 4, 20...

James Roberts & Co Ltd

14 Prince Road

Wolverhampton WV1 1HQ

 

Gentlemen:

 

We recently had the pleasure of filling your order for our new devices.

 

Since you have, no doubt, installed them by this time, I am writing to make sure that you are entirely satisfied with their operation. We believe that the material furnished should provide excellent isolation for your equipment. However, if you have experienced difficulty, please write to us giving all the particulars. We are anxious to make every installation a successful one.

 

I will greatly appreciate a letter from you stating how this installation is operating, and if we can be of further assistance on other technology problems, please, do not hesitate to contact us.

 

Very truly yours,

Donald Brown

 

Vice President

 

LETTER 3

 

November 12, 20...

 

Stone & Goldie Ltd

21 Bridge Street

Manchester M14 4P6

 

Dear Sirs

 

Shoes New Style Models

 

We have received your letter dated November 9 reminding us of our promise to send you all the particulars, catalogues, specifications of our products.

 

The delay in sending the papers to you was entirely due to pressure of work in our printing works. Some publications were out of print and we have to wait.

 

As soon as we get a new impression of our catalogue we will send you the whole set without delay.

 

Now we are sending you samples of our products under separate cover. If you get interested in our new models we could discuss our further contacts in person.

 

Faithfully yours

J.Casey

 

LETTER 4

London, March 30, 20...

 

Hall & Goodie Ltd

26 Porter Street

Hull

Great Britain

 

Dear Sirs

We confirm our yesterday’s telephone conversation during which your technical director Mr Smirnov reminded us of our promise to send you detailed data covering our new fixtures mounted on the drilling machines you are interested in.

 

We are sorry that the information was so delayed that you have been caused trouble. Please, accept our apologies.

 

We are sending our specifications, drawings and documentation under separate cover. Besides we enclose herewith a report of our experts who note sound quality and high efficiency of the new units.

 

We look forward to hearing from you soon.

 

Faithfully yours

J.Andrew

 

Encl.

____________________________

drilling machine - сверлильный станок

 

LETTER 5

Glasgow, July 11, 20...

Mr Smith

Messrs AJ Smith Ltd

21/24 Stanford Street

London, SE1 2BZ

 

Dear Mr Smith

Order Confirmation of 1st July

We have received your letter dated July 7, 20… and carefully studied all the calculations enclosed.

 

We have compared our estimates and working characteristics of the engines with those stated in your order confirmation of July 1, 20…. We have to draw your attention to the mistake we noticed in the confirmation. The capacity was indicated as 1300 kW instead of 13,000 kW as stated in your specification. Please, confirm the capacity by return mail.

 

Sincerely yours

D.Adams

 

LETTER 6

London, July 18, 200...

Mr Adams

Adams & Adams Ltd

45 Cherry Street

Glasgow

Great Britain

 

Dear Mr Adams

Order Confirmation of July 1

 

Thank you for your letter of July 11 informing us that a mistake might have occurred in our order confirmation. We have thoroughly checked the file and found that through a typing error the figure was indicated incorrectly. Please, accept our apologies. We confirm hereby that the capacity of the engine is 13,000 kW.

 

Besides, we enclose herewith a revised copy of the document in question. If we could be of any further assistance to you and your associates, do not hesitate to contact us. Please, acknowledge receipt.

 

Yours sincerely

AJ Smith

 

Encl.

FOCUS 3 WRITTEN PATTERNS

 

1.	... no doubt...	... без сомнения...
2.	I am writing to make sure that...	Я пишу с тем, чтобы убедиться, что...
3.	I will greatly appreciate a letter from you.	Я буду признателен Вам за письмо.
4.	The delay was entirely due to the pressure of work...	Задержка была полностью вызвана загруженностью работой...
5.	Please, accept our apologies.	Пожалуйста, примите наши извинения.

FOCUS 4 EXERCISES

 

FOCUS 5 WORKSHOP

Make up letters according to the situations:

 

Assignment 1

См. Roleplay 1. Напишите письмо "Смит энд Ко.", объясните сложившуюся ситуацию. Отправьте все документы, которые Вы собрали. Отметьте, что остальные экземпляры каталога Вы пришлете со следующим письмом через неделю. Не забудьте принести свои извинения.

 

Assignment 2

Напишите ответ на письмо (См. LETTER 6), подтвердите получение. Поблагодарите за то, что Вам быстро прислали исправленную копию подтверждения заказ. Сообщите, что Ваш представитель г-н Робертс собирается посетить Глазго. Укажите номер рейса (Flight 356) и попросите забронировать место в отеле. Сообщите, что Ваш представитель должен провести предварительные переговоры с целью заключения контракта (to sign a contract). Узнайте, сможет ли г-н Робертс встретиться лично с президентом компании.

FOCUS 6 ROLEPLAYS

Roleplay 1

 

Card 1. Вы должны написать ответ на запрос «Смит энд Ко.» по поводу рекламных материалов Вашей компании. Вы уже собрали почти полный комплект материалов: проспекты, прейскурант (price-list), спецификации. Однако, у Вас нет каталога. Вы обращаетесь к своему коллеге, который занимается рекламой и пытаетесь узнать, когда Вы можете получить требуемые экземпляры каталога. Подчеркните, что Вы должны отправить ответ не позднее выходного.

