Методологические основы бухгалтерского и налогового учета оплаты труда в Российской Федерации

 

Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов (слагаемых) построения учетного процесса с помощью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности предприятия и осуществления контроля над рациональным использованием производственных ресурсов и готовой продукции. Основными слагаемыми системы организации бухгалтерского учета являются первичный учет и документооборот, инвентаризация, план счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета, объем и содержание отчетности.

Все вышеперечисленное относится к участкам, обеспечивающим расчеты по оплате труда.

Предприятие не может обойтись без привлечения определенного количества работников. Оно может установить с ними трудовые отношения, заключив трудовой договор или контракт, также привлечь работников по гражданско-правовым договорам подряда, которые заключаются, как правило, на небольшой срок (1-3 месяца).

В любом случае, возникнет необходимость учета отработанного времени, а также начисления и выдачи заработной платы и других видов оплат.

После того, как принято обоюдное решение работника и работодателя о приеме на работу, обычно сотрудник предоставляет в организацию следующие документы: заявление сотрудника о приеме на работу, 2 фотографии размером 3*4, ксерокопия паспорта, трудовая книжка (оригинал), страховое (пенсионное) свидетельство (копия), документы воинского учета (военный билет), копия документов об образовании, копия свидетельства о присвоении ИНН, справка с предыдущего места работы (форма 2-НДФЛ), заполненная анкета, справка с основного места работы (для совместителей), свидетельство (а) о рождении детей.

Документы сотрудника подшиваются в личное Дело сотрудника и хранятся в архиве организации 75 лет. На основании Приказа о приеме на работу производится запись в Трудовой книжке сотрудника. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Для учета рабочего времени используется табель, который ведется непосредственно в отделах предприятия.

Неявки и опоздания на работу по уважительным причинам оформляются различными документами: листками временной нетрудоспособности, справками о выполнении государственных и общественных обязанностей и другими. Эти документы после отметки в табеле передаются в бухгалтерию для расчетов с работниками.

Заработная плата работников может включаться:

) в состав расходов по обычным видам деятельности, если:

а) работники основного, вспомогательного и обслуживающего производств, привлечены к процессу производства продукции (выполнении работ, оказания услуг);

б) работники привлечены к процессу реализации готовой продукции или товаров;

в) общехозяйственного (управленческого) и общепроизводственного персонала.

) в состав вложений во внеоборотные активы, в случае если работники заняты в процессе:

а) создания или покупки основных средств, предназначенных для собственных нужд предприятия;

б) создания или покупки нематериальных активов, предназначенных для собственных нужд предприятия;

в) доведения основных средств до состояния, пригодного к использованию;

г) модернизации или реконструкции основных средств.

) в состав внереализационных или операционных расходов.

Если сотрудники заняты в сфере непроизводственной деятельности (например, работникам детского сада), то при расчете заработной платы она учитывается как внереализационные расходы.

Если сотрудники заняты в процессе получения операционных доходов (например, занимающиеся сдачей имущества предприятия в аренду), их заработная плата включается в состав операционных расходов.

) в состав расходов будущих периодов, если заработная плата сотрудников, трудовая деятельность которых связана с затратами, учитывающимися в составе расходов будущих периодов (например, горноподготовительные работы);

) в состав чрезвычайных расходов в случае, если сотрудники предприятия участвовали в ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций таких, как наводнения, землетрясения и др.

) выплачиваться за счет резерва предстоящих расходов.

Для того чтобы равномерно включать затраты в расходы на производство и продажу, создаются резервы предстоящих расходов, например, предприятие может зарезервировать средства:

а) на предстоящий ремонт основных средств;

б) на гарантийный ремонт и обслуживание выпускаемой продукции;

в) на покрытие затрат на подготовительные работы, которые осуществляются в связи с сезонным характером производства;

г) на покрытие затрат на рекультивацию земель;

д) на осуществление природоохранных мероприятий и т.д.

Заработная плата сотрудникам предприятия, где были зарезервированы средства для предстоящих затрат, начисляют на счет созданного резерва.

) выплачиваться за счет чистой прибыли предприятия.

На основании решения общего собрания участников (учредителей) или акционеров заработная плата работникам тех или иных подразделений предприятия может выплачиваться за счет нераспределенной прибыли.

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям, работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации предназначен счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Аналитический учет по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" ведется по каждому работнику организации.

Согласно Трудовому законодательству начисление и выплата заработной платы производится не менее 2^х раз в месяц. Начисленные суммы фиксируются в Расчетной ведомости <http://www.snezhana.ru/upload/form_t51.rar> (унифицированная форма Т-51 Приложение 2) или в Расчетно-платежной ведомости <http://www.snezhana.ru/upload/form_t49.rar> (унифицированная форма Т-49 Приложение 3).

