Как оформлять документы задним числом и не нарушать закон

Как оформлять документы задним числом и не нарушать закон

Евгения КОЖАНОВА, эксперт по общему делопроизводству и архивному делу, руководитель компании «Архив-63» (г. Самара)

В статье читайте:

· Как незаметно зарегистрировать документ задним числом в электронном журнале

· Когда оставить резерв для кадровых приказов

· Что делать, если номера забронировали, но не использовали

Важные кадровые документы

Кадровик нередко обнаруживает ошибку в нумерации приказов, когда, например, за № 159 идет сразу № 200. Может быть и обратная ситуация: нужно сделать приказ задним числом, а номеров свободных нет, и в журнале все записано по порядку. Но исправить ситуацию можно. Способ зависит от того, какой журнал вы ведете – электронный или бумажный. В статье разберем, как регистрировать документы задним числом максимально незаметно и как добиться, чтобы такие ситуации возникали как можно реже.

Способ 1. Нумеровать приказы в пределах одного дня

Важная статья: «Когда кадровый учет лучше передать в филиалы, а не вести в головном офисе» (№ 1, 2017)

Электронный журнал позволяет относительно незаметно регистрировать в день любое количество документов. Относительно потому, что в памяти некоторых программ остается информация о том, кто, под какой учетной записью, когда и что изменил в файле. Но обнаружить эти сведения могут только следственные органы, а не ГИТ при проверке.

Способ сработает, если нумеровать приказы в пределах одного дня. То есть присваивать приказу номер, который состоит:
– из кода дня;
– порядкового номера документа, который зарегистрирован в этот день.

Например, у приказа, который кадровик регистрирует 4 августа, будет номер 04081, где 0408 – это четвертое августа, а 1 – порядковый номер приказа, который зарегистрирован первым. 5 августа будет другой код дня 0508, а вторая часть кода регистрации начнется заново – с номера 1. Такая система позволит зарегистрировать приказ определенным днем в электронном журнале, даже если документ принесли поздно и нумерация ушла вперед.

Пример

Кадровик Елена И. регистрирует приказы в электронном журнале определенным днем. 8 августа ей нужно зарегистрировать три приказа за 4 августа. Чтобы создать дополнительные строки, она выделила три строки ниже 4 августа, кликнула по выделенной области правой кнопкой мыши и выбрала «вставить». В журнале появилось три новые строки. На них Елена записала приказы под номерами 0408004, 0508001, 0608001 (образец ниже).

Умный журнал учета приказов по личному составу автоматически присвоит номер документа. Не забудьте включить макросы.

Вы можете придумать собственные варианты, как обозначать код дня. Допустимо располагать код дня в любой последовательности – перед порядковым номером документа или после него, через дробь или дефис. Собственную систему нумерации закрепите в инструкции по делопроизводству или издайте специальный приказ, если инструкции нет (образец ниже).

Скачать и распечатать образец

Преимущества. Способ нумерации, который включает код дня и порядковый номер, позволяет присваивать корректный номер приказам, которые должны были быть зарегистрированы несколько дней назад. Не нужно бронировать номера.

Недостатки. Способ подходит только для электронных журналов. Придется изменить систему нумерации, но зато только один раз.

Способ 2. Отчеркивать дополнительные поля

В журнале учета, который заполняете вручную, новые чистые строки просто так не появятся. В строках придется отчеркивать дополнительные поля, чтобы можно было внести запись задним числом. В связи с этим рекомендуем делать между регистрируемыми приказами достаточные отступы, чтобы при необходимости можно было разборчиво внести еще одну запись.

Преимущества. Система нумерации остается прежней. Создавать новые номера для запоздавших документов можно привычным методом с префиксом «/а» или «/1».

Недостатки. При сплошной порядковой нумерации № 1, № 2, № 3 легче обнаружить документы, которые созданы невовремя. Они обычно имеют литерный номер, например 124-а или номер с косой чертой 124/1. Если инспектор ГИТ при проверке обнаружит приказ под номером 60/а, то сделает замечание о некорректной нумерации.

