Useful phrases and vocabulary for writing business letters.

BUSINESS ENGLISH VOCABULARY

Writing Business Letters

Существуют стандартные выражения, часто употребляемые в деловой переписке на англиском языке, использование которых придаст вежливый и официальный тон вашему посланию.

1. Обращение
Dear Sirs, Dear Sir or Madam	(если вам не известно имя адресата)
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms	(если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”)
Dear Frank,	(В обращении к знакомому человеку)
2. Вступление, предыдущее общение.
Thank you for your e-mail of (date)…	Спасибо за ваше письмо от (числа)
Further to your last e-mail…	Отвечая на ваше письмо…
I apologise for not getting in contact with you before now…	Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
Thank you for your letter of the 5th of March.	Спасибо за ваше письмо от 5 Марта
With reference to your letter of 23rd March	Относительно вашего письма от 23 Марта
With reference to your advertisement in «The Times»	Относительно вашей рекламы в Таймс
3. Указание причин написания письма
I am writing to enquire about	Я пишу вам, чтобы узнать…
I am writing to apologise for	Я пишу вам, чтобы извиниться за…
I am writing to confirm	Я пишу вам, что бы подтвердить…
I am writing in connection with	Я пишу вам в связи с …
We would like to point out that…	Мы хотели бы обратить ваше внимание на...
4. Просьба
Could you possibly…	Не могли бы вы…
I would be grateful if you could …	Я был бы признателен вам, если бы вы...
I would like to receive	Я бы хотел получить……
Please could you send me…	Не могли бы вы выслать мне…
5. Соглашение с условиями.
I would be delighted to …	Я был бы рад...
I would be happy to	Я был бы счастлив…
I would be glad to	Я был бы рад…
6. Сообщение плохих новостей
Unfortunately …	К сожалению…
I am afraid that …	Боюсь, что…
I am sorry to inform you that	Мне тяжело сообщать вам, но …
We regret to inform you that…	К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
7. Приложение к письму дополнительных материалов
We are pleased to enclose...	Мы с удовольствием вкладываем…
Attached you will find...	В прикрепленном файле вы найдете...
We enclose...	Мы прилагаем…
Please find attached (for e-mails)	Вы найдете прикрепленный файл…
8. Высказывание благодарности за проявленный интерес.
Thank you for your letter of	Спасибо за ваше письмо
Thank you for enquiring	Спасибо за проявленный интерес…
We would like to thank you for your letter of...	Мы хотели бы поблагодарить вас за…
9. Переход к другой теме.
We would also like to inform you...	Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about...	Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about...	В ответ на ваш вопрос о…
I also wonder if…	Меня также интересует…
10. Дополнительные вопросы.
I am a little unsure about…	Я немного не уверен в …
I do not fully understand what…	Я не до конца понял…
Could you possibly explain…	Не могли бы вы объяснить…
11. Передача информации
I’m writing to let you know that…	Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you…	Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that…	Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that…	К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
12. Предложение своей помощи
Would you like me to…?	Могу ли я (сделать)…?
If you wish, I would be happy to…	Если хотите, я с радостью…
Let me know whether you would like me to…	Сообщите, если вам понадобится моя помощь.
13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа
I look forward to...	Я с нетерпением жду,
hearing from you soon	когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday	встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday	встречи с вами в Четверг
14. Подпись
Kind regards,	С уважением…
Yours faithfully,	Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)
Yours sincerely,	(если имя Вам известно)

 

Пример

 

Kenneth Beare

2520 Visita Avenue

Olympia, WA 98501

 

Jackson Brothers

3487 23rd Street

New York, NY 12009

 

September 12, 2000

 

Dear Sirs,

With reference to your advertisement in yesterday's «New York Times», could you please send me a copy of your latest catalogue. I would also like to know if it is possible to make purchases online.

