Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказа

Системы регистрации приказов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Документы регистрируются только один раз: входящие – в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, создаваемые – в день подписания или утверждения.

В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

В таможенном органе может применяться одна из трех форм регистрации документов – журнальная, карточная и автоматизированная (с использованием специальных компьютерных программ). Использование журнальной формы регистрации документов допускается в таможенных органах с объемом документооборота до 600 документов в год. Основным принципом регистрации документов по карточной форме является принцип одноразовости, то есть каждый документ регистрируется в таможенном органе только один раз. Количество экземпляров карточек определяется таможенным органом и зависит от уровня централизации организации делопроизводства, количества исполнителей документа и количества картотек в таможенном органе. Как правило, распечатываются три экземпляра карточек: два – размещаются в справочной и контрольной картотеках, один – передается исполнителю вместе с документом. Карточки изготавливаются на плотной бумаге формата А5 (210 х 148 мм) или А6 (105 х 148 мм). В случае внедрения автоматизированной формы регистрации документов формируется база регистрационных данных в электронном виде. С помощью автоматизированных регистрационных баз данных сотрудники обеспечиваются информацией обо всех документах и месте их размещения. В случае применения карточной или автоматизированной формы регистрации всех категорий документов (входящих, исходящих, внутренних) оформляется регистрационно-контрольная карточка с указанием обязательных реквизитов. Перечень обязательных реквизитов регистрационно-контрольной карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами. Порядок размещения реквизитов в регистрационно-контрольной карточке определяется таможенным органом.

Порядок хранения приказов

Все виды и формы распорядительных документов по личному составу должны регистрироваться и храниться отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (подлинники).

Поскольку последствия разных принимаемых кадровых решений неодинаковы в целом для организации и ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых они фиксируются.

Большая часть распорядительных документов по личному составу относится к «текущим».

 В соответствии с Типовой Инструкцией по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики, распорядительные документы по личному составу и их копии должны храниться во всех организациях, независимо от форм собственности, но срок их обязательного хранения составляет от одного до 75 лет. Копии таких документов в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок или до минования надобности.

В соответствии со сроками хранения определяются системы регистрации и хранения документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации – как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т.д. так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: «Приказы по отпускам» и т.д.

Выбор системы регистрации и хранения таких приказов определяется их количеством в течение года; чем больше число документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел.

Дела с такими приказами могут быть переходящими, т.е. их формирование может осуществляться несколько лет (принято – не более 5 лет), так как при небольшом количестве листов в деле каждый год заводить новое дело нецелесообразно. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

Порядок хранения таких документов ничем не отличается от правил хранения других дел с временными (до 10 лет) сроками хранения. Документы учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке.

Завершенное дело приказов по личному составу должно быть полностью оформлено в строгом соответствии с архивными правилами, едиными и обязательными для всех организаций, независимо от формы собственности.

Полное оформление дела предусматривает:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов в деле;

· составление заверительной записи (листа-заверителя);

· составление внутренней описи документов дела;

· оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело и др.).

Документы, помещенные в дело, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

 

 

Заключение

Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

Следовательно, любой приказ по личному составу, как вид документа, может относиться к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Двоякая системная принадлежность приказа по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.

Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

 

Список использованной литературы

Нормативно-правовые документы:

1. Типовая Инструкция по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики (разработана в соответствии с п.6 Постановления Совета Министров Донецкой Народной Республики от 10.01.2015 № 1-2 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти»).

Литература:

2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.

3. Кузнецов, С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2007. – № 11.

4. Кузнецова, Т.В., Кузнецов, С.Л. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. – 400 с.

5. Ларин, М. В., Управление документацией в организации [Текст] / М. В. Ларин. - М.: Научная книга, 2002. - 288 с.

6. Панфилова, Т.А., Кондратьева, Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. – Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272 с.

7. Печникова, А.В. Документация отдела кадров предприятия. – М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2000, - 256 с.

8. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. – 2007. - №2.