Описание бизнес-процессов оказания полиграфических услуг (модель «как есть»)

Руководство организации должно определить свои системы и входящие в них процессы для того, чтобы можно было четко понимать, управлять и улучшать эти системы и процессы. Функциональное моделирование деловых процессов в этой связи - ключевой элемент описания бизнес архитектуры организации. На выходе функционального моделирования появляется функциональная модель делового процесса организации.

Целью построения функциональной модели процесса является необходимое и достаточное формализованное описание всех подпроцессов, из которых состоит моделируемый бизнес-процесс, а также характера взаимосвязей между ними. Такая модель способна обеспечить полное представление как о функционировании исследуемого процесса, так и обо всех имеющих в нем место потоках информации и материалов.

Функциональная модель отражает функциональную структуру системы процессов, составляющих деятельность организации. Она используется для формализации знаний о структуре деятельности организации, анализа деятельности «как есть», выявления «узких мест» и проектирования функциональной структуры «как должно быть».

Построение функциональной модели «как есть» позволяет четко зафиксировать, какие деловые процессы осуществляются на предприятии, какие информационные объекты используются при выполнении деловых процессов и отдельных операций.

Модель и описание бизнес-процессов, разработанные в данной работе, дают ответы на следующие вопросы:

· какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;

· в какой последовательности выполняются эти процедуры;

· какие механизмы контроля и управления существуют в рамках описываемых бизнес-процессов;

· кто выполняет процедуры бизнес-процесса;

· какие входящие документы/информацию использует и какие исходящие документы/информацию генерирует каждая процедура бизнес-процессов;

· какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры бизнес-процессов;

· какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры;

· какие параметры характеризуют выполнение процедур и бизнес-процессов в целом;

· какие недостатки и проблемы существуют в деятельности предприятия.

На рис. 1 показан основной процесс полиграфического предприятия «Изготовление печатной продукции». Он представляет собой набор взаимодействующих и взаимосвязанных этапов, отображающих процессы, операции, действия, происходящие на предприятии. Данный бизнес-процесс состоит из четырех этапов: «Анализ и согласование заявки клиента», «Оформление заказа», «Выполнение заказа» и «Отгрузка продукции».

 

Рисунок 1 - Схема бизнес-процесса изготовления печатной продукции (модель «как есть»)

 

Проанализировав бизнес-процессы «Изготовление печатной продукции» и «Осуществление закупки материалов» можно выделить следующие недостатки в работе предприятия:

1) Низкое качество обслуживания клиентов, вызванное низкой скоростью обработки заказов клиентов и оформления необходимой документации, так как высок удельный вес рутинной ручной работы при оформлении заказа;

2) Несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации о заказе клиента, которая происходит путем заполнения специальных бумажных стикеров (бирок);

3) Несовершенство организации размещения заказа на предприятии. Информация о заказах хранится в письменной форме в «Книге регистрации заказов»;

4) Ручной расчет стоимости, в том числе себестоимости, заказа;

5) Несовершенство организации передачи заказа в производство. После получения информации об оплате заказа, информация о нем передается бухгалтером в устной форме, то есть потеря части полезной информации из-за передачи данных в устной и письменной форме;

6) Отсутствие контроля исполнения и движения заказов;

7) Практически полное отсутствие автоматизированного складского учета. Учет поступивших ТМЦ основывается на товарных накладных, переданных поставщиками материалов. Списание ТМЦ осуществляется из расчета примерного, не рассчитываемого потребления материалов. Отсутствие возможности в оперативном режиме видеть складские остатки материалов, необходимых для изготовления заказа и возможное возникновение ситуации нехватки материалов для осуществления заказа;

8) Невозможность формирования отчетов по структуре заказов клиентов, ведения различной контактной информации.

Из вышесказанного можно сделать вывод о наличии большого количества проблем в работе «АВС», которые можно устранить с помощью информационных технологий управления, учитывающих специфику деятельности полиграфического предприятия и особенности его бизнес-процессов.

 

III. Выбор ИСУП для автоматизации деятельности предприятия

Конкуренция на полиграфическом рынке возрастает с каждым годом, поэтому повышение эффективности работы за счет внедрения систем управления производством становится все более актуальным. Внедрение подобных систем позволяет решить следующие задачи:

- оформление и расчет полиграфического заказа;

- подготовка производственной документации;

- взаиморасчеты с заказчиками, подготовка расчетных и отгрузочных документов;

- планирование и диспетчеризация производства;

- производственный учет;

- расчет себестоимости;

- планирование расхода материалов, резервирование материалов;

- учет бумаги и материалов;

- учет готовой продукции;

- оперативная производственная отчетность;

- анализ достигнутых результатов;

- контроль над прохождением заказа.