 

Yours faithfully,

 

(Signature)

 

Kenneth Beare

Administrative Director

English Learners & Company

 

 

Inquiry Letter for Product

 

Inquiry letter for product is usually written in response to an advertisement in the newspaper about a new product that may be of interest to a potential buyer. This kind of letter seeks to obtain more information about the product, its range and specifications. The company's response to this letter would facilitate the decision of the reader about whether or not to buy the product.

 

An inquiry letter needs to be clear, precise and polite. You need to go straight to the point state your query about the product you are interested in. If you are not familiar with the technical jargon and therefore would not be able to understand the specifications, mention your requirements and expectations from the product. This will enable the manufacturing company to understand your needs and explain whether the product would be suitable to you or suggest some alternatives.

 

Ensure that the letter is worded well and would not be misconstrued as the placing of an order. You only need to convey your interest in the product and state your expectations and requirements from it. It should be clearly mentioned that you would be able to make any decision about buying the product only after getting a suitable reply from the company.

 

The samples of inquiry letter of product given below will give you a firm idea about drafting a suitable one for yourself.

 

 

Как составлять письмо-запрос на английском языке (Inquiry / Enquiry Letter). К этому письму мы обращаемся в том случае, если хотим получить более точную информацию о каких-нибудь товарах (goods); узнать, есть ли они в наличии в той или иной компании (availability of goods). Письмо-запрос на английском языке отправляется в случае, если компания хочет уточнить время и сроки поставки продукции (delivery dates); ознакомиться с условиями поставки (terms), скидками (discounts), способами доставки и т.д. Стоимость того или иного товара (prices of goods), а также перечень товаров, представленный в каталоге (catalogue), тоже можно узнать с помощью письма-запроса на английском языке.

BUSINESS ENGLISH VOCABULARY

Writing Business Letters

Существуют стандартные выражения, часто употребляемые в деловой переписке на англиском языке, использование которых придаст вежливый и официальный тон вашему посланию.

1. Обращение
Dear Sirs, Dear Sir or Madam	(если вам не известно имя адресата)
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms	(если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”)
Dear Frank,	(В обращении к знакомому человеку)
2. Вступление, предыдущее общение.
Thank you for your e-mail of (date)…	Спасибо за ваше письмо от (числа)
Further to your last e-mail…	Отвечая на ваше письмо…
I apologise for not getting in contact with you before now…	Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
Thank you for your letter of the 5th of March.	Спасибо за ваше письмо от 5 Марта
With reference to your letter of 23rd March	Относительно вашего письма от 23 Марта
With reference to your advertisement in «The Times»	Относительно вашей рекламы в Таймс
3. Указание причин написания письма
I am writing to enquire about	Я пишу вам, чтобы узнать…
I am writing to apologise for	Я пишу вам, чтобы извиниться за…
I am writing to confirm	Я пишу вам, что бы подтвердить…
I am writing in connection with	Я пишу вам в связи с …
We would like to point out that…	Мы хотели бы обратить ваше внимание на...
4. Просьба
Could you possibly…	Не могли бы вы…
I would be grateful if you could …	Я был бы признателен вам, если бы вы...
I would like to receive	Я бы хотел получить……
Please could you send me…	Не могли бы вы выслать мне…
5. Соглашение с условиями.
I would be delighted to …	Я был бы рад...
I would be happy to	Я был бы счастлив…
I would be glad to	Я был бы рад…
6. Сообщение плохих новостей
Unfortunately …	К сожалению…
I am afraid that …	Боюсь, что…
I am sorry to inform you that	Мне тяжело сообщать вам, но …
We regret to inform you that…	К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
7. Приложение к письму дополнительных материалов
We are pleased to enclose...	Мы с удовольствием вкладываем…
Attached you will find...	В прикрепленном файле вы найдете...
We enclose...	Мы прилагаем…
Please find attached (for e-mails)	Вы найдете прикрепленный файл…
8. Высказывание благодарности за проявленный интерес.
Thank you for your letter of	Спасибо за ваше письмо
Thank you for enquiring	Спасибо за проявленный интерес…
We would like to thank you for your letter of...	Мы хотели бы поблагодарить вас за…
9. Переход к другой теме.
We would also like to inform you...	Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about...	Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about...	В ответ на ваш вопрос о…
I also wonder if…	Меня также интересует…
10. Дополнительные вопросы.
I am a little unsure about…	Я немного не уверен в …
I do not fully understand what…	Я не до конца понял…
Could you possibly explain…	Не могли бы вы объяснить…
11. Передача информации
I’m writing to let you know that…	Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you…	Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that…	Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that…	К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
12. Предложение своей помощи
Would you like me to…?	Могу ли я (сделать)…?
If you wish, I would be happy to…	Если хотите, я с радостью…
Let me know whether you would like me to…	Сообщите, если вам понадобится моя помощь.
13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа
I look forward to...	Я с нетерпением жду,
hearing from you soon	когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday	встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday	встречи с вами в Четверг
14. Подпись
Kind regards,	С уважением…
Yours faithfully,	Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)
Yours sincerely,	(если имя Вам известно)

