Инвентаризация в отеле: разложить по полочкам

Инвентаризация в отеле: разложить по полочкам

В большинстве гостиниц инвентаризацию основных средств проводят по старинке: с листком на коленях и с маркером в руке. Человеческий фактор играет здесь ключевую роль: система учета несовершенна, и при подсчете допускаются ошибки. О современных способах автоматизации процесса учета основных средств в гостиничной индустрии рассказывает директор по развитию компании «Оррла» Кузнецова Ольга.

Современные технологии не обошли стороной гостиничную индустрию. Для грамотного и четкого учета основных средств внедряется так называемая система штрих-кодов, QR-кодов и RFIDов, подходящая и полностью отвечающая требованиям бухгалтерских программ.

Почему же не во всех современных гостиницах и отелях есть система автоматизации и учета данных? Может, из-за незнания о существовании подобной системы и привычки все делать своими руками. Возможно, есть недоверие к аутсорсинговым компаниям (хотя компании, которые проводят независимую инвентаризацию, всегда заключают договор о неразглашении). Рядовые сотрудники высказывают пренебрежительное отношение к новшествам из-за страха постоянного контроля, понимая, что данная система полностью исключает факты подмены или других махинаций с имуществом.

Крупные и средние гостиницы, на балансе которых имеется большое количество ценных средств, которые, по большому счету, ни за кем не закреплены, охотнее соглашаются на внедрение новой технологии. Потраченные на автоматизацию средства возвращаются за 1,5–2 года за счет значительного снижения или устранения краж и мошенничества со стороны сотрудников и бережного отношения к вверенному имуществу.

Шаг за шагом

Сам процесс системы автоматизации учета основных средств можно доверить сторонней организации, которая и программу учета внедрит, и научит ей пользоваться, и обклеит все этикетками, и занесет справочник всех основных средств в систему. При необходимости и фотографии сделает особо ценных предметов, например, картин или мебели.

 

Первый шаг – выбор, какую маркировку использовать: штрих-код, QR-код или RFID. В отличие от старого штрих-кода, который сканируют тонким лучом, QR-код определяется сенсором как двумерное изображение. Основное достоинство QR-кода – легкое распознавание сканирующим оборудованием (в том числе и фотокамерой мобильного телефона). Однако пользоваться QR-кодами крайне неудобно. Проблема заключается в том, что относительно простые QR-коды содержат настолько короткие ссылки, что их проще набрать пальцем или надиктовать голосом, чем ждать целую цепочку событий: пока сфокусируется камера, пока отсканируется изображение, пока придет ответ от сервера с результатом распознавания. После этого, наконец-то, предложат перейти по ссылке. А если добавить к этому необходимость скачивать определенную, пусть и бесплатную, программу для сканирования кодов, легко понять, почему ими мало кто пользуется. К тому же при помощи этой программы, установленной на мобильный телефон, считать информацию с QR-кода может любой посетитель гостиницы.

 

RFID (англ. Radio Frequency IDentification, радиочастотная идентификация) сокращает процесс проведения инвентаризации вдвое, а то и втрое, так как сканер не надо подносить к каждой единице имущества. Считывание информации происходит на расстоянии 6 метров. Минусы: стоимость системы выше стоимости системы учета, основанной на штрих-кодах или QR-кодах; подверженность помехам в виде электромагнитных полей; отсутствие визуальной идентификации наличия предмета учета.

Общее у всех маркировок – уникальный цифровой код, который присваивается каждой единице имущества. В большинстве случаев его нельзя присвоить другой единице, так как при переклейке этикетка разрушится (хотя ей не страшны ни вода, ни воздействие прямых солнечных лучей, ни агрессивная среда, ни минусовая температура).

Второй шаг – выбор оборудования. Понадобятся принтеры для печати и изготовления этикеток, терминалы сбора данных; софт для учета имущества и проведения инвентаризации (интеграция с бухгалтерской системой учета позволяет в единой системе работать как бухгалтерии, так и сотрудникам по снабжению, учету, контролю, видеть все передвижения имущества, более эффективно управлять и контролировать свои запасы основных средств).

 

Третий шаг – нанесение этикеток и заведение информации в систему учета. На этом этапе создается унифицированный справочник, обклеивается все имущество, проходит идентификация с фотографиями эксклюзивной мебели, сверка учетных и фактических остатков, а также выявление недостач и излишек. Затем – формирование форм ИНВ 1, 3, 18, 19 и подписание с МОЛами.

 

В результате у специалистов бухгалтерского отдела появится четкая и ясная картина всего имущества. Руководителю отдела снабжения больше не придется искать необходимый ему товар или же, наоборот, закупать то, что уже имеется. Административно-хозяйственный отдел всегда будет четко знать и понимать, какая вещь на каком месте лежит и кто за нее отвечает.

 

------------------------------------------------------ -------------------------------------------------------

 

Инвентаризация (. От лат Inventarium - описание) - это выявление тех активов и обязательств, которые не нашли отражения в текущем учете.
Причины разногласий:
- Ошибки в учетных записях по вине бухгалтера или оператора вычислительной техники;
- Ошибки вычислительной техники;
- Естественные потери;
- Стихийные бедствия, пожара;
- Кражи, обмера, обвеса.
Виды инвентаризаций:
- Полная - инвентаризация всех активов и обязательств;
- Частичная - отдельных видов активов или обязательств;
- Плановая - по составленному заранее плану;
- Внеплановая - по распоряжению руководителя или контролирующих органов.
Проведение инвентаризации обязательно:
- Перед годовым отчетом;
- В случае изменения формы собственности предприятия;
- В случае смены материально ответственного лица;
- При стихийных бедствиях, пожарах;
- При установлении фактов краж, злоупотреблений, порчи;
- По распоряжению судебно -следственных органов;
- При ликвидации предприятия;
- При передаче в аренду имущества государственного предприятия.
Порядок проведения инвентаризации.

Инвентаризация проводится постоянно действующими или рабочими комиссиями по распоряжению руководителя предприятия. Материально ответственное лицо передает комиссии все документы с распиской, что все документы переданы и все данные с них отражены в учетных регистрах. Бухгалтерия выводит остатки по счетам. При инвентаризации необоротных активов и запасов составляют инвентаризационные описи. Результаты инвентаризации оформляют сравнительной ведомости (при инвентаризации материальных ценностей) или актом инвентаризации (при инвентаризации денежных средств, расчетов).
Регулирования инвентаризационных разниц. При инвентаризации могут быть выявлены расхождения между фактическим наличием активов и учетными данными в виде избытка или недостатка.
Излишки зачисляются в доход предприятия.
Недостатка относят:
- На виновных лиц;
- В пределах норм естественной убыли - на расходы основной деятельности;
- Если виновные не установлены или недостатка возникшие в результате стихийных бедствий, краж и т.д., В бухгалтерском учете их относят к прочим операционным расходам; в налоговом учете только потери от стихийных бедствий, пожаров и т.п. исключаются из налогооблагаемой прибыли.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Инвентаризация - проверка наличия и состояния имущества организации (основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств и т.д.)

 

Недостача

 

Д94 К10 - недостача материалов

Д94 К41 - недостача товаров

Д94 К01 - недостача основных средств (по остаточной стоимости - сначала надо сделать проводку Д02 К01)

Д94 К50 - недостача денежных средств в кассе

 

Пересортица.

 

Предположим, инвентаризация выявила излишек материала А - 3 единицы стоимостью 3 рубля и недостачу материала Б - 3 единицы стоимостью 2 рубля.

 

Д10/А К94 - 9 рублей (3*3 рубля)

Д94 К10/Б - 6 рублей (2*3 рубля)

Д94 К91 - 3 рубля (9 рублей - 6 рублей) в доход

 

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Первичные документы по учету результатов инвентаризации применяются для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной инвентаризации имущества и финансовых активов предприятия. На основании этих документов инвентаризационная комиссия устанавливает, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактической стоимости имущества.
Основными нормативными актами, регулирующими порядок проведения инвентаризации, являются:
- Закон о бухгалтерском учете;
- Положение по ведению бухгалтерского учета;
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические рекомендации по инвентаризации).
В соответствии с этими документами, а также Постановлением N 835 для оформления первичных документов, составляемых в ходе инвентаризации, необходимо использовать типовые межведомственные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России.
Постановлением N 88 для документирования результатов инвентаризации введены следующие формы:
N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";
N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";
N ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык";
N ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей";
N ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных";
N ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение";
N ИНВ-6 "Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути";
N ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них";
N ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях";
N ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них";
N ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств";
N ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов";
N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств";
N ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности";
N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";
Приложение к форме N ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";
N ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов";
N ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей";
N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации";
N ИНВ-23 "Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации";
N ИНВ-24 "Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей";
N ИНВ-25 "Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации";
N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".
С 1 января 2001 года унифицированная форма N ИНВ-26 несколько видоизменена постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26.
Формы N ИНВ-1-ИНВ-19 являются необходимыми первичными документами. На их основании осуществляется отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Порядок и особенности заполнения каждой из этих форм мы подробно рассмотрим далее. Формы N ИНВ-22-ИНВ-26 применяются для надлежащей организации самого процесса инвентаризации и для контроля правильности ее проведения. Они достаточно просты в оформлении, поэтому мы не будем описывать каждую из них подробно.
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации инвентаризация проводится в несколько этапов. На каждом этапе составляются соответствующие первичные документы. При этом сначала издается приказ о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Затем заполняются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств (формы N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д.). Следующим этапом в ходе инвентаризации является сравнение результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. При этом для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей составляются сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19). Для оформления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности могут использоваться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты таких проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25). На последнем этапе результаты инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).

Инвентаризация в отеле: разложить по полочкам

В большинстве гостиниц инвентаризацию основных средств проводят по старинке: с листком на коленях и с маркером в руке. Человеческий фактор играет здесь ключевую роль: система учета несовершенна, и при подсчете допускаются ошибки. О современных способах автоматизации процесса учета основных средств в гостиничной индустрии рассказывает директор по развитию компании «Оррла» Кузнецова Ольга.

Современные технологии не обошли стороной гостиничную индустрию. Для грамотного и четкого учета основных средств внедряется так называемая система штрих-кодов, QR-кодов и RFIDов, подходящая и полностью отвечающая требованиям бухгалтерских программ.

Почему же не во всех современных гостиницах и отелях есть система автоматизации и учета данных? Может, из-за незнания о существовании подобной системы и привычки все делать своими руками. Возможно, есть недоверие к аутсорсинговым компаниям (хотя компании, которые проводят независимую инвентаризацию, всегда заключают договор о неразглашении). Рядовые сотрудники высказывают пренебрежительное отношение к новшествам из-за страха постоянного контроля, понимая, что данная система полностью исключает факты подмены или других махинаций с имуществом.

Крупные и средние гостиницы, на балансе которых имеется большое количество ценных средств, которые, по большому счету, ни за кем не закреплены, охотнее соглашаются на внедрение новой технологии. Потраченные на автоматизацию средства возвращаются за 1,5–2 года за счет значительного снижения или устранения краж и мошенничества со стороны сотрудников и бережного отношения к вверенному имуществу.

Шаг за шагом

Сам процесс системы автоматизации учета основных средств можно доверить сторонней организации, которая и программу учета внедрит, и научит ей пользоваться, и обклеит все этикетками, и занесет справочник всех основных средств в систему. При необходимости и фотографии сделает особо ценных предметов, например, картин или мебели.

 

Первый шаг – выбор, какую маркировку использовать: штрих-код, QR-код или RFID. В отличие от старого штрих-кода, который сканируют тонким лучом, QR-код определяется сенсором как двумерное изображение. Основное достоинство QR-кода – легкое распознавание сканирующим оборудованием (в том числе и фотокамерой мобильного телефона). Однако пользоваться QR-кодами крайне неудобно. Проблема заключается в том, что относительно простые QR-коды содержат настолько короткие ссылки, что их проще набрать пальцем или надиктовать голосом, чем ждать целую цепочку событий: пока сфокусируется камера, пока отсканируется изображение, пока придет ответ от сервера с результатом распознавания. После этого, наконец-то, предложат перейти по ссылке. А если добавить к этому необходимость скачивать определенную, пусть и бесплатную, программу для сканирования кодов, легко понять, почему ими мало кто пользуется. К тому же при помощи этой программы, установленной на мобильный телефон, считать информацию с QR-кода может любой посетитель гостиницы.

 

RFID (англ. Radio Frequency IDentification, радиочастотная идентификация) сокращает процесс проведения инвентаризации вдвое, а то и втрое, так как сканер не надо подносить к каждой единице имущества. Считывание информации происходит на расстоянии 6 метров. Минусы: стоимость системы выше стоимости системы учета, основанной на штрих-кодах или QR-кодах; подверженность помехам в виде электромагнитных полей; отсутствие визуальной идентификации наличия предмета учета.

Общее у всех маркировок – уникальный цифровой код, который присваивается каждой единице имущества. В большинстве случаев его нельзя присвоить другой единице, так как при переклейке этикетка разрушится (хотя ей не страшны ни вода, ни воздействие прямых солнечных лучей, ни агрессивная среда, ни минусовая температура).

Второй шаг – выбор оборудования. Понадобятся принтеры для печати и изготовления этикеток, терминалы сбора данных; софт для учета имущества и проведения инвентаризации (интеграция с бухгалтерской системой учета позволяет в единой системе работать как бухгалтерии, так и сотрудникам по снабжению, учету, контролю, видеть все передвижения имущества, более эффективно управлять и контролировать свои запасы основных средств).

 

Третий шаг – нанесение этикеток и заведение информации в систему учета. На этом этапе создается унифицированный справочник, обклеивается все имущество, проходит идентификация с фотографиями эксклюзивной мебели, сверка учетных и фактических остатков, а также выявление недостач и излишек. Затем – формирование форм ИНВ 1, 3, 18, 19 и подписание с МОЛами.

 

В результате у специалистов бухгалтерского отдела появится четкая и ясная картина всего имущества. Руководителю отдела снабжения больше не придется искать необходимый ему товар или же, наоборот, закупать то, что уже имеется. Административно-хозяйственный отдел всегда будет четко знать и понимать, какая вещь на каком месте лежит и кто за нее отвечает.

 

------------------------------------------------------ -------------------------------------------------------

 

Инвентаризация (. От лат Inventarium - описание) - это выявление тех активов и обязательств, которые не нашли отражения в текущем учете.
Причины разногласий:
- Ошибки в учетных записях по вине бухгалтера или оператора вычислительной техники;
- Ошибки вычислительной техники;
- Естественные потери;
- Стихийные бедствия, пожара;
- Кражи, обмера, обвеса.
Виды инвентаризаций:
- Полная - инвентаризация всех активов и обязательств;
- Частичная - отдельных видов активов или обязательств;
- Плановая - по составленному заранее плану;
- Внеплановая - по распоряжению руководителя или контролирующих органов.
Проведение инвентаризации обязательно:
- Перед годовым отчетом;
- В случае изменения формы собственности предприятия;
- В случае смены материально ответственного лица;
- При стихийных бедствиях, пожарах;
- При установлении фактов краж, злоупотреблений, порчи;
- По распоряжению судебно -следственных органов;
- При ликвидации предприятия;
- При передаче в аренду имущества государственного предприятия.
Порядок проведения инвентаризации.

Инвентаризация проводится постоянно действующими или рабочими комиссиями по распоряжению руководителя предприятия. Материально ответственное лицо передает комиссии все документы с распиской, что все документы переданы и все данные с них отражены в учетных регистрах. Бухгалтерия выводит остатки по счетам. При инвентаризации необоротных активов и запасов составляют инвентаризационные описи. Результаты инвентаризации оформляют сравнительной ведомости (при инвентаризации материальных ценностей) или актом инвентаризации (при инвентаризации денежных средств, расчетов).
Регулирования инвентаризационных разниц. При инвентаризации могут быть выявлены расхождения между фактическим наличием активов и учетными данными в виде избытка или недостатка.
Излишки зачисляются в доход предприятия.
Недостатка относят:
- На виновных лиц;
- В пределах норм естественной убыли - на расходы основной деятельности;
- Если виновные не установлены или недостатка возникшие в результате стихийных бедствий, краж и т.д., В бухгалтерском учете их относят к прочим операционным расходам; в налоговом учете только потери от стихийных бедствий, пожаров и т.п. исключаются из налогооблагаемой прибыли.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Инвентаризация - проверка наличия и состояния имущества организации (основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств и т.д.)