Письмо Государственного комитета

По стандартизации, метрологии и

Сертификации Республики Беларусь

N 11-10/1186

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

Например:

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции                           Председатель Верховного Суда

Республики Беларусь                       Республики Беларусь

Подпись В.Г.Голованов                     Подпись В.Д.Сукало

14.06.2008                                14.06.2008

Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:

Например:

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции                           Председатель Верховного Суда

Республики Беларусь                       Республики Беларусь

Подпись В.Г.Голованов                     Подпись В.Д.Сукало

14.06.2008                                14.06.2008

СОГЛАСОВАНО

Министр экономики

Республики Беларусь

Подпись Н.П.Зайченко

14.06.2008

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования по образцу согласно приложению 4. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования

Прилагается

61. Реквизит "Визы".

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит "Виза" включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирницкий

25.06.2008

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: "Замечания прилагаются".

Например:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирницкий

25.06.2008

С проектом не согласен.

Замечания прилагаются

Визы проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Например:

Начальник отдела кадров

Подпись Н.Б.Скворцова

20.06.2008

Зав. отделом документоведения

Подпись А.В.Сидорцов

20.06.2008

Зав. отделом архивоведения

Подпись Т.И.Боброва

21.06.2008

Юрисконсульт

Подпись Н.С.Швец

22.06.2008

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

62. Реквизит "Печать".

Реквизит "Печать" ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

 

Например:

 

Директор института             Подпись                С.А.Сидоров

 

63. Реквизит "Отметка об исполнителе".

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

 

Например:

Корнеев 200 59 79

 

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.

 

Например:

3 Маковецкий 220 95 01

АР 26.05.2008 Письмо.doc

 

При оформлении документа на компьютере реквизит "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

64. Реквизит "Отметка о заверении копии".