ЭКСПЛ. Урок 119-120     Тема: Риск проекта ИС. Компоненты проектирования. Стадии разработки, модели представления, уровни детализации.

ЭКСПЛ. Урок 119-120     Тема: Риск проекта ИС. Компоненты проектирования. Стадии разработки, модели представления, уровни детализации.

Управление рисками при разработке проектов информационных систем.

Понятие риска – риск это неотъемлемый элемент при разработке любых проектов. Это нежелательное событие, которое может подвергнуть опасности успешное выполнение проекта.

Риск объединяет вероятность нежелательного события и его влияние на проект. С другой стороны риск это возможность потерь, нарушения сроков разработки проекта или превышение его стоимости. Природа риска всегда связана со случайными событиями (неопределенностью), которые порождаются и внешними и внутренними факторами. Также может порождаться особенностями проекта и процесса его выполнения.

Будем также рассматривать риск как величину, характеризующую потери или убытки, вызванные неправильными или неточными решениями, которые принимаются в процессе управления проектом.

В этих определения подчеркивается, что риск может привести к тому, что проект может быть невыполнении в срок, либо будут нарушены финансовые ассигнования, либо он не будет соответствовать поставленным требованиям по функциональному назначению, по характеристикам системы.

Когда рассматривается риск, то необходимо учитывать следующие особенности:

• Риск касается каких-то будущих событий
• Риск включает неопределенность, которая присуща выбору.
• Риск приводит к изменению начальных условий.

Менеджер всегда должен предвидеть возможные будущие ситуации, он знает, что могут появиться ошибки в проекте, и он должен заранее планировать действия, обеспечивающие лучшую ситуацию в будущем. Если появляются изменения, то важно иметь ввиду, что любые изменения в начальных условиях приводят к существенному возрастанию риска в выполнении проекта. Поэтому менеджер должен оценить какое влияние окажет тот или иной источник риска на возможное нарушение сроков, затрат.

Кроме того, при управлении проектами приходится выбирать определенные методы и средства в управлении. Выбор этих средств – это тоже источник риска

Задача менеджера – четко определить каждый возможный источник неприятностей, ожидающих его в будущем и оценить угрозу, который этот источник может представлять.

Эта деятельность называется анализом риска. Т.е. определяется каждый фактор риска, вероятность его появления и оказываемое влияние на проект. После того как проведен такой анализ, и все источники риска выявлены можно проводить деятельность по управлению и мониторингу.

Деятельность по управлению – выбор способов и методов, которые помогут уменьшить степень влияния риска или его предотвратить.

При управлении рисками выделяются следующие виды деятельности:

1. идентификация
2. изучение и прогнозирование риска
3. количественная оценка риска.
4. Управление риском

Анализ риска разделяется на 2 компоненты:

• его качественное описание
• количественные оценки.

Качественный анализ позволяет определить возможные факторы риска и их распределение по фазам ЖЦ и по отдельным работам. А количественный анализ связан с определением количественных показателей, которые характеризуют размер риска, т.е. возможные размеры потерь с одной стороны, а с другой затраты на снижение или предотвращения риска.

1 Этап. Идентификация возможных рисков позволяет установить основные области проявления рисков при проектировании, позволяет выявить природу всех этих неприятных событий и степень их влияния и взаимосвязь.

Количественная оценка риска.

На этом этапе проводятся как оценка отдельных видов риска, так и риска для проекта в целом. Следует иметь ввиду, что наиболее опасными являются комбинации нежелательных событий. Мы отметили, что к этому моменту каждый риск описывается тремя параметрами: сам риск, его вероятность и степень влияния. При количественной оценке продолжается исследование точности этих оценок и делается попытка установить приоритеты для уже определенных рисков и одновременно с этим рассматриваются меры по предотвращения тех рисков, которые наиболее вероятны.

Когда проводится оценка рисков важным является понятие уровня контролируемого риска.

Рис. 4. Пример классификации рисков ИТ-проекта по степени управляемости

Используя классификаторы, можно выделить риски, которые негативно влияют на реализацию ИТ-проекта, и составить список идентифицированных рисков.

