Сущность понятий «документационное обеспечение управления» и «документирование управленческой деятельностью»

Сущность понятий «документационное обеспечение управления» и «документирование управленческой деятельностью»

Сущность понятий «Документационное обеспечение управления» и «Документирование управленческой деятельности» Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам. Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Главная задача ДОУ – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата. История отечественного делопроизводства Выделяют следующие этапы: Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-ХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХI-XV вв.) Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.) Коллежское делопроизводство (XVII в. Министерское делопроизводство (XIX – начало XX вв.) Советская эпоха государственного делопроизводства

Современное государственное регулирование ДОУ

Современное государственное регулирование ДОУ В настоящее время регламентация документирования, организации и технологи документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям: Законодательное регулирование Стандартизация Разработка нормативно-методических документов.

Законодательное регулирование Высшей правовой значимостью обладают законы РФ: Гражданский кодекс РФ; Закон РФ от 29.06.15 №162-ФЗ «О стандартизации»; Закон РФ 27.07.06 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»; Закон РФ от 25.10.91 (ред. 12.03.14) №1807-1«О языках народов РФ»; Постановление Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ»; Закон РФ от 21.07.93г №5485-1, (ред.28.03.15г) «О государственной тайне»; Закон РФ от06.04.11г №63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и другие. Стандартизация ГОСТ Р 6.30-2003 (дата завершения срока действия

30.06.17г).Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Нормативно-методические документы Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.№68); Основные правила работы архивов организации (Решение коллегии Росархива, 2002г) Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный);

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225. Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ от 10.10.03г №69(ред.31.10.16г)

Классификация документов

1.По способу документации: рукописные; электронные; графические; кино-, фото-, фотодокументы; 2. По сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические и другие 3. По месту составления: входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправленные из организации); внутренние (составленные и использованные в самой организации); 4. По грифу ограничения доступа: открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности», «Коммерческая тайна»). 5. По происхождению: официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим

или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); личные (касающиеся интересов конкретного лица и являются именными). 6. По юридической значимости: подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором); копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы); заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу); дубликаты (повторные экземпляры подлинного документа, имеющие юридическую силу). 7. По форме изложения: индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме); трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы); типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях); 8. По срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет)

Виды организаций

Организации возникли достаточно давно и по мере развития человеческого общества неуклонно разрастались, усложнялись, приобретали все большее значение в жизни людей. Если попытаться сформулировать, что обычно понимается под организацией, то, прежде всего возникает мысль: понятие «организация» связано с совместной деятельностью группы людей, которые стремятся к достижению некоторых общих целей. Поэтому в самой простой формулировке организация - это группа людей, действующих совместно для достижения общих целей. Для успешного достижения этих целей деятельность людей в группе должна координироваться. Поэтому организацию можно рассматривать как группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Существуют, однако, важные фундаментальные различия, которые приводят к выделению двух существенных разновидностей организаций (рис. 3.1):

Рис. 3.1. Виды организаций

Неформальная организация — спонтанно возникающая группа людей, достаточно регулярно вступающих во взаимодействие друг с другом.

Формальная организация — организация, обладающая правом юридического лица, цели деятельности которой закреплены в учредительных документах, а функционирование — в нормативных актах, соглашениях и положениях, регламентирующих права и ответственность каждого из участников организации.

Формальные организации подразделяются на коммерческие и некоммерческие организации.

Коммерческие организации — организации, деятельность которых направлена на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Некоммерческие организации — организации, не имеющие в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли и не распределяющие полученную прибыль между участниками организации.

Рис. 3.2. Формальные организации

Неформальные организации существуют внутри всех формальных организаций, за исключением, может быть, очень маленьких (в частности, в форме межличностных неформальных групп). Они существенно влияют на многие стороны управления формальными организациями. Говоря о неформальных организациях, их обычно так и называют. Далее термин «организация» мы будем употреблять лишь по отношению к формальным организациям.

Классификация организаци

В современном обществе действует множество разнообразных организаций. Их взаимодействие определяет специфику общественной структуры, формирует социальный фон жизни современного человека. Организации определяют уровень развития современного общества.

Организации могут быть классифицированы по следующим признакам (рис. 3.3):

§ организационно-правовая форма (ОПФ) (рис. 3.4);

§ форма собственности:

§ частная;

§ государственная;

§ муниципальная;

§ общественная;

§ целевое назначение:

§ производство продукции;

§ выполнение работ;

§ оказание услуг;

§ широта производственного профиля:

§ специализированные;

§ диверсифицированные;

§ характер сочетания науки и производства;

§ научные;

§ производственные;

§ научно-производственные;

§ число стадий производства:

§ одностадийные;

§ многостадийные;

§ расположение предприятия:

§ на одной территории;

§ на одной географической точке;

§ на разных географических точках.

