Теперь можно переводить на удаленку на время

Работодатели смогут переводить сотрудников с работы в офисе на удаленный режим на неопределенный срок или временно, на период не более шести месяцев.^ТК Кроме того, теперь сотрудники смогут совмещать удаленку и работу на стационарном рабочем месте. Например, можно будет согласовать с сотрудником, что три дня в неделю он работает в офисе, а два дня — из дома.

ТК Ч. 2 ст. 312.1 ТК

КoАП Ч. 1 ст. 5.27 КоАП

 

Как было раньше.

Договориться с сотрудником об удаленке компания могла только при приеме на работу и на весь срок действия трудового договора. Возможности перевести офисного сотрудника на удаленную работу в Трудовом кодексе не было, как и права установить такой режим временно или чередовать его с работой в офисе. Во время пандемии компании все же отправляли сотрудников на удаленную работу на определенный срок. Однако из-за того, что закон делать этого не разрешал, рисковали получить штраф от трудовой инспекции.^КоАП

С 1 января 2021 года понятия «дистанционная работа» и «удаленная работа» означают одно и то же.

Ч. 1 ст. 312.1 ТК

 

Как оформить документы.

Чтобы перевести сотрудника на удаленную работу, компания должна заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В соглашении укажите: на какой срок компания переводит сотрудника на удаленку, какой у него будет режим работы и как он будет отчитываться о заданиях, которые выполнил. Сотруднику, который временно будет работать из дома, пропишите, когда он сможет выйти на работу в офис по своей инициативе или должен будет это сделать, если его вызовет руководитель.^ТК-1 Для постоянных удаленных сотрудников определите, как компания будет предоставлять им ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска, а также отпуска за свой счет.^ТК-2 Если же в вашей компании допсоглашения составляет кадровик, передайте эту информацию ему.

ТК-1 Ч. 3 ст. 312.4 ТК

ТК-2 Ч. 4 ст. 312.4 ТК

 

Не стоит снижать зарплату тем, кого перевели на удаленку. Если ГИТ обнаружит, что до перевода у сотрудника была зарплата выше, или узнает, что у нового удаленного сотрудника зарплата ниже, чем у того, кто на аналогичной должности работает в офисе, оштрафует компанию. Платить меньше компания вправе, только если на удаленке сотрудник будет работать меньше, например три дня в неделю или каждый день, но только по шесть часов.

Какой локальный акт принять компании, чтобы отстоять вычеты по НДС

 

Отправлять сотрудников на удаленку можно без их согласия

Компаниям разрешили временно переводить сотрудников на удаленную работу, даже если последние на это не согласны. Основанием для такого перевода будут любые исключительные обстоятельства, которые ставят под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. Перевести сотрудников на удаленку в таком случае можно будет только на период, пока такие обстоятельства существуют. Например, отправить сотрудников по домам без их согласия можно будет, если произошли катастрофа, производственная авария, стихийное бедствие, эпидемия, а также несчастный случай на производстве.^ТК-3

ТК-3 Ст. 312.9 ТК

УМ Указ мэра Москвы от 26.11.2020 № 114-УМ

ТК-4 Ч. 7 ст. 312.9 ТК

ТК-5 Ч. 2 ст. 157 ТК

 

Временно оформить сотрудникам удаленку компания должна будет, если решение об этом примут органы власти, в том числе местные. Срок перевода в таком случае устанавливают сами чиновники. Например, из-за пандемии коронавируса мэр Москвы обязал компании отправить на удаленную работу минимум 30 процентов сотрудников до 15 января 2021 года.^УМ

Можно не прописывать в трудовом договоре режим работы удаленщика, правила, по которым он должен отчитываться о проделанной работе, и другие организационные моменты. Достаточно включить их в локальный нормативный акт и ознакомить с ним сотрудника под подпись

 

Если нельзя отправить сотрудников на удаленку из-за специфики работы или из-за того, что компания не может обеспечить их всем необходимым для удаленной работы, она обязана объявить простой по причинам, которые не зависят ни от работника, ни от работодателя.^ТК-4 Оплатить период простоя нужно будет в размере 2/3 должностного оклада сотрудника.^ТК-5

Как было раньше.

Работодатели не могли по своей инициативе отправить сотрудников на удаленную работу даже в исключительных обстоятельствах. Из-за этого во время ограничений, когда компании должны были приостановить свою деятельность, они отпускали сотрудников по домам без документов, а затем оформляли допсоглашения задним числом.

Кроме того, в Трудовом кодексе для простоя не было специального основания в ситуации, когда сотрудника нельзя перевести на удаленную работу. Вводить простой компания могла из-за того, что временно приостановила работы по причинам технологического, технического или экономического характера.^ТК-6 Во время нерабочих дней в апреле — мае 2020 года компании отправляли сотрудников в простой, чтобы не платить им полную зарплату за период, пока они не работают. Однако трудовые инспекции считали, что это незаконно, штрафовали компании и выдавали предписания с требованием доплатить сотрудникам зарплату вместе с компенсацией за ее задержку.

Как оформить документы.

ТК-6 Ч. 3 ст. 72.2 ТК

ТК-7 Ч. 3 ст. 312.9 ТК

 

Чтобы временно перевести сотрудников на удаленную работу из-за исключительных обстоятельств, компания должна принять специальный локальный нормативный акт. В локальном акте укажите: какое обстоятельство стало основанием для перевода сотрудников на удаленку; какой у сотрудников будет режим работы и как они будут отчитываться о том, что сделали; кого из сотрудников и на какой срок компания отправляет по домам; как будет с ними связываться, обеспечивать их всем необходимым для работы или возмещать затраты, если сотрудники будут использовать для работы свое имущество.^ТК-7 Если составить текст локального акта директор поручит не юротделу, а кадровику, проверьте, чтобы он не забыл включить в документ эти пункты. Напомните кадровику, чтобы ознакомил с документом всех сотрудников, кого он касается. Если в компании есть профсоюз, принять локальный акт нужно будет с учетом его мнения.

Пройдите бесплатное обучение по изменениям-2021 и получите сертификат по ссылке внизу этой статьи

 

Если компания не всех сможет отправить на удаленную работу, посоветуйте кадровику оформить приказ о простое. В приказе он должен указать причину простоя, например невозможность перевести сотрудника на удаленную работу по решению властей, перечислить тех, кого компания отправит в простой, а также даты его начала и окончания. Проверьте, чтобы в приказе кадровик отметил, что простой ввели по причинам, которые не зависят от сотрудника и работодателя, прописал также размер оплаты времени простоя и ознакомил с ним сотрудников под подпись.

Время взаимодействия удаленного сотрудника с работодателем теперь считают рабочим. Если начальник напишет или позвонит сотруднику после того, как закончится его рабочий день, это время компания должна будет оплатить как сверхурочную работу

 

Когда удаленный сотрудник должен направить компании бумажные документы

При приеме на удаленную работу соискатель может предъявить документы в электронном виде, например копию паспорта, документа об образовании, медицинского заключения. Однако если работодатель потребует, соискатель должен будет направить ему нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе. Еще один случай, когда удаленный сотрудник обязан выслать компании бумажные документы, связан с больничным. Если он заболел, его закрыли на карантин или сотрудница ушла в декрет, должны направить работодателю оригинал листка нетрудоспособности заказным письмом с уведомлением о вручении. Направлять документ не придется, только если медицинская организация выдала электронный больничный и компания такие больничные принимает. В этом случае сотрудник должен сообщить работодателю только серию и номер листка нетрудоспособности, который медорганизация оформила в электронной форме.

Источники: ч. 3 ст. 312.2, ч. 8 ст. 312.3 ТК