Чтобы инспектор не придрался, не закрывайте день литерным номером и номером с косой чертой. Это косвенно подтвердит, что документ на самом деле зарегистрировали позже. Номера с буквой, косой чертой лучше помещать в середину дня (образец ниже).

Кликните на , чтобы узнать подробнее

Живые образцы

 

Предупредите директора

За создание документов задним числом, или служебный подлог, предусмотрена уголовная ответственность вплоть до лишения свободы на срок до двух лет (ч. 1 ст. 292 УК РФ). За регистрацию документов задним числом могут посадить директора, а не кадровика. Кадровик всего лишь регистрирует документ, а директор создает в тот момент, когда подписывает (п. 84 ГОСТ Р 7.0.8–2013). Если руководитель компании создал такой приказ в целях личной выгоды, то и отвечать придется ему.

Способ 3. Бронировать номера

Суть этого метода в том, что сотрудники резервируют номер документа в книге регистрации, а сам документ приносят позже. Бронировать номера для приказов по личному составу оправданно, если вы уверены, что руководитель подпишет приказ.

Пример

Центральный офис компании расположен в областном центре, а филиалы рассеяны по области. По внутренним правилам делопроизводства приказы о приеме и увольнении подписывает только генеральный директор. Из филиала увольняется работник. Две недели назад он передал в центральный офис заявление на увольнение, а в последний день работы приехал, чтобы подписать приказ и забрать трудовую. Однако оказалось, что генеральный директор приказ не подписал и будет только в конце дня. Проект приказа готов, расчет перечислен, осталось выдать трудовую книжку. В такой ситуации кадровик может забронировать номер приказа. Ведь сегодня, хоть и в конце дня, директор подпишет приказ.

Преимущества. Не нужно менять систему нумерации. Бронь номера выручит в ситуации, когда сотрудники должны подготовить документ в определенный день, но по каким-то причинам не успели.

Недостатки. Сотрудники могут забронировать номер и не принести документ. Это значит, в книге регистрации появятся неиспользованные номера.

В ситуации, когда неизвестно, подпишет руководитель приказ или нет, рекомендуем перестраховаться и оставить резерв в бумажном журнале. Аннулировать неиспользованный номер всегда легче, чем внести в бумажный журнал номер документа задним числом.

Если вы забронировали номер, а руководитель так и не подписал приказ, при этом на последующих позициях уже зарегистрированы другие приказы, номер нужно аннулировать. Для этого в графе «Примечание» сделайте отметку: «Номер оставлен ошибочно и аннулирован». В бумажном журнале регистрации начальник отдела кадров или делопроизводитель должны заверить такую отметку своей подписью (образец выше). Реквизит «Подпись» включает наименование должности, личную подпись и ее расшифровку: инициалы, фамилию (п. 3.22ГОСТ Р 6.30–2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Важные выводы

1. Для электронных журналов лучше использовать систему нумерации в пределах одного дня – это позволит незаметно регистрировать документы задним числом.

2. Если вы ведете бумажный журнал, оставляйте между номерами приказов дополнительные отступы, чтобы можно было разборчиво сделать еще запись.

3. В бумажном журнале лучше забронировать номер, чем потом вносить его задним числом. Если резервный номер не пригодился, его можно аннулировать, сделав пометку в графе «Примечания».