 

Useful phrases and vocabulary for writing business letters.

 

Salutation	• Dear Mr. Brown • Dear Ms. White • Dear Sir • Dear Madam • Dear Sir or Madam • Gentlemen
Starting	• We are writing - to inform you that... - to confirm... - to request... - to enquire about... • I am contacting you for the following reason... • I recently read/heard about..... and would like to know.... • Having seen your advertisement in..., I would like to... • I would be interested in (obtaining / receiving)... • I received your address from ----- and would like to...
Referring to previous contact	• Thank you for your letter of March 15. • Thank you for contacting us. • In reply to your request,... • Thank you for your letter regarding... • With reference to our telephone conversation yesterday... • Further to our meeting last week... • It was a pleasure meeting you in London last month. • I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo. • I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday.
Making a request	• We would appreciate it if you would... • I would be grateful if you could... • Could you please send me... • Could you possibly tell us / let us have... • In addition, I would like to receive... • It would be helpful if you could send us... • I am interested in (obtaining / receiving)... • I would appreciate your immediate attention to this matter. • Please let me know what action you propose to take.
Offering help	• Would you like us to...? • We would be happy to... • We are quite willing to... • Our company would be pleased to...
Giving good news	• We are pleased to announce that... • I am delighted to inform you that.. • You will be pleased to learn that...
Giving bad news	• We regret to inform you that... • I'm afraid it would not be possible to... • Unfortunately we cannot / we are unable to... • After careful consideration we have decided (not) to...
Complaining	• I am writing to express my dissatisfaction with... • I am writing to complain about... • Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. • We regret to inform you that our order n° ----- is now considerably overdue. • I would like to query the transport charges which seem unusually high.

Apologising (US: Apologizing)	We are sorry for the delay in replying to... I regret any inconvenience caused (by)... I would like to apologise for the (delay, inconvenience)... Once again, please accept my apologies for...
Orders	Thank you for your quotation of... We are pleased to place an order with your company for.. We would like to cancel our order n°..... Please confirm receipt of our order. I am pleased to acknowledge receipt of your order n°..... Your order will be processed as quickly as possible. It will take about (two/three) weeks to process your order. We can guarantee you delivery before...(date) Unfortunately these articles are no longer available / are out of stock.
Prices	Please send us your price list. You will find enclosed our most recent catalogue and price list. Please note that our prices are subject to change without notice. We have pleasure in enclosing a detailed quotation. We can make you a firm offer of...
Referring to payment	Our terms of payment are as follows... Our records show that we have not yet received payment of... According to our records... Please send payment as soon as possible. You will receive a credit note for the sum of...
Enclosing documents	I am enclosing... Please find enclosed... You will find enclosed...
Closing remarks	If we can be of any further assistance, please let us know. If I can help in any way, please do not hesitate to contact me. If you require more information... For further details... Thank you for taking this into consideration. Thank you for your help. We hope you are happy with this arrangement. We hope you can settle this matter to our satisfaction.
Referring to future business	We look forward to a successful working relationship in the future. We would be (very) pleased to do business with your company. I would be happy to have an opportunity to work with your firm.
Referring to future contact	I look forward to seeing you next week. Looking forward to hearing from you,... Looking forward to receiving your comments, I look forward to meeting you on the (date). I would appreciate a reply at your earliest convenience. An early reply would be appreciated.
Ending business letters	◊ Sincerely, }   ◊ Yours sincerely,} for all customers / clients ◊ Sincerely yours,}   ◊ Yours faithfully, in more formal letters   ◊ Regards, for those you already know and/or with whom you have a working relationship

