Устранение перегруженности задачи

Если перегрузка ресурса обусловлена тем, что объем назначений ресурса на одну задачу превышает заданный максимальный объем, то для устранения перегрузки целесообразно использовать окно «Сведения о задаче».

Получив сообщение о перегрузке с помощью «столбца Превышение доступности» в таблице задач, достаточно просто перейти на вкладку «Ресурсы» и внести необходимые изменения в назначения ресурсов.

Обычно перегруженность задачи обусловлена недостаточным количеством ресурса определенного вида. Формально такую ситуацию можно исправить двумя способами:

1) увеличить для используемого ресурса значение поля «Макс, единиц» в «Листе ресурсов»;

2) увеличить количество доступных единиц ресурса на время выполнения перегруженной задачи.

 

Замена ресурсов

Иногда в управлении проектом эффективнее произвести полную замену одного назначения на задачу другим вместо частичного переноса трудозатрат с одного ресурса на другой. Например, в проекте задействован программист Фролов с общей доступностью 50 %. Естественно, что назначение его на задачу «А» с фиксированными трудозатратами с загрузкой в 100 % приведет к превышению загрузки. Поскольку уменьшение загрузки ресурса приведет к увеличению длительности данной задачи, то для выравнивания загрузки Фролова нужно заменить другим ресурсом.

Для этого следует открыть диалоговое окно назначения ресурсов для задачи «А» и с помощью фильтрации по группе «Программист» выбрать ресурсы, способные заменить Фролова. В результирующем списке ресурсов выделим курсором ячейку Фролова и нажмем кнопку Заменить. В открывшемся диалоговом окне Замена ресурса нужно выбрать ресурс, назначаемый на место заменяемого, и указать, на сколько единиц он выделяется. После нажатия кнопки ОК будет выполнена замена ресурса.

С помощью диалогового окна назначения ресурсов можно заменять, удалять или изменять объем назначения ресурса сразу для нескольких задач. Для этого в диаграмме Ганта нужно выбрать несколько задач при нажатой клавише Ctrl или Shift и затем открыть диалоговое окно. Это удобно, когда Вы хотите, например, заменить один ресурс другим сразу в нескольких задачах или назначить ресурс на несколько задач.

В случае если необходимо  частично перенести трудозатраты с одного ресурса на другой, то это нужно делать вручную с помощью диаграммы Использование задач или Использование ресурсов.

Перенос трудозатрат в сверхурочные

Иногда перегружающие трудозатраты нельзя передать другому ресурсу, удалить или перераспределить в рамках назначения. В таком случае единственным способом выравнивания загрузки ресурса является перенос трудозатрат сверх нормы в сверхурочные.

Например, назначение Петрова превышает доступность на 2 часа. Попробуем перенести эти трудозатраты в сверхурочные. Для этого добавим в таблицу столбец Сверхурочные трудозатраты и в строке назначения укажем 2 часа. Затем сократим длительность задачи на 2 часа. В результате выполненных действий перегрузка ресурса будет удалена.

Сверхурочные трудозатраты стоит использовать в первую очередь для того, чтобы учитывать затраты на сверхурочную работу ресурса по особым ставкам. Если же Вы используете одинаковые ставки при оплате нормальной и сверхурочной работы, то вместо переноса трудозатрат для выравнивания загрузки можно просто увеличить рабочее время  в личном календаре ресурса.

 

Пример ручного выравнивания загрузки ресурса

Выравнивание загрузки ресурсов начнем с того, что в проекте «Инфодень» определим перегруженные ресурсы, время перегрузки и работы, которые сотрудники при этом должны выполнять. Для этого построим комбинированное представление, включающее всю необходимую информацию (рис. 4.6.)

