Вопрос. Координация как функция управления ,ее основные задачи.

Вопрос. Координация как функция управления,ее основные задачи.

Организация является объектом управления, в котором люди и выполняемые ими задачи находятся в постоянной взаимозависимости и взаимосвязи. Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется координация. Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация обеспечивает целостность, устойчивость организаций.

Координация (от лат. со – совместно, ordinare – упорядочить) – обеспечение согласованности действий всех звеньев управления, сохранение, поддержание и совершенствование режима работы предприятий (организаций) и обеспечения его бесперебойности и непрерывности.

Координация как функция менеджмента представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению усилий, объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных организациях, – участников выполнения того или иного задания.

Координация обеспечивает взаимодействие различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация конкретно определяет кто, что и когда делает, с кем и как взаимодействует, в каком порядке передает собственные результаты труда другим участникам деятельности и пользуется их результатами.

Главная задача функции координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними, характер которых может быть самым разным, так как зависит от координируемых процессов.

Основные приоритеты координации: согласование, сбалансированность, равновесие, страхование, резервирование, управляемость. Координация осуществляется на основе информации с помощью организационных структур, а также посредством создания рабочих групп, информационных систем, назначения координатора.

По своему характеру координационная деятельность бывает:

• превентивная, т.е. направленная на предвидение проблем и трудностей;

• устраняющая, т.е. предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе;

• регулирующая, т.е. способствующая сохранению существующей схемы работы;

• стимулирующая, т.е. улучшающая деятельность системы или существующей организации даже при отсутствии конкретных проблем.

Вопрос. Содержательные теории мотиваци.

Содержательные теории мотивации основываются на изучении потребностей человека, которые являются основным мотивом его поведения и деятельности. Они стремятся объяснить, что в личности или ее окружении формирует и поддерживает определенное поведение или способ действий.

Содержательные теории мотивации представляют собой попытки определить и классифицировать потребности людей, побуждающие их к действиям. Наиболее известные и имеющие практическое значение содержательные теории мотивации – это теории Ф.Тэйлора, А.Маслоу, К.Альдерфера, Д.Мак-Грегора, Ф.Герцберга и Д.Мак-Клелланда.

Теория Ф.Тэйлора

Тэйлор одним из первых осознал наличие проблемы мотивации труда работников. Он критиковал существующий уровень оплаты труда на грани голодного существования человека. Он объективно определил понятие “достаточная дневная выработка” и предложил оплачивать труд рабочих пропорционально их вкладу. Дополнительную заработную плату получали только те работники, которые производили изделий больше, чем было запланировано. В результате производительность труда рабочих заметно выросла. По Тэйлору, задача сводится к тому, чтобы поставить человека на нужное место, чтобы он почувствовал, что он полностью использует свои силы и возможности. Суть его теории определяется следующими концептуальными положениями:

• человек – это “рациональное существо”, которое обеспокоено увеличением своих доходов;
• люди реагируют на экономические ситуации индивидуально;
• люди, как и машины, могут быть подвержены стандартизации;
• все, чего хотят работники, – это высокая зарплата.

Таким образом, Тэйлор мотивацию по методу «кнута и пряника» сделал более эффективной.

Теория ожиданий В.Врума

Теория ожиданий В.Врума основывается на предположении, что на выбор той или иной модели поведения индивидуумом оказывают влияние ожидание желательного результата. В теории ожиданий подчеркивается необходимость в преобладании повышения качества труда и уверенности в том, что это будет замечено руководителем, а значит, позволит работнику реально удовлетворить свою потребность. Человек должен надеяться, что его тип поведения на самом деле приведет к удовлетворению или получению желаемого. Работник принимает во внимание следующее:

• ценность цели: насколько для него будет привлекательным такое вознаграждение, как продвижение по службе, увеличение зарплаты, общественное одобрение или самоуважение;
• уровень выполнения работы: какова вероятность того, что если он будет работать больше и упорнее, то получит соответствующее вознаграждение;
• усилия: сколько необходимо приложить усилий или энергии для успешного достижения цели.

Таким образом, согласно этой теории работник должен иметь такие потребности, которые могут быть в значительной степени удовлетворены в результате получения предполагаемых вознаграждений. Руководитель же, в свою очередь, должен давать такое вознаграждение, которое может удовлетворить ожидаемую потребность работника (например, вознаграждение в виде определенных товаров, когда точно известно, что работник в них нуждается).

