Современная организация делопроизводства.

Время выполнения:

Подготовка - 2 мин.

Выполнение - 41 мин.

Оформление и сдача - 2 мин.

Всего - 45 мин.

Рекомендуемая литература для разработки оценочных средств и подготовки обучающихся к аттестации:

Основные источники:

1. Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2013. – 359с.
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

 

Перечень материалов, оборудования и информационных источников:

Для проведения контрольной работы наличие специальных материалов, оборудования требуется. Бланки документов и учетно-регистрационных форм, образцы документов, бланки для выполнения контрольной работы.

 

 

Примерные контрольные задания

Вариант 1.

Задание 1 - Выделитетребования к организации документационного обеспечения управления

1. Вся работа с документами (ИДД) осуществляется специальной службой ДОУ.

2. Движение документов должно быть скороточным.

3. Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников.

4. Автоматизация делопроизводственных процессов.

5. Служба ДОУ осуществляет свою деятельность на основании приказа руководителя.

6. Работа с документами должна быть рациональна.

7. Документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним.

Задание 2 - Выделитеосновные принципы организации документооборота.

1. Создание разнообразных форм документов.

2. Оперативность движения документов.

3. Бесконтрольное использование копировальной техники.

4. Увеличение размера документов.

5. Целенаправленность движения документов.

6. Максимальное единообразие порядка прохождения и процессов обработки основных категорий документов.

7. Увеличение объема документооборота.

8. Однократное пребывание документов в одном структурном подразделении (у исполнителя).

9. Организация контроля за исполнением документа.

Задание 3 – Установите последовательность документооборота входящих документов.

1. Исполнение документа. Контроль за исполнением.
2. Вынесение сведений из резолюции в УРФ.
3. Вскрытие, проверка вложений.
4. Отметка об исполнении. Хранение.
5. Регистрация.
6. Прием документа, проверка правильности адресования.
7. Направление руководителю для рассмотрения (резолюция).

 

Задание 4. Выделите из перечисленных требований правилатекущего хранения документов и дел в организации.

1. В зависимости от ценности хранятся в закрываемых шкафах или несгораемых шкафах.

2. Дела на полке размещаются согласно НД.

3. Вертикально хранятся документы, вложенные в жесткую обложку.

4. Корешки дел не обозначают.

5. Сохранность документа обеспечивается подписью исполнителя в УРФ.

6. Горизонтально можно хранить любые дела.

Задание 5. Проведите экспедиционную обработку и регистрацию предложенного исходящего документа в электронной УРФ.

Роль руководителя выполняет преподаватель.

Задание 6. Продолжите фразу: Система документации - это…

Задание 7. Напишите известные вам категории стандартов.

Задание 8. Определите вид предложенного служебного документа, пользуясь классификацией организационно-управленческих документов. (ПРИЛОЖЕНИЕ 1, 2) Ответ запишите в таблицу

Классификационный признак	Вид документа

Задание 9. Перечислите нарушения ГОСТа Р 7.0.97-2016 в оформлении документа. Приведите предложенный документ к единообразию в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 (ПРИЛОЖЕНИЕ 3)

Задание 10. Соотносите следующие понятия и их определения

1.	Бланк	A.	Совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам), помещенных в обложку.
2.	Архив	B.	Приведение документов к единому виду
3.	Документ	C.	Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, оправления или получения.
4.	Делопроизводство	D.	Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования
5.	Регистрация	E.	Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки.
6.	Унификация	F.	Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенном для переменной.
7.	Копия	G.	Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
8.	Дело	H.	Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация

Вариант - 2

Задание 1 - Выделитетребования к организации документационного обеспечения управления

1. Автоматизация делопроизводственных процессов.

2. Работа с документами должна быть рациональна.

3. Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников.

4. Документ должен быть у исполнителя многократно.

5. Служба ДОУ осуществляет свою деятельность на основании нормативных документов (локальные – положения).

