Тема: Техническое обеспечение работы с управленческими документами

1. Какие группы и виды технических средств используются сегодня в документационном обеспечении управления?

2. Какая оргтехника используется для составления документов в современном делопроизводстве?

3. Какая оргтехника используется для поиска, хранения и передачи документов в современном делопроизводстве?

4. Каковы возможности компьютерных технологий в документационном обеспечении управления?

5. Каковы возможности средств телекоммуникации в документационном обеспечении управления?

6. В каких случаях применяются стандартные офисные программы в организации делопроизводства.

Задания и задачи

1. На основе выполнения заданий 1 и 2 к теме 5 разработайте файловую систему для организации хранения и поиска управленческих документов.

2. Наберите и сохраните на компьютере образец машинописного текста "Правила оформления текстовых работ" (все правила или их часть).

1. Составьте протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Вымпел», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была представлена информация о возможности организации такого производства и перспективах его развития, подготовленная председателем кооператива «Вымпел». После обсуждения данного вопроса было принято решение поручить председателю Сидорову И.И. и его заместителю по строительству Иванову С.С.в течение 6 мес развернуть работу по созданию производства строительных материалов и выделить для реализации этих целей 315 млн.руб.

 

1. Составьте приказ по строительному кооперативу «Вымпел» о неправильном использовании строительных отходов. В констатирующей части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 метров. В распорядительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам.

 

1. Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальный режим работы складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

 

6. Оформите реквизит Заголовок к тексту

О предоставлении списков студентов, рекомендуемых для поступления в аспирантуру.
О принятии на снабжение Филиала института проблем кибернетики.
Об учете, обращении и хранении документов и дел, содержащих несекретные сведения.

7. Оформите реквизит Гриф утверждения

Утверждаю, директор Исследовательского центра мультипроцессорных систем ИПС РАН С.М. Абрамов
Утверждаю, зав. городским отделом образования Т.А. Бороздна
Утверждаю, директор средней школы N 15 М.С. Кириллов

8. Оформите реквизит Адресат

Начальнику Ярославского областного управления финансов И.И. Осинникову. 160 000 Ярославль Советская пл., 5.
Ректору Университета горда Переславля академику А.К. Айламазяну 152 140 Переславль-Залесский ул. Советская, 2
Директору ИПК РАН В.А. Мельникову 135 247 Москва ул. Вавилова, 40
Главному инженеру вышивальной фабрики "Новый мир" А.С. Бобровой 152 140 г. Переславль Ярославской области, ул. Плещеевская, 17

9. Оформите реквизит Отметка о наличии приложения

Приложение копия платежного поручения N 1578 на одном листе в одном экземпляре.
Приложение документ на 30 листах в 5 экземплярах.
Приложение справка о согласовании проекта на 4 листах в 1 экземпляре и отзывы по проекту на 2 листах в 3 экземплярах.

10. Оформление абзацев в текстовом редакторе Word и основные атрибуты оформления абзацев (покажите все команды операционного меню и быстрые способы оформления абзацев с помощью панели форматирования и координатной линейки) на примере любого текстового документа из вашей рабочей папки.

 

1. Оформление таблицы в Excel: шрифтовое оформление, выравнивание в ячейках, центрирование по столбцам, выбор обрамления и выбор фона. Как выбрать формат представления числа и какие форматы чисел вы знаете? Приведите примеры различных форматов представления одного числа.

 

12. Оформление текстовых таблиц в редакторе Word - способы создания таблиц, внесение изменений в структуру таблицы, форматирование таблиц и сортировка в таблицах.

 

13. Редактирование электронной таблицы Excel: вставка и удаление строк, столбцов и листов рабочей книги. Переименование листов. Изменение ширины столбцов и высоты строк. Корректировка содержимого ячейки. Заполнение блока ячеек типовыми последовательностями - приведите примеры. Очистка ячеек электронной таблицы.

 

14. Совместное использование файлов в локальной сети. Покажите, как выполняются операции копирования и поиска файлов, которые хранятся на сетевых дисках.

 

15. Укажите области применения и круг задач, решаемых с помощью электронных таблиц. Основные понятия электронной таблицы Excel: книга, рабочий лист, строки, столбцы, ячейки и блоки ячеек. Как задаются адреса ячейки, блока ячеек? Приведите примеры

 

1. Назовите виды программного обеспечения, которые могут быть использованы для оформления деловых документов и ведения деловой документации и расскажите об их назначении.
   
   

Контрольные мероприятия

 

Вопросы для подготовки к зачету

1. История делопроизводства в России

2. Сущность и основное назначение Документационного обеспечения управления в современных условиях.

3. Нормативно-правовая база Документационного обеспечения управления в РФ.

4. Организация Делопроизводства на малых предприятиях.

5. Специфика Документационного обеспечения управления в государственных учреждениях.

6. Возможности использования современной офисной техники в оптимизации документооборота в организации.

7. Возможности использования специализированных программ для осуществления документационного оборота в современных организациях.

8. Документ как система. Принципы создания и оформления документов

9. Документная и документационная информация. Информация свободного и ограниченного доступа

10. Функции документа. Классификация документов

11. Реквизиты документов

12. Формуляры и бланки; виды бланков и их назначение

13. Документооборот и документопотоки на предприятии

14. Понятие «системы документации», развитие систем документации

15.  Виды бланков, правила их составления и оформления

16. Распорядительные документы, издаваемые на основе коллегиальности принятия решений. Требования к их составлению, оформлению, хранению

17.  Распорядительные документы, издаваемые на основе единоличного принятия решений руководителем организации. Требования к их составлению, оформлению, формированию, хранению

18.  Информационно-справочные документы, их виды и назначение

19. Служебные письма. Разновидности служебных писем.

20. Разновидности актов и их назначение, правила их составления и оформления

21.  Система кадровой документации. Правила составления и оформления

22.  Приказ по личному составу как вид распорядительного документа. Порядок разработки, подготовка проекта приказа, согласование и его оформление в соответствии с действующими нормами и правилами. Доведение до исполнителей.

23. Применение методов современного менеджмента в организации Документационного обеспечения управления.

24. Организация работы с документами, передаваемыми по каналам связи

25. Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления.

26. Перспективные направления в развитии Документационного обеспечения управления.

27. Составление, утверждение и ведение номенклатуры дел учреждения

28.  Организация работы с предложениями, заявлениями и жалобами населения

29. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности документа». Принципы и критерии проведения экспертизы ценности документов.

30. Характеристика службы Документационного обеспечения на конкретном предприятии (по выбору студента).

Тестовые задания

 

1. К какому термину относится данное определение

Деятельность, охватывающая документирование деятельности предприятия  

и организацию   работы с документами, - это

       а) делопроизводство

б) документооборот

 в) документоведение

 

1. Все документы предприятия можно классифицировать следующим образом:

 а) распорядительные

 б) информационно-справочные

 в) организационные

 г) персональные

  

1. Данный документ не относится к кадровой документации:

 а) приказ по личному составу

 б) структура и штатная численность управляющего персонала

в) трудовая книжка

г) уведомление

 

1. Документ, определяющий порядок создания, миссию и компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы, – это:

а) приказ

б) положение

в) договор

г) устав

 

1. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации:

       а) положение о структурном подразделении

       б) должностные инструкции

       в) штатное расписание

       г) все распорядительные документы

 

1. ГОСТ Р 6. 30-2003  установил следующее количество реквизитов ОРД:

       а) 31 реквизит

       б) 29 реквизитов

       в) 30 реквизитов

       г) 32 реквизита

 

1. Какие виды бланков может иметь организация, предприятие, фирма:

       а) общий бланк и бланк для письма

       б) бланк структурного подразделения и должностного лица

       в) бланк конкретного вида документа

       г) все перечисленные виды

 

1. Какие варианты расположения реквизитов установлены стандартом:

а) левое и центральное расположение

б) угловое и продольное

в) стандарт не устанавливает расположение реквизитов

 

9. Реквизит «Наименование вида документа» отсутствует:

а) в бланке письма

б) в бланке конкретного вида документа

в) в общем бланке

 

10. Назовите взаимоисключающие реквизиты:

а) дата и регистрационный номер

б) подпись и печать

г) государственный герб и эмблема организации

 

11. Какой документ создается и оформляется секретарем в результате проведения

   производственного совещания у руководителя:

а) полный протокол

б) краткий протокол

в) распоряжение

г) решение

 

12. Определить к какому типу документов относятся приказы:

а) организационные

б) распорядительные

в) информационно-справочные

 

13. Может иметь заголовок Приказ по личному составу:

а) по кадрам

б) по личному составу

в) по штату

г) о командировании И.И.Семенова

 

14. Экспертиза ценностей документов проводится с целью:

       а) учета документов в организации

       б) отбора документов на архивное хранение и установления сроков их хранения

       в) контроля при работе с документами в организации

 

15. Дело должно содержать не более:

     а) 150 листов

     б) 250 листов

      в) 300 листов

      г) 500 листов

 

16. Какой вид номенклатуры дел является обязательным для каждой организации:

а) типовая

б) примерная

 в) конкретная

 

17. В документах, оформленных на двух или более листах, номера страниц   

      проставляются:

      а) со второй страницы в верхнем правом углу

      б) со второй страницы посредине верхнего поля листа арабскими цифрами

      в) со второй страницы посредине нижнего поля листа

      г) последовательно на каждой странице в правом нижнем углу арабскими 

           цифрами

 

18. В каком документе Вы, как руководитель структурного подразделения, обоснуете свои предложения для руководства фирмы по расширению вашего отдела

а) в письме

б) в решении

в) в докладной записке

г) в выписке из протокола собрания

 

19.   Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и  

      включает:

      а) фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, дату

      б) фамилия исполнителя, подпись и дату

      в) содержание поручения, подпись и дату

 

20.  Выделите, из каких разделов состоит текст приказа по основной деятельности:

а) констатирующей и распорядительной

б) констатирующей и постановляющей

в) констатирующей и предлагающей 

 

21. Можно ли группировать приказы по основной деятельности и по личному  составу

   в одно дело:

       а) можно

       б) нельзя

       в) по усмотрению организации, если предприятие негосударственной формы

             собственности

 

22. Срок хранения приказов по личному составу:

а) 3 года

б) постоянно

в) до минования срока

г) 5 лет

 

23. Указания по исполнению документа содержатся в реквизите:

а) резолюция

б) гриф утверждения

в) согласование

 

24. Реквизит «Наименование вида документа» отсутствует:

а) в бланке письма

б) в бланке конкретного вида документа

       в) в общем бланке

 

25. Укажите верный способ оформления реквизита «Дата»:

а) 12. 01. 03

б) 12. 01. 03г.

в) 12 апреля 2003 г.

       г) 12. 01. 2003

 

 

 

 

Библиографический список

Нормативно-правовые акты

 

1. Российская Федерация. Законы. О государственном гербе Российской Федерации: федер. конст. закон от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ;
2. Российская Федерация. Законы. Об архивном деле в Российской Федерации: закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ;
3. Российская Федерация. Законы. О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров: закон от 23 сентября 1992 года № 3520-1
4. Закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ
5. «Об информации, информатизации и защите информации»
6. Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 1994 года
7. 77 – ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»
8. ГОСТ 5114198 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
9. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: Введ. 1999 – 01 01. – М.: Изд-во стандартов, 1998. – 7с.
10. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Введ. 2003 -07 01. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 17с.
11. Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299

 

Учебная литература

1. Алтунина Т.М. Договоры. Уч.пособие. – Ек-бург: Изд-во УФ РЭА, 2002. – 132с.
2. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие / А.Н.Белов, А.А.Белова; - М.: Изд-во Эксмо, 2005. – 624с.
3. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А.Быкова, Л.М.Вялова, Г.Ю.Максимович, Л.В.Санкина; под общ.ред. Т.В.Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544с.
4. Дзгоева Ф.О. Образцы приказов по кадрам. – М.: ТК Велби,Изд-во Проспект, 2004. – 312 с.
5. Ларин, М.В. Оформление служебных документов. Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30 – 2003 / М.В.Ларин, А.Н.Сокова; - М.: МЦФЭР, 2003. – 112с.
6. Санкина, Л.В. Порядок оформления документов. Требования нового стандарта / Л.В.Санкина // Справочник кадровика. – 2004. - № 7. – С.53-62.
7. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности. (Делопроизводство)/ В.А.Спивак; - СПб: Изд-во Питер, 2005. – 240 с.
8. Сокова, А.Н. Бланки документов: порядок оформления. / А.Н.Сокова // Справочник кадровика. – 2002. - № 7. – С. 53-60.
9. Чуковенков, А.Ю., Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»/ А.Ю.Чуковенков, В.Ф.Янковая; - М.: Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
10. Энциклопедия секретаря / В.И.Андреева, Т.А.Быкова, Л.М.Вялова. – М.: МЦФЭР, 2004. – 688с.
11. Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф.Янковая. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416с.

 

 

	Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (2006г.)
	Федеральный закон «О персональных данных» (2006г.)
	Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (2006г.)
	Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»
	Федеральный закон «Об акционерных обществах»
	Федеральный закон «О техническом регулировании»
	Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
	Федеральный закон «О средствах массовой информации»
	Федеральный закон «Об актах гражданского состояния»
	Федеральный закон «Об участии в международном обмене»
	Федеральный закон «Об авторском праве»
	Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа»
	Федеральный закон «О защите прав потребителей»
	Федеральный закон «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров»
	Постановление о перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну
	Постановление об утверждении правил оказания услуг почтовой связи
	Постановление об утверждении межотраслевых укрупнённых нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления
	Постановление об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти
	Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ
	Положение о правилах обмена электронными документами
	Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения
	Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
	Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (1, 2 часть) от 06.10.2000
	Основные правила работы архивов организаций (одобрены Росархивом от 06.02.2002)
	Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005
	ГОСТ Р 6-30. 2003. Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов.
	ГОСТ Р.51 141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
	ГОСТ 2.105-95. Общие требования к текстовым документам. Межгосударственный стандарт.
	ГОСТ 7.62-90. Знаки для исправления корректурных оттисков.
	ГОСТ 7.12- 93. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила
	Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления. Гильдия Управляющих Документацией. 30.09.2003

Интернет-ресурсы

1. Информационный портал по делопроизводству – www.document.ru

2. База нормативных документов по делопроизводству – www.secretariat.ru

3. Электронная версия журнала «Справочник кадровика» - www.kadrovik.ru

4. Информационная база по делопроизводству и правовая система – www.termika.ru

5. Сайт ВНИИДАД – www.vniidad.ru

Приложение 1

ОПД.Ф.12