Другими словами, для установления правильной мотивации руководитель должен, прежде всего, знать, каких именно целей тот или иной работник стремится достичь.

ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНЧЕСКИМ РЕШЕНИЯМ

Один из важных показателей деятельности менеджера — его способ­ность своевременно принимать правильные управленческие решения.

Управленческие решения — основная форма управленческой дея­тельности — занимают центральное место в системе менеджмента на предприятиях.

Эта важнейшая роль управленческого решения обусловлена тем, что все функции управления направлены на его подготовку, принятие и реа­лизацию.

Принятие управленческого решения — основная задача и повседнев­ная обязанность менеджера любого уровня. Задача принятия управленче­ского решения состоит в отыскании наилучшего или приемлемого для данных условий варианта действий для достижения одной или несколь­ких целей, т.е. желаемого состояния процесса, явления или результата деятельности. Несоответствие между фактическим и желаемым состояни­ем составляет проблему (или проблемную ситуацию), и выбор путей и способов устранения этого несовпадения и составляет сущность процесса выработки, принятия и реализации управленческого решения. В конеч­ном итоге управленческое решение — результат управленческой дея­тельности.

 

 

В более широком понимании управленческое решение рассматривают как основной вид управленческого труда, совокупность взаимосвязанных, Целенаправленных и логически последовательных управленческих дейст­вии, обеспечивающих реализацию управленческих задач. Объектом управленческого решения всегда является какая-нибудь проблема, т.е. сложный теоретический вопрос или практическая ситуация, которые не позволяют в данных условиях получить желательный результат.

Такая проблема характеризуется следующими основными признаками:

- всегда имеет определенное содержание (что?);

- обычно она связана с каким-то конкретным местом (где?);

- временем возникновения и разрешения (когда?);

- соответствующими количественными параметрами (сколько?);

- определенным кругом участвующих лиц (кто?).

Возникающие в управленческой деятельности проблемы можно клас­сифицировать по:

1) степени важности. Например, к важным проблемам можно отне­сти отсутствие или недостаток инвестиций для приобретения нового обо­рудования на предприятии. Решение такой проблемы — необходимая предпосылка для перспективного развития предприятия;

 

 

2) масштабности. Масштабность характеризуется обычно числом лиц, которых данная проблема в определенной степени затрагивает. По­нятие масштабности является относительным. Например, масштабная проблема для небольшой фирмы окажется незначительной для крупного предприятия;

3) степени риска. Степень риска измеряется вероятностью появления нежелательных последствий, крупного экономического или иного ущер­ба, подрывающего экономическую устойчивость предприятия или угро­жающего его существованию;

4) степени четкости их формулировки, возможности структуриро­вания. Четкость и возможность расчленить проблему на отдельные эле­менты позволяет описать данную конкретную проблему с помощью ко­личественных показателей и применять для их решения математические методы.

Выявление проблемной ситуации — исходный пункт подготовки и принятия управленческого решения. Конечным результатом процесса принятия управленческого решения является программа действий, вари­анты способов действий, планы работы.

Под управленческим решением принято понимать:

- процесс нахождения связи между существующим состоянием систе­мы (процесса, явления) и желательным, определяемым целью управ­ления;

- акт выбора, осуществляемый менеджером с помощью определенных правил;

- результат выбора, который представляет собой предписание к дейст­вию.

Управленческое решение можно рассматривать как один из видов мыслительной деятельности и проявление воли менеджера.

Оно имеет следующие признаки:

- возможность выбора одного варианта из множества; если нет вариан­тов, то нет и выбора и, следовательно, нет и управленческого реше­ния;

- наличие цели: бесцельный выбор не может рассматриваться как управленческое решение;

- необходимость волевого акта менеджера при выборе управленческого решения, так как он формулирует его через борьбу мотивов и мнений. Разработка управленческого решения включает этапы его подготовки, принятия и реализации.

Подготовка управленческого решения — это сбор, обработка и фор­мирование информации, необходимой для нахождения запланированного результата.

В процессе подготовки управленческого решения уточняются цели, выбираются критерии его оценки, собирается, обрабатывается и анализи­руется информация, осуществляется поиск возможных вариантов управ­ленческого решения.

Под принятием управленческого решения понимается выбор по опре­деленным критериям лучшего варианта, его утверждение менеджером и документальное оформление.

Реализация — это система действий, связанная с осуществлением управляющего воздействия по определенному организационному плану.