В рамках данной работы будут рассмотрены следующие системы управления, представленных на российском рынке и ориентированных на управление полиграфическим предприятием:

1) «1С: Широкоформатная печать 8»;

2) ИИСУП «ЛИМ-Корпорация»;

3) «1С:Полиграфия 8»;

4) «ASystem»;

5) «HIFLEX Print MIS»;

6) «PrintEffect»;

7) «LitExpress».

Поскольку в настоящее время на рынке предлагается большое количество различных систем управления полиграфическим предприятием, весьма актуальна проблема их объективного сравнения. Оценим системы по единому набору критериев.

 

Выделим следующие существенные факторы:

1) масштаб производства. Масштаб производства характеризуют такие показатели, как объем выпускаемой продукции в натуральном и стоимостном выражении, разнообразие номенклатуры изданий, численность персонала, стоимость основных и оборотных фондов. По масштабу производства различают крупные (численность персонала более ста человек), средние (от 16 до 100 человек) и малые (до 15 человек) полиграфические предприятия;

2) цена базовой конфигурации системы. Говоря о цене систем управления, следует учитывать следующие факторы: стоимость базовой конфигурации (ядро с некоторым минимальным количеством рабочих мест); стоимость дополнительных модулей и их рабочих мест; стоимость адаптации и стоимость внедрения. Также на формирование цены системы будет влиять необходимость ее информационной стыковки с другими функционирующими в типографии системами и стоимость технической поддержки и получения обновленных версий продукта.

3) число внедрений. Проверка на практике – число успешных внедрений на российских полиграфических предприятиях;

4) удобство интерфейса. В системах управления должна быть реализована интуитивно понятная, ориентированная на пользователя диалоговая структура интерфейса;

5) возможность интеграции с другими приложениями. Возможность для интеграции системы с внешними программами и оборудованием;

6) функциональность. В основе практически всех систем управления полиграфическим производством лежат следующие модули: калькуляция заказа, планирование производства, взаиморасчеты с работниками предприятия, учет склада материалов и готовой продукции. Также системы должны поддерживать многопользовательский режим работы с разграничением прав доступа и интеграцию с печатным оборудованием.

Основные требования, которым должна отвечать система управления полиграфическим предприятием, сформулированы выше. Необходимо выбрать систему максимально полно удовлетворяющую.

«АВС» является крупным предприятием – численность персонала на предприятии более ста человек. Таким масштабам производства соответствуют 5 изученных систем: «1С:Широкоформатная печать 8», ИИСУП «ЛИМ-Корпорация», «1С:Полиграфия 8», «ASystem», «HIFLEX Print MIS». В связи с узкой специализацией системы «1С:Широкоформатная печать 8», предназначенной для управления рабочими процессами типографии широкоформатной печати, данная программа не подходит для «АВС». Системы «PrintEffect» и «LitExpress» не соответствуют масштабам производства «АВС».

В качестве ключевого момента можно выделить невысокую цену продукта «1С:Полиграфия 8» - от 155 000 тысяч рублей, по отношению к стоимости других подходящих по масштабам производства систем (ИИСУП «ЛИМ-Корпорация», «ASystem», «HIFLEX Print MIS»), что делает его доступным для предприятий с невысоким уровнем дохода, которым является «АВС».

Число внедрений «1С:Полиграфия 8» более 110, что является приемлемым показателем, и свидетельствует об относительно высокой реальной апробации системы в стране.

Существенным преимуществом системы «1С:Полиграфия 8» является сходство её интерфейса с интерфейсом программы "1С:Бухгалтерия 8», которая является основным программным продуктом, применяемым в «АВС». Пользователям будет знаком интерфейс, что облегчит работу с новой системой.

Система «1С:Полиграфия 8» является открытой системой. Предоставляется возможность для интеграции практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных.

Разработчиками продукта являются компании «1С» и «Армекс», то есть это российская разработка, а значит, присутствует ориентация на отечественную специфику. Также данные фирмы работают на рынке больше 5 лет, стабильно развиваются, являются достаточно известными, имеют большой круг клиентов, свои собственные сервисные службы, и такие компании могут считаться надежными и их можно выбрать в качестве поставщика системы управления.

По функциональному содержанию система «1С:Полиграфия 8» наиболее полно подходит для «АВС». В её основу входят наиболее используемые модули, а также она поддерживает интеграцию с печатным оборудованием и многопользовательский режим.

Выбор оптимальной системы осуществлен, далее будет описано совершенствование основных бизнес-процессов «АВС» с помощью системы управления полиграфическим предприятием «1С:Полиграфия 8».

 

IV. Внедрение ИСУП, реорганизация деятельности компании