 

 

Рис. 4.6 Исходные данные для анализа использования ресурсов

 

В нашем проекте перегрузка специалиста вызвана тем, что он назначен на два вида одновременно выполняющихся задач «Разработка плана-проспекта инфодня» и «Подбор необходимой информации» со 100 % занятостью на одной из задач. На диаграмме видно, что перегрузка ресурса происходит 4 ноября и составляет 4 часа. При этом для задач установлен тип «Фиксированный объем ресурсов», длительность проекта составляет 18 дней. Вы можете выбрать несколько вариантов для выравнивания загрузки специалиста. При этом необходимо иметь четкое представление о том, какие параметры проекта Вы можете варьировать. Варианты выравнивания ресурса:

> Если длительность проекта не может измениться (должна составлять 18 дней), а трудозатраты ресурса могут быть сокращены:

Для перегружающей задачи «Разработка плана-проспекта инфодня» в таблице использования ресурсов измените трудозатраты специалиста 4 ноября на 4 часа.

На диаграмме (рис. 4.7) видно, что загрузка ресурса выровнена, появился индикатор изменения трудозатрат в строке соответствующей задачи. Если переключится на диаграмму Ганта и для измененной задачи посмотреть сведения о назначении, то можно увидеть, что количество единиц ресурса для задачи снижено до 50 %, длительность проекта не изменилась и составляет 18 дней.

Рис. 4.7. Выравнивание ресурса «Специалист» за счет снижения

трудозатрат

Если выполнить работу с меньшими трудозатратами в установленный срок не возможно, Вы можете:

· изменить количество рабочего времени, необходимого ресурсу для выполнения данной работы, т.е. назначить сверхурочные часы или работу в выходные дни;

· изменить график работы так, чтобы работы выполнялись в то время, когда ресурсы не будут перегружены.

Предположим, что увеличение длительности проекта допустимо при неизменных трудозатратах.

Простейший способ выравнивания загрузки специалиста в плане проекта: зафиксировать длительность задачи «Подбор необходимой информации». В этом случае MS Project автоматически отложит выполнение данной задачи на один день, изменив дату начала на 15 мая. Объем работы специалиста не изменится и составит 108 часов, длительность проекта увеличится на один день и составит 18 дней (рис. 4.8).

Предыдущий результат Вы можете получить, не фиксируя длительность задачи, путем установления для перегружающей задачи выравнивающей задержки, равной одному дню, в форме названий ресурса (рис. 4.9).

Рис. 4.8. Автоматическое изменение сроков

перегружающей задачи

 

Если Вы переключитесь на диаграмму Ганта с выравниванием в текущем файле проекта, то получите диаграмму, идентичную диаграмме, построенной в результате автоматического выравнивания ресурсов (рис. 4.3).

 

 

Рис 4.9. Использование выравнивающей задержки для устранения

перегрузки ресурса «Специалист»

 

В подавляющем большинстве реальных проектов ресурсное планирование не заканчивается распределением ресурсов между задачами проекта или подсчетом суммарного количества необходимых ресурсов. Наоборот, первоначальный вариант распределения ресурсов служит лишь отправной точкой для всестороннего анализа параметров проекта: его стоимости, влияния распределения ресурсов на сроки завершения отдельных задач и проекта в целом, наличие «рискованных» участков и т. д.

Ведущую роль в проведении такого анализа играет проектный треугольник, отражающий интегрированную характеристику любой задачи проекта. Вершинами этого треугольника служат длительность задачи, ее трудоемкость и объем назначенных ресурсов. Изменение «координат» (численного значения) любой из вершин неизбежно ведет к смещению одной из двух других. Например, привлечение дополнительных ресурсов к выполнению задачи при неизменной ее трудоемкости приведет, скорее всего, к сокращению длительности задачи. С другой стороны, увеличение трудоемкости задачи при том же количестве исполнителей неизбежно повлечет увеличение ее длительности.

Указанные соотношения реализованы в алгоритмах MS Project, используемых при расчете параметров проекта. Разработчику проекта предоставлена возможность выбора той «вершины», которая должна оставаться «неподвижной». Для этого требуется установить для задачи соответствующий тип планирования: Фиксированные трудозатраты, Фиксированный объем ресурсов или Фиксированная длительность

После того как произведено назначение ресурсов, разработчик про-екта может манипулировать не только типами задач, но и объемом назначения ресурса, добиваясь стоящей перед ним цели: сокращения сро-ка завершения проекта, рационального распределения имеющихся ресурсов или снижения риска при выполнении наиболее важных работ [1].

