Выбор экспонатов и выставочной программы  

экспонат должен нравиться потребителю, а не только экспоненту. Поэтому для ограничения числа ошибок выставочная программа должна предусматривать решение ряда вопросов:

- Следует представлять полный спектр продукции/услуг или лишь отдельные, наиболее выразительные проблемные решения?

- Что обязательно следует показать на выставке?

- Какие продукты/услуги являются новыми, улучшенными, превосходят конкурентов? Что в них следует особо подчеркнуть?

- Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы?

- Учтены ли актуальные тенденции (экономически, технически)?

- Соответствуют ли дизайн, окраска, упаковка предпочтениям посетителей?

- Нужно ли изготовить специальные модели для выставки?

- Что должны разъяснять текстовые табло, дисплеи, видеоматериалы?

- Могут ли товары быть показаны в действии, близком к реальной практике?

- Какие вспомогательные средства и оборудование для этого нужны (электрический ток, газ, сжатый воздух)?

- Сколько места для этого нужно?

Зачастую по списку экспонатов определяется необходимое место на стенде для их размещения. Однако не это значение является определяющим для выбора его размеров. Определяющим, по мнению авторов, является число стендистов, которые должны работать на стенде, чтобы обеспечить достижение фирмой поставленной цели участия в выставочном мероприятии. Окончательные размеры стенда определяются с позиций реализации целей участия в ходе последующей итерации площадей, необходимых для работы стендистов с клиентами и демонстрации экспонатов и окончательно с учетом финансовых возможностей фирмы.

12. Регистрация и оформление участия в выставке

Для регистрации экспонент получает от организатора выставки следующую информацию: планы территории, планы павильонов, документы для регистрации, документы об услугах, предлагаемые места для стенда, условия проведения выставки, инструкции.

В заявке нужно указать:

- минимальные и максимальные размеры стенда (в кв. м),

- расположение в павильоне или на открытой площадке (инфраструктура),

- габариты стенда (длина и ширина),

- тип стенда (в ряду, угловой, головной или блок-стенд),

- отклонения от заранее заданной схемы распределения места,

- конструкцию (одно- или двухэтажный стенд),

- данные о выставляемых товарах (структура по отраслям),

- субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы,

- данные о количестве ожидающихся отходов и их виды.

Условия участия в выставке (договор на участие). В документе об условиях участия в выставке регулируются такие пункты договора, как допуск на выставку, арендная плата за стенд, условия оплаты, возможное расторжение договора, регистрация субэкспонентов и дополнительно представляемых фирм.

В технической части намечаются сроки, даются инструкции по монтажу и разборке, описания оформления стенда, характеристики строительных материалов, которые разрешено применять, обязательства по избежанию излишних отходов и их вторичному использованию, указываются высота стенда, допустимая нагрузка на занимаемую поверхность, называются технические установки для обслуживания стенда, даются разъяснения по поводу показов и рекламы на стендах, противопожарной охраны, предупреждения несчастных случаев и требований техники безопасности, материальной ответственности и страхования.

В случае отказа от участия в выставке выплачивается неустойка в разных размерах – в зависимости от конкретных сроков.

Помимо вспомогательных средств для работы с прессой и рекламы у организатора или у фирм, с которыми он заключил договоры, можно сделать заказ на целый ряд услуг, включенных в стоимость участия (обязательные выставочные услуги) или по твердым расценкам. Сюда входят: аренда готового стенда, прокат мебели, кухонного оборудования, покрытий для пола, осветительных приборов, аудиовидео-техники, услуги экспедиции, аренда помещения для хранения тары, резервирование жилья, уборка и охрана стенда, транспортная и выставочная страховка, проводка электричества, воды, нагнетаемого воздуха, подключение телекоммуникаций, предоставление подсобных рабочих, фотообслуживание, посещение с целью ознакомления с деятельностью местных институтов, организаций, предприятий, представляющих интерес для экспонента, культурная программа (экскурсионные поездки по городу, посещение музеев, театров и т.д.).

Уже на месте при монтаже предлагаются и другие услуги, продажа и прокат цветов, декоративный материал и материал для монтажа стенда, продажа товаров повседневного спроса, предоставление новой рабочей силы и т.д.

В сервис входит также выдача удостоверений для персонала стенда.

каталог является дополнительным источником рекламы. Значение информации о себе в каталоге сегодня понимает подавляющее большинство экспонентов.

Бланки для внесения данных в каталог и информационные системы пересылаются при оформлении заявки на участие, за рубежом – вместе с официальным допуском.

Разумное планирование и осуществление транспортировки предотвращает излишние материальные потери и сокращает дополнительные расходы. Для экспонента транспортировка является частью организации его участия в ярмарке/выставке и требует серьезной заботы, ибо залог успеха – вовремя доставленные в сохранности экспонаты, которые легко распаковать и вновь упаковать.