 

 

Письмо-запрос информации (Enquiry Letter)

отправляется, когда необходимо получить более подробную информацию об интересующем вас товаре или услуге.

В начале письма следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь. Составить текст письма вы можете с помощью следующих стандартных выражений.

 

1. Официальное обращение, поскольку с адресатом вы не знакомы.

Dear Sir or Madam, Dear Sirs

 

2. Указание источника информации о компании

With reference to your advertisement (ad) in...

Относительно вашей рекламы в

Regarding your advertisement (ad) in...

Касательно вашей рекламы в …

 

3. Просьба выслать необходимые данные

Сould you please send me...

Не могли бы вы выслать мне

I would be grateful if you could…

Я был бы благодарен, если вы…

Can you give me some information about…

Можете ли вы дать мне информацию о…

Could you send me more details…

Могли бы вы выслать мне подробную информацию…

 

4. Дополнительные вопросы

I would also like to know...

Я бы также хотел узнать…

Could you tell me whether...

Скажите, пожалуйста…

 

5. Подпись

Yours faithfully, Искренне Ваш, (если имя Вам не известно)

Yours sincerely, (если имя Вам известно)

Пример

 

Kenneth Beare

2520 Visita Avenue

Olympia, WA 98501

 

Jackson Brothers

3487 23rd Street

New York, NY 12009

 

September 12, 2000

 

Dear Sirs,

With reference to your advertisement in yesterday's «New York Times», could you please send me a copy of your latest catalogue. I would also like to know if it is possible to make purchases online.

 

Yours faithfully,

 

(Signature)

 

Kenneth Beare

Administrative Director

English Learners & Company

 

 

Inquiry Letter for Product

 

Inquiry letter for product is usually written in response to an advertisement in the newspaper about a new product that may be of interest to a potential buyer. This kind of letter seeks to obtain more information about the product, its range and specifications. The company's response to this letter would facilitate the decision of the reader about whether or not to buy the product.

 

An inquiry letter needs to be clear, precise and polite. You need to go straight to the point state your query about the product you are interested in. If you are not familiar with the technical jargon and therefore would not be able to understand the specifications, mention your requirements and expectations from the product. This will enable the manufacturing company to understand your needs and explain whether the product would be suitable to you or suggest some alternatives.

 

Ensure that the letter is worded well and would not be misconstrued as the placing of an order. You only need to convey your interest in the product and state your expectations and requirements from it. It should be clearly mentioned that you would be able to make any decision about buying the product only after getting a suitable reply from the company.

 

The samples of inquiry letter of product given below will give you a firm idea about drafting a suitable one for yourself.

 

 

Как составлять письмо-запрос на английском языке (Inquiry / Enquiry Letter). К этому письму мы обращаемся в том случае, если хотим получить более точную информацию о каких-нибудь товарах (goods); узнать, есть ли они в наличии в той или иной компании (availability of goods). Письмо-запрос на английском языке отправляется в случае, если компания хочет уточнить время и сроки поставки продукции (delivery dates); ознакомиться с условиями поставки (terms), скидками (discounts), способами доставки и т.д. Стоимость того или иного товара (prices of goods), а также перечень товаров, представленный в каталоге (catalogue), тоже можно узнать с помощью письма-запроса на английском языке.