Основные направления совершенствования учета денежных средств

 

Возникнув одновременно с общественным производством, учет присущими ему методами и средствами фиксирует производствен­ную деятельность людей и ее результаты во всех формах ее проявле­ния. Главной задачей учета становится обеспечение строжайшего контроля за сохранностью и рациональным использованием денежных средств.

Использование денежных средств в НУК УХПМ осу­ществляется строго по целевому назначению. Оно определяется час­тично на стадии производства и частично на стадии реализации. Так, из полученной выручки, независимо от ее размера и дальнейшего на­значения, выделяется часть равная сумме начисленной заработной платы и приравненных к ней платежей. Затем производятся расчеты с органами государственного бюджета по налогам и фиксированным платежам. Оставшиеся суммы используются на погашение задолженности поставщикам за полученные от них товары, выполненные работы и услуги, погашение других платежей.

Положением о ведении кассовых операций приход­ные и расходные денежные документы в учете приравниваются к на­личным деньгам. Их утрата или подделка уголовно наказуемы. Для обеспечения сохранности документов и регистрации зафиксирован­ных в них хозяйственных операций кассир ведет кассовую книгу, где в хронологической последовательности регистрируются все приходные и расходные кассовые документы. Данные на отрывной части листа кассовой книги передаются в бух­галтерию.

Денежные средства являются одним из наиболее важных и ответственных объектов внутрихозяйственного контроля, поскольку значительная часть злоупотреблений совершается путем хищения наличных денег из кассы предприятия. Контроль движения денежных средств призван обеспечить их сохранность, полноту оприходования и соблюдение кассовой дисциплины.

Одним из направлений совершенствования учета является применение наиболее прогрессивных форм учета. В НУК УХПМ кадро­вый состав бухгалтерии обрабатывает документы вручную. В связи с компьютеризацией процесса производства и управления во многих областях народного хозяйства, хотелось бы отметить, что внедрение автоматизированной формы учета является наивысшей ступенью развития и совершенствования учета на предприятии.

Возможным вариантом совершенствования учета является обеспечение работы бухгалтера программой «1С: Бухгалтерия, версия 7.7».

Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программ­ное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям организации. К сожалению, в исследуемом нами учреждении компьютеры не используются.

Необходимо широко применять автоматизированное формирование отчетных документов кассира и первичной документации. При этом в бухгалтерии не выписывают ручным способом приходные и расходные кассовые ордера, что облегчает работу кассира.

Для того, чтобы ведение учета в организации соответствовало современным требованиям необходимо применять новые усовершенствованные бланки и формы первичных документов.   Для слаженной работы бухгалтерии, главбуха и кассира необхо­димо использование так называемых комплексных информационных систем. Отличительной их чертой является четкая ориентация на внутренний документооборот предприятия, а также наличие мощных инструментов аналитической обработки данных. Естественно, в них имеются и все средства, необходимые для решения задач бухгалтерского учета.

В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе и имеют развитие учета и контроля за поступлением платежных средств. Благодаря этому су­щественно снижается трудоемкость выполнения многих процедур решения бухгалтерских задач, поскольку сведения о документах, введенные другими отделами, сразу доступны бухгалтерии, а со­ставление по ним бухгалтерских записей может выполняться автоматически, на основе заранее составленных шаблонов.

Кроме того, в учреждении целесообразно установить справочную компьютерную систему «Консультант-бухгалтер». Справочная система «Консультант-бухгалтер» - это мощное и в то же время простое и удобное средство по работе с правовой информацией. Справочная система «Консультант-бухгалтер» представляет собой удобное справочное средство для работы с текстовой информацией. Информационный Банк системы включает в себя нормативные акты, регламентирующие бухучет и налогообложение, а также консультации квалифицированных специалистов по наиболее часто встречающимся в практике бухгалтеров вопросам налогообложения и бухучета. Информационный Банк системы постоянно пополняется новыми нормативными актами и консультациями, что позволяет пользователям Справочная Система «Консультант-бухгалтер» не заниматься утомительной работой по сбору необходимой им в работе информации. Весь Информационный Банк разбит на две независимые базы. В первую (Нормативные документы) включены документы, представляющие собой нормативные акты различных ведомств, регламентирующие бухгалтерский учет и налогообложение. Во вторую (Вопросы и ответы) - материал, содержащий ответы квалифицированных специалистов на вопросы, часто встречающиеся в бухгалтерской практике.

Информационный Банк поддерживается в актуализированном виде, т.е. в нем отражаются все изменения в нормативных актах (как непосредственно их текстов, так и реквизитов). Это позволяет пользователю при необходимости работать только с последними редакциями всех документов. Многоуровневый рубрикатор, базирующийся на Общеправовом классификаторе отраслей законодательства, облегчает поиск документов в Информационном Банке.

Режим гипертекста или перекрестных ссылок между документами помогает отслеживать их юридическую взаимосвязь. Папки документов позволяют длительно хранить сформированные подборки документов по некоторым тематикам.  Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что внедрение автоматизации учета приведет к оперативности работы и снижению затрат на оплату труда, так как при автоматизации произойдет вы­свобождение работников.

Помимо изложенного, в анализируемом учреждении необходимо устранить выявленные недостатки в оформлении первичных кассовых документах, ошибки, в учетных регистрах и обеспечить регулярное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов в учете. С этой целью рекомендуется:

1. Усилить контроль за соблюдением правил расчетов наличными деньгами.

2. Кассовые ордера заполнять четко, ясно, без исправлений, с обязательным заполнением всех реквизитов.

3. Регулярно проводить проверку денежных средств в кассе. При оформлении результатов ревизии следует использовать бланки типовой формы.

4. Организовать проверку правильности проставления корреспонденции счетов.

5. Для обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга должна вестись автоматизированным способом.

Внедрение указанных предложений позволит обеспечить оперативность, точность учета и устранить выявленные недостатки.

Заключение

В процессе осуществления производственно-хозяйственной деятельности организации постоянно сталкивающихся с необходимостью производить денежные расчеты как внутри самих организаций, так и вне их.

Для раскрытия темы в первой главе дипломной работы нами рассмотрены теоретические основы организации движения денежных средств и, в частности сущность и роль денег и денежного оборота в рыночной экономике, а также правовое регулирование наличного и безналичного денежного обращения.

Работа написана на материалах Негосударственного Учреждения Культуры «Ульяновские художественно-производственные мастерские» - НУК УХПМ.

Изменения в имуществе учреждения за 2004 год нельзя оценить положительно. В частности, полностью аннулированы производственные запасы. Если на начало 2003 года их было 94,2 тыс.руб., то на конец 2004 года запасов учреждение вообще не имеет. Тем не менее задолженность поставщикам за полученные ценности, в том числе по НДС полностью не погашена. Учреждение имеет высокую дебиторскую задолженность, что свидетельствует об отвлечении средств из оборота. Дебиторская задолженность составляет на конец 2004 года 73,8% всего имущества организации, что отрицательно влияет на финансовое состояние НУК УХПМ. Положительно характеризуется рост наличия свободных денежных средств.

Исходя из данных бухгалтерского баланса организации, учреждение вообще не имеет собственного капитала. Это связано с наличием убытков. Их сумма составляла на конец 2003 года 5265,5 тыс.руб., и на конец 2004 года - 4759,3 тыс.руб. Наличие убытков в целом снизилось за счет того, что в 2004 году организация получила прибыль по результатам деятельности в сумме 264,5 тыс.руб., убытки накопились в предыдущие годы. Из-заих наличия сумма собственного капитала организации имеет отрицательное значение. На предприятии очень низка доля уставного капитала как в абсолютном, так и относительном значении. Резервного капитала вообще не создается из-за отсутствия прибыли. Это существенно увеличило зависимость предприятия от заемных источников.

Положительно, что НУК УХПМ смогло частично расплатиться по предоставленным краткосрочным займам и сократить задолженность с 292,8 до 246,8 тыс.руб. Однако продолжает оставаться значительной задолженность предприятия бюджету и внебюджетным фондам, что ведет к существенному ухудшению финансового положения учреждения из-за начисленных пени и штрафам по этим видам обязательств.

Деловая активность НУК УХПМ также характеризуется отрицательно как в части расчетов с дебиторами, так и по расчетам с кредиторами. Произошел рост дебиторской задолженности на 122,1 тыс.руб. и можно считать, что она не реальна к взысканию, поскольку погашается в среднем по состоянию на конец 2004 года почти за 4 года - 1385 дней. 

Из-за того, что учреждение не проводит активной политики по своевременному погашению дебиторской задолженности, состояние расчетов с кредиторами еще хуже. Период погашения краткосрочных обязательств составлял в 2003 году более 9 лет, а в 2004 - около 8. Это крайне отрицательные показатели, которые свидетельствуют об угрозе банкротства Негосударственного Учреждения Культуры «Ульяновские художественно-производственные мастерские».

Рассчитанные нами относительные показатели финансового состояния учреждения показали, что в нем наметились негативные тенденции, об этом свидетельствует рост убытков от продаж. Ни один из показателей платежеспособности НУК УХПМ не соответствует рекомендуемым значения, хотя они и имеют некоторую тенденцию к повышению. В результате на конец 2004 года при условии полного расчета с дебиторами предприятие могло погасить всего 54% обязательств, и поскольку организация не имеет оборотных средств, коэффициент текущей ликвидности почти равен значению коэффициента критической оценки. Следовательно, предприятие не может быть признано платежеспособным.

