Учет  кассовых операций в организации

Порядок организации кассы и учёта наличных денежных средств на предприятиях регламентированы Положением «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации» № 199 – П от 9 октября 2002г..

 Для осуществления расчетов наличными день­гами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установ­ленной форме. Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расче­тов с населением производится с обязательным применением контрольно-кас­совых машин.

Перечень отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений, их филиалов и других обособленных подразделений (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридиче­ского лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахожде­ния могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения конт­рольно-кассовых машин. ООО «Строительная фирма «Агат» ведет безналичную форму расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также с покупателями и заказчиками без применения кантрольно – кассовой техники.

Так как в ООО «Строительная фирма «Агат» ведётся безналичная форма расчёта, поэтому лимит остатка кассы нулевой (приложение Б). Так как лимит кассы в ООО «Строительная фирма «Агат» нулевой, приход и расход денежных средств осуществляется одним днём. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учётной документации для организаций, которые утверждены Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ и МФ РФ.

Приход наличных денег в кассу отражается по дебету счета 50 «Касса» на основании приходного кассового ордера, который подписывает  главный бухгалтер и бухгалтер - кассир ООО «Строительная фирма «Агат» и ставится штамп организации. Приходный кассовый ордер и квитанцию к нему заполняется бухгалтером на компьютере в одном экземпляре. В первой строке пишется наименование организации, далее по порядку в установленных местах: № п/п, дата поступления денежных средств. В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается кредитуемый счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка. Ниже в строке «Принято от» указывается ФИО физического лица. В строке «Основание» указывается источник поступления наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансово-хозяйственной операции. Далее - сумма прописью. В строке «Приложение» указываются первичные документы, оформляющие хозяйственную операцию (чек, накладная, договор на заем и т.д.). Приходный ордер остается в бухгалтерии, а квитанция отдается лицу, который вносит денежные средства.

Расход наличных из кассы отражается по кредиту счета 50 «Касса» на основании рас­ходного кассового ордера, который  подписывается генеральным директором и главным бухгалтером ООО «Строительная фирма «Агат». Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре на компьютере. В первой строке пишется наименование организации, далее по порядку в установленных местах: № п/п, дата заполнения, корреспондирующий счет, сумма прописью. В строке выдать «основание» указывается целевое назначение выдачи.

Например:

15 декабря 2005 года ООО «Строительная фирма «Агат» выдало Гореловой О.А. денежные средства из кассы в сумме 373 рубля 20 копеек. Основание - погашение подотчетной суммы и были сделаны следующие проводки:

- Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- Кредит счета 50 «Касса»

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета

- 50-1 «Касса организации»

- 50-2 «Операционная касса»

- 50-3 «Денежные документы» и др.

ООО «Строительная фирма «Агат» применяет только счет 50-1 «Касса организации».

Счет 50 «Касса» - активный, поэтому сальдо по этому счету может быть только дебетовым.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приход­ных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформлен­ные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Денежные средства ООО «Строительная фирма «Агат» поступают в кассу с расчётного счёта дебет 50.1 «Касса организации» кредит 51 «Расчетный счет», оформляются приходным кассовым ордером на основании чека, затем выдаются из кассы на определённые цели (приложение В).

Например:

- выдача денег на зарплату оформляется расходным кассовым ордером, к расходному кассовому ордеру прикладывается платежная ведомость если заработную плату получает не один человек, а несколько в один и тот же период. Так сумма выданной зарплаты за ноябрь 2005 года составила 24727 рублей (приложение Г);

- выдача денег под отчёт на закупку материалов, канцелярских товаров оформляется расходным кассовым ордером и сопровождается проводкой дебет 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит 50.1 «Касса организации» (приложение Д).

В ООО «Строительная фирма «Агат» функции кассира выполняет бухгалтер. С бухгалтером заключен договор о полной материальной ответственности.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу бухгалтер требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и забирает расписку получателя.

Расписка в получении денег делается получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

 Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Прием и выдача денег в ООО «Строительная фирма «Агат» по кассовым ордерам производиться только в день их составления. Регистрация приходных и расходных кассовых документов осуществляется с применением компьютера. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

ООО «Строительная фирма «Агат» ведет одну кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверена подписями руководителя и главного бухгалтера.

 Все приходные и расходные кассовые ордера отражаются в кассовой книге, которая является первым уровнем учёта и предназначена для отражения операций движения наличных денег по кассе. Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бума­гу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгал­тера предприятия или лица, его заменяющего.

Данные в кассовую книгу заносятся сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру. Ежедневно в конце рабочего дня бухгалтер подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Кассовая книга содержит следующую информацию: дата, название операции с номером приходного или расходного кассового документа, корреспондирующий счет, приход, расход, остаток в кассе на начало и конец дня, количество прилагаемых приходных и расходных документов. Подписывается бухгалтером, ПКО, РКО прилагаются. 

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятии хранятся, как правило, в несгораемом металлическом шкафу. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у бухгалтера.

