Судебные споры также могут возникнуть по следующим основаниям.

1. Незаконное взимание платы за парковку третьих лиц.

В Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 26.06.2012 по делу N 33-4519/2012 суд рассматривал ситуацию увольнения работника и удержаний сумм из его заработной платы.

У К. были удержания из зарплаты, поскольку он пускал на автопарковку автомобили, с которых брал плату, но в кассу ее не вносил. Приказы об удержаниях из зарплаты, о приеме и увольнении работника не издавались. Трудовую книжку у истца не брали, поэтому записей в ней не делали. 28 октября 2011 года истец самовольно покинул рабочее место, написал заявление об увольнении по собственному желанию, его увольнение было принято, на работу он больше не выходил. Документов, подтверждающих получение истцом заработной платы с подписями истца, в настоящее время не имеется в связи с их утратой.

 

Удержание стоимости топлива

 

Сотрудник может использовать:

- служебный автомобиль для личных целей, например, для того, чтобы поехать на дачу или перевезти груз;

- служебный автомобиль для личного заработка, например, если водитель подвез пассажира.

Но конечно, в этом случае работодатель не сможет учесть расходы на горюче-смазочные материалы, поскольку такие расходы будут не обоснованы документально и экономически не подтверждены (письмо Минфина России от 26.09.2019 N 03-03-07/74189).

На основании подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

Указанные расходы должны отвечать условиям ст. 252 НК РФ, т.е. должны быть обоснованными и документально подтвержденными затратами, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом НК РФ не предусмотрено нормирование указанных расходов, а также не установлены правила определения обоснованности таких расходов.

Вместе с тем при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) предусмотрено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, определяемым руководителем организации. Перечень обязательных реквизитов первичного документа приведен в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Кроме того, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, является путевой лист.

Во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ) утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@).

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Отдельные бланки разработаны для владельцев и арендаторов:

- легковых автомобилей;

- грузовых автомобилей;

- специального транспорта;

- легкового такси;

- грузового такси;

- автобусов общественных и необщего пользования.

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты. К таким обязательным реквизитам, в частности, относятся маршрут следования и время.

Соответственно, при использовании автомобиля для личных целей работодатель не сможет подтвердить расходы путевыми листами.

Работодатель может:

1. Устанавливать премию за экономию топлива, что предусмотрено законодательно.

В целях усиления материальной заинтересованности в экономном расходовании горючего и смазочных материалов рекомендуется выплачивать премии за экономию горючего и смазочных материалов против установленных норм расхода при условии соблюдения агротехнических требований к качеству сельскохозяйственных работ. Выплата премий за экономию горючего и смазочных материалов или удержание за их перерасход производится ежемесячно.

В сельскохозяйственных организациях могут устанавливаться особенности оплаты и дополнительного материального поощрения на заготовке кормов и уборке урожая. При этом оплата труда, как правило, производится по аккордным расценкам за тонну заготовленных кормов, намолоченного зерна, собранного картофеля и других культур и качество продукции. Размеры основной и дополнительной оплаты за качество работ устанавливаются в хозяйствах по согласованию с профсоюзным комитетом с учетом мнений трудовых коллективов и утверждаются общим собранием работников хозяйства (Методические рекомендации по бухгалтерскому учету затрат труда и его оплаты в сельскохозяйственных организациях (утв. Минсельхозом РФ 22.10.2008)).

2. Удерживать суммы перерасхода или расходы на приобретение топлива в случае использования сотрудником автомобиля в личных целях.

За перерасход горючего и смазочных материалов по вине работника производится удержание стоимости перерасходованных горючего и смазочных материалов в тех же размерах. Стоимость горючего и смазочных материалов оценивается по рыночным ценам.

Для того чтобы перерасхода топлива не было, работодатели часто на определенных видах транспорта устанавливают GPS для слежения за работой транспортного средства.

Обратите внимание!

Взыскание из заработной платы стоимости ГСМ может быть также связано с утерей подтверждающих документов, если топливо приобретает работник от имени организации.

Руководитель организации издает приказ, в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет на приобретение. В этом приказе должны быть установлены сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов. К авансовому отчету прилагаются чеки контрольно-кассовой техники, выдаваемые АЗС. Кассовый чек должен содержать следующие данные:

- наименование организации-продавца (АЗС);

- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;

- номер кассового аппарата;

- номер и дату выдачи чека;

- стоимость ГСМ с учетом НДС. В некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС;

- марку, количество ГСМ и цену за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека контрольно-кассового аппарата. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС должно выдать товарный чек.

