Раздел 2. Обеспечение сохранности документов в ДОУ.

Тема 2.1. Обеспечение сохранности документов (в организации). (Конспект 1.)

План:

1. Понятие сохранности документов.

2. Проблемы обеспечения сохранности документов в организации.

3. Дайте классификацию основных угроз документированной информации.

4. Назовите основные организационные каналы несанкционированного доступа (НСД) к документированной информации и дайте их краткую характеристику.

5. Назовите основные технические каналы НСД к документированной информации и дайте их краткую характеристику.

6. Охарактеризуйте основные виды несанкционированных воздействий на документированную информацию.

7. Сроки хранения документов в организации.

8. Виды документов в архиве организации.

9. Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных.

10. Рекомендации по составу компьютерных носителей документной информации.

11. Как хранятся документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические?

12. Оборудование помещений для хранения документов в организации.

13. Как хранятся документы большого формата?

14. Как упаковываются дела в архивохранилищах? 

Контрольные вопросы:

1. Каковы основные задачи защите информации при ее документировании?

2. Какими нормативными документами определяются требования к защите информации при ее документировании

3. Какие органы решают задачи защиты информации при ее документировании?

4. Каковы основные формы защиты документов и носителей документированной информации? Охарактеризуйте их.

5. Назовите основные требования, предъявляемые к защите информации, которые обязаны выполнять ее обладатели, а так же операторы информационных систем.

6. В чем заключается обеспечение сохранности информации?

7. В чем заключается обеспечение достоверности документов?

8. Назовите и охарактеризуйте основные показатели защищенности информации, циркулирующей в системе управления.

9. Какие задачи выполняет подсистема обеспечения конфиденциальности информации в системе управления?

10. Какие органы выполняют функции защиты документированной информации в системе управления в части обеспечения сохранности, достоверности и конфиденциальности информации?

Сергазин. Основы обеспечения сохранности документов – с.3-16

 

Тема 2.2. Организация проверок наличия и состояния дел. (Конспект 2.)

План:

1. Сроки проверок наличия и состояния дел.

2. Что контролируется при проверке наличия и состояния дел?

3. Действия по результатам проверок?

4. Состав учётных документов.

5. Правила проверок наличия и состояния дел.

6. Как оформляются итоги проверки?

7. Как осуществляется организация розыска необнаруженных документов?

8. Когда считается завершенной проверка наличия и состояния архивных документов?

Основные правила работы архивов организаций – с.35-38

Сергазин – с.19-24

 

Тема 2.3 Обеспечение сохранности конфиденциальных документов.

Особенности конфиденциального делопроизводства

План: (Конспект 3.)

1. Категории документов. 2 вида делопроизводства.

2.  Отличия конфиденциального делопроизводства от открытого.

3. Формы и виды уязвимости конфиденциальной информации.

4. Системы регистрации и учета, пересылки и сохранения документов ограниченного доступа.

5. Комплексность подхода к анализу степени рисков и предотвращения нарушений информационной безопасности; нормативные ограничения, установленные государством к ограничению состава управленческой документной информации конфиденциального характера.

6. Как может реализоваться та или иная форма уязвимости документированной информации.

7. Организационные и технологические особенности конфиденциального делопроизводства.

Круглянская «Настольная книга секретаря» – с. 341 – 343,

Пшенко «Документационное обеспечение управления»– с.124-130.

План: (Конспект 4.)

1. Состав конфиденциальных документов.

2. Ограничения на отнесение информации к коммерческой тайне.

3. Определение степени конфиденциальности.

4. Гриф конфиденциальности.

5. Определение конкретных сроков конфиденциальности.

6. Организация хранения документов в рабочих помещениях и на рабочих местах.

7. Особенности систематизации при формировании в дела отдельных видов управленческих документов.

8. Группировка в дела документов с ограничением доступа к зафиксированной в них информации; общий порядок снятия грифов ограничения доступа при хранении.

9. Круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать конфиденциальные документы.

Кругл. – с. 343 – 345, Пш. – с.124-130.

План:

1. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации.

2. Виды носителей конфиденциальной информации.

3. Виды бумажных носителей. Видымашинных носителей.

4. Проверки наличия конфиденциальных документов.

5. Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов.

6. Цель проверок. Частота проверок.

7. Наиболее оптимальные виды проверок:

8. Нерегламентные проверки.

9. Осуществление проверочных операций.

Кругл. – с. 345 – 349, Пш. – с.124-130.

Практическая работа:

План:

Отработка практических навыков по работе с конфиденциальными документами.

Задание - Составить список документов, которые можно отнести к конфиденциальным.

Кругл. – с. 350 – 352, Пш. – с.124-130.

 

Контрольные вопросы:

1. Какими могут быть информационные ресурсы организации (документы, в т.ч. записанные на электронных носителях) в соответствии с правовыми, экономическими и другими ее интересами?

2. Что подразумевается под информационными ресурсами, отнесенными законом к категории ограниченного доступа к ним любых лиц?

3. На какие категории подразделяются информация в зависимости от категории доступа к ней?

4. На какие 2 класса делится ценная информация?

5. Какие документы нельзя относить к конфиденциальным?

6. Что включают в себя конфиденциальные документы и недокументированная конфиденциальная информация ограниченного доступа?

7. Насколько долговечна коммерческая ценность информации? Какие сроки ограничения свободного доступа к ней?

8. Характеристика документов долговременного периода конфиденциальности?

9. Характеристика документов кратковременногопериода конфиденциальности?

10. Что включают перечни конфиденциальных сведений и документов?

11. Что такое объективные и субъективные угрозы ценной информации?

12. Что включается в систему защиты информации? Охарактеризуйте основные виды и методы защиты документов и носителей документированной информации.

13. Перечислить обязанности секретаря по ведению конфиденциального делопроизводства.

Тема 2.4. Понятие электронного документа.
Обеспечение сохранности электронных документов (ЭД). (т.-6ч, Пр.-2ч)

  План: (Конспект 5.)

1. Компьютерные технологии и их влияние на документационное обеспечение управления: Опыт придания юридической силы документам на машинных носителях, размывание понятия «документ» и другие.

2. Две офисные стратегии реализации современных информационных технологий в документационном обеспечении управления. Взаимосвязь компьютерных служб и служб документационного обеспечения управления.

3. Понятие электронного документа.

4. Способы представления реквизитов электронного документа. (ЭД)

5. Способы представления электронных документов.

6. Средства хранения. Проблемы хранения электронных документов.

7. Общие правила обеспечения сохранности носителей ЭД.

8. Основные задачи обеспечения сохранности документов в электронной форме (4).

9. Задача обеспечения устойчивого электропитания;

10. Задача обеспечения резервного копирования;

11. Задача обеспечения антивирусной защиты;

12. Задача обеспечения профилактики и диагностики с использованием специаль­ных утилит.

Андреева. Энциклопедия секретаря -с.629-632

 

Практическая работа:

План:

Отработка практических навыков по обеспечению сохранности электронных документов.

Задание:

1. Обеспечения устойчивого электропитания;

2. Обеспечения резервного копирования;

3. Обеспечения профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (служебных программ).

План:

1. Обеспечение доступности электронных документов.

2. Достоверность электронных документов.

3. Сохранность сопровождающих документы метаданных и протоколов контроля системных процессов.

4. Что необходимо учитывать при определении особенностей хранения электронных документов.

5. Место хранения ЭД.

 

План:

1. Стратегии долгосрочного (10 лет и более) обеспечения сохранности электронных документов.

2. Создание копий электронных документов.

3. Конвертирование в стандартный формат.

4. Миграция.

5. Основные типы потерь, которые необходимо учитывать при обеспечении сохранности электронных документов.