Одна из важнейших характеристик управленческого решения — его эффективность. Под эффективностью управленческого решения пони­мают отношение степени достижения поставленных целей к совокупно­сти временных, людских, денежных и других ресурсов, затраченных на его принятие и реализацию.

Эффективность управленческого решения возрастает, если увеличи­вается степень достижения целей и уменьшаются затраты ресурсов.

Главные требования, предъявляемые к управленческим решениям:

- четкая целевая направленность;

- адресность, т.е. управленческие решения должны быть ориентирова­ны на конкретный объект управления, на конкретных исполнителей;

- актуальность, т.е. потребность в конкретном управленческом реше­нии в данный момент времени в связи с наличием определенной про­блемной ситуации;

- оперативность — своевременность разработки и реализации управ­ленческого воздействия;

- точность — степень предвидения результата достижения цели;

- результативность — степень достижения намеченного результата;

- обоснованность, т.е. достоверность полученной информации и реаль­ность выполнения управленческого решения;

- конкретность — формулировка не должна допускать различных тол­кований, т.е. должна отвечать на вопросы, как действовать, когда и где;

- непротиворечивость, строгая согласованность и преемственность управленческих решений;

- сбалансированность прав и обязанностей менеджеров при принятии управленческих решений;

- гибкость, подвижность, т.е. управленческое решение должно прини­маться тогда, когда в нем есть необходимость, и обязательно отме­няться, когда необходимость в нем отпала;

- полномочность, т.е. строгое соблюдение менеджером тех прав и пол­номочий, которые ему предоставлены;

- соответствие управленческого решения силам и способностям испол­нителей.

Низкое качество принимаемых управленческих решений — одна из причин их невыполнения. Такие управленческие решения не учитывают необходимые условия для реализации соответствующего задания, произ­водственные возможности, способности и загруженность исполнителей, ориентируют на нереальные сроки выполнения, не продуманы с точки зрения их производственной, технологической, экономической целесооб­разности.

Систематический анализ причин невыполнения заданий позволяет повысить эффективность последующих управленческих решений. Харак­тер управленческих решений определяется спецификой производства и уровнем управления.

37 вопрос. алгоритм принятия управленческих решений.

 Управленческие решения осуществляются посредством динамического и внутренне взаимосвязанного процесса, состоящего из функций принятия решений, представленных на рис. 1.7.

Рис. 1.7. Процесс принятия управленческого решения

Постановка управленческой задачи включает в себя, во-первых, осознание потребности в решении, а во-вторых, диагностику и анализ ситуации. Принятие решений начинается с постановки задачи, а заканчивается, когда эта задача выполнена, т.е. внедрением решения (см. рис. 1.7).

Потребность в решении проявляется в виде либо проблемы, либо возможности. Проблема возникает тогда, когда полученные организацией результаты не отвечают поставленным перед ней целям, а значит, некоторые аспекты ее деятельности требуют улучшения. Возможность означает, что менеджеры видят потенциал усовершенствования деятельности организаций, позволяющий превзойти текущие цели.

Осознание проблемы или возможности является первым этапом процесса принятия решения. Оно требует изучения внешней и внутренней среды на предмет выявления непредусмотренных отклонений и заслуживающих внимания руководства перспектив. Процесс напоминает военную разведку: менеджеры изучают окружающий их мир, чтобы определить, достигает ли организация своих целей.

Потребность в решении далеко не всегда носит ярко выраженный характер. Процесс ее осознания напоминает создание цельной картины из отдельных "битов" информации. После того как проблема или возможность привлекла внимание менеджера, требуется разобраться в специфике ситуации. Этап процесса принятия решения, на котором менеджеры анализируют основные причинно-следственные связи конкретной ситуации, называют диагностикой, или просто оценкой.

Поиск альтернатив. Такой поиск заключается в исследовании внешней и внутренней среды организации с целью получения необходимой информации, использующейся затем для выработки перечня (набора) альтернативных решений, которые, как представляется на данном этапе принятия решений, могут привести к выполнению поставленной задачи или к достижению цели.