Так как в ООО «Строительная фирма «Агат» учёт осуществляется с помощью специализированной программы кассовая книга распечатывается по мере её заполнения, а сшивается и прошнуровывается в конце года. Листы нумеруются автоматически с начала года. Листы кассовой книги распечатываются в 2 экземплярах, на одном из которых указывается – отчет кассира, на другом – вкладной лист кассовой книги. Оба листа имеют одинаковый номер (приложение Е). На основании кассовой книги заполняется журнал-ордер (ведомость) по счету 50.1 «Касса организации». В конце каждого месяца распечатывается карточка счета анализ счета. Затем все эти документы подшиваются в папку «Касса».

В карточке счета ООО «Строительная фирма «Агат» за декабрь 2005 года мы видим, что описана каждая хозяйственная операция в отдельности, т.е. ведется аналитический учет, а именно:

- число, когда произведена операция;

- документ и его №, на основании которого бала произведена операция;

- содержание операции кому выданы или от кого получены деньги;

- корреспондирующие счета по дебету и по кредиту;

- текущее сальдо.

В конце карточки видны обороты за месяц по дебету и по кредиту счета 50 «Касса» (приложение Ж).

По распечатке анализа счета 50 «Касса» мы видим, что здесь ведется синтетический учет, а именно:

- с кредита каких счетов поступили деньги;

- в дебет каких счетов деньги израсходованы.

В конце анализа также подсчитаны обороты по дебету и по кредиту счета 50 «Касса» (приложение И).

Данные карточки счета 50 «Касса» и анализа счета 50 «Касса» совпадают с данными журнала-ордера. Только в журнале- ордере информация представлена в более сжатом и конкретном виде (приложение К).

В сроки, установленные генеральным директором ООО «Строительная фирма «Агат» производится ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности, находящейся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. В кассе ООО «Строительная фирма «Агат» в 2005 году остатков не было, так как остаток нулевой.

 Банки систематически проверяют соблюдение предприятием требований Порядка ведения кассовых операций.

Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического наличия денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.), находящихся в кассе организации.

Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета всех денег, находящихся в кассе. Акт составляется в 2-х экз. и подписывается ревизионной комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально-ответственного лица.

До начала ревизии от каждого материально-ответственного, отвечающих за сохранность денежных средств берется расписка. В июне 2006 года в ООО «Строительная фирма «Агат» такая ревизия по проверке соблюдения порядка ведения кассовой дисциплины прошла, замечаний нет (приложение Л).

Рассмотрим бухгалтерские проводки по счету 50.1 «Касса организации» в таблице 4.

 

Таблица 4 - Хозяйственные операции по счету 50.1 «Касса» в ООО «Строительная фирма «Агат» за декабрь 2005 года на основе карточки счета

Содержание хозяйственной операции	Документ	Дебет	Кредит	Сумма, (руб.)
Возврат подотчетной суммы от Сорокина А.Н.ранее выданная для покупки ГСМ	ПКО № 24 от 05.12.05	50.1	71.1	1240,00
Выдача денег под отчет Рамазанову И.Т. для покупки ГСМ	РКО № 43 от 05.12.05	71.1	50.1	1240,00
Возврат подотчетной суммы от Шибарова В.В. ранее выданная для покупки стр.материалов	ПКО № 26 от 06.12.05	50.1	71.1	10341,96
Погашение суммы по договору займа Ислямову Г.А.	РКО № 44 от 06.12.05	66.3	50.1	7648,96
Погашение подотчетной суммы ранее израсодованной Рамазанову И.Т. на покупку ГСМ	РКО № 45 от 06.12.05	71.1	50.1	2693,00
Поступили денежные средства с расчетного счета по чеку № 3771527 от 15.12.05 из  банка от Гореловой О.А.	ПКО № 25 от 15.12.05	50.1	51	60000,00
Выдана зарплата сотрудникам	Пл.вед. №13 от 15.12.05	70	50.1	24727,00
Погашение подотчетной суммы ранее израсходованной Гореловой О.А.на хозяйственные нужды	РКО № 47 от 15.12.05	71.1	50.1	373,20
Погашение суммы по договору займа Ислямову Г.А.	РКО № 48 от 15.12.05	66.3	50.1	32602,64
Погашение подотчетной суммы ранее израсходованной Файзуллову Р.С. на покупку ГСМ	РКО № 49 от 15.12.05	71/1	50/1	0,36
Погашение суммы по договору займа Ислямову Г.А.	РКО № 50 от 15.12.05	66.3	50.1	1144,80
Выданы деньги под отчет Гореловой О.А. для отправки алиментов	РКО № 51 от 15.12.05	71.1	50.1	1152,00

Если мы сложим суммы по дебету счета 50 – 1240,00 + 10341,96 + 60000,00 = 71581,96, а также по кредиту счета 50 – 1240,00 + 7648,96 + 2693,00 + 24727,00 + 373,20 + 32602,64 + 0,36 + 1144,80 + 1152,00 = 71581,96, то мы можем наблюдать что в ООО «Строительная фирма «Агат» действительно нулевой остаток и деньги приходуются и расходуются одним днем, начального и конечного сальдо счет 50 не имеет.

Все операции по счету 50 «Касса организации» в ООО «Строительная фирма «Агат» ведутся согласно Инструкции ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в РФ». При проверке банком ведения кассовых операций замечаний не было. Все первичные документы отражаются в бухгалтерском учете в положенный срок. Последовательность документов не нарушена.