Организация документооборота по банковским операциям.

Банковская документация – комплект документов, являющихся письменным свидетельством совершаемых банковских операций и обосновывающий их отражение в бухгалтерском учете.

К банковской документации относят следующие виды документов:

– документы директивного характера (приказы, инструкции и т.п.). Они предназначены для руководителей и работников банка, которые должны принять их к исполнению;

– оперативно-расчетные документы (платежные поручения, мемориальные ордера и т.п.). На основании этих документов работники учетно-операционных отделов совершают денежно-расчетные операции.

– кассовые документы (объявления на взнос наличными, приходные и расходные кассовые ордера и т.п.). На основании этих документов совершаются операции, связанные с приемом и выдачей наличных денег;

– документы по внутрибанковским операциям (авансовые отчеты, счета-фактуры и т.п.).

По характеру совершаемых операций документы подразделяются следующим образом:

1) кассовые документы;

2) мемориальные документы (все документы, используемые для совершения безналичных перечислений по счетам);

3) внебалансовые документы (приходные и расходные внебалансовые ордера, которыми оформляется прием и выдача ценностей и документов клиентов, которые хранятся в банке, а также бланки строгой отчетности).

Кассовые документы предназначены для оформления операций по приему и выдаче наличных денег. Они могут быть приходными и расходными.

Приходные кассовые документы:

– объявление на внос наличными (состоит из объявления, ордера, квитанции и используется при приеме наличных денег от клиентов банка)

– приходный кассовый ордер (используется при сдаче подотчетных неиспользованных сумм и др.);

– препроводительная ведомость (заполняется клиентами, сдающими выручку инкассаторам);

– квитанция (используется при уплате штрафов и других клиентских платежей).

Расходные кассовые документы:

– денежный чек клиента (брошюруются в чековые книжки). Для получения чековой книжки клиент предоставляет в банк операционному работнику заявление, затем оно подписывается и передается в кассу, кассовый работник проставляет на чеках штамп предприятия и банка. Чековая книжка выдается клиенту, корешок заявления передается в бухгалтерию, номера чеков переносятся в карточку образцов подписей и оттиска печати;

– расходные кассовые ордера используются при внутрибанковских операциях, например, при выдаче подотчетных сумм.

При разработке правил документооборота по безналичным расчетам работники банка должны учитывать следующее:

– все документы, поступающие в течение операционного дня, подлежат оформлению и отражению по счетам в тот же день;

– оплата денежно-расчетных документов производится в пределах наличия средств на счете клиента на начало дня;

– утром следующего рабочего дня составляется сводное платёжное поручение и передаётся в расчетно-кассовый центр вместе с расходными документами и их описью;

– выписки из корреспондентских счетов кредитной организации должны получать из расчетно-кассового центра не позднее, чем на следующий рабочий день до начала операционного времени;

– прием расчетных документов от клиентов осуществляется сотрудниками бухгалтерии банка, которые на всех экземплярах документов проставляют штамп банка, дату и подпись;

– в целях улучшения обслуживания клиентов и равномерного распределения нагрузки в банках может разрабатываться график обслуживания клиентов;

– поручения клиентов на перечисление средств с их счетов могут передаваться в банк с применением технических средств;

– каждый документ должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц, оттиск печати и соответствовать образцам, предоставленным в банк;

– не допускается прием к исполнению документов, имеющих какие либо исправления.

Кредитная организация самостоятельно разрабатывает правила документооборота и технологию обработки учетной информации.

Под технологией обработки понимается последовательность действий бухгалтерских работников от приема документов до сдачи их в документы дня.

В каждом коммерческом банке разрабатывается свой график документооборота, в котором указывается конкретное время для расчетно-кассового обслуживания клиентов, что обеспечивает последовательное движение денежно-расчетных документов по инстанциям, проверку и своевременную обработку.

График документооборота утверждается руководителем банка.

При составлении графика учитываются особенности обработка банковских документов на различных этапах, что в свою очередь определяет специфику работы структурных подразделений учетно-операционного аппарата банка.

Как правило, банковские документы в своем документообороте проходят четыре этапа:

– проверка оформления документа;

– подписание документа ответственными банковскими работниками;

– занесение документа в учетные регистры;

– контрольная сверка документа с записью в учетном регистре перед формированием документов дня.