Основные риски, как правило, характерные для любых ИТ-проектов, заключаются в несоблюдении сроков реализации проекта, превышении стоимости и несоблюдении параметров качества. Часто причиной возникновения этих рисков, особенно в ИТ-проектах, является неготовность предприятия к реализации подобных проектов.

Далее опишем риски, характерные практически для всех ИТ-проектов.

Операционные риски. Операционные риски предполагают возможность непредвиденных потерь вследствие технических ошибок при проведении операций, умышленных и неумышленных действий персонала, аварийных ситуаций, сбоев аппаратуры, несанкционированного доступа к информационным системам и т. д.

Технологические риски. Характеризуют способность интегрируемого решения «корректно накладываться» на имеющуюся инфраструктуру и информационные потоки и часто связаны с единоличным принятием менеджером проекта решений по рискам (идентификация, анализ, выбор метода реагирования). Чем больше и сложнее проект, тем выше данный риск, особенно в масштабах промышленной организации. Говоря о минимизации технологических рисков, следует инвестиции делать более «короткими», а проекты дробить на несколько взаимозаменяемых составляющих. Это поможет избежать неприятных последствий при ошибочном инвестировании на одном из этапов.

Финансовые риски. Предполагают ухудшение бизнес-показателей в результате неправильно выбранной ИТ-стратегии, некачественное внедрение может спровоцировать возникновение финансовых рисков. Что касается ответственности за риски инвестиций в ИТ, то большинство экспертов считают, что руководитель ИТ-департамента не должен нести единоличную ответственность за неудачные внедрения.

Технические риски. Практически в любом ИТ-проекте в промышленности существуют риски, связанные с техникой (отказ и сбои в работе оборудования, ошибки в монтаже и т. п.). Технические риски включают в себя риски получения отрицательных результатов внедрения проекта, недостижение запланированных параметров, возникновение различного рода проблем при использовании новых технологий и продуктов, сбой и поломку оборудования.

Риски оценки сроков. Для большинства ИТ-проектов, особенно в проектах по разработке и внедрению программного обеспечения (ПО) крупных промышленных холдингов, характерны ошибки в оценках сроков работ проекта. При этом реальные сроки работ могут отличаться от запланированных в разы.

Интеграционные риски. Всегда высоки, особенно в крупных промышленных организациях, поскольку любое ИТ-решение должно быть интегрировано в существующую инфраструктуру организации, не нарушая при этом беспрерывности операционной деятельности и производства продукции. Наиболее характерны риски перехода к новой системе, которые включают в себя расходы на остановку предприятия или его составляющих во время внедрения ИТ-решений, обучение персонала и т. д.

Риски непринятия продукта проекта пользователями. Внедрение технологических решений без поддержки организационных преобразований. Любой проект, в том числе в сфере ИТ, – это в первую очередь изменение технологии работы. Техническая составляющая любого проекта безусловно важна, но не менее важна организационная часть. Необходимо убедиться, что все будущие пользователи системы в промышленной организации понимают необходимость введения новых технологий, процессов, регламентов взаимодействия и прочее.

Коммерческие риски (или риски третьих сторон). Могут быть определены на основе факторов бизнеса, например надежности поставщиков, платежеспособности заказчиков, опыта соисполнителей в подобных проектах, связаны с выбором технологии и поставщика. Необходимо оценить успешность технологии на рынке, ее актуальность на протяжении жизненного цикла ИТ-проекта, доступность необходимого аппаратного и программного обеспечения, его качество и частоту модернизации и т. д. Также следует оценить надежность поставщика необходимых технологий.

Риски персонала. Риски персонала связаны с квалификацией, профессионализмом и желанием у персонала качественно и в срок выполнять свою работу. Наиболее часто встречаемые сложности при работе с персоналом – это неспособность или неопытность сотрудников, которые участвуют в проекте, применять используемые технологии, недостаточность опыта менеджера проекта, частое и противоречивое изменение требований заказчиком, текучесть кадров.

В отдельных случаях целесообразно применять техникуструктурирования рисков с использованием структурной декомпозиции риска (Risk Breakdown Structure, RBS), сформированной по аналогии, группирующей риски по источникам появления и служащей для определения суммарного воздействия рисков.