Бухгалтерия на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. Аналитический учет ГСМ ведется по материально ответственным лицам - водителям автотранспорта. НДС из стоимости ГСМ материалов расчетным путем не выделяется. Это связано с тем, что для АЗС продажа ГСМ с выдачей чека контрольно-кассового аппарата является розничной торговлей, а главой 21 НК РФ не предусмотрено принятие к налоговому вычету сумм НДС, выделенных расчетным путем из указанных чеков.

Поэтому более безопасным вариантом будет заключение договора с топливной компанией напрямую и безналичные расчеты в отношении заправки топлива.

К рекомендациям можно отнести следующие:

1. Установите в трудовом договоре оговорку в отношении премирования и удержания расходов, связанных с использованием водителем транспортного средства для личных целей.

2. Оговорите с водителем заранее вопрос удержания из заработной платы, поскольку водитель может заправить самостоятельно автотранспортное средство и быть не согласен с размерами удержаний.

3. Размеры удержаний целесообразно установить в приказе с отсылкой на рыночные цены горюче-смазочных материалов.

Судебная практика основывается на следующем:

1. Несанкционированные сливы топлива.

В Апелляционном определении Иркутского областного суда от 07.05.2013 по делу N 33-3602/13 суд пришел к выводу о том, что факт совершения дисциплинарного проступка (несанкционированный перерасход дизельного топлива) подтвержден, срок применения дисциплинарного взыскания не нарушен.

Установлено, что С.В.А. состоял в трудовых отношениях с МУП города Ангарска "Ангарский водоканал" на основании трудового договора "номер изъят" от "дата изъята" и приказа о приеме на работу на должность водителя автомобиля "номер изъят" разряда. "дата изъята" с истцом был заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. За С.В.А. был закреплен автомобиль "данные изъяты". Согласно п. "номер изъят" должностной инструкции водителя автомобиля автотранспортного цеха "номер изъят" водитель автомобиля несет ответственность за перерасход горюче-смазочных материалов. С данной инструкцией С.В.А. ознакомлен "дата изъята". Кроме того, должностной инструкцией предусмотрена ответственность работника за перерасход топлива.

Согласно договору от "дата изъята" "номер изъят" и дополнительному соглашению "номер изъят" в течение "дата изъята" на автомобили МУП города Ангарска "Ангарский водоканал" установлены спутниковые системы слежения "данные изъяты" и емкостные измерители уровня топлива "данные изъяты", в том числе и на автомобиль "данные изъяты" на котором работал С.В.А. С "дата изъята" по "дата изъята" в АТЦ МУП города Ангарска "Ангарский водоканал" проведена внеплановая проверка на предмет сохранения работниками материальных ценностей за период с "дата изъята" по "дата изъята". В ходе проведения данной проверки работодателем были выявлены факты несанкционированных сливов дизельного топлива с бака автомашины "данные изъяты" "дата изъята" и "дата изъята". Данные обстоятельства подтверждены служебной запиской заместителя директора от "дата изъята", актом проверки соответствия показаний данных системы GPS от "дата изъята", объяснительной запиской С.В.А. от "дата изъята".

Оценив в совокупности представленные доказательства, суд первой инстанции установил, что основанием к увольнению С.В.А., согласно приказу о применении дисциплинарного взыскания от "дата изъята" "номер изъят", явился несанкционированный перерасход дизельного топлива "дата изъята" и "дата изъята". Графики и диаграммы системы GPS и показания специалиста Ч. являются надлежащей совокупностью доказательств, согласно которым у работодателя имелись основания утратить доверие к С.В.А. как к работнику, непосредственно обслуживающему материальные ценности. Факт совершения С.В.А. дисциплинарного проступка выявлен "дата изъята", в этот же день с работника затребовано объяснение. Акт о результатах проведенной проверки директору МУП города Ангарска "Ангарский водоканал" представлен "дата изъята", следовательно, ответчиком не нарушен срок применения дисциплинарного взыскания.

2. Допущение перерасхода топлива.

В Апелляционном определении Красноярского краевого суда от 29.06.2016 N 33-8401/2016 суд признал факт правомерного списания ввиду несанкционированного перерасхода топлива.

