Создание шаблонов документов

1.Нажмите кнопку Microsoft Office → Создать.

2.Выберите Новый документ → Создать.

3. Наберите текст по абразцу:

 

Унифицированная форма № КО-5

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 18.08.98 г. №88

 

 

			Код
Форма по ОКУД			0310005
	по ОКПО
организация
структурное подразделение

 

КНИГА УЧЕТА

ПРИНЯТЫХ И ВЫДАННЫХ КАССИРОМ

ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

 

 

г.

 

 

фамилия, имя, отчество кассира

По данному образцу печатать все четные страницы книги по форме № КО-5

 

Дата	Остаток наличных денег у кассира на начало дня,  руб. коп.	Выдано кассиру (сумма цифрами и прописью), руб. коп.	Деньги получены. Подпись кассира	Получено за день по приходным операциям,  руб. коп.
1	2	3	4	5

По данному образцу печатать все нечетные страницы книги по форме № КО-5

 

Сдано кассиром старшему кассиру, руб. коп.			Деньги и оплачен-ные документы получены. Подпись старшего кассира	Остаток наличных денег на конец дня, руб. коп.
наличными деньгами	оплаченными документами	всего (сумма цифрами и прописью)
6	7	8	9	10

 

 

4.Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.Можно также добавить пояснительный текст, элементы управления содержимым, такие как выбор даты, и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне.

4.Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить как.

5.В диалоговом окне Сохранение документа выберите Надежные шаблоны.

6.Выберите имя файла для нового шаблона, в списке Тип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить.

ПРИМЕЧАНИЕ. Можно также сохранить шаблон как Шаблон Word с поддержкой макросов (файл dotm) или Шаблон Word 97-2003 (файл dot).

7.Закройте шаблон.

: Задание 1. Создайте шаблон документа приведённый выше, сохраните его под названием «Бланк книги учета денежных средств»

& Форма – это документ, в который данные вводятся в специальные области. С

помощью форм упрощается и ускоряется создание типичных документов, документам

придается единый формат и вид, сокращаются типографские расходы.

Существуют следующие виды форм:

1. печатная форма;

2. электронная форма;

3. Web-форма.

Табл. 1. Описание элементов управления содержимым

Представьте, что в вашей компании довольно высокий уровень автоматизации и все основные документы почти полностью ходят только в электронном виде. Для упрощения заполнения наиболее частых документов давно разработаны полу готовые шаблоны, в которых вместо специально выделенных подстановочных строк нужно вписать свои. Что-то вроде шаблона, который приведен на рисунке:

 

 

Форма шаблона совсем не сложная, но всегда найдется кто-то, ктоумудрится что-то напутать. Поэтому, создадим форму.

Вместо строчек вида [ФИО заявителя] мы вставим поля ввода Разработчик → Элементы управления:

Для задания наших полей мы воспользуемся следующими элементами:

· Текст для поля [ФИО заявителя]

· Поле со списком (или раскрывающийся список) для полей [год_нач] и [год_кон]

· Выбор даты для [дата_нач], [дата_кон], [дата_вых] и [дата_подписи]

В результате наш документ приобретет следующий вид (все прежние поля ввода заменились серым текстом с надписями "Место для ввода даты", причем если щелкнуть на любой из них будет видно, что это поле ввода):

 

Теперь нужно для всем только-что вставленных полей ввода указать дополнительные настройки. Вызвать окно свойств для поля можно выбрав его, и нажав кнопку Свойства → Элементы управления. В свойствах мы укажем:

· названия полей

· для полей с датами - формат отображения "dd.MM.yyyy"

· для полей с выбором (которые у нас представляют года) - перечислим несколько лет.

Окно свойств, например, для поля с выбором будет выглядеть примерно следующим образом:

Теперь для каждого значимого поля у нас отведен свой элемент ввода, а для отдельных полей использованы даже специальные элементы, как "выпадающий список" или "календарь":

 

 

Чтобы защитить документ от случайного изменения мы воспользуемся Разработчик →Защитить документ, а в нем включив элемент "Ограничить форматирование и редактирование":

 

 

В результате откроется панель ограничения форматирования и редактирования, в которой мы последовательно:

· Поставим галочку "Разрешить только указанный способ редактирования документа " и в качестве способа редактирования выберем " Ввод данных в поля форм "

· Нажмем кнопку " Да, включить защиту " и в появившемся окне введем пароль защиты от редактирования.

 

 

Теперь документ позволяет вводить поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст (при этом введенные данные могут быть любой длины - текст автоматически будет переформатирован под вводимые значения).

: Задача. Создайте форму «Заявление на отпуск» по предложенному выше алгоритму. Установите для него защиту от изменений.

: Задача. Создайте форму на основе шаблона:

: * Задача. Создайте форму на основе шаблона:

? Контрольные вопросы:

1. Что такое шаблон?

2. Как создать свой шаблон средствами MSWord 2007?

3. Что такое форма?

4. Какие виды форм вы знаете?

5. Как создать форму средствами MSWord 2007?

6. Какие элементы управления можно добавить в форму?

7.

Обозначения, используемые в лабораторной работе:

& - внимательно прочитай,: - выполни на компьютере,:^*-дополнительное задание,? -ответь на вопросы письменно.

Лабораторная работа №4.

«Разработка дизайна визитной карточки»

Цель: научиться разрабатывать и создавать дизайн визитной карточки.

Содержание работы:

& Визитная карточка (визитка) — традиционный носитель контактной информации о человеке или организации. Изготавливается из бумаги, картона или пластика небольшого формата, существуют также визитные карточки, изготовленные из дерева (деревянный шпон) и металла. Визитка включает контактные данные: имя владельца, компанию (обычно с логотипом) и контактную информацию (адрес, телефонный номер и/или адрес электронной почты).

Виды визиток:

· Корпоративные визитные карточки, или визитки компании, не содержат никакой личной информации – только название компании, род ее деятельности, перечень услуг, контактный адрес, телефон/факс, адрес электронной почты и сайт компании, виды услуг, логотип. Также на них может быть размещен слоган компании и схема проезда. Такие визитки используются только в рекламных целях и раздаются на различных публичных мероприятиях.

· Деловые визитные карточки предоставляют контактную информацию клиентам и партнерам. Они содержат необходимые реквизиты для продолжения контактов: Ф.И.О., должность, название компании, при необходимости вид ее деятельности. При оформлении визиток обязательно использование фирменного стиля – логотипа, цветов компании, принятых шрифтов и т.д.

· Личные визитные карточки и спользуются для неформального общения. Для таких визиток нет чересчур строгих правил, в них могут быть отражены индивидуальные предпочтения владельца. Самое главное – такая визитка должна содержать имя, фамилию и телефонный номер владельца. По желанию указываются звание, ученая степень, адрес электронной почты, ICQ (и подобные сервисы), адрес компании, в которой работает владелец визитки и т.д.

Требования к информации на визитке:

1. Название должности в визитке должно быть достаточно информативным и отражать всю сферу полномочий (не заместитель генерального директора, а заместитель генерального директора по информационной и социальной политике; не заместитель директора, а заместитель директора по кадрам).

2. Деловые визитки сотрудников магазинов и предприятий сферы услуг выполняют не только информационную, но и рекламную функции. На них может быть помещен красочный логотип, девиз фирмы/магазина.

3. Все телефоны на визитках должны содержать код города, а в варианте на иностранном языке – и код страны.

4. Количество указанных телефонов как в корпоративной, так и в деловой визитке говорит о солидности фирмы.

5. Если компания имеет несколько филиалов, на деловых визитках ее представителей может быть указано несколько адресов.

Общие правила в оформлении визиток:

■ Размер. Российский стандарт размера – 90 × 50 мм (при этом сверху, снизу, слева и справа – пустые поля по 5 мм). Идеально правильным, европейским стандартом считается размер 85 × 55 мм, но на практике большая часть визиток изготавливается именно по первому размеру, на этот стандарт рассчитано большинство визитниц. Для корпоративных или фирменных визиток возможен больший размер – 105 × 75 мм. При этом визитная карточка женщины (когда речь идет о личной, супружеской или семейной визитке) несколько меньше – 80 × 40 мм, а визитная карточка молодой девушки – еще меньше (исключением является Великобритания: там визитные карточки женщин больше).