Учитывая различные способы внедрения информационных систем, автором предложено рассмотреть в табл. 1 более детально риски для каждого вида внедрения.

Таблица 1.

Классификация рисков в зависимости от типов внедрения

Для более эффективной работы и избегания двусмысленных трактовок риска желательно на начальном этапе продумать четкую формулировку риска. Естественно, что одни и те же риски могут иметь разные формулировки у разных менеджеров проекта в зависимости от используемой терминологии. И наоборот, одна и та же формулировка риска может немного отличаться для разных видов деятельности и разных типов проектов.

Формулировка риска[4] – это «выражение на естественном языке причинно-следственной связи между реально существующим фактором проекта (текущим положением дел) и потенциально возможным, еще не случившимся событием или ситуацией».

Первая часть формулировки риска называется условием и содержит описание существующего фактора или особенности проекта, которые, по мнению проектной группы, могут сделать результат проекта убыточным либо сократить получаемую от проекта прибыль.

Вторая часть формулировки риска называется следствием и описывает ту нежелательную ситуацию, которой следует избежать. Первая и вторая части формулировки описывают не жесткую, но возможную, с вероятностью меньше единицы, причинно-следственную связь (рис. 5).

Рис. 5. Формулировка риска, согласно методологии MSF

Зачастую оказывается весьма сложным придерживаться заданной формулировки риска на протяжении всего проекта. Однако подробная форма описания риска удобна тем, что на ранних этапах процесса управления рисками она увязывает последствие риска с видимым (и потенциально контролируемым) его условием. Использование альтернативного подхода, при котором проектная группа не концентрируется на описании условий на фазе выявления рисков, ведет к тому, что на более позднем этапе (при разработке стратегий управления) приходится восстанавливать условия и причины рисков.

Формулировки рисков не являются предложениями в форме «если – то». В действительности они представляют собой факты наличия возможных, но еще не случившихся зависимостей. Рассмотрение гипотетических причинно-следственных связей «если – то» может оказать помощь при выработке планов с использованием деревьев альтернатив на этапе анализа и планирования. Однако на этапе выявления рисков задача состоит в обнаружении максимально возможного их числа. Поэтому анализ причинно-следственных связей должен быть отложен до фазы планирования. На раннем этапе работы над проектом можно встретить огромное количество таких формулировок рисков, которые указывают на недостаточную информированность проектной группы. По мере развития проекта формулировки риска могут немного меняться, дополняться комментариями и более расширенными описаниями.

В результате процесса выявления рисков должны быть получены четкие, однозначные и согласованные формулировки, представленные в виде списка рисков для последующего анализа. Корректная формулировка рисков обычно предоставляет значительный объем дополнительной полезной информации, включая обнаружение первопричин рисков, затрагиваемые стороны и прочее.

Эффективность управления зависит от правильного и полного понимания тех рисков, с которыми сталкивается проектная группа.

Осознание многообразия возможных проблем и уровня потенциальных убытков может навести уныние на сотрудников. Как следствие проектная группа будет смотреть на выявление рисков как на негативную деятельность.

Знание о существовании рисков – необходимое условие эффективной работы над ними. Следовательно, перспективы успеха проектной группы от проведения работы по выявлению рисков лишь увеличиваются.

Открытое протоколируемое обсуждение рисков приводит к четкому разъяснению ролей и ответственности членов проектной группы как во время плановых мероприятий по профилактике рисков, так и при разрешении проблем, которые могут возникнуть. Это освобождает от дополнительных трудозатрат и позволяет проектной группе непосредственно сосредоточиться на своей работе.

Члены проектной группы и в особенности ее руководители должны всегда трактовать выявление рисков как позитивный фактор. Это дает возможность получить максимально полную информацию о возникающих рисках. Негативное восприятие рисков мешает проектной группе обсуждать данную тему.

ЭКСПЛ. Урок 119-120     Тема: Риск проекта ИС. Компоненты проектирования. Стадии разработки, модели представления, уровни детализации.