Разработка стратегии смягчения рисков

После того как мы выявили проектные риски необходимо спланировать мероприятия, направленные на предупреждение, ограничение или смягчение отрицательных последствий рисков.

Поскольку планирование риска может потребовать достаточно много времени и сил, то данный вид работы  выполняется, как правило, только для наиболее приоритетных рисков. Планирование предполагает: выявление признаков угрозы возникновения каждого риска; определение перечня мероприятий по предупреждению или смягчению последствий рисков.

Существует три основных способа борьбы с рисками:

1) п роведение упреждающих мероприятий, направленных на снижение вероятности появления риска. Например, если выполнение некоторой работы зависит от единственного специалиста в данной области, предусмотрите возможность обучения другого специалиста того же профиля. План подобных мероприятий обычно называют планом предупреждения рисков;

2) смягчение последствий воздействия риска. Например, если выполнение некоторого этапа проекта зависит от поставщика, контракт с ним мог бы предусматривать введение штрафа за несвоевременную доставку. План подобных мероприятий обычно называют планом смягчения рисков;

3) использование альтернативного плана, который вступает в силу при появлении угрозы риска. Например, если появляется опасность задержки выполнения задачи, альтернативный план может пре-дусматривать назначение дополнительных ресурсов на эту работу. Подобный план называют планом ограничения рисков.

Все средства MS Project, пригодные для планирования рисков, можно условно разделить на две группы:

1) средства идентификации рисков проекта;

2) средства хранения информации о рисках.

Определяя стратегию смягчения рисков, следует всегда сравнивать затраты на предотвращение риска с затратами, которые будут понесены, если риск осуществится. Например, если в случае осуществления риска бюджет возрастет на 20000 руб., то стоимость работ по сдерживанию не должна превышать этой цифры.

План сдерживания рисков

В рассматриваемом проекте при идентификации рисков мы определили, что существует высокая вероятность срыва работ из-за недоступности специалиста, обладающего уникальными знаниями и выполняющего большой объем работ. Надежным способом снижения вероятности риска в нашем проекте является привлечение еще одного специалиста с требуемым уровнем квалификации, так как затраты на его использование могут быть значительно меньше, чем величина бюджетного риска, вычисленная с помощью PERT-анализа.

Если привлечение дополнительных ресурсов невозможно, менеджер проекта создает план сдерживания рисков.

Для сдерживания рисков в план проекта рекомендуется включать работы, выполнение которых не окажет существенного влияния на расписание, и при этом снизит вероятность наступления риска. Например, в нашем проекте за день до завершения задачи «Подбор необходимой информации», можно ввести в план задачу «Формирование библиотеки рабочих материалов и предоставление участникам проекта», что существенно снижает риск, но только в случае его наступления после 22 мая (смотрите ресурсный план проекта).

План реакции на риски

Если предотвратить наступление негативных событий путем проведения соответствующих работ согласно плану сдерживания рисков невозможно, необходимо разработать план реакции на риски.

Для многих рисков нельзя определить момент наступления. Например, в проекте «Инфодень» существуют риски, связанные с использованием специалиста, так как он  обладает уникальными знаниями, и пять задач из шести, где специалист задействован, не могут быть выполнены без его участия. Но точно определить момент наступления рисков нельзя, поскольку они не связаны с календарем проекта. В подобных случаях Вы можете разработать план реакции на риски, который можно будет применить в момент наступления риска.

План реакции на риски хранится в плане проекта в виде текстовой информации, связанной с определенными задачами или ресурсами. Для  создания и хранения информации о реакции на ресурсные риски выполните действия:

> Настройте ресурсное поле Text4 (Текст4), переименовав его в «План реакции на риски».

> Введите план реакции на риски в текстовое поле (рис. 6.12).

Рис. 6.12. Составляем план реакции на риски

Даже после того как план проекта проанализирован, многие риски выявлены и разработана стратегия смягчения их влияния на проект, все равно сохраняется вероятность, что в ходе выполнения проекта может произойти нечто непредвиденное. Иными словами, вполне возможно, что какие-то риски не были выявлены либо их существование нельзя предположить на нынешнем этапе планирования проекта. Поэтому в проектный план необходимо заложить временной и финансовый буферы, позволяющие отреагировать на возникающие риски и снизить вероятность увеличения длительности проекта.

Финансовый буфер создается  простым увеличением стоимости проекта на коэффициент, который принято использовать в конкретной организации. Например, если бюджет проекта составляет $100 000, а пессимистический бюджет — $120 000, то с учетом буфера бюджет проекта может равняться $130 000.

Формирование временного буфера рассмотрим более подробно.