■ Цвет. Фон деловой визитки не должен быть цветным. Таковым может быть логотип компании в соответствии с ее корпоративными цветами или, соответственно, цветной герб.

Наиболее выигрышным и рекомендуемым является классический черно-белый вариант. Чем ближе к этому альянсу цветовая гамма визитной карточки, тем легче читать надписи на ней, соответственно, тем легче воспринимается и запоминается текст визитки.

Цвета могут быть приближены к черно-белой гамме в разумных пределах, но это никак не красный и коричневый, белый и желтый или голубой и серый.

Компании с красочным логотипом должны осторожно выбирать цвет фона визитки: не все цвета уместны, не все сочетания допустимы. Оформление личных, семейных, а также корпоративных визиток носит более демократичный характер. При их изготовлении допустимо использовать различного цвета шрифт и фон, а также картинки, рисунки, фотографии.

■ Шрифт. Использование в визитке нескольких шрифтов отвлекает от нужной информации и мешает созданию стиля, в целом лимит шрифтов – не более двух. Шрифт должен быть легко читаем. Имя, как правило, выделяется полужирным шрифтом большего размера. Лучше не использовать (даже для личных визиток) сложные готические и декоративные шрифты. Курсивный шрифт также может оказаться неуместным, если, например, у владельца редкая и труднопроизносимая фамилия или если карточка составлена на иностранном языке. Наличие рамок и завитушек на визитке не допускается деловым этикетом.

 

: Упражнение. Предположим наша компания занимается строительством дачных домиков, и нам необходимо создать визитки для клиентов.

1. Создайте новый документ, нажмите на панели Вставка→ Рисунок.

2. Выберите изображение, которое будет использоваться в качестве логотипа. Вставляем в документ. Изменим размер картинки, потянув ее за уголок. Выберите обтекание картинки «за текстом».

3. Выберите вкладку Цвет. Можно поиграть и оттенками, и контрастностью, и яркостью, и сделать прозрачным фон. Если хотите фон убрать, нужно выбрать «установить прозрачный» и кликнуть карандашиком по фоновому полю.

4. Введем информацию, а потом подготовим визитку для печати. Тип шрифта, размер, расположение – выберитесамостоятельно. Укажите название организации – СТРОИТЕЛЬСТВО ДАЧНЫХ ДОМИКОВ, представитель – ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ, Прораб, контактный телефон -8-000-000-00-00, Сайт – http://site.ru. Может возникнуть выделенная ссылка, ее нужно просто удалить, выделив и нажав правую клавишу мыши.

5. Сделайте скриншот и обрежте ее в графическом редакторе.

: Задание. Создайте в MSWORD свою именную визитку.

? Контрольные вопросы:

1. Что такое визитка?

2. Какие виды визиток вы знаете?

3. Какие требования предъявляются к визитке?

Обозначения, используемые в лабораторной работе:

& - внимательно прочитай,: - выполни на компьютере,:^*-дополнительное задание,? -ответь на вопросы письменно.

Лабораторная работа №5.

«Оформление текстовых документов, содержащих таблицы»

Цель: научиться добавлять, форматировать таблицы в Microsoft Office Word.

Содержание работы:

& Для того, чтобы добавить в документ Microsoft Office Word таблицу, нужно перейти на страницу ленты ВСТАВКА. Затем установить курсор в место вставки на документе и нажать на кнопку ТАБЛИЦА.

Способы создания таблицы в Word 2007.

Для относительно небольших таблиц можно воспользоваться кнопкой ТАБЛИЦА.

Нажав на эту кнопку у нас откроется окно, в котором мы сможем выбрать нужное нам количество строк и столбцов в области, заполненной макетами ячеек.

Чтобы задать точный размер таблицы, выходящей за границы этой области, нужно нажать на кнопку ВСТАВИТЬ ТАБЛИЦУ.

В открывшемся окне диалога мы задаем нужное нам число строк и столбцов, а так же можем выбрать способ задания ширины столбцов — автоматический подбор или фиксированное значение (по содержимому или же по ширине окна).

После добавления таблицы с нужным нам количеством строк и столбцов, курсор будет находиться в первой её ячейке (в первой строке первого столбца).

Для перехода между ячейками при заполнении или редактировании данных нужно пользоваться указателем мыши, клавишей Tab или стрелочками на клавиатуре.

Если нам нужно создать таблицу с более сложной структурой, например, с переменным количеством ячеек в строке, можно нарисовать её.

Для этого на странице ленты ВСТАВКА нажимаем опять на кнопку ТАБЛИЦА и выбираем НАРИСОВАТЬ ТАБЛИЦУ.

Наш курсор примет вид карандаша. Теперь, чтобы определить внешние границы таблицы, нужно нарисовать прямоугольник. Для этого удерживаем левую кнопку мыши и рисуем (растягиваем) область, обозначенную временно пунктиром (как только мы отпустим левую кнопку мыши, область будет выделена сплошной линией). Внутри этого прямоугольника нарисуем линии столбцов и строк (проводим линию в нужной нам ячейке (ячейках) — линия сама ровненько соединит стороны ячейки).
Для удаления ошибочно нарисованных линий, можно использовать инструмент ЛАСТИК. Нажимаем на кнопку НАРИСОВАТЬ ГРАНИЦЫ на странице ленты КОНСТРУКТОР.

В открывшемся меню также есть кнопка НАРИСОВАТЬ ТАБЛИЦУ, как и на странице ленты ВСТАВКА.

Чтобы включить режим удаления границ нужно нажать на кнопку ЛАСТИК. Курсор предстанет перед нами в виде ластика. Чтобы удалить ненужную нам линию в таблице Word, щелкните по ней левой кнопкой мыши.

Для завершения рисования или стирания достаточно щелкнуть лишь раз за внешней границей таблицы или дважды в любой ячейке.

Можно вставить в документ таблицу из коллекции имеющихся в Word 2007 шаблонов.
Переходим на страницу ленты ВСТАВКА. Нажимаем на кнопку ТАБЛИЦА и в открывшемся окне раскрываем подменю ЭКСПРЕСС-ТАБЛИЦЫ.

В подменю ЭКСПРЕСС-ТАБЛИЦЫ содержится несколько шаблонов таблиц в Word 2007, которые содержат некоторые данные, чтобы нам было проще представить как будет выглядеть та или иная таблица.

Так же мы можем преобразовать в таблицу уже имеющийся у нас текст с разделителями. Знак табуляции (Tab) или запятая может отмечать места разбивки текста на столбцы.

Знак конца абзаца — переход на новую строку таблицы в Word.

Для применения преобразования нужно выделить текст, нажать кнопку ТАБЛИЦА на странице ВСТАВКА и выбрать пункт ПРЕОБРАЗОВАТЬ В ТАБЛИЦУ.

В открывшемся окне диалога можно выбрать нужный знак разделителя: знак абзаца, знак табуляции, точка с запятой или же у становить любой другой знак. А так же можно уточнить параметры разбивки текста на строки и столбцы.

Возможно и обратное преобразование таблицы в текст, т.е. убрать таблицу и оставить только текст.
Для этого, выделяем нужные строки таблицы, переходим на закладку ленты МАКЕТ и нажимаем кнопку ДАННЫЕ.

Нажам на кнопку ДАННЫЕ у нас откроется диалоговое окно, в котором мы можем выбрать, какие символы будут являться разделителями в конечном тексте: знак абзаца, знак табуляции, точка с запятой или другой знак.

: Задание 1. Создать документ по образцу. Таблицу создайте с помощью инструмента «Нарисовать таблицу»

: Задание2. Создать документ по образцу. Таблицу вставьте с помощью «Вставить таблицу…»

? Контрольные вопросы:

1. Как добавить таблицу в Microsoft Office Word?