 

Card 2. Вы отвечаете за проведение рекламных мероприятий и снабжение рекламными материалами. Ваш коллега должен отправить по адресу «Смит энд Ко.» комплект документов, но не хватает каталога. Вы должны сообщить о том, что в настоящее время каталог разошелся. На прошлой неделе Вы были в типографии и заказали новый тираж. Однако типография в настоящее время загружена работой, и заказ будет выполнен только через неделю. Вы имеете свой экземпляр каталога из предыдущего тиража, предложите его, если указанные Вами сроки не устраивают Вашего коллегу.

 

Roleplay 2

 

Card 1. Вы встречаетесь с представителем компании, которой Ваша фирма недавно поставила оборудование, узнайте, довольны ли они установкой. Спросите, как им нравится изоляция, установленная на оборудовании. Затем проинформируйте представителя компании о новой разработке Вашей фирмы - приспособлениях, устанавливаемых на оборудование и значительно увеличивающих его производительность.

 

Card 2. Вы встречаетесь с представителем компании, которая поставила Вашей компании новое оборудование. Ваша фирма полностью удовлетворена его работой и прекрасными рабочими характеристиками. Материал, поставленный для изоляции оборудования, имеет удовлетворительное качество. На предложение новых приспособлений, устанавливаемых на аналогичное оборудование, Вы должны ответить, что обсудите этот вопрос со своими коллегами. Проявите свою заинтересованность, спросите о спецификации и технических характеристиках.

 

ACHIEVEMENT TEST

Complete the following sentences in appropriate ways, using one word for each blank space:

1. We enclose herewith copies of the _____ documents which we sent to you _____ separate cover.

2. Besides we attach a number of _____ proving a sound financial _____ of the company in question.

3. We shall be _____ if you will send us your latest Catalogue of Machines and _____ Parts.

4. Copies of the shipping documents including the _____ required are enclosed _____.

5. With further _____ to Contract No. 2/138 for the sale to us of 10,000 tonnes of Ore cif Stockholm, we would ask you to inform us by fax whether you have already _____ a vessel for transporting the Ore under the contract in _____.

6. The delay _____ sending the papers to you was entirely due to _____ of work in our printing works.

7. The vessel sailed from the port of loading at the stipulated time but due to a _____ storm _____ the Mediterranean Sea it had to call _____ the Greek port of Piraeus. Now the vessel is _____ the way to the port of destination.

8. With _____ to your letter of 3rd April, we have to explain that _____ _____ a misunderstanding _____ our part, we failed to advise you in time.

9. We _____ with thanks receipt of your telegram of today's date.

10. All shipping documents will be faxed to the _____ of our Clients tomorrow morning.

11. For your _____ we attach _____ our letter dated May 15 our publications relating to Machines, Models 38, 43 and 43a.

12. We have _____ this information to our Clients for their _____.

13. We are forwarding you our _____ so that you could examine the texture and quality.

14. As soon as we hear from them we will inform you _____ their decision.

15. We are contacting the _____ plant on the questions raised by you during the _____ talks.

16. In _____ to your fax of the 28th April we are glad to inform you that the m.v. Victoria _____ from Glasgow yesterday.

17. We hope to _____ from you soon.

18. We are sorry that the information was so delayed that you have been caused _____.

19. Please, send us the documents concerned accompanied by a _____ letter.

20. Please, note that you can purchase from us _____ equal to all samples and patterns.

 

SECTION I. BUSINESS LETTER LAYOUT

заголовок бланка  (letter head)	SMITH & CO., LTD 15 High St., Newcastle tel 366 509 ____________________________________________________________________
ссылки (references)	Our ref _____          Your ref _____
дата                                                                                                 (date)	May 6, 20..
адрес получателя (inside address)	Messrs Strong & Sons 73 Victoria St London Great Britain
обращение (opening salutation)	Dear Sirs
тема письма (letter subject)	Letter dated April 30th
текст письма (letter body)	We thank you for your letter dated April 30th. We are sending you our new catalogue of Machines.   You will also find our leaflets and price-lists enclosed.
заключительная форма вежливости (closing salutation)	Yours faithfully
подпись (signature)	D.Right Sales Manager
приложения (enclosures)	Encl.

 

Exhibit 1. Business Letter Layout

 

Письма по-прежнему играют существенную роль в бизнесе. Это и оферты, и сопроводительные письма, уведомления и подтверждения, поздравления и соболезнования и пр. Письма могут пересылаться традиционно по почте или с использованием новых телекоммуникационных средств (факсы, e-mail).

 

Деловые и коммерческие письма могут иметь разную форму, стиль и содержание, но в любом из них можно выделить общие структурные звенья.

 

¨ Заголовок бланка (letterhead). Письма чаще всего пишутся на бланках (blank form). Отличительная черта любого бланка - его заголовок, который