6. Движение документов должно быть прямоточным.

7. Операции над документами должны выполняться одновременно всеми исполнителями.

Задание 2 - Выделитеосновные принципы организации документооборота.

1. Полнота и правильность решения поставленных вопросов в документе.

2. Бесконтрольное использование копировальной техники.

3. Разнообразие порядка прохождения и процессов обработки основных категорий документов.

4. Снижение объема документооборота.

5. Механизация делопроизводственных процессов.

6. Создание унифицированных форм документов.

7. Сокращение размера документа.

8. Организация самоконтроля за исполнением документа.

Задание 3 – Установите последовательность документооборота исходящих документов.

1. Регистрация.
2. Визирование исполнителем.
3. Оформление печатным способом на бланке для писем.
4. Направление по адресу.
5. Составление документа.
6. Направление руководителю для подписания.
7. Конвертирование.

Задание 4. Выделите из перечисленных требований правилатекущего хранения документов и дел в организации.

1. Сохранность документа обеспечивается подписью исполнителя на листе-заместителе.

2. В зависимости от ценности хранятся в закрываемых шкафах или на стеллажах.

3. Ячейки шкафа должны быть обозначены, отражать содержание документов.

4. Неисполненные документы в текущем хранении группируются в папке «Исполнить».

5. Горизонтально можно хранить только закрепленные в деле документы.

6. Если дела подписаны, то НД соблюдать не надо.

Задание 5. Проведите экспедиционную обработку и регистрацию предложенного входящего документа в электронной УРФ.

Роль руководителя выполняет преподаватель.

Задание 6. Продолжите фразу: Унифицированная система документации - это…

Задание 7. Напишите известные вам категории стандартов.

Задание 8. Определите вид предложенного служебного документа, пользуясь классификацией организационно-управленческих документов. (ПРИЛОЖЕНИЕ 1, 2 к РТ) Ответ запишите в таблицу

Классификационный признак	Вид документа

Задание 9. Перечислите нарушения ГОСТа Р 7.0.97-2016 в оформлении документа. Приведите предложенный документ к единообразию в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 (ПРИЛОЖЕНИЕ 3)

Задание 10. Соотносите следующие понятия и их определения

1.	Реквизит	A.	Определение научной и практической ценности документов.
2.	Кодирование	B.	Отдельный элемент документа.
3.	Документирование	C.	Установление и применение в государственном масштабе единых норм, требований, правил.
4.	Документооборот	D.	Присвоение определенного номера группе документов, документу, структуре и т.д.
5.	Номенклатура дел	E.	Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, оправления или получения.
6.	Регистрация	F.	Движение документа с момента получения (создания) до отправления (направления на хранение
7.	Стандартизация	G.	Систематизированный перечень дел с указанием индекса дел и срока хранения идел.
8.	Экспертиза документов	H.	Фиксирование деятельности организации посредством документов

Вариант - 3

Задание 1 - Выделитетребования к организации документационного обеспечения управления

1. Документ должен быть у исполнителя однократно.

2. Операции над документами по возможности должны выполняться параллельно.

3. Вся работа по информационно-документационному обслуживанию осуществляется секретарем руководителя.

4. Организационная форма делопроизводства должна быть закреплена в нормативном документе.

5. Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны проходить через секретаря.

6. Рекомендуется закреплять движение документа в виде специальных карт, схем.

7. Движение документов должно быть прямоточным.

Задание 2 - Выделитеосновные принципы организации документооборота.

1. Создание разнообразных форм документов.

2. Оперативность движения документов.

3. Бесконтрольное использование копировальной техники.

4. Увеличение размера документов.

5. Целенаправленность движения документов.

6. Механизация делопроизводственных процессов.

7. Организация самоконтроля за исполнением документа.

8. Двукратное пребывание документов в одном структурном подразделении (у исполнителя).

Задание 3 – Установите последовательность документооборота внутренних организационных документов.