Удержания из заработной платы могут осуществляться в пользу:

бюджета (НДФЛ <http://www.snezhana.ru/ndfl/> - сумма начисленного в установленном порядке налога);

предприятия, в котором работает работник (невозвращенных во время подотчетных сумм; возмещение причиненного материального ущерба; удержания по суммам предоставленных сотруднику займов и процентов; удержание аванса, начисленного за первую половину месяца; прочие удержания (в пользу профсоюзов, страховых компаний));

третьих лиц (алименты, суммы, предназначенные для возмещения причиненного ущерба, взносы, перечисляемые по заявлению работника в страховые и благотворительные организации, и т.д.).

Удержания бывают следующие: обязательные; по инициативе предприятия; по заявлению работника; по исполнительным надписям нотариальных контор. К обязательным удержаниям относятся удержания по исполнительным документам. Такими документами являются: исполнительные листы, выдаваемые судами на основании принимаемых ими решений, судебные приказы, нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов, постановления судебного пристава-исполнителя.

Денежные средства по исполнительным документам удерживаются из заработной платы работников, сумм, приравненных к заработной плате (доплаты, премии, вознаграждения и т.д.), стипендии, гонорары и т.д.

Однако существует перечень выплат физическим лицам, с которых удержания не производятся.

Перечень таких выплат приведен в ст.69 Федерального закона от 21.07.1997 г. N 119-ФЗ "Об исполнительном производстве" с последующими дополнениями и изменениями.

Все виды удержаний из заработной платы отражаются по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" <http://www.snezhana.ru/plan_70/> в корреспонденции с различными счетами, в зависимости от вида удержания.

При расчете заработной платы учитываются:

единый социальный налог до 1.01.2010г. С.101.2010г. отчисления идут в социальные фонды: пенсионный фонд (ПФ), фонд социального страхования (ФСС), федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС), территориальный фонд обязательного медицинского страхования (ТФОМС);

налог на доходы физических лиц.

Сумма начисленной за месяц заработной платы (по итогам месяца) принимается за основу расчета налогооблагаемой базы при расчете следующих налогов: НДФЛ <http://www.snezhana.ru/ndfl/> (налога на доходы физических лиц), страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и др.

Данные налоги исчисляются по итогам начисленной за весь месяц заработной платы, т. e. выплата заработной платы за первую половину месяца (аванс) налогами не облагается.

Данные о начислениях налогов и взносов фиксируются в регистрах специальной формы:

по НДФЛ - форма 1 - НДФЛ <http://www.snezhana.ru/upload/1ndfl.rar> - "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 200_ год";

по взносам в ПФ РФ - Индивидуальные и сводные карточки <http://www.snezhana.ru/esn_blanks/> сумм начисленных взносов и иных вознаграждений, а также сумм налогового вычета".

По итогам отчетного периода сведения о начисленных налогах и взносах предоставляются в соответствующие органы.

По налогу на доходы физических лиц:

по итогам года в ФНС по месту регистрации организация предоставляет на каждого сотрудника форму 2-НДФЛ <http://www.snezhana.ru/upload/2ndfl.rar> "Справка о доходах физического лица за 200_ год";

реестр сотрудников <http://www.snezhana.ru/upload/reestr_ndfl.rar>, на которых подаются справки.

по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев в отделение ФСС по месту регистрации;

форму 4-ФСС <http://www.snezhana.ru/upload/4fss_05.rar> "Расчетная ведомость по средствам фонда социального страхования";

По страховым взносам на обязательное пенсионное страхование:

по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев в ФНС по месту регистрации;

"Расчет по авансовым платежам по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование" <http://www.snezhana.ru/upload/av_pfr_05.rar>;

по итогам года в ФНС по месту регистрации - "Декларацию по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование" <http://www.snezhana.ru/upload/dek_pf_05.rar>, один экземпляр данной декларации с отметкой налоговых органов до 1 июля, следующего за отчетным, организация представляет в ПФ РФ;

по итогам года в отделение ПФ РФ по месту регистрации - сведения, необходимые для осуществления Персонифицированного учета. <http://www.snezhana.ru/pers_uchet/>

По взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний:

по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев в ФСС по месту регистрации организация предоставляет вместе с формой 4-ФСС: "Отчет об использовании страховых взносов <http://www.snezhana.ru/upload/4afss_05.rar> на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний".

Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.

Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором. Для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.

Дни выплаты заработной платы за первую и вторую половину месяца определяются в коллективном трудовом договоре.

По итогам каждого месяца производят начисление налога на доходы физических лиц.

Сумма заработной платы, выданная авансом за первую половину месяца, не подлежит обложению налогами (Письмо Минфина РФ от 06.03.2001 г. N 04-04-06/84).

Сумма, выданная авансом, не может быть больше тарифной ставки (оклада), исчисленной исходя из количества фактически отработанного рабочего времени.

В случае выдачи аванса следует сделать запись: Дт 70 - Кт 50-1 - отражены суммы аванса, полученные работниками организации за первую половину месяца.

При выдаче аванса, размер заработной платы причитающейся к выдаче уменьшается на сумму аванса.

Денежные средства на выплату заработной платы должны быть сняты с расчетного счета в банке по денежному чеку, либо, если предусмотрено в расчете лимита кассы, на выплату заработной платы могут расходоваться денежные средства из выручки организации. Выплата заработной платы из кассы организации производится в соответствии с кассовой дисциплиной и порядком оформления кассовых операций.

Если сотрудник в установленные сроки (3 дня с даты выдачи) не получил в кассе заработную плату, то производится ее депонирование - сдача в банк неполученной в срок заработной платы. При этом учет депонированных сумм ведется в специальных регистрах или книгах учета депонентов. Выплата депонированных сумм осуществляется на основании письменного заявления сотрудника в сроки выплаты очередной заработной платы.

Трудовой кодекс предусматривает следующие виды отпусков (глава 19 ТК РФ): ежегодный оплачиваемый отпуск <http://www.snezhana.ru/people_8_1/>; ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (в т. ч. учебный) <http://www.snezhana.ru/people_8_2/>; отпуск без сохранения заработной платы <http://www.snezhana.ru/people_8_3/>; отпуск по беременности и родам <http://www.snezhana.ru/people_8_4/>; отпуск по уходу за ребенком <http://www.snezhana.ru/people_8_5/>.

Порядок бухгалтерского учета отпускных зависит от закрепленного в учетной политике источника выплаты отпускных, т.е. наличия или отсутствия резерва на оплату отпусков.

Если резерв создается, то отпускные начисляют по мере необходимости за счет средств созданного резерва. Если создание резерва не предусмотрено, то суммы начисленных отпускных отражаются ежемесячно в составе затрат (за отработанные месяцы) либо в составе расходов будущих периодов (если часть месяца еще не отработана).

Суммы начисленных отпускных (кроме пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС) облагаются всеми налогами <http://www.snezhana.ru/people_7/>. В приложении 4 показаны бухгалтерские операции по оплате отпусков.

Работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда предоставляется ежегодно в соответствии со ст.117 ТК РФ дополнительный отпуск.

Расчет и выплата отпускных производятся по аналогии с основным отпуском, исходя из размера среднедневного заработка.

Учебный отпуск предоставляется на основании Справки-вызова из учебного заведения в соответствии с требованиями главы 26 ТК РФ "Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением".

В течение года в Фонд социального страхования работодатели уплачивают четыре вида страховых взносов: на обязательное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Из сумм сформированных Фондом за счет этих взносов, выплачиваются различные пособия. Самый распространенный вид пособий - по временной нетрудоспособности (взносы на страхование от которой и собирает Фонд социального страхования (ФСС)). Фонд собирает также взносы на страхование в связи с материнством, чтобы потом выплачивать пособия женщинам во время беременности, это единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в женской консультации в ранние сроки беременности, пособие по беременности и родам, а также одному из родителей единовременно пособие при рождении ребенка или детей, пособие по уходу за ребенком. Кроме того, именно за счет ФСС РФ оплачиваются дополнительные выходные и выдаются пособия родителям детей - инвалидов. Фонд выплачивает пособия при получении травмы на производстве или приобретении профессионального заболевания, а также пособия на погребение работника (как в случае естественной смерти, так и при несчастном случае на производстве).

Теперь перейдем к изменениям в законодательстве, которые вступили в силу с начала 2011года.

Новый порядок оплаты больничного: до 1 января 2011 г. работодатель выплачивал из собственных средств пособие по временной нетрудоспособности только за первые два дня, теперь же этот срок продлен до трех дней, и ФСС РФ подключается только с четвертого. Выплаченные суммы можно включить в расходы по налогу на прибыль. С начала этого года также изменен расчетный период, за который учитывается заработок застрахованного работника. С 2011 г. пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка, который рассчитывается за два календарных года, предшествующих тому, в котором наступил страховой случай, а не за год, как это было раньше. В период, за который определяется средний заработок, теперь не включается время, когда работница находилась в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком. С 2011 г. средний заработок определяется пропорционально продолжительности рабочего времени данного лица.

С 2011г. сумма начисленного за расчетный период заработка делится на 730. Таким образом, количество календарных дней, приходящихся на период, за который учитывается заработная плата, с 2011 г. при исчислении пособий не имеет значения. Сумма годового заработка для расчета пособия не может превышать установленную на соответствующий календарный год предельную величину базы 463 000 рублей.

"Материнские" и "детские" пособия: главное новшество, работницы, получающие пособие по уходу за ребенком, а также по беременности и родам, вправе сами решить, как будет рассчитываться их средний заработок: за 12 месяцев, по старому порядку, или за два года, по новому. В любом случае исчисленное ежемесячное пособие по уходу за ребенком не может быть меньше установленного минимального размера. С 1 января 2011 г. коэффициент индексации, используемый при определении размера пособий, равен 1,065.

Пособия при получении травм и заболеваний на производстве: с 1 января 2011 г. объектом обложения взносами на травматизм признаются выплаты и иные вознаграждения, перечисляемые работодателем в пользу застрахованных лиц (работников и осужденных к лишению свободы лиц) в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров. Таким образом, теперь объект для начисления взносов на травматизм аналогичен объекту для начисления иных взносов, выплачиваемых за счет ФСС РФ.