Характеристика и оценка эффективности системы ПОНАП Нефтекамского филиала ООО «Мегафон ритейл»

 

Система управления ООО «Мегафон Ритейл» имеет линейно-функциональную структуру.

Линейно-функциональная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

Руководители функциональных подразделений (по финансам, производству и коммерции, персоналу, руководители филиалов) осуществляют влияние на производственные подразделения формально. Как правило, они не имеют права самостоятельно отдавать им распоряжения, роль функциональных служб зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления фирмой в целом. Функциональные службы осуществляют всю техническую подготовку производства, подготавливают варианты решений вопросов, связанных с руководством процессом производства.

Достоинства структуры:

освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов, материально-техническим обеспечением и др.;

построение связей «руководитель - подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю.

Недостатки структуры:

каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы;

отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными подразделениями;

чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;

аккумулирование на верхнем уровне полномочий по решению наряду со стратегическими множества оперативных задач.

Во главе компании стоит генеральный директор, который осуществляет общее руководство деятельностью предприятия, организует и контролирует его работу.

Генеральному директору непосредственно подчиняются директора филиалов, начальник отдела продаж, финансовый директор, главный бухгалтер, начальник отдела поставок, начальник отдела информационных технологий, начальник охраны, менеджер по персоналу, юрист, секретарь, делопроизводитель.

ООО «Мегафон Ритейл» имеет 10 филиалов:

-  филиал Хабаровск;

-  филиал Москва-1;

-  филиал Москва-2;

-  филиал Краснодар;

-  филиал Махачкала;

-  филиал СПБ;

-  филиал Екатеринбург;

-  филиал Новосибирск;

-  филиал Самара;

-  филиал Центр.

Филиалы занимаются реализацией продукции фирмы на территории своих районов. Во главе каждого филиала стоит директор, которому подчиняются товароведы, рекламные агенты и VSM (менеджеры по продажам).

Головная компания имеет в своем составе несколько частных предпринимателей, которые являются представителями ООО «Мегафон Ритейл». Главный бухгалтер организует работу бухгалтерии компании и следит за ведением учета. Финансовый директор организует работу по анализу и контролю финансовых потоков. Финансовому директору подчиняется финансовый аналитик.

Начальник отдела продаж организует работу по сбыту продукции предприятия. Ему подчиняются менеджеры по филиалам, менеджер по дополнительному ассортименту, менеджер по розничной торговле, мерчендайзер, товаровед, менеджер по товарам некоммерческого использования, VSM.

Начальник отдела поставок организует материально-техническое обеспечение организации. Ему подчиняются заместитель начальника отдела поставок, логистик, заведующий складом, товаровед.

Подбор кадров - мероприятие, предпринимаемое организацией с целью привлечения работников, обладающих необходимыми навыками и взглядами, нужными организации для достижения стоящих перед ней целей. Цель организации в этом случае - сделать процесс подбора наиболее эффективным, т.е. привлечь наибольшее число кандидатов, максимально отвечающих необходимым требованиям, - сделать это достаточно экономично как с финансовой точки зрения, так и с точки зрения временных затрат.

Система ПОНАП ООО «Мегафон Ритейл» включает в себя несколько основных элементов, представленных на рисунке 3. Это сбор информации о претендентах, это отборочные мероприятия, а также мероприятия по адаптации вновь принимаемого персонала.

Для привлечения работников извне компания «Мегафон» использует объявления в местах продаж, объявления в СМИ, работает с выпускниками вузов и ссузов (в том числе происходит наём студентов и школьников во время каникул), используются рекомендации собственных сотрудников. Кроме этого, для подбора сотрудников новых торговых точек (когда требуется срочно набрать весь персонал) компания прибегает к услугам специальных агентств, сдающих работников в аренду, и к услугам традиционных кадровых агентств.

Центральным звеном данной работы является интерактивный портал «Мегафон люди» (http://job.euroset.ru/candidates/vacancies). Здесь представлены вакансии во всех регионах работы «Мегафона», образец анкеты соискателя, советы по тредоустройству.

Направив свое резюме на данный ресурс и пройдя предварительный отбор в режиме он-лайн, соискатель по протекции кадровой службы головного офиса может быть вызван на собеседование в конкретный магазин, где есть вакансия. Далее соискатель проходит собеседование и принимается на работу с испытательным сроком (до 1,5 мес.). Отметим, что по информации самой компании текучесть персонала в последние годы растёт более высокими темпами, что, конечно, сказывается и на качестве подбора и отбора персонала.