 

Контрольные вопросы

1. В чем заключается основная проблема использования ресурсов в проекте?

2. Перечислите причины появления перегрузки ресурсов в проекте.

4. Какие средства MS Project используются для выявления ресурсов с превышением доступности?

5. Какие настройки MS Project необходимо выполнить для осуществления автоматического выравнивания загрузки ресурсов?

6. В каких случаях следует  выравнивать загрузку ресурсов вручную?

7. Какие факторы влияют на результат выравнивания загрузки ресурсов?

8. Каким образом осуществляется повышения уровня доступности ресурса в проекте?

9. В каком случае для выравнивания загрузки применяется замена назначений задач?

10. Каким образом устраняется перегруженность задачи?

Задание

 

1. Получите список ресурсов с превышением доступности. Сохраните результат в файле (4_1.mpp). Если перегруженные ресурсы не обнаружены, создайте вариант плана, в котором присутствует как минимум три перегруженных ресурса с учетом следующих обстоятельств:

· назначение задаче ресурса в количестве, превышающем максимально допустимый объем назначений;

· одновременное назначение ресурса на две или более задач;

· назначение ресурса на задачи, выполняемые в период недоступности ресурса;

Сохраните результат в файле 4_2.mpp.

2. Выполните настройку процедуры автоматического выравнивания.

3. Проведите автоматическое выравнивание загрузки ресурсов в двух вариантах:

а) в пределах имеющегося резерва (4_3.mpp)

б) с превышением имеющегося резерва (4_4.mpp)'

Сравните полученные варианты плана, сделайте выводы по каждому плану и запишите их в поле «Заметки».

4. Выберите план, содержащий перегруженные ресурсы после автоматического выравнивания и сохраните его в файле (5_mpp).

5. Выполните анализ плана, для каждого перегруженного ресурса сформулируйте имеющиеся способы выравнивания.

6. Выполните несколько вариантов ручного выравнивания загрузки ресурсов в соответствие со следующими ограничениями (знаком «+» отмечены зафиксированные параметры проекта).

 

Вариант выравнивания	Время	Стоимость	Объем работ	Результат (название файла.mpp)
1	+			4_6
2.		+		4_7
3.			+	4_8
4.	+	+		4_9
5.	+		+	4_10

 

7. Проведите анализ полученных результатов оптимизации ресурсного плана.

 

Практическая работа 10

Фиксация базового плана. Оптимизация параметров проекта в MS Project

 

Цель работы: изучение методов анализа и оптимизации плана работ и стоимости проекта, получение практических навыков оптимизации параметров проектов в среде MS Project.

 

Методы оптимизации плана работ

После того как вы сформировали план проекта, и в приложении MS Project вычислили его временные параметры и стоимость, Вы можете обнаружить, что имеется некоторый запас времени и/или ресурсов. Такой запас позволяет выбрать одно из трех направлений улучшения показателей проекта:

а) закончить проект раньше первоначально намеченного срока при сохранении сформированного бюджета;

б) повысить качество работ (посредством привлечения лучших ресурсов) за счет увеличения бюджета, при сохранении сроков выполнения работ;

в) повысить качество работ за счет увеличения отводимого на них времени, при сохранении бюджета;

Хотя можно, конечно, пойти и по четвертому пути: сохранить рассчитанные сроки выполнения работ, обеспечив экономию материальных средств.

Однако значительно более сложные проблемы возникают в тех случаях, когда разработчик проекта получает план, параметры которого не умещаются  во временные и/или бюджетные рамки.

Рассмотрим методы оптимизации сроков и стоимости проектных работ и методику применения данных методов в среде MS Project. Классическими методами анализа и оптимизации плана работ являются методы PERT (Program, Evalution and Rewiew Technique, техника оценки и пересмотра программ) и метод критического пути CPM (Critical Path Method).