Приказом директора ООО "Деревообрабатывающая Компания "Енисей" от 10.12.2015 за необоснованный перерасход дизельного топлива и бесконтрольность со стороны водителей с К.В.П. удержана стоимость перерасходованного топлива из заработной платы в сумме <данные изъяты> исходя из стоимости топлива <данные изъяты>. Представителем ответчика в материалы дела представлена ведомость технико-эксплуатационных показателей за период с 01.11.2015 по 30.11.2015, согласно которой К.В.П. допустил перерасход топлива в количестве <данные изъяты>.

Между тем, как установил суд, работодателем не представлено доказательств, подтверждающих размер причиненного ущерба, причины его возникновения.

Ведомость технико-эксплуатационных показателей за период с 01.11.2015 по 30.11.2015, представленная ответчиком в подтверждение ущерба, не содержит дату составления, подписана механиком автотранспортного цеха с указанием сведений о перерасходе топлива К.В.П. на 145,60 литров на сумму <данные изъяты>. Приказ об удержании стоимости перерасходованного топлива из заработной платы водителя К.В.П. за ноябрь 2015 года в сумме <данные изъяты> издан директором ООО "Деревообрабатывающая Компания "Енисей" 10.12.2015. Доказательств истребования от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба до вынесения решения о взыскании с работника причиненного ущерба в материалах дела не имеется. Доводы истца о том, что перерасход топлива он не допускал, при проведении проверки недостачи ГСМ не присутствовал, о результатах проверки уведомлен не был, объяснение по указанному факту с него не требовали, ответчиком не опровергнуты.

При таких обстоятельствах суд обоснованно взыскал с ответчика в пользу К.В.П. незаконно удержанную денежную сумму в размере <данные изъяты> за перерасход ГСМ.

Разрешая требования истца о взыскании с ответчика в его пользу незаконно удержанной суммы в размере <данные изъяты> за проезд до места работы, суд первой инстанции пришел к выводу о правомерности действий ответчика.

3. Исключение НДС из суммы задолженности.

В Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 10.03.2017 N Ф04-7173/2017 по делу N А81-1970/2016 суд установил, что факт передачи топлива по согласованной сторонами стоимости подтвержден, из суммы долга исключен НДС, спорное имущество по акту передано заказчику, который вправе его удерживать.

Условие договора купли-продажи о товаре считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара (п. 3 ст. 455 ГК РФ).

В ст. ст. 309 и 310 ГК РФ установлено, что обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований - в соответствии с обычаями или иными обычно предъявляемыми требованиями. Односторонний отказ от исполнения обязательства и одностороннее изменение его условий не допускаются, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом, другими законами или иными правовыми актами.

В случае просрочки исполнения денежного обязательства кредитором могут быть начислены проценты в соответствии со ст. 395 ГК РФ.

Оценив представленные в материалы дела доказательства по правилам, установленным в ст. ст. 64, 65, 71 АПК РФ, апелляционный суд установил, что наличие между сторонами отношений, связанных с поставкой ГСМ, общая стоимость которого согласована сторонами, подтверждается двухсторонними актами, письмами ответчика, товарной накладной; доказательств погашения спорной задолженности в материалы дела не представлено, что повлекло просрочку в исполнении обязательства по оплате дизельного топлива.

При этом апелляционный суд, учитывая положения п. 1 ст. 154, п. 1 ст. 168, ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ), принимая во внимание то, что истцом не выставлен ответчику счет-фактура с выделением в составе цены НДС, сделал вывод о необоснованности требования истца об уплате ответчиком НДС.

С учетом этого, правильно произведя расчет долга и процентов, суд апелляционной инстанции пришел к верному выводу о взыскании с ответчика в пользу истца стоимости ГСМ в размере 1 344 219 руб. и 78 928 руб. 87 коп. процентов за период с 26.08.2015 по 12.04.2016.

 

Удержание перерасхода за разъездной характер работы

 

Разъездной характер работы предусматривается трудовым договором.

Такие выплаты носят компенсационный характер работы, поэтому не облагаются НДФЛ.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Следовательно, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками категорий работников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц.