 

Как оформлять документы задним числом и не нарушать закон

Евгения КОЖАНОВА, эксперт по общему делопроизводству и архивному делу, руководитель компании «Архив-63» (г. Самара)

В статье читайте:

· Как незаметно зарегистрировать документ задним числом в электронном журнале

· Когда оставить резерв для кадровых приказов

· Что делать, если номера забронировали, но не использовали

Важные кадровые документы

Кадровик нередко обнаруживает ошибку в нумерации приказов, когда, например, за № 159 идет сразу № 200. Может быть и обратная ситуация: нужно сделать приказ задним числом, а номеров свободных нет, и в журнале все записано по порядку. Но исправить ситуацию можно. Способ зависит от того, какой журнал вы ведете – электронный или бумажный. В статье разберем, как регистрировать документы задним числом максимально незаметно и как добиться, чтобы такие ситуации возникали как можно реже.

Способ 1. Нумеровать приказы в пределах одного дня

Важная статья: «Когда кадровый учет лучше передать в филиалы, а не вести в головном офисе» (№ 1, 2017)

Электронный журнал позволяет относительно незаметно регистрировать в день любое количество документов. Относительно потому, что в памяти некоторых программ остается информация о том, кто, под какой учетной записью, когда и что изменил в файле. Но обнаружить эти сведения могут только следственные органы, а не ГИТ при проверке.

Способ сработает, если нумеровать приказы в пределах одного дня. То есть присваивать приказу номер, который состоит:
– из кода дня;
– порядкового номера документа, который зарегистрирован в этот день.

Например, у приказа, который кадровик регистрирует 4 августа, будет номер 04081, где 0408 – это четвертое августа, а 1 – порядковый номер приказа, который зарегистрирован первым. 5 августа будет другой код дня 0508, а вторая часть кода регистрации начнется заново – с номера 1. Такая система позволит зарегистрировать приказ определенным днем в электронном журнале, даже если документ принесли поздно и нумерация ушла вперед.

Пример

Кадровик Елена И. регистрирует приказы в электронном журнале определенным днем. 8 августа ей нужно зарегистрировать три приказа за 4 августа. Чтобы создать дополнительные строки, она выделила три строки ниже 4 августа, кликнула по выделенной области правой кнопкой мыши и выбрала «вставить». В журнале появилось три новые строки. На них Елена записала приказы под номерами 0408004, 0508001, 0608001 (образец ниже).

Умный журнал учета приказов по личному составу автоматически присвоит номер документа. Не забудьте включить макросы.

Вы можете придумать собственные варианты, как обозначать код дня. Допустимо располагать код дня в любой последовательности – перед порядковым номером документа или после него, через дробь или дефис. Собственную систему нумерации закрепите в инструкции по делопроизводству или издайте специальный приказ, если инструкции нет (образец ниже).

Скачать и распечатать образец

Преимущества. Способ нумерации, который включает код дня и порядковый номер, позволяет присваивать корректный номер приказам, которые должны были быть зарегистрированы несколько дней назад. Не нужно бронировать номера.

Недостатки. Способ подходит только для электронных журналов. Придется изменить систему нумерации, но зато только один раз.

Способ 2. Отчеркивать дополнительные поля

В журнале учета, который заполняете вручную, новые чистые строки просто так не появятся. В строках придется отчеркивать дополнительные поля, чтобы можно было внести запись задним числом. В связи с этим рекомендуем делать между регистрируемыми приказами достаточные отступы, чтобы при необходимости можно было разборчиво внести еще одну запись.

Преимущества. Система нумерации остается прежней. Создавать новые номера для запоздавших документов можно привычным методом с префиксом «/а» или «/1».

Недостатки. При сплошной порядковой нумерации № 1, № 2, № 3 легче обнаружить документы, которые созданы невовремя. Они обычно имеют литерный номер, например 124-а или номер с косой чертой 124/1. Если инспектор ГИТ при проверке обнаружит приказ под номером 60/а, то сделает замечание о некорректной нумерации.

Чтобы инспектор не придрался, не закрывайте день литерным номером и номером с косой чертой. Это косвенно подтвердит, что документ на самом деле зарегистрировали позже. Номера с буквой, косой чертой лучше помещать в середину дня (образец ниже).

Кликните на , чтобы узнать подробнее

Живые образцы