Предлагаемые альтернативы решений должны быть прежде всего реалистичными, т.е. соответствовать, удовлетворять условиям внешней и внутренней среды организации, которые в теории принятия решений носят название ограничений. Ограничения – это условия достижения целей организации, определяемые внешней средой и ресурсами организации, так как процесс достижения целей организации в большей степени зависит от внешней, чем от внутренней, среды. Ограничения – это сокращение возможностей внутренней среды организации. Ограничения предлагаемых альтернатив сужают возможности принятия решений, и ЛПР необходимо учитывать ограничения, направляемые внешней средой на процесс принятия решения. К основным ограничениям относятся законы и нормативные акты, конкуренция, ценообразование на сырье и материалы, недостаток финансовых ресурсов, низкая компетенция персонала, потребности в технологиях и инновациях, сужение полномочий нижестоящих менеджеров в принятии управленческих решений.

Критерии принятия решений – это стандарты, по которым необходимо оценивать альтернативы. Критерии принятия решений выступают и в качестве рекомендаций в процессах генерирования и отбора альтернатив.

Если решение запрограммированное, то поиск реально осуществимых решений не вызывает затруднений. Обычно они уже заложены в правила и процедуры организации. Однако незапрограммированные решения требуют поиска новых поведенческих вариантов. Для решений, принимаемых в условиях высокой степени неопределенности, удается выработать лишь один-два приемлемых варианта. Очевидно, что предлагаемые решения направлены на уменьшение разрыва между текущим и желаемым состоянием организации.

Сравнение и оценка имеющихся альтернатив. На этом этапе производится сравнение и оценка имеющихся вариантов действий с использованием соответствующих методов и критериев.

Выбор. Менеджер, принимающий решение, выбирает подходящую альтернативу из ряда вариантов, т.е. он принимает решение. После разработки нескольких допустимых вариантов решения необходимо остановить выбор на каком-то одном. По сути дела, приходится вновь принимать решение. Наилучшим вариантом является тот, который позволяет добиться результата, в наибольшей степени соответствующего целям и ценностям организации при использовании наименьшего объема ресурсов. Менеджер, вообще говоря, стремится выбрать вариант, сопряженный с наименьшими рисками и неопределенностью. Поскольку любое незапрограммированное решение так или иначе сопряжено с риском, менеджерам приходится устанавливать определенные критерии успеха. В условиях, когда неопределенность высока, они могут полагаться на собственные интуицию и опыт, потому что иначе оценить шансы на успех того или иного предприятия не представляется возможным.

Выбор решения во многом определяется индивидуальными чертами менеджера, его готовностью к принятию риска и неопределенности. Стремление принять на себя дополнительный риск "в обмен" на потенциальные выгоды называют склонностью к риску. Решение менеджера в каждом конкретном случае зависит от издержек и потенциальных преимуществ выбора.

Внедрение решения (реализация принятого решения на практике). Решение переводится из плоскости абстрактных умозаключений в плоскость профессиональной реальности. На стадии реализации решений менеджерам необходимы прежде всего управленческие, административные способности и умение убеждать других людей. Процесс претворения решения во многом напоминает процесс внедрения стратегии, а его успех определяется тем, удастся ли менеджменту преобразовать руководящие идеи в практические действия. Порой на пути внедрения встает нехватка организационных ресурсов или недостаток внутренней энергии у менеджеров. Реализация может потребовать длительных дискуссий с сотрудниками, которых затрагивает принятое решение (а значит, коммуникативных и мотивационных навыков, лидерских качеств).

Сопровождение и контроль. Последующий анализ и контроль позволяют убедиться в том, что принятое решение действительно приведет к исходу (результату), удовлетворяющему тем задачам менеджмента, которые обусловили начало процесса принятия решения.

На этапе оценки менеджер должен проанализировать информацию о том, как выполняется его решение, эффективно ли оно в плане достижения целей. Большое значение в процессе реализации решений имеет обратная связь, и прежде всего потому, что принятие решений – последовательный и никогда не прекращающийся процесс. С помощью обратной связи к ЛПР поступают сведения, которые могут инициировать новый цикл. Возможно, решение окажется неудачным, и тогда понадобится провести новый анализ проблемы, оценку вариантов и выбор нового плана действий. Именно так решаются многие крупные проблемы: последовательно внедряются различные варианты, каждый из которых способствует улучшению ситуации. Обратная связь – это элемент контроля, посредством которого менеджер получает сигналы о необходимости принятия новых решений.