К рекомендациям можно отнести следующие:

1. Важно учитывать время, которое сотрудник тратит на разъезды, соответственно, работодатель должен учитывать, что работник может отлучиться по своим делам, поехать на обед или организовать встречу со знакомыми в рабочее время, пользуясь разъездным характером работы. В этой связи, чем более детально работодатель ведет учет рабочего времени сотрудника, тем меньше рисков, связанных с нерациональным использованием времени и случаев удержаний из заработной платы сумм, связанных с разъездным характером работы.

2. Работодателю проще предоставить работнику проездной или автомобиль, чем производить удержания из заработной платы. В этой связи судебная практика в части подобных удержаний не сложилась.

 

Удержание затрат на приобретение форменной одежды

 

Ряд профессий связаны с форменной одеждой и форменным стилем. Следует отличать эти два понятия, так, форменная одежда является обязательной, а вот форменный стиль разрабатывает сам работодатель.

Соответственно, форменной одеждой работодатель должен обеспечить работников самостоятельно.

А вот стиль не является обязательным атрибутом, поэтому возможны различные варианты:

- приобретение одежды работодателем и удержание из заработной платы суммы в случае, если работник не отработал определенное время;

- безвозмездная передача одежды в форменном стиле;

- приобретение атрибутов форменного стиля работником самостоятельно;

- выдача одежды, числящейся за работодателем, под отчет в пределах смены или рабочей недели.

Удержание суммы расходов на приобретение форменной одежды может регулироваться специальным законодательным актом.

 

Пример фрагмента.

Выплата стоимости предметов форменной одежды работниками осуществляется следующим образом:

по предметам форменной одежды, приобретенным и выданным в текущем году, - путем внесения денежных средств в кассу Управления делами Правительства Ленинградской области на восстановление кассовых расходов текущего года;

по предметам форменной одежды, приобретенным и выданным в отчетном (предшествующем текущему) году, - путем удержания из заработной платы работника по его заявлению или оплатой через кредитную организацию в доход областного бюджета Ленинградской области. Оплата стоимости выкупаемых работниками предметов форменной одежды при этом осуществляется по коду доходов бюджетов "Прочие доходы от компенсации затрат бюджетов субъектов Российской Федерации". Реквизиты для перечисления денежных средств в областной бюджет Ленинградской области предоставляются финансовым департаментом управления делами Правительства Ленинградской области (далее - финансовый департамент) <2>.

--------------------------------

<2> Приказ управления делами Правительства Ленинградской области от 02.04.2014 N 4 "Об утверждении Правил обеспечения работников органов исполнительной власти Ленинградской области форменной одеждой".

 

Можно дать следующие рекомендации:

1. Работодатель должен установить, является ли форменная одежда обязательной. Если форменная одежда является обязательной, то удержание из заработной платы производить нельзя.

Согласно ст. ст. 212 и 221 ТК РФ обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя. В частности, работодатель обеспечивает приобретение и выдачу за счет собственных средств специальной одежды и обуви, других средств индивидуальной защиты, а также смывающих и (или) обезвреживающих средств, прошедших обязательную сертификацию или декларирование соответствия. При этом работодатель вправе устанавливать нормы выдачи спецодежды, улучшающие защиту работников по сравнению с типовыми нормами, которые устанавливаются Правительством РФ (ст. 221 ТК РФ).

2. Важно понимать, передается ли форменная одежда в собственность работнику.

В соответствии с п. 5 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда отнесены, в том числе, расходы на приобретение (изготовление) форменной одежды и обмундирования, которые остаются в личном постоянном пользовании работников. Причем предполагается, что форменная одежда передается работникам бесплатно либо продается по пониженным ценам. В таком же порядке учитываются расходы на приобретение или изготовление организацией форменной одежды и обуви, которые свидетельствуют о принадлежности работников к данной организации.

Если форменная одежда в собственность работника не передается, то в зависимости от стоимости и срока полезного использования она должна учитываться по правилам налогового учета, либо в составе амортизируемого имущества, либо в составе материально-производственных запасов.

Если форменная одежда является амортизируемым имуществом (т.е. имеет срок полезного использования более 12 месяцев и первоначальную стоимость более 100 000 рублей за единицу), то ее стоимость может быть учтена в расходах по правилам, установленным для учета основных средств.

3. Важно помнить, что навязать одежду корпоративного стиля и ее приобретение фактически работодатель не имеет право. И поскольку такая одежда не является обязательной, то и производить удержание в случае увольнения сотрудника работодатель должен в добровольном порядке.