Направления унификации в делопроизводстве

Введение

 

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому делопроизводство, как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления любой организации, учреждения, предприятия.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Процесс записи информации на является строго регламентированным, что обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Роль документирования заключается в том, что от качества создаваемых документов зависит оперативность, эффективность управленческих решений, а также общие показатели результатов деятельности организации.

Основной задачей документирования является оформление документов в соответствии с действующими нормативами.

Цель данной работы заключается в анализе основных вопросов, связанных с документированием в организации.

Объектом курсовой работы явилось ООО «ДОМСТРОЙ».

Курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения, приложения и списка использованных источников.

Организация делопроизводства

 

Делопроизводство предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности организации.

Документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

регистрируемые и нерегистрируемые документы;

входящие, исходящие и внутренние документы;

направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами - это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Под системой хранения документов подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

В ООО «ДОМСТРОЙ» организацией делопроизводства занимается секретарь-референт директора. Основной ее задачей является обеспечение единого порядка документирования и работы с документами в организации в соответствии с действующими нормативами. Организационную форму делопроизводства ООО «ДОМСТРОЙ» можно отнести к разряду традиционных с использованием автоматизированных средств.

Заключение

 

В данной работе были рассмотрены основные вопросы, связанные с документированием в организации.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.

В настоящее время документирование осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

В контрольной работе правильность оформления документов было проанализировано на примере документов ООО «ДОМСТРОЙ».

В ходе анализа было выявлено, что большая часть документов оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов. Однако в документе «Акт приема-передачи» было выявлено нарушение требований в оформлении.

Поскольку документооборот ООО «ДОМСТРОЙ» небольшой, то организацией делопроизводства занимается секретарь-референт директора, которая осуществляет прием, регистрацию, отправку, хранение и контроль документов данного предприятия.

Приложение 1

Бланк письма организации

документ реквизит письмо бланк

Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ» ул. Игарская, д.28, Абакан, Республика Хакасия, 655017 тел.: 22-67-89, факс: 22-67-91, e-mail: [email protected] <mailto:[email protected]> ОКПО 56771092 ОГРН 190154759345456 ИНН/КПП 1901033456/190101001 _______________ № ____________ На № ___________ от____________

 

Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ» ул. Игарская, д.28, Абакан, Республика Хакасия, 655017 тел.: 22-67-89, факс: 22-67-91, e-mail: [email protected] <mailto:[email protected]> ОКПО 56771092 ОГРН 190154759345456 ИНН/КПП 1901033456/190101001 _______________ № ____________ На № ___________ от____________

Приложение 2

 

Приложение 3

Приложение 4

Акт приема-передачи

 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ» Отдел рекламы АКТ 15.03.2004 № 21 приема-передачи ПК

УТВЕРЖДАЮ Директор Личная подпись А.А. Попов 15.03.2004

Основание: докладная записка начальника планово-экономического отдела Сергеева Л.Я. от 14.03.2004. Комиссия в составе председателя Сергеева Л.Я. и членов: Алешиной А.О. и Максимова И.И. составили акт приема-передачи ПК Pentium-300 инв. № 15 из отдела рекламы в планово-экономический отдел. ПК признан пригодным для эксплуатации и полностью укомплектованным (процессор, клавиатура, мышь, дисплей). ПК передается планово-экономическому отделу на срок до 6 месяцев. Председатель комиссии Личная подпись Л.Я. Сергеев Члены комиссии Личная подпись А.О. Алешина Личная подпись И.И. Максимов

Приложение 5

Информационное письмо

 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ» ул. Игарская, д.28, Абакан, Республика Хакасия, 655017 тел.: 22-67-89, факс: 22-67-91, e-mail: [email protected] <mailto:[email protected]> ОКПО 56771092 ОГРН 190154759345456 ИНН/КПП 1901033456/190101001 _______________ № ____________ На № ___________ от____________ О поставке строительных материалов	Генеральному директору ООО «Заря» А.А. Иванову
Уважаемый Александр Александрович! Сообщаем вам, что на основании договора об оказании услуг по поставке строительных материалов ООО «Заря» от 02.04.2003 № 114/24 строительные материалы могут быть поставлены на склад ООО «Заря» 14.06.2004 г. Директор Личная подпись А.А. Попов Исп.: Перова О.Г. Тел. 22-67-89

 

Введение

 

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому делопроизводство, как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления любой организации, учреждения, предприятия.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Процесс записи информации на является строго регламентированным, что обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Роль документирования заключается в том, что от качества создаваемых документов зависит оперативность, эффективность управленческих решений, а также общие показатели результатов деятельности организации.

Основной задачей документирования является оформление документов в соответствии с действующими нормативами.

Цель данной работы заключается в анализе основных вопросов, связанных с документированием в организации.

Объектом курсовой работы явилось ООО «ДОМСТРОЙ».

Курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения, приложения и списка использованных источников.

Направления унификации в делопроизводстве

 

Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

К основным направлениям унификации в делопроизводстве относятся:

форматы документов;

формуляры-образцы;

фирменные бланки и другие элементы.

Рассмотрим требования, которые предъявляются к оформлению документов на основании ГОСТ Р 6.30-2003.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

мм - левое;

мм - правое;

мм - верхнее;

мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; дату документа; место составления или издания документа.

В Приложении № 1 представлены образцы общих бланков ООО «ДОМСТРОЙ» с продольным (рис.1) и угловым (центрированным) (рис.2) расположением реквизитов. На данных общих бланках организации имеются следующие реквизиты:

эмблема организации (рисунок с изображением домов),

наименование организации (ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»),

место составления документа (Абакан),

место для указания даты и номера документа.

Применение данных реквизитов и их оформление соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению документов.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); наименование организации; справочные данные организации.

В Приложении № 2 представлены образцы бланков письма ООО «ДОМСТРОЙ» с продольным (рис.1) и угловым (центрированным) (рис.2) расположением реквизитов. На данных бланках имеются следующие реквизиты:

эмблема организации (рисунок с изображением домов),

наименование организации (ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»),

справочные данные организации (ул. Игарская, д.28, Абакан, Республика Хакасия, 655017, тел.: 22-67-89, факс: 22-67-91, e-mail: [email protected] <mailto:[email protected]>),

код организации (ОКПО 56771092),

основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН 190154759345456),

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП 1901033456/190101001),

место составления документа (Абакан),

место для указания даты и номера документа,

ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Применение данных реквизитов и их оформление соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению документов.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; наименование вида документа; место