Особенности разработки управленческих решений включают в себя:

• • разрешение противоречия ситуации и цели, практическое решение проблемы. Решение характеризует как этап технологии процесса управления, так и ее результат;
• • определение вариантов действий, выбор наилучшего варианта, формулировку задания, организационно-практическую работу по реализации этого задания. Решение – это не просто план действий или распоряжение менеджера, это реальное разрешение практической проблемы, изменение ситуации, получение нового качества. Поэтому его и можно рассматривать как непосредственный результат технологии менеджмента;
• • переход процесса управления из сферы управления в сферу производства продукта или услуг, в сферу управляемых процессов; это переход из области анализа и поиска вариантов действий в область организационной работы в управляемой системе.

В ходе разработки управленческого решения придерживаются следующих принципов.

• 1. Целенаправленность, соответствие цели. Потребность в управленческом решении возникает тогда, когда проявляются противоречия цели и ситуации, а также возможности изменения ситуации в направлении принятой цели. Решение – это шаг к цели, этап в движении к ней. Успешность решения характеризует выбор кратчайшего пути в стратегии развития.
• 2. Ситуативность. Решение должно учитывать характер и особенности ситуации, потребности ее изменения. Оно непосредственно зависит от оценки ситуации, понимания всех противоречий, заложенных в ней, и всех возможностей ее изменения. Глубокий анализ и понимание ситуации способствуют принятию реальных решений.
• 3. Проблемность. Решение всегда должно разрешать какую-либо проблему. Решение – это устранение противоречий в существующей ситуации. В этом смысл и назначение решения, этим определяется и его потенциал.
• 4. Элективность. Иначе говоря, это выбор одного варианта из многих возможных. Как правило, в реальной практике управления редко бывает одно-единственное решение. Всегда существуют возможные варианты, среди которых приходится выбирать один. Как строится этот выбор? На основе критериальной определенности, т.е. формулирования комплекса критериев, характеризующих приемлемость решения, эффективность и качество.
• 5. Организационная значимость. Этот принцип заключается в наличии организационного потенциала в решении, организующей силы. Решение по сути своей – это действие, которое возможно осуществить без организации, т.е. необходимого порядка, согласования, распределения усилий, ответственности и т.д.
• 6. Технологическая рациональность. Разработка решений всегда представляет собой некоторую схему действий персонала управления, это технология "изготовления" решения в виде комплекса действий управляемой системы. Такая технология должна быть рациональной, т.е. строиться по критериям экономии времени, людских и материальных ресурсов, допустимой простоты, необходимой логистики. Если учитывать, что разработка управленческих решений – в значительной мере интеллектуальная работа, то станет ясно, что построение ее технологического алгоритма – непростое дело.
• 7. Методология разработки решения. Этот принцип состоит в выборе и реализации соответствующего подхода к анализу и оценке ситуаций, исследованию и проектированию вариантов, структурированию информации. Они могут быть разными: научный, прагматический, эмпирический, с позиций математического моделирования или организационного поведения. Можно сделать разветвленную классификацию подходов к разработке управленческих решений. В реальности методология складывается из их комбинации, в которой всегда существуют определенные приоритеты.

вопрос. Координация как функция управления,ее основные задачи.

Организация является объектом управления, в котором люди и выполняемые ими задачи находятся в постоянной взаимозависимости и взаимосвязи. Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется координация. Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация обеспечивает целостность, устойчивость организаций.

Координация (от лат. со – совместно, ordinare – упорядочить) – обеспечение согласованности действий всех звеньев управления, сохранение, поддержание и совершенствование режима работы предприятий (организаций) и обеспечения его бесперебойности и непрерывности.

Координация как функция менеджмента представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению усилий, объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных организациях, – участников выполнения того или иного задания.

Координация обеспечивает взаимодействие различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация конкретно определяет кто, что и когда делает, с кем и как взаимодействует, в каком порядке передает собственные результаты труда другим участникам деятельности и пользуется их результатами.

Главная задача функции координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними, характер которых может быть самым разным, так как зависит от координируемых процессов.

Основные приоритеты координации: согласование, сбалансированность, равновесие, страхование, резервирование, управляемость. Координация осуществляется на основе информации с помощью организационных структур, а также посредством создания рабочих групп, информационных систем, назначения координатора.

По своему характеру координационная деятельность бывает:

• превентивная, т.е. направленная на предвидение проблем и трудностей;

• устраняющая, т.е. предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе;

• регулирующая, т.е. способствующая сохранению существующей схемы работы;

• стимулирующая, т.е. улучшающая деятельность системы или существующей организации даже при отсутствии конкретных проблем.