Способы сбора и внесения контактов.

В ЕИПСК можно собирать и вносить контакты тремя различными способами:

1) с помощью виджетов с формой обратной связи;

2) посредством ручного ввода данных;

3) при помощи автоматической загрузки контактного листа.

Необходимо подробно рассмотреть каждый способ.

Сбор при помощи виджетов обратной связи.

Этот способ реализуется благодаря инструменту «Виджеты», который позволяет создавать всплывающие модули, блоки, размещенные на официальном сайте или ресурсах партнеров. Механизм действия таков: посетитель заходит на сайт, видит всплывающее окно виджета, например, с анонсом места и предложением оставить контакт для получения свежих новостей от учреждения. На виджете есть форма для внесения контактной информации. После заполнения формы контакт автоматически оказывается в разделе «Аудитория» учреждения, которое создавало виджет. С этого момента уже можно делать рассылку.

Рис.63. Форма сбора контактных данных в виджете

 

Вся информация, собранная с виджетов за исключением контактных данных попадает во вкладку «Заявки», где ее можно обработать. В этой вкладке отражается активность по трем типам обратной связи виджетов: «Заявки на мероприятие», «Отзывы» и «Напоминания».

Если виджеты еще не созданы, эта вкладка пуста. Если виджеты уже созданы и размещены на сайте – как только посетитель сайта заполнит поля виджета, заявка попадет в этот раздел со статусом новой. Нажатие кнопки «Рассмотрено» переведет заявку в статус рассмотренной. Рекомендуется нажимать эту кнопку после внесения контактов в данные по посетителям мероприятия (в случае с заявками на мероприятие), занесения отзыва в книгу отзывов или раздел на своем сайте.

Рис. 64. Вкладка «Заявки»

 

Ручной ввод данных.

Этот способ подходит для ситуаций, когда есть необходимость внести единичные контакты, например, электронную почту какого-либо СМИ. При ручном вводе можно выбрать тег, которым помечается контакт, например, «газеты», «телевидение». Затем можно осуществлять рассылку именно по контактам, отмеченным этим тегом. Чтобы вручную внести данные, необходимо в разделе «Контакты» нажать на кнопку «Добавить контакт». В открывшейся форме последовательно заполняются поля.

1.  Имя контакта – сюда вносится ФИО контактного лица или название организации, чьи контакты добавляются в систему.

2.  Почтовые адреса – сюда вносится адрес электронной почты. Можно добавлять несколько адресов, для одного контакта, для этого нужно нажать «Добавить» и заполнить поле.

3.  Телефоны – поле для контактного телефона. Номер телефона пишется без префикса. Можно вносить несколько номеров, для этого нужно нажать «Добавить» и заполнить поле.

4. Аккаунты – поля для ссылок на аккаунты пользователя в социальных сетях. Если таких аккаунтов нет, или они неизвестны, поле можно оставить пустым. Чтобы добавить аккаунт, необходимо выбрать в левой части значок соответствующей социальной сети, а затем внести ID – цифровую или буквенную часть аккаунта в социальной сети, которую можно скопировать из адресной строки (располагается в конце адреса страницы).

Например, в социальной сети Facebook в адресе https://www.facebook.com/profile.php?id=100008987980085 значение ID – 100008987980085. ID также может быть буквенным. Например, для страницы https://vk.com/rf_kult во «Вконтакте» значение ID – rf_kult.

5. Теги – сюда вносятся пометки для контактов. Например, для библиотеки это может быть тег «Читатели», «Старший возраст»; для филармонии: «Зрители», «Артисты» и т.д. Чтобы внести тег, необходимо набрать нужный тег, в выпавшем списке выбрать «Добавить».

Рис.65. Добавление нового контакта

Импорт контактов.

Инструмент импорта полезен, когда нужно занести в базу большой массив собранных контактов. Необходимо собрать контакты и, пользуясь программой  Microsoft Excel, создать документ в формате.csv.

В виде строчки через точку с запятой необходимо ввести четыре параметра: имя и фамилия;e-mail;телефон;теги. И так на каждой строчке документа Microsoft Excel.

Чтобы загрузить список, необходимо нажать на кнопку «Импорт контактов». В открывшемся окне выбрать кнопку «Загрузить список». Когда список будет загружен, нужно нажать «Импортировать».

Рис.66. Импорт контактов

 

Пример 1. У музея есть контакты постоянных посетителей, которые регулярно посещают новые выставки. Одного из них зовут Иван Иванов, почта ivan 11@ mail. com, телефон +79991123456. Его можно отметить тегом «Постоянные посетители», чтобы рассылать информацию о свежих мероприятиях. Данные для него будут выглядеть так:
Иван Иванов; ivan 11@ mail. com;9991123456; постоянные посетители. Остальные контакты в этом списке формируются так же.

Пример 2. В городе N работают корреспонденты, которые освещают культурную жизнь учреждений. Это сотрудники телевидения, газет, интернет-порталов. Областной филармонии необходимо перенести в систему и рассортировать список людей, работающих в СМИ. Для переноса списка этих корреспондентов опять формируется список в программе Excel.

Рис.67. Создание списка контактов для импорта

 

Хранение контактов

В ЕИПСК есть широкие возможности для удобного хранения контактов. Во вкладке «Контакты» все данные пользователей хранятся в хронологическом порядке: самые новые сверху, старые снизу. Тем не менее, есть возможность отфильтровать эти контакты по трем характеристикам:

· имя (при наборе имени система покажет всех пользователей с этим именем);

· источник (в зависимости от выбранного источника меняется список контактов);

· теги (после выбора одного или нескольких тегов система отбирает только контакты, отмеченные этими ключевыми словами).

Контакты, хранящиеся в системе можно объединять. Для этого необходимо сначала найти дублирующие контакты с помощью кнопки «Поиск дублирования».

Рис.68. Поиск дублирования

 

Поиск дублирующих контактов может осуществляться по телефону или по адресу. Чтобы выбрать основание для поиска дублирования следует выбрать необходимый параметр в поле «Группировать по». Чтобы сразу совместить найденные дубликаты в один контакт, нужно нажать кнопку «Объединить».

Если возникает ситуация, когда у нескольких контактов разные почты и телефоны, но это все равно один и тот же пользователь или одно и то же СМИ, в системе также есть возможность соединить их в один контакт. Для этого нужно во вкладке «Контакты» нажать кнопку «Объединить» и в появившемся списке нажать «Выбрать» напротив контактов, которые нужно объединить. Если контактов слишком много – рекомендуется воспользоваться фильтрами, расположенными в правой части экрана.

Рис.69. Выбор контактов для объединения

 

Можно выбрать несколько контактов. Следует обратить внимание на то, что объединять можно только контакты, которые в реальности соответствуют одному человеку или одному СМИ.

 

                                     Карточка контакта

У каждого контакта есть индивидуальный профиль в системе, в котором содержится вся информация о нем (почта, телефон, аккаунты в социальных сетях, информация о полученных рассылках).

Рис.70. Карточка контакта

 

В этой карточке также можно отредактировать информацию о пользователе. Для этого необходимо нажать на кнопку «Редактировать».

В нижней части страницы отображаются рассылки, которые были отправлены данному адресату.

На этой странице также можно заблокировать контакт с помощью кнопки «Заблокировать». Эта функция нужна, когда пользователь просит не присылать рассылок, однако его удаление из списка контактов нецелесообразно. Контакт можно заблокировать и разблокировать в любое время.

«Отправить сообщение» позволяет быстро сформировать персональное письмо или СМС-сообщение для контакта. Этот функционал не предназначен для создания полноценной тематической рассылки, но удобен для оперативного оповещения пользователя.

Чтобы отправить такое письмо, необходимо нажать «Отправить сообщения», выбрать тип, заполнить все поля и нажать на кнопку «Отправить».

Пример 1. Читатель Иван Иванов попросил оповестить его, когда книга «История восточной мудрости» появится в фондах библиотеки. При добавлении контакта можно пометить его тегом с названием этой книги, а также тегом «Ожидание». Тогда будет легко найти его и персонально сообщить о наличии книги.

Рис.71. Формирование персонального письма.

 

Пример 2. В культурном центре впервые открылись курсы китайского языка. Среди посетителей центра есть несколько человек, которые активно интересуются восточной культурой. При добавлении контактов этих посетителей их можно отметить тегом «Восток», а затем оповестить каждого при помощи СМС об открытии курсов китайского языка.

Рис. 72. Создание персонального СМС

Вкладка «Рассылки»

Во вкладке «Рассылки» содержится полная информация обо всех прошедших рассылках и хранятся черновики писем; здесь также можно создать новую рассылку. 

Рис.73. Вид вкладки «Рассылки»

 

Все рассылки в этой вкладке располагаются в хронологическом порядке: новые наверху, старые внизу. Чтобы найти необходимую рассылку, необязательно пролистывать весь список, – достаточно просто выставить фильтры в правой части экрана.

1. Тип рассылки. Можно выбрать только один тип – e-mail. Если в учреждении когда-нибудь (когда была такая возможность) проводились СМС-рассылки – их тоже можно будет увидеть.

2. Получатели рассылки – это поле функционально только для учреждений-модераторов. У учреждений со стандартными правами автоматически указана аудитория.

3. Дата проведения. Здесь выставляются даты, в которые проводились нужные для отображения рассылки.

4. Название. Здесь можно ввести название необходимой рассылки.

 

Создание рассылки

Создание рассылки – основной функционал раздела «Аудитория». После того, как собраны контакты и определена тематика рассылки, а также подготовлены необходимые информационные материалы (добавлены события в систему), можно приступать к созданию рассылки. Для этого нужно нажать «Создать рассылку», ввести название рассылки (для идентификации в системе) и пошагово сформировать письмо.