Юридическое лицо - это организация, которая:

§ имеет обособленное имущество в собственности, в хозяйственном ведении, в оперативном управлении;

§ отвечает имуществом по своим обязательствам;

§ может от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права;

§ может быть истцом и ответчиком в суде;

§ имеет самостоятельный баланс или смету.

Рис. 3.3. Классификация организаций по ряду признаков

Рис. 3.4. Классификация организаций по ОПФ в РФ

Некоммерческие организации

§ Потребительский кооператив (союз, общество)

§ Фонды

§ Общественные и религиозные организации (объединения)

§ Учреждения

§ Объединения юридических лиц (ассоциации и союзы)

В дальнейшем под словом организация или предприятие подразумевается формальная коммерческая организация.

Цели организации

Сложные организации имеют, как правило, не одну цель, а набор взаимосвязанных целей, реализация которых обеспечивается в результате взаимодействия различных частей организации.

Ключевая, внутренне присущая любой реально действующей организации цель — собственное воспроизводство. Если у организации цель самовоспроизводства утрачена или сознательно подавлена, то она может прекратить существование. Организация, у которой нет внутренней ориентации на выживание, может сохраниться только под воздействием достаточно мощных внешних сил. Но в этом случае на воспроизводство потребуется гораздо больше усилий.

Ресурсы организации

Цели большинства организаций предполагают преобразование некоторых ресурсов для достижения результатов. Ресурсы, которые использует организация, можно классифицировать по-разному. Например, в составе ресурсов, используемых организациями, можно выделить: людей (человеческие ресурсы), капитал, материальные ресурсы, технологии, информацию. Ниже мы отдельно рассмотрим роль различных ресурсов в деятельности организации.

Рис. 3.5. Понятие системы

Функциональные области выступают объектами менеджмента в организациях и определяют их структуру управления (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Функциональные области

Типичными функциональными областями являются сбыт (маркетинг), производство, финансы, персонал, НИОКР (инновации) (табл. 3.1).

Таблица 3.1 Примеры основных целей функциональных областей организации

Функциональная область	Специфическая цель
Маркетинг	Выйти на первое место по продаже продукции (определенного вида) на рынке
Производство	Достичь наивысшей производительности труда при производстве всех (или определенных) видов продукции
НИОКР	Поддерживать конкурентоспособность и инновационность (постоянное обновление) выпускаемой продукции
Финансы	Сохранять и поддерживать на необходимом уровне все виды финансовых ресурсов
Персонал	Обеспечить условия, необходимые для развития творческого потенциала работников и повышения уровня удовлетворенности и заинтересованности в работе

Рис. 3.7. Организация как система

Общая характеристика внешней среды:

§ взаимосвязанность факторов внешней среды;

§ сложность внешней среды;

§ подвижность (изменчивость) внешней среды;

§ неопределенность внешней среды.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Существуют различные варианты определения состава основных внутренних переменных организаций

 

 

Виды

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

 

Функции

Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.

Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.

В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.

Составление

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

краткость и компактность изложения официального документа;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность.

Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Правила оформления

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г. Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

По пожарной безопасности

Перечень документации по пожарной безопасности

Приказы пожарной безопасности

1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;

2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;

3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;

4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;

5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;

6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;

7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;

8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;

9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».

Журналы пожарной безопасности

10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;

11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;

12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;

13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;

14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;

15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».

Инструкции пожарной безопасности

16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;

17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;

18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;

19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;

20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;

21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;

22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;

23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;

24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;

25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;

26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».

Разное

27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;

28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;

29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;

30. Тестовые задания по ПТМ;

31. План противопожарных мероприятий на год;

32. Программа вводного противопожарного инструктажа.

Виды бланков документов.

В организациях обычно применяются следующие виды бланков:

 

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Также могут использоваться должностные бланки и бланки структурных подразделений.

 

Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «отметка о контроле».

Общий бланк документов организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).

Бланк письма содержит следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации (структурного подразделения), справочные данные об организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на них.

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.

сущность понятий «документационное обеспечение управления» и «документирование управленческой деятельностью»

Сущность понятий «Документационное обеспечение управления» и «Документирование управленческой деятельности» Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам. Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Главная задача ДОУ – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата. История отечественного делопроизводства Выделяют следующие этапы: Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-ХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХI-XV вв.) Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.) Коллежское делопроизводство (XVII в. Министерское делопроизводство (XIX – начало XX вв.) Советская эпоха государственного делопроизводства