Составление описей на судебные дела (наряды)

Постоянного хранения

12.4.1. На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства заводятся отдельные описи.

12.4.2. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные производством дела постоянного хранения, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются архивные описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

12.4.3. До передачи в архив на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства составляется опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов (приложение № 56 форма № 66).

Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.).

Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется заведующим секретариата суда, согласовывается с председателем экспертной комиссии суда и утверждается председателем суда.

12.4.5. Годовые разделы описей всех видов дел постоянного хранения должны рассматриваться экспертной комиссией суда, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются в четырех экземплярах на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива через три года после сдачи дела в архив суда. После утверждения годового раздела председателем суда (судебной коллегии) и экспертно-проверочной комиссией государственного архива первый экземпляр годового раздела описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в суде (приложение № 57 форма №67).

12.4.6. Бланк описи дел (нарядов), дел общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, даты, срок хранения, количество листов, примечание (Приложение 58 форма №68).

Экспертной комиссией суда по согласованию при необходимости с соответствующим архивным учреждением может быть установлен иной порядок ведения описей: изменено количество единиц хранения, необходимых для окончания описи, определена периодичность ведения описей: один год, три года, пять лет и т.д.

12.4.7. После внесения дела (наряда) в опись на его обложке рядом с пометкой «постоянно» проставляются номер описи и номер дела (наряда) по описи.

12.4.8. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

12.5. Передача дел (нарядов) временного срока хранения

И других документов в архив суда, порядок

Их хранения и использования

12.5.1. Документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения.

12.5.2. Документы временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности» в архив не передаются. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются, о чем составляется акт (приложение № 55 форма № 65).

12.5.3. Гражданские, административные, уголовные дела (наряды), передаются в архив по описям. О передаче дела (наряда) делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело (наряд).

12.5.4. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается секретарем, работником, отвечающим за ведение архива, и заведующим канцелярией и утверждается председателем суда.

Поступившие в архив суда дела (наряды) и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

12.5.5. Из архива суда дела (наряды) выдаются в структурные подразделения по служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения председателя суда, заместителя председателя суда.

12.5.6. Отметка о выдаче дела (наряда) производится в журнале (книге) (приложение 59 форма № 69), где указываются: номер дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела (наряда), при этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде.