Виды приказов по личному составу

По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.

Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц – сводным.

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.

К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ. Например:

· личное заявление работника;

· контракт;

· докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);

· акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);

· письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;

· свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.

Ниже пункта пишется: «Основание: …».

Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.

В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок.

Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа:

· распорядительное действие;

· фамилия, имя, отчество лица;

· должность и структурное подразделение;

· дата вступления в силу данного пункта приказа;

· обязательные условия.

В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.

При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).

 

Глава 2. Особенности подготовки и оформления приказов и распоряжений

Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности таможенного органа.

Проекты приказов по личному составу готовит кадровая служба.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, их своевременное согласование с заинтересованными сторонами и представление на подпись начальнику таможенного органа возлагается на начальников структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты.

Проекты приказов представляются на подпись начальнику таможенного органа через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства), которое несет ответственность за соблюдение требований по оформлению приказов и наличие виз согласно листу согласования.

Проекты приказов представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Визирование проектов приказов осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в Инструкции по делопроизводству.

Подписание проектов приказов осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в Инструкции по делопроизводству.

Подписанные приказы поступают в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) для регистрации и рассылки.

Приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года и вида документов. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы по основной деятельности, личному составу регистрируются отдельно.

При регистрации приказов по личному составу в зависимости от содержания к номеру добавляются буквенные индексы «К», «А», «КМ», «П».

Копии приказов направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем и подписывается начальником (заместителем начальника) структурного подразделения — исполнителя документа.

При небольшом тираже (до 10 адресатов) приказов указатель рассылки располагается на листе согласования после всех виз.

В отдельных случаях копии приказов при направлении адресатам (сторонним организациям) заверяются в соответствии с порядком, изложенным в Инструкции по делопроизводству.

Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14.

Приказ имеет следующие основные реквизиты:

— Государственный герб;

— наименование органа исполнительной власти — Таможенная служба Донецкой Народной Республики;

—наименование таможенного органа;

—вид документа — приказ;

—дата документа;

—место составления (издания) документа;

—регистрационный номер документа;

—наименование документа (заголовок к тексту);

—текст приказа;

—подпись должностного лица;

—визы;

—отметка об исполнителе.

Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом; регистрационный номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и выравнивается по центру, например: