Документирование процедуры увольнения работника

Технологическая цепочка процедуры прекращения действия трудового договора с работника (его увольнения) может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:

• составление инициативного документа об увольнении: заявления работника (при увольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя струк­турного подразделения или руководителя кадровой службы (при увольнении по окон­чании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);

• передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визи­рования и направления в кадровую службу;

• передача заявления или докладной записки в кадровую службу;

• ознакомление с докладной запиской работника; проставление им росписи ознакомле­ния;

• проведение с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;

• составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяе­мой при увольнении статьи Трудового кодекса;

• передача заявления, докладной записки и при необходимости - служебной записки первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;

• принятие первым руководителем решения по увольнению работника, нанесение резо­люции на заявлении или докладной записке;

• при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обраще­ния в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнение работника; подписание обращения первым руководителем организации;

• получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или ре­шения о согласии на увольнение работника;

• прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях - составление соответствую­щего акта приема; заполнение обходного листа;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о пре­кращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы № Т-8 или Т-8а); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, проф­союзным органом;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление ра­ботника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в лич­ном деле работника;

• внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС);

• внесение необходимых отметок в табель учета рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;

• сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;

• получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись за получение трудовой книжки. Документирование процедуры увольнения по инициативе работника

Процедура увольнения, освобождения работника от должности по собственной инициативе (по собственному желанию), соглашению сторон, в связи с переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифицированной формы № Т-8 или Т-8а).

Работник пишет заявление, которое оформляется в качестве самостоятельного документа, например:

Научно-технический отдел                                               Генеральному директору

ЗАЯВЛЕНИЕ                                                                     Акционерного общества «Тема»

09.01.2000                                                                         господину Сидорову М.Ю.

(Место для резолюции)

Прошу освободить меня от должности старшего инженера отдела с 23.01.2000 по собственному желанию, в связи с поступлением в очную аспирантуру.

Старший инженер отдела                 (Роспись, расшифровка росписи)

В заявлении и приказе (распоряжении) указывается причина увольнения и конкретная дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнении заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: справку у<Я ного заведения, справку медицинского учреждения и т.д. Срок предупреждения об увогмИ нии исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.

Желательно, чтобы причина «по собственному желанию (собственной инициатив была раскрыта, т.е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетворенность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадр службе для выявления и анализа причин текучести (миграции) кадров. С этой цель многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.

Процедура увольнения по причине окончания срока действия трудового догов (контракта) в принципе соответствует процедуре увольнения по собственной инициативе или в исключительных случаях процедуре увольнения по инициативе рабо­тодателя (при отказе сотрудника писать заявление и фактическом прекращении им р| боты).

Документирование процедуры увольнения по инициативе работодателя

Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договори ПИ инициативе работодателя и в некоторых случаях при возникновении обстоятельств, независящих от воли сторон, являются докладная (служебная) записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершении иного дисциплинарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

В указанных случаях до издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового вора с работником должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение ботинка. Отдел кадров готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и по какой статье Трудового кодекса. Представление подписывает первый руководитель организации.

Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение передается в дел кадров в виде заверенной выписки из протокола или решения этого органа. Решение профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа увольнении.

Кроме того, основанием для увольнения работника могут служить: приказ вышестоя­щего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестационной комиссии или ученого совета, приговор суда и другие документы. А также факт смерти работника.

При увольнении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру вышестоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот орган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.

Следует учитывать, что приказ о расторжении трудового договора должен быть издан до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например, ввиду отказа сдать материальные ценности. В этом случае гражданин вправе потребовать оплаты за просроченные дни.

Составление приказа об увольнении работника

Традиционный текстовой приказ об увольнении часто входит в качестве пункта в сложный приказ по личному составу. Пункт формулируется следующим образом: обозначение распорядительного действия (освободить, уволить), фамилия, имя, отчество, должность (профессия, специальность), место работы, дата увольнения, причина и номер статьи по Трудовому кодексу. В основании указываются: вид инициативного документа и его дата и даты других документов, сопровождавших процедуру увольнения (заявление, контракт, решение профсоюзного органа и т.п.). Например:

«3. УВОЛИТЬ:

3.1. Антипову Ольгу Николаевну, секретаря-референта отдела информации, 19.01.2002 в связи с ис­течением срока трудового договора, п. 2 ст. 58 ТК.

Основание: трудовой договор от_______№____

С приказом ознакомлена: роспись, дата».

Факт прекращения действия трудового договора с работником может документироваться приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-8 или Т-8а. Эти формы имеют практически те же содержательные элементы, что и пункт об увольнении в традиционном приказе.

Стабильность кадрового состава организации наравне с другими серьезными преиму­ществами является важнейшим условием успешной защиты конфиденциальной инфор­мации. Миграция специалистов - самый трудно контролируемый канал утраты информа­ции Вместе с тем полностью избежать увольнений сотрудников не представляется возможным.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид от­пуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска. В приказе об освобождении от занимаемой должности указывают статью ТК, на осно­вании которой производится увольнение. После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит: «Основание» (личное заявление работника, представление, докладная записка, объяснительная записка, справка — вы­зов учебного заведения, график отпусков, контракт и т.д.), причем статья ТК не входит в реквизит «Основание», а яв­ляется частью формулировки текста самого.

  Личная карточка формы Т—2 является основным учет­ным документом. Заполняется на весь персонал предпри­ятия (постоянных работников, временных, совместителей и т.п.). Совокупность личных карточек формы Т—2 со­ставляет картотеку личного состава предприятия. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на ос­новании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии и т.п.) и хранится на предприятии.

Личная карточка формы Т—2 является документом, обес­печивающим работу по учету качественного и количествен­ного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы по­стоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в Т—2 (перевод на другую должность, по­вышение квалификации, предоставление различных видов

отпусков, изменения оплаты труда, данные воинского учета и т.д.).

       Характеристика работника — это официальный доку­мент, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступле­ние в учебные заведения, аттестация на должность и т.п.). В характеристике приводится отзыв о служебной деятель­ности сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем блан­ке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:

— анкетные данные, следующие за названием докумен­та, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рожде­ния, национальность, образование;

— данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведе­ния о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п.);

— собственно характеристика, т.е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение про­фессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительствен­ных наград и других служебных поощрений;

— заключительная. Она содержит вывод, в котором ука­зывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается в форме третьего лица.

       Автобиография работника — документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового фор­муляра не имеет и составляется произвольно. Однако от­дельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.

Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при посту­плении на работу, на учебу. Форма изложения — повество­вательная (от первого лица). Все сведения даются в хроно- логическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квали­фикации и общественной деятельности данного человека. В автобиографии обычно указывают:

— название документа;

— имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения;

— сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

— образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и долж­ность; награды и поощрения; участие в общественной ра­боте; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

  Анкета работника заполняется работником собственно­ручно при оформлении на предприятие. Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.

ТЕСТЫ

Раздел 1. Документирование