1. Визирование документа руководителем, курирующим данный вопрос в части согласования.
2. Утверждение документа руководителем организации.
3. Регистрация документа.
4. Оформление документа печатным способом.
5. Подписание документа составителем.

Задание 4. Выделите из перечисленных требований правилатекущего хранения документов и дел в организации.

1. Вертикально хранятся документы, закрепленные в жесткой обложке.

2. Неисполненные документы в текущем хранении группируются в папке «Сделать».

3. Корешки дел не обозначают.

4. Если дела подписаны, то НД соблюдать не надо.

5. Сохранность документа обеспечивается подписью исполнителя в РКК.

6. В зависимости от ценности хранятся в закрываемых шкафах или на несгораемых шкафах.

Задание 5. Проведите экспедиционную обработку и регистрацию предложенного входящего документа. Роль руководителя выполняет преподаватель.

Задание 6. Продолжите фразу: Система документации - это…

Задание 7. Напишите известные вам категории стандартов.

Задание 8. Определите вид предложенного служебного документа, пользуясь классификацией организационно-управленческих документов. (ПРИЛОЖЕНИЕ 1, 2 к РТ - Заявление) Ответ запишите в таблицу

Классификационный признак	Вид документа

Задание 9. Перечислите нарушения ГОСТа Р 7.0.97-2016 в оформлении документа. Приведите предложенный документ к единообразию в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 (ПРИЛОЖЕНИЕ 3)

Задание 10. Соотносите следующие понятия и их определения

1.	Реквизит	A.	Совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам), помещенных в обложку.
2.	Систематизация	B.	Отдельный элемент документа.
3.	Документирование	C.	Приведение документов к единому виду.
4.	Стандартизация	D.	Группировка документов (дел) по определенным классификационным признакам
5.	Архив	E.	Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, оправления или получения.
6.	Регистрация	F.	Установление и применение в государственном масштабе единых норм, требований, правил.
7.	Унификация	G.	Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
8.	Дело	H.	Фиксирование деятельности организации посредством документов

Инструмент оценки

Контрольная работа № 1

№ Варианта	№ задания	Ключ, критерии оценивания, модельный ответ, эталон	Баллы
1	1.	1, 3, 4, 6, 7       50% правильных ответов - 5 баллов, менее 50% - 0 баллов	10
	2.	2, 5, 6, 8, 9        50% правильных ответов - 5 баллов, менее 50% - 0 баллов	10
	3.	F  → C → E → G → B→ A → D.  50% правильных ответов - 5 баллов, менее 50% - 0 баллов	10
	4.	1, 2, 6               50% правильных ответов - 5 баллов, менее 50% - 0 баллов	10
	5.	КРИТЕРИИ регистрации исходящего документа: Работа не оценивается, если выбран документ другого потока. Регистрация произведена после подписания документа – снимается 5 баллов Выбрана соответствующая УРФ (журнал). Заполнены все поля журнала. На документе в зоне углового штампа проставлены дата и номер документа. Дата и номер на документе соответствуют УРФ (№.8/408) от даты выполнения работы. В журнале в поле «Исполнитель» написана фамилия студента, выполнявшего работу. В нижнем левом поле сделана отметка от исполнителе (фамилия студента) При несоответствии по каждому из критериев снимается 2 балла.	15
	6.	100% выполнение Система документации – это совокупность взаимосвязанных документов, используемая в определенной сфере деятельности.	10
	7.	100% выполнение Работа не оценивается, если написаны аббревиатуры Государственный стандарт, отраслевой стандарт, стандарт предприятия (локальный)	10
	8.	КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ (Справка) КРИТЕРИИ: Ответ оформлен в виде таблицы. Написаны все классификационные названия документа: 1. Машинописный. 2. ОРД = СИД. 3. Простой. 4. Первичный. 5. Открытый. Внешний (исх) 6. Официальный. 7. Копия. 8. Индивидуальный. 9. Несрочный. 10. Информационный.