Составной частью отбора является профессиональный отбор. В практической работе по управлению персоналом профессиональный отбор занимает одно из важных направлений деятельности руководителя. Отбор персонала в компании «Мегафон» осуществляется с учетом ряда критериев. Их можно разделить на формальные, социальные и профессионально-квалификационные.

 

Рис. 6. Этапы поиска, отбора и приёма на работу в ООО «Мегафон Ритейл»

К формальным критериям отбора относятся требования к перечню документов, которые гражданин представляет при поступлении на работу.

Этими документами являются:

-  личное заявление;

-  документ, удостоверяющий личность;

-  трудовая книжка, освещающая прежние сферы деятельности;

-  документы, подтверждающие профессиональное образование;

-  резюме.

К социальным критериям следует отнести сведения о возрасте, состоянии здоровья, семейном положении. Отметим, что в своей кадровой политике компания «Мегафон» ориентируется, прежде всего, на молодых и активных работников, которые и сами являются активными потребителями товаров и услуг, предоставляемых данной организацией. Такой подход обусловлен несколькими факторами:

-  Динамичность бизнеса «Мегафона», высокая скорость обновления ассортимента, рекламной стратегии, методической базы;

-  Ориентацией на целевую аудиторию компании - людей молодого и среднего возраста;

-  Высокими физическими и моральными нагрузками, выпадающими на долю работников «Мегафона»;

-  Графиком работы (предполагающим отсутствие зарегистрированного брака и детей у сотрудников).

Профессионально-квалификационные критерии отбора представляют собой совокупность требований к профилю, уровню профессионального образования и соответствия его специализации должности, стажу и опыту работы по специальности, уровню знаний применительно к исполнению соответствующих должностных обязанностей.

Отметим, что компания «Мегафон» одна из первых заявила о том, что для неё не важны конкретная специальность работника, о том, что гораздо важнее базовые навыки и умения человека - активность, трудолюбие, способность к обучению и ответственности.

В таблице 4 представлены официальные требования к соискателям должностей продавца-консультанта, регионального директора и инженера по ремонту ККТ, опубликованные в апреле 2014 года на сайте компании. Как видно, требования конкретизируются с ростом уровня должности в управленческой структуре компании. Однако, и для регионального директора требования достаточно простые (например, допускается опыт руководящей работы 1 год).

 

Таблица 4. Требования ООО «Мегафон ритейл» к соискателям работы

Показатель	Продавец-консультант	Региональный директор	Инженер по ремонту ККТ
Требования к соискателю	- активные и целеустремленные люди - готовые работать в интенсивном режиме с большим потоком покупателей - энергичность и желание работать - быстро принимать решения, - готовность работать - брать на себя ответственность - желание общаться с людьми	- Образование высшее (желательно экономическое). - Обязателен опыт работы на руководящей должности не менее 1 года - Знание основ законодательства РФ в области розничной торговли - Навыки формирования команды и развития подчиненных - Владение техникой продаж и сервисной политикой - Готовность к командировкам (30% рабочего времени). - Лидерство - Ответственность - Исполнительность - Нацеленность на результат. - Самостоятельность и самоорганизованность - Гибкость в принятии решений - Здоровые амбиции	- Опыт работы не менее года (ремонт ККТ) - Ремонт платежных терминалов приветствуется - Базовые знания по электронике и радиотехнике - Опыт ремонта контрольно-кассовой, банковской и офисной техники - Дисциплинированность - Коммуникабельность - Исполнительность - Ответственность - Наличие личного автомобиля обязательно

 

В случае удачного прохождения проверки документов, тестирования и собеседования будущий работник компании «Мегафон» пишет заявление о найме. После этого издается приказ о найме по филиалу. В 5-дневный срок заполняется трудовая книжка, личная карточка (форма №Т-2).

Работники, принятые в ООО «Мегафон ритейл», проходят испытательный срок с тем, чтобы руководитель мог лучше ознакомиться с их возможностями. Этот срок может достигать 1,5 месяцев (в зависимости от должности), однако необходимо отметить, что в реальных условиях такого срока может быть недостаточно, поскольку интенсивный режим работы салонов «Мегафон» не позволяет некоторым людям пройти адаптацию и выйти на нормальный уровень своей работоспособности.

Адаптация работников в Нефтекамском филиале ООО «Мегафон ритейл» является не только задачей руководителя филиала, но и всех работников магазина, куда устроился работать новый для компании человек. В обязательном порядке за новичком назначается наставник, который может быть затем сменен другим работником. К сожалению, наставничество не оплачивается, однако у более опытных сотрудников есть вполне конкретные причины опекать новичка - если магазин не выполняет план реализации, то это сказывается на оплате труда всех без исключения работников. Таким образом, им выгодно в сжатые сроки обучить новичка и добиться от него высокой производительности.

Переподготовка и повышение квалификации сотрудников является одним из важных приоритетов кадровой политики Нефтекамского филиала ООО «Мегафон ритейл». Необходимость обучения работников вытекает из постоянно меняющихся условий работы, повышения требований к организации работ, к качеству продукции, к улучшению системы организации продаж.

В настоящее время штат сотрудников Нефтекамского филиала ООО «Мегафон Ритейл» насчитывает 45 человек (см. рисунок 7).

 

Рис. 7. Структура персонала Нефтекамского филиала ООО «Мегафон ритейл» в 2011-2013 гг., чел.

 

Из рисунка видно, что больше всего в трудовом коллективе компании торговых работников и управленцев. За последние три года филиал сократил численность работников с одновременным изменением структуры персонала. Прежде всего, сократилась численность вспомогательного персонала, а также существенно уменьшилась численность торговых работников (с 31 до 28 человек). Также заметно, что сокращение численности произошло за счет возрастания нагрузки на рядовых работников - менеджеров по продажам, а, например, численность руководителей практически не изменилась.

Выделяют следующие виды аттестации: итоговую, промежуточную и специальную (по особым обстоятельствам). При итоговой аттестации делается полная и разносторонняя оценка производственной деятельности работника за весь период. Обычно итоговая аттестация проводится раз в три - пять лет.

Промежуточная аттестация проводится через сравнительно короткие периоды, и каждая последующая должна базироваться на результатах предыдущей.

Регулярные аттестации как основа продвижения и вознаграждения целесообразны там, где труд носит индивидуальный характер. Но при этом нужно иметь в виду, что угроза снижения квалификационной категории в результате аттестации может иметь и обратный эффект.

Специальная аттестация в связи с особыми обстоятельствами, например направлением на учебу, утверждением в новой должности, проводится перед принятием соответствующего решения.

Анализ практики управления показывает, что ООО «Мегафон-Ритейл» использует одновременно оба вида оценки деятельности работников, т.е. оценку труда и оценку качеств, влияющих на достижение результатов. Оценочная форма включает два соответствующих раздела, в каждом из которых от руководителя наряду с балльной оценкой, обычно требуются развернутые обоснования. При этом весь персонал ООО «Мегафон-Ритейл», по долгу службы контактирующий с покупателями, регулярно проходят дополнительное обучение.

Особенно тщательно контроль осуществляется за вновь принятыми на работу и за получившими новое назначение. Контроль осуществляется в виде двух экзаменов и ассистента. В компании «Мегафон-Ритейл» руководители и специалисты в обязательном порядке должны проходить ежеквартальную аттестацию, а так же при каждом повышении (понижении) в должности.

Аттестация проводится в несколько этапов: подготовка, сама аттестация и подведение итогов. Аттестацию проводит руководитель филиала при непосредственном участии работников кадровой службы компании. Предварительно проводятся тренинги и семинары, в ходе которых работники ООО «Мегафон ритейл» усваивают новую информацию или закрепляют уже полученные знания и навыки.

Таким образом, система ПОНАП Нефтекамского филиала ООО «Мегафон ритейл» является частью глобальной системы ПОНАП всей компании «Мегафон». Отличительной чертой компании как федеральной компании является единство принципов, подходов и технологий поиска, подбора и адаптации персонала. Это обеспечивается централизацией функций по поиску и отбору, а также по накоплению информации о соискателях работы в компании во всех регионах, где работает «Мегафон».

Оценка системы ПОНАП является весьма важным условием оценки качества работы кадровой службы всей компании. Принимая на работу неквалифицированного, немотивированного человека, компания связывает себя по рукам и ногам, вынуждает себя нести повышенные расходы, обусловленные низкой эффективность принятого сотрудника.

В первой главе автором была рассмотрена методика оценки эффективности ПОНАП. Для решения поставленных в данном исследовании задач необходимо применить упомянутую методику применительно к Нефтекамскому филиалу ООО «Мегафон Ритейл».

В таблице 5 представлены данные по движению персонала исследуемой компании в течении 2011-2013 гг. Из представленных данных очевидно, что при общем снижении численности работников филиала нарастают тревожные тенденции, выражающиеся в росте текучести персонала. Совсем небольшой коллектив филиала работает в условиях сверхтекучести кадров, что, должно быть, не лучшим образом сказывается на результатах деятельности всей организации (см. ниже).

 

Таблица 5. Движение персонала Нефтекамского филиала ООО «Мегафон Ритейл» в 2011-2013 гг., чел.

Показатель	2011 г.	2012 г.	2013 г.
Численность на начало года, чел.	57	52	48
Численность на конец года, чел.	50	50	45
Принято, чел.	21	23	26
Уволено, чел.	22	25	29
Среднесписочная численность, чел.	53	50	45

 

В сводной таблице 6, составленной автором по материалам кадровой службы ООО «Мегафон Ритейл», представлены показатели эффективности системы ПОНАП Нефтекамского филиала. Данные свидетельствуют о том, что эффективность ПОНАП падает из года в год при росте затрат на поиск и подбор кадров. В то же время доля новых работников, уволенных в течении испытательного срока, неизменна, что говорит о неизменности уровня качества отборочных мероприятий в течении исследуемого периода.

 

Таблица 6. Показатели эффективности системы ПОНАП в Нефтекамском филиале ООО «Мегафон Ритейл» в 2011-2013 гг.

Показатель	2011 г.	2012 г.	2013 г.
К-т закрываемости вакансий	0,95	0,87	0,8
Затраты на 1 закрытую вакансию, тыс. руб.	3,4	3,5	5,4
Бюджет подбора, тыс. руб.	71,4	80,5	140,4
К-т текучести кадров	0,42	0,50	0,64
Доля работников, не прошедших испытательный срок	0,2	0,19	0,2
Кол-во жалоб на сотрудников со стороны клиентов в расчёте на одного сотрудника	3	3	5

 

Очевидно, что возрастающая текучесть персонала в Нефтекамском филиале ООО «Мегафон Ритейл» в 2011-2013 гг. обусловлена не низкими показателями качества используемой рабочей силы, а личными мотивами сотрудников, которые уже в течение первого года уходят из компании.

На наш взгляд, это может быть связано со следующими факторами:

-  Изменение семейного положение и возросшие требования к распределению личного времени;

-  Неудобный график работы, обусловленный, в том числе и особенностями потребительского трафика;

-  Непрестижность занимаемой должности, места работы;

-  Плохие условия труда, цейтнот, стресс;

-  Возросшие требования к работе вследствие профессионального роста работника.

Данные, представленные на рисунке 8, говорят о том, что общий бюджет мероприятий по подбору персонала рос быстрее, чем удельные затраты на одну закрытую вакансию. По мнению автора, это свидетельствует о снижении эффективности системы ПОНАП и необходимости пересмотра используемых ООО «Мегафон Ритейл» технологий поиска, подбора и найма персонала.

 

Рис. 8. Динамика финансовых показателей ПОНАП в Нефтекамском филиале ООО «Мегафон Ритейл» в 2011-2013 гг.

 

Критерием эффективности адаптации является быстрое достижение сотрудником высокого уровня производительности на новом рабочем месте, включенности его в систему функциональных и личностных взаимоотношений трудового коллектива, а также лояльность работника по отношению к организации - работодателю.

Переподготовка и повышение квалификации сотрудников является одним из важных приоритетов кадровой политики ООО «Мегафон ритейл». Необходимость обучения служащих вытекает из постоянно меняющихся условий работы, повышения требований к организации работ, к качеству продукции, к улучшению системы организации продаж.

Помимо прямых показателей эффективности ПОНАП целесообразно изучить как ситуация с набором и адаптацией новых сотрудников влияет на эффективность работы всего филиала организации в целом. Действительно, вновь принимаемые сотрудники в период адаптации показывают не лучшие результаты. Кроме того, с уходом наиболее опытных сотрудников салон-магазин теряет наработанный ими опыт, теряет потенциальных наставников новичков. На рисунке 9 представлена динамика коэффициента текучести и выручки Нефтекамского филиала ООО «Мегафон ритейл» в исследуемый автором период.

 

Рис. 9. Динамика коэффициента текучести и выручки Нефтекамского филиала ООО «Мегафон Ритейл» в 2011-2013 гг.

В целом, заметно, что с ростом темпов коэффициента текучести кадров в рассматриваемой организации темпы роста выручки замедляются. Тем не менее, считаем, что прямой зависимости здесь не может быть, поскольку на реализацию продукции данной компанией влияет множество других факторов (деятельность конкурентов, насыщение рынка, кризисные явления в экономике страны, рост цен и таможенных тарифов и др.). Однако, руководству компании стоит присмотреться к выявленной тенденции, так как в долгосрочной перспективе кадровый вопрос будет несомненно обострять проблему снижения темпов роста выручки, а кадровые вопросы необходимо начинать решать уже сегодня.