Учет хозяйственных операций в Негосударственном Учреждении Культуры «Ульяновские художественно-производственные мастерские» ведется по журнально-ордерной форме счетоводства и в соответствии с учетной политикой, разработанной и утвержденной приказом № 1 от 3 января 2002 года. С 2002 года учетная политика не изменялась.

В НУК УХПМ применяются типовые бланки приходных кассовых ордеров, утвержденные Госкомстатом России от 18.08.98 года. Бланки расходных кассовых ордеров соответствуют требованиям действующего законодательства.

Изучение состояния синтетического учета кассовых операций и оформление первичных документов по ним позволяет сделать вывод, что в целом он ведется в соответствии с инструктивными положениями.

В НУК УХПМ инвентаризации кассы проводятся не регулярно, что противоречит действующему законодательству (в 2005 году инвентаризация не проводилась). Однако, за предыдущие годы инвентаризации осуществлялись, но по их результатам не было выявлено излишков или недостач.

Как показала проверка, в НУК УХПМ условия сохранности денежной наличности соответствуют предъявляемым требованиям: помещение кассы изолировано, денежные средства хранятся в несгораемом сейфе, с кассиром заключен договор о материальной ответственности, второй ключ от кассы хранится у руководителя учреждения в опечатанном конверте, учреждение обеспечивает сохранность денег при доставке их из банка.

Чековые книжки, корешки использованных чеков, а так же неиспользованные чеки в НУК УХПМ хранятся у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

В ходе проверки не выявлено случаев превышения расчета наличными средствами в НУК УХПМ между организациями.

Однако проведенный аудит кассовых операций в НУК УХПМ позволил установить,что некоторые первичные документы, кассовые ордера и авансовые отчеты, имеют отдельные дефекты, тогда как первичные документы, не содержащие обязательных реквизитов, не должны приниматься к учету. В НУК УХПМ на всех приходных и расходных кассовых ордерах бухгалтерские проводки указаны не на соответствующих графах. Нет штампов «оплачено», «получено» на ПКО и РКО.

В журнале - ордере № 1 за июнь месяц 2005 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами указана итоговая сумма за месяц 105275руб.37коп. При проверке реальности данной суммы нами выявлено, что фактическая сумма составляет 108963руб.37коп. Сумма занижена на 3688руб. Соответственно итог по журналу-ордеру также занижен на эту сумму. Следовательно, сальдо по счету 50 «Касса» на 1 июля 2005 года подсчитано не верно.

Лимит остатка по кассе в НУК УХПМ установлен в размере 13000 руб.

Лимит хранения денег в кассе в целом соблюдается, хотя суммы превышения лимита не сдаются в банк утром следующего дня, а как правило выдаются под отчет отдельным лицам на хозяйственные и операционные расходы.

При рассмотрении правильности составления кассовой книги были также выявлены следующие недостатки:

   - не на всех листах кассовой книги имеются подписи бухгалтера;

- большинство записей «от кого получено или кому выдано» написано неразборчиво;

- не заполняется строка в остатке на конец дня «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера»;

- по некоторым операциям не указаны корреспондирующие счета.

Данной ошибки могло не быть при механизированной обработке первичных документов и учетных регистров.

Поэтому одним из направлений совершенствования учета является применение наиболее прогрессивных форм учета. В НУК УХПМ кадро­вый состав бухгалтерии обрабатывает документы вручную. В связи с компьютеризацией процесса производства и управления во многих областях народного хозяйства, хотелось бы

отметить, что внедрение автоматизированной формы учета является наивысшей ступенью развития и совершенствования учета на предприятии.

Для слаженной работы бухгалтерии, главбуха и кассира необхо­димо использование так называемых комплексных информационных систем. Отличительной их чертой является четкая ориентация на внутренний документооборот предприятия, а также наличие мощных инструментов аналитической обработки данных.

Кроме того, в учреждении целесообразно установить справочную компьютерную систему «Консультант-бухгалтер». Справочная система «Консультант-бухгалтер» - это мощное и в то же время простое и удобное средство по работе с правовой информацией.

Помимо изложенного, в анализируемом учреждении необходимо устранить выявленные недостатки в оформлении первичных кассовых документах, ошибки, в учетных регистрах и обеспечить регулярное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов в учете. С этой целью рекомендуется:

1. Усилить контроль за соблюдением правил расчетов наличными деньгами.

2. Кассовые ордера заполнять четко, ясно, без исправлений, с обязательным заполнением всех реквизитов.

3. Регулярно проводить проверку денежных средств в кассе. При оформлении результатов ревизии следует использовать бланки типовой формы.

4. Организовать проверку правильности проставления корреспонденции счетов.

5. Для обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга должна вестись автоматизированным способом.

Внедрение указанных предложений позволит обеспечить оперативность, точность учета и устранить выявленные недостатки.