Оперативный учет топлив, масел, смазок и специальных жидкостей

5.1. На каждом автотранспортном предприятии должен вестись учет:

- топлива (натурой и в талонах) по предприятию в целом, по каждому автомобилю и по каждому водителю;

- смазочных материалов, специальных жидкостей, фильтрующих элементов по предприятию в целом.

5.2. Основным документом оперативного учета топлива и смазочных материалов на автотранспортном предприятии является "Книга учета топлив, смазочных материалов и талонов" (форма N 3 Приложения). При наличии сменных заправщиков остаток инвентаризуется и после сверки с данными учета сдается под расписку одним заправщиком другому. Учет ведется в тех единицах, в которых производится прием и отпуск, с обязательным указанием плотности нефтепродукта. Плотность получаемого нефтепродукта, в том числе и в талонах, берется из товарно-транспортных накладных, выписываемых нефтебазой, плотность отпускаемого - в соответствии с пунктом 4.2.6.

5.3. На основании документов, по которым на автотранспортном предприятии производились прием и выдача топлива и смазочных материалов: счетов-накладных, актов, требований, ведомостей учета выдачи топлива и смазочных материалов, ведомостей учета возврата талонов, актов определения плотности и температуры, удостоверяющих правильность перевода объемных количеств выданных продуктов в массовые, дежурный заправщик составляет сменный (суточный) отчет о движении топлива и смазочных материалов (форма N 4 Приложения). Отчет вместе с документами по приходу и расходу по окончании дежурства передается в бухгалтерию автотранспортного предприятия и служит основанием для последующего отражения движения топлива и смазочных материалов и расчетов с поставщиками.

Перед сдачей в бухгалтерию отчет проверяется и подписывается начальником отдела (группы) топливно-энергетических ресурсов автотранспортного предприятия.

5.4. После обработки путевых листов в контрольной группе отдела эксплуатации они передаются в отдел (группу) топливно-энергетических ресурсов для дальнейшей обработки и сверки с ведомостями учета выдачи и возврата топлива (талонов), приложенными к отчету о движении топлива и смазочных материалов. При машинной обработке путевых листов сверка раздаточных ведомостей производится по табуляграмме (форма 206).

5.5. На основании записей, имеющихся в путевом листе, после сверки их с ведомостями учета выдачи и возврата топлива (талонов) заполняется месячная карточка учета расхода топлива, ведущаяся на каждый автомобиль согласно форме N 5 Приложения.

Работник отдела (группы) топливно-энергетических ресурсов, ведущий учет, записывает в карточку учета расхода топлива автомобилем пересчитанные фактические и нормативные расходы и выводит результат.

5.6. Карточки учета расхода топлива автомобилями за текущий месяц хранятся в отдельной папке по порядку номеров автомобилей, а по истечении месяца карточки вкладываются в папки, заводимые на каждый автомобиль, и хранятся в них.

5.7. При ручной обработке путевых листов на основании заполненных карточек учета расхода топлива автомобилями заполняются лицевые карточки водителей, ведущиеся согласно форме N 6 Приложения. При постоянной работе на автомобиле одного водителя форма N 6 не ведется, а учет производится только по форме N 5. При машинной обработке путевых листов форма N 6 не ведется.

5.8. При работе автомобилей по многодневному путевому листу допускается для оперативного учета расхода топлива использовать вместо форм N 5 и N 6 журналы учета работы автомобилей, ведущиеся в диспетчерской группе.

5.9. Работники отдела (группы) топливно-энергетических ресурсов, ведущие учет по формам N 5 и N 6, выявляют автомобили, на которых происходит устойчивый перерасход топлива, а также водителей, имеющих значительный пережог или нереальную экономию. На основании этих данных начальник отдела (группы) топливно-энергетических ресурсов, проверив правильность определения нормативного и фактического расходов топлива, выясняет причины пережога или нереальной экономии, при необходимости организует в установленном порядке замер расхода топлива.

Если причина пережога связана с техническим состоянием автомобиля, то начальник отдела (группы) топливно-энергетических ресурсов обращается со служебной запиской к главному инженеру автотранспортного предприятия для проведения соответствующих работ. В случае вины водителя за пережог топлива, а также при нереальной экономии начальник отдела (группы) топливно-энергетических ресурсов обращается со служебной запиской к заместителю директора автотранспортного предприятия по эксплуатации (начальнику отряда, колонны) для принятия соответствующих мер.

Начальник отдела (группы) топливно-энергетических ресурсов направляет в контрольно-пропускной пункт или в отдел технического контроля служебную записку, где указывает период времени, гаражные номера автомобилей, фамилии и табельные номера водителей, у которых механики обязаны контролировать остатки топлива в баке и в талонах.

Карточки с формами N 5 и N 6 автомобилей и водителей, имеющих устойчивые пережог или нереальную экономию, хранятся на все время устойчивого отклонения расхода топлива от нормативного в специальной папке. Туда же прикладываются акты замеров фактического расхода топлива.

В случае если, несмотря на проведенные работы, пережог или нереальная экономия сохраняются, начальник отдела (группы) топливно-энергетических ресурсов направляет руководству автотранспортного предприятия служебную записку для принятия к виновным административных мер.

5.10. После обработки лицевых карточек водителей или табуляграмм выводятся результаты работы каждого водителя за месяц (экономия или перерасход топлива), которые вывешиваются для всеобщего сведения.

По итогам работы за квартал составляется ведомость (произвольной формы) для расчетов с водителями, которая также вывешивается для всеобщего сведения. Водитель, которого не удовлетворяет произведенный расчет, в 10-дневный срок подает заявление, немедленно рассматриваемое комиссией в составе начальника отдела (группы) топливно-энергетических ресурсов, начальника отряда (колонны), представителей отдела эксплуатации, цеха (участка) регулировки топливной аппаратуры и местного комитета.

После утверждения руководством автотранспортного предприятия ведомость передается в бухгалтерию для расчета с водителями.

5.11. Учет расходования ТМСС на техническое обслуживание и ремонт подвижного состава и технологического оборудования производится начальником производства (мастерских) автотранспортного предприятия и ведется помесячно по ведомости (произвольной формы, допускается использовать форму N 1) на каждую марку топлива и смазочных материалов отдельно. Заполненные ведомости подписываются начальником производства (мастерских) и после проверки их отделом (группой) топливно-энергетических ресурсов утверждаются руководителем автотранспортного предприятия и передаются вместе с приложенными к ним приходно-расходными документами в бухгалтерию автотранспортного предприятия.

5.12. По окончании месяца до 10 числа следующего за отчетным месяца, отдел (группа) топливно-энергетических ресурсов представляет от имени автотранспортного предприятия в вышестоящую организацию оперативный отчет о расходе топлива и смазочных материалов по форме N 7 Приложения.