Каков максимальный срок исполнения обращений граждан?

1. 15 дней.

2. 30 дней.

3. 45 дней.

4. 60 дней.

22. В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов?

1. В календарных днях.

2. В рабочих днях.

23. Кто может перенести срок исполнения поручения, полученного из вышестоящей организации?

1. Руководитель организации, исполняющей поручение.

2. Руководитель вышестоящей организации.

3. Служба ДОУ организации, исполняющей поручение.

24. Какой из классификаторов может использоваться при регистрации поступающих документов?

1. Классификатор должностных лиц.

2. Классификатор видов продукции.

3. Классификатор единиц административно-территориального деления.

25. Какой документ составляется при необходимости зафиксировать сложившуюся ситуацию или обнаруженные факты?

1. Протокол.

2. Справка.

3. Акт.

26. Какой документ требует утверждения руководителем организации?

1. Положение о бухгалтерии.

2. Справка о задолженности предприятия.

3. Письмо-запрос о предоставлении информации.

4. Протокол заседания совета директоров.

27 . Каким образом в организации распределяются обязанности между руководством, в том числе право подписывать документы?

1. Устанавливаются в соответствии с устными распоряжениями руководителя.

2. Устанавливаются приказом руководителя.

3. Устанавливаются в инструкции по делопроизводству.

28. Сколько экземпляров приказа подписывает руководитель?

1. Несколько.

2. Два.

3. Один.

29.  На кого может быть возложен контроль за исполнением в последнем пункте приказа?

1. На руководителя структурного подразделения.

2. На заместителя руководителя организации.

30. Какое утверждение является правильным?

1. В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений.

2. В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел.

3. В каждой организации должны быть только номенклатуры дел структурных подразделений.

31. Какие признаки отражены в заголовке дела: «Протоколы заседаний Совета директоров общества»?

1. Корреспондентский.

2. Номинальный.

3. Авторский.

4. Предметно-вопросный.

32. Какой заголовок дела вы считаете правильным?

1. Документы о строительстве торгового центра.

2. Расчеты, сметы, планы работ, переписка и другие документы о строительстве торгового центра.

3. Документы о строительстве торгового центра (расчеты, сметы, планы работ, переписка и др.).

33. Допустимо ли формировать переписку в дела по принципу: «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция»?

1. Да.

2. Нет.

34. Можно ли помещать в одно дело документы временного и постоянного сроков хранения?

1. Да.

2. Нет.

35. В какое дело помещается внутренняя опись?

1. Личное дело.

2. Приказы организации по личному составу.

3. Переписка с органами власти и управления.

36. В каком году можно уничтожить документы, созданные в 2000 г. и имеющие срок хранения 10 лет?

1. В 2010 году.

2. В 2011 году.

3. В 2012 году.

37. На каком этапе обработки дела проводится нумерация листов?

1. При обработке дела для передачи на архивное хранение.

2. По завершении делопроизводственного года.

3. При помещении исполненных документов в дело.

38. Какие три вида описей дел составляются в организации при подготовке дел для передачи на архивное хранение?

1. Опись приложений к документам.

2. Опись дел постоянного хранения.

3. Опись дел временного до 10 лет хранения.

4. Опись дел по личному составу.

5. Опись дел временного свыше 10 лет хранения.

6. Опись дел, подлежащих уничтожению.

39. На каком этапе утверждаются акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению?

1. До утверждения описей дел.

2. После утверждения описей дел.

3. Одновременно с утверждением описей дел.

40. Кто утверждает номенклатуру дел организации, описи документов и акты о выделении документов к уничтожению?

1. Экспертная комиссия организации.

2. Руководитель организации.

3. Архив, принимающий документы данной организации на хранение.

Темы рефератов

1. Унификация и стандартизация управленческих документов.

2. Виды документов, их классификация.

3. Правила оформления управленческих (организационно- распорядительных) документов.

4. Основные требования к составлению документов.

5. Структура и штатная численность. Штатное расписание. Инструкция. Должностная инструкция.

6. Распорядительные документы. Решение. Распоряжение. Приказ. Указание.

7. Подготовка, составление и оформление распорядительного документа.

8. Современное деловое письмо.

9. Правила оформления делового письма.

10. Составление некоторых видов писем.

11. Международные письма.

12. Культура официальной переписки

13. Требования к языку и стилю деловой корреспонденции.

14. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний.

15. Требования к составлению и оформлению протокол.

16. Документирование информационно-справочных материалов.

17. Справки. Докладные и объяснительные записки. Акты.

18. Контрактная форма найма, организации и оплаты труда. Составление контракта.

19. Организационное построение службы делопроизводства.

20. Контроль исполнения документов.

21. Организация документооборота.

22. Обобщение и анализ данных об исполнении документов.

23. Контроль исполнения документов. Формы контроля исполнения документов.

24. Систематизация документов. Формирование дел. Номенклатура дел.

25. Элементы современного делового стиля в делопроизводстве.

26. Требования к оформлению документов по личному составу.

27. Работа с обращениями граждан

28. Архивное хранение документов

29. Электронный документооборот.

30. Электронно-цифровая подпись.

Вопросы для промежуточной аттестации

1. Основные задачи курса ДОУ.

2. Основные направления улучшения ДОУ.

3. Пути сокращения объема документации.

4. Документ как самый распространенный носитель информации, посредством которого реализуются управленческие функции.

5. Основные требования к документам.

6. Реквизиты документа.

7. Бланк документа.

8. Устав: назначение, структура и правила оформления.

9. Штатное расписание: назначение, структура и правила оформления.

10.  Постановления: назначение, структура и правила оформления.

11.  Решения: назначение, структура и правила оформления.

12.  Указы: назначение, структура и правила оформления.

13.  Приказы: назначение, структура и правила оформления.

14.  Распоряжения: назначение, структура и правила оформления.

15.  Акт: назначение, структура и правила оформления.

16.  Докладная и объяснительная записки: назначение, структура и правила оформления.

17.  Протокол: назначение, структура и правила оформления.

18.  Справка: назначение, структура и правила оформления.

19.  Анкета: назначение, структура и правила оформления.

20.  Заявления: назначение, структура и правила оформления.

21.  Характеристика: назначение, структура и правила оформления.

22.  Резюме: назначение, структура и правила оформления.

23.  Личная карточка: назначение, структура и правила оформления.

24.  Предложения, жалобы, доверенности: назначение, структура и правила оформления.

25. Композиция и структура текста документа.

26.  Номенклатура дел.

27.  Работа по подготовке документов по следующему хранению и исполнению, отбору документов на длительное хранение.

28.  Экспертиза ценности документов.

29.  Опись.

30.  Материалы по личному составу.

 

V УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

а) Основная литература:

1. Андреева В. И. Делопроизводство [Текст]: Практическое пособие / В. И. Андреева. — 10-е изд., перераб. и доп. — М.: Управление персоналом, 2009.

2. *Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. – М.: 2011.

3. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 3-е изд., испр. и доп. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010.

4. Кузнецова Т. В. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебник / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. — М.: МЦФЭР, 2009.

5. *Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления [Текст]: Учебно-практическое пособие / М. Ю. Рогожин. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: РДЛ, 2009.

6. Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. — 4-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2009.

б) Дополнительная литература:

1. Андреева В. И. Делопроизводство: Практическое пособие / В. И. Андреева. — 9-е изд., испр. и доп. — М.: Бизнес-шк. "Интел-Синтез": Журн. "Управление персоналом", 2009.

2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. – Ростов н/Д.: Феникс, 2009. – 320 с.

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов./Под общ. ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А. – М.: ТК Велби, 2009. – 448 с.

4. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – СПб.: Питер, 2009. – 219 с.

5. *Кирсанова М. В. Трудовая книжка — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007.

6. Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф. В.А.Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 592 с.

7. Охотников А.В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов: Учебно-практическое пособие для предприятий и организаций всех форм собственности. – М.: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д.: Издательский центр «МарТ», 2009. – 64 с.

8. Спивак В.А. Делопроизводство. – СПб.: Питер, 2008. – 208 с.

9. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: Книга сервис, 2009. – 160 с.

В) Нормативные акты

1. Трудовой кодекс РФ.

2.  Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных».

3. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.

4.  Федеральный закон «Об основах государственной службы Российской Федерации» от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ.

5.  Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

6.  Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268.

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в ред. решения Росархива от 27.10.2003).

8.  Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

9.  Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225.

10.  Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

 

г) Электронные источники:

1.  Энциклопедия делопроизводства [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.edou.ru/enc/

2. Организация электронного делопроизводства http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/detail.php?ID=100981&SECTION_ID=598

3.   Электронные книги по документоведению и делопроизводству [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.aup.ru/books/i021.htm

 

* - помечены источники, имеющиеся в научной библиотеке РАП ЧФ

 

VI МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

а) программное обеспечение: Изучение дисциплины предполагает проведение лекционных занятий с использование мультимедийного оборудования для демонстрации презентаций, выполненных в программе Microsoft PowerPoint.

б) техническое и лабораторное обеспечение

При изучении основных разделов дисциплины, выполнении практических работ студенты используют компьютерное оборудование, информационную среду Интернет.

VII  МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИЗУЧЕНИЯ ДИСТЦИПЛИНЫ

7.1.Методические рекомендации преподавателю

Изучение дисциплины закладывает основы профессиональной подготовки бакалавра менеджмента, формирует фундаментальный понятийный аппарат и позволяет соединить важнейшие теоретические проблемы экономической науки с тенденциями отечественных способов документооборота.

При чтении лекций необходимо придерживаться следующих рекомендаций: в лекциях необходимо сочетать теоретические материалы и практические примеры документационного обеспечения управления.

По отдельным темам можно рекомендовать такие интерактивные формы как проблемные лекции, в которых упор делается на постановку наиболее важных проблем, раскрытие их сущности и путей решения. Для лучшего закрепления лекционного материала на практических занятиях разобрать задачи по пройденным темам, проанализировать результаты.

Преподавателю необходимо учитывать и самостоятельную работу студентов. Необходимо обеспечить студентов списком тем для самостоятельного изучения и литературой.

В процессе занятий преподавателю рекомендуется использовать различные активные и интерактивные формы обучения, такие как работа в группах, дискуссии, разбор задач, анализ результатов, интерактивные лекции и др.

7.2.Требования к экзамену. Критерии оценивания знаний студентов.

На экзамен по дисциплине «Документационное обеспечение управления» выносятся два вопроса. Пользоваться на экзамене конспектом лекций или другой учебно-методической литературой не допускается. Для подготовки ответа по экзаменационному билету студенту выделяется 40-45 мин. Допускается на черновиках в письменной форме изложить содержание ответов на экзаменационный билет.

Оценка «неудовлетворительно» выставляется в том случае, если студент ответил только на один вопрос экзаменационного билета и не смог ответить на дополнительные вопросы преподавателя по первому и второму вопросам экзаменационного билета. Оценка «удовлетворительно» ставится студенту, если он дал полный ответ на один из двух вопросов экзаменационного билета и ответил на дополнительные вопросы преподавателя.

Оценка «хорошо» выставляется студенту при условии полного ответа на два вопроса экзаменационного билета и не совсем точных ответов на дополнительные вопросы преподавателя.

Оценка «отлично» выставляется студенту при условии полных ответов на два вопроса экзаменационного билета, содержательных ответов на все дополнительные вопросы преподавателя, грамотной литературной речи, умении аргументировано объяснять свою позицию на поставленные экзаменационные вопросы. Дополнительные вопросы могут задаваться при необходимости уточнения уровня знаний студента.

Полученная оценка может быть оспорена (исправлена) на основании пересдачи в течение экзаменационной сессии с другой группой. После сдачи ведомости в учебную часть все переэкзаменовки допускаются только с направлением из учебно-методического кабинета Академии.    

7.3.Методические рекомендации студенту

Для заочного отделения большая часть времени отводится на самостоятельную работу. Студентам предлагается список тем для самостоятельного изучения и достаточное количество литературы для подготовки к ним. Работа предполагает конспектирование изученного материала по заданным темам.

Конспектирование – письменный пересказ прочитанного своими словами. Хотя отдельные фрагменты, определения, понятия и категории необходимо записывать дословно. То, что конспект это пересказ своими словами прочитанного, означает необходимость понимания изученного материала. Выполняя самостоятельную работу, студенты должны не только развить в себе умение быстро и правильно использовать различные методы анализа предложенного материала, но и оперативно проводить параллели с другими науками. Это позволит выработать необходимые профессиональные качества.

 

Терминологический минимум

АВТОБИОГРАФИЯ – описание своей жизни, включая обучение и трудовую деятельность.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ  ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА – информационная система, реализуемая с использованием средств ВТ и связи.

АВТОР ДОКУМЕНТА – организация или лицо, создавшее документ.

АДРЕСАТ – наименование учреждения, организации, предприятия или лица, которому направляют документ.

АДРЕС – 1) место расположения или нахождения учреждения, организации, предприятия или лиц;

 2) приветствие, поздравление,  благодарность отдельному лицу

или учреждению.

АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – указание получателя документа путем проставления реквизита «Адресат» в правом верхнем углу листа.

АКТ – 1) обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке;

2) документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

АНКЕТА – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

АКЦЕПТ – принятие предложения о заключении контракта одной из его сторон.

АННОТАЦИЯ – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

АРХИВ – учреждение или структурная часть, осуществляющая прием, хранение документов и организующая их использование в политических, научных, народно- хозяйственных, социально - культурных и иных целях.

АТТЕСТАЦИЯ – характеристика квалификации специалиста, его организаторских способностей и политического развития, моральных качеств, достоинств, недостатков.

АУТЕНТИЧНЫЙ текст – действительный, подлинный, соответствующий подлинному.

БАЛАНС ПРЕДПРИЯТИЯ – финансовый документ, отражающий со стояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).

БЛАНК ДОКУМЕНТА – носитель информации с нанесенными на него постоянными реквизитами.

БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций.

ВЕДОМОСТЬ – перечень (список) каких- либо данных, расположенных в определенном порядке.

ВИД ДОКУМЕНТА – классификационная группировка документов одинакового наименования, выполняющих однородные функции.

ВИЗА ДОКУМЕНТА – подпись должностного лица на документе, означающая согласие с его содержанием.

ВНЕШНИЙ ВИД ДОКУМЕНТА – документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ – учетный документ, содержащий список документов, вошедших в дело с указанием их порядковых номеров, индексов, названий дат и номеров листов дела.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – документ,  созданный фирмой и предназначенный для внутрифирменного использования.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступивший на предприятие от сторонней организации.

ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА – копия части документа.

ГОСТ (Государственный общесоюзный стандарт) – документ, содержащий   единые нормы и требования, предъявляемые к определенному виду сырья, полуфабрикатов, готовых изделий, материалов и документов, обязательные к соблюдению при их поставках, заготовках, изготовлении и оформлении.

ГРИФ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ (секретности) – специальная отметка, свидетельствующая о принадлежности сведений  к коммерческой или государственной тайне, проставляемая на носителе сведений и/ или в сопроводительной документации.

ДЕЛО – совокупность документов (или документ), сформированных по какому- либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т. д.), помещенных в обложку.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними.

ДИАЗОКОПИРОВАНИЕ – то же, что и светокопирование.

ДОГОВОР (контракт) – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

ДОВЕРЕННОСТЬ – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких- либо действий от имени заверителя.

ДОКЛАД – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – письменное сообщение, составляемое сотрудником на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, содержащее обстоятельное изложение какого - либо  вопроса с выводами и предложениями.

ДОКУМЕНТ – материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) –

процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления предприятием.

ДОКУМЕНТАЦИЯ – оформленная по единым правилам совокупность документов.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

ДОКУМЕНТЫ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ – документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.

ДУБЛИКАТ – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу.

ЕГСД (Единая государственная система делопроизводства) – комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях.

ЖАЛОБА – заявление о неправильных действиях лиц или учреждений и необходимости ликвидации последствий этих действий.

ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ – журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

ЗАГОЛОВОК ДЕЛА – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов, находящихся в деле.

ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА – совокупность реквизитов:

«Эмблема», «Наименование предприятия», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Дата», «Номер», «Ссылка на номер и дату входящего документа», «Заголовок к тексту».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ – документ, содержащий мнение, оценки, выводы комиссии, специалиста, должностного лица по какому- либо вопросу (документу).

ЗАКОН – акт высшего органа государственной власти, обладающий высшей юридической силой и изданный в установленном порядке.

ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица учреждению или должностному лицу.

ИЗВЕЩЕНИЕ (о заседании, собрании, конференции) – документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ – присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ – документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.

ИНФОРМАЦИЯ – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА – организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный на одном предприятии и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле.

КАРТА- ЗАМЕСТИТЕЛЬ – документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

КВИТАНЦИЯ – расписка, выданная организацией подтверждающая получение денег или материальных ценностей.

КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА – производственная, научно- техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами),  которую предприниматель относит к конфиденциальной.

КОММЕРЧЕСКИЙ АКТ – документ о нарушениях (порче, хищений), допущенных при транспортировке грузов.

КОММУНИКАТИВНЫЙ формат – коммуникабельный, склонный, способный к коммуникации, установлению контактов и связей, легко устанавливающий их.

КОНСТИТУЦИЯ – основной закон государства, определяющий общественное и государственное устройство, принципы организации и деятельности органов государственной власти и управления, избирательную систему, основные права и обязанности граждан.

КОНТРАГЕНТ – одна из сторон контракта, договора.

КОПИЯ – точный список, точное воспроизведение, повторение чего-либо.

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА – документ, служащий для  анализа состава и учета движения кадров.

ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ – документ, содержащий основные сведения о работнике учреждения, организации, предприятия.

ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и общественное положение, содержащие биографические   и другие сведения о нем.

НАКЛАДНАЯ – документ, содержащий сведения о грузе и гарантиях его доставки.

НОМЕНКЛАТУРА – перечень наименований.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в  которых устанавливаются какие- либо правила, нормы.

ОБЗОР – документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о работах в той или иной области или деятельности группы предприятий в определенный период.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа.

ОБХОДНОЙ ЛИСТ – документ, удостоверяющий отсутствие какой- либо задолжности перед учреждением у лица, увольняющегося с работы или уходящего на каникулы.

ОПИСЬ – список предметов с их краткими характеристиками.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ОРД) – документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности   органов власти и управления учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА – первый, подлинный экземпляр документа.

ОТЗЫВ – документ, содержащий мнение предприятия или специалиста по поводу какой- либо работы, присланной на рассмотрение.

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА – отметка, проставляемая в правом нижнем углу входящего документа, состоящая из наименования предприятия, входящего номера и даты поступления.

ОТЧЕТ – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, подготовке мероприятий, поручений и проведении мероприятий, представляемый вышестоящему предприятию или должностному лицу.

ОФЕРТА – письменное предложение   о заключении контракта.

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, созданные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

ПЕРЕЧЕНЬ – систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов   или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм и требований.

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ  ДАННЫЕ – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.

ПЕЧАТЬ – элемент удостоверения наиболее важных документов предприятия, свидетельствующий о их подлинности.

ПИСЬМО – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

ПЛАН – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

ПОДЛИННИК – подлинная вещь; все что сделано по образцу; не подражательно, не список, не подделка, а вещь на лицо, как она сделана.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА – первый или единственный экземпляр документа.

ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, сведения о времени, месте создания которого и содержащейся в нем информации соответствуют действительности.

ПОДПИСЬ ДОКУМЕНТА – важнейший реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из указания должности, личной подписи и ее расшифровки.

ПОЛОЖЕНИЕ – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ – субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и использующийся ею.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

ПРАВО ПОДПИСИ – полномочие должностного лица на подписание документов.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход  обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов.

РАСПИСКА – документ, подтверждающий  получение чего - либо, заверенный подписью получателя.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА – запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

РЕШЕНИЕ – 1) правовой акт, принимаемый исполкомами местных Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции;

2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже;

3) резолюция собрания, совещания и т. д.

СВОДКА – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу.

СКАНЕР – устройство ввода в ПК, способное воспринимать печатный, рукописный текст непосредственно с листа.

СЛУЖБА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА – секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел и т. п. подразделения, основной функцией которых   является работа с документами.

СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ с необходимыми реквизитами, созданный или полученный (ее подразделением, работником) в связи с осуществлением служебных функций и полномочий.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями.

СПРАВКА – 1) документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий;

2) документ, подтверждающий факт биографического или служебного характера.

СТЕНОГРАММА – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

СПИСОК – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР (процессор) – программное изделие, дающее широкий спектр возможностей для создания документов и работы с ними (например, Word).

ТЕЛЕГРАММА – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

ТЕЛЕФОНОГРАММА – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

ТРУДОВАЯ КНИЖКА – книжка, содержащая основные сведения о трудовой деятельности ее владельца, являющаяся подтверждением его  трудового стажа и основанием для назначения пенсии.

УДОСТОВЕРЕНИЕ (свидетельство) – документ, подтверждающий достоверность какого - либо факта.

УДОСТОВЕРЕНИЕ ДОКУМЕНТА – придание документу юридической силы посредством его подписания (утверждения), проставления печати и даты.

УДОСТОВЕРЕНИЕ ЛИЧНОСТИ – документ, удостоверяющий личность предъявителя.

УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА – заполнение реквизита «Гриф утверждения» должностным лицом, как правило, руководителем.

УКАЗАНИЕ – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно -методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

УСТАВ – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия.

ФАЙЛ – совокупность данных, записанных на машинном носителе под определенным именем.

ФИРМА – предприятие, компания, организация (в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах), обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА – группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой.

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа.

ХАРАКТЕРИСТИКА – описание характеристик качеств, особенностей, достоинств и недостатков кого (чего) – либо.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ – перечень должностей в учреждении, организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.

ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – изучение документов в целях определения сроков их хранения.

ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ (ЭК) – комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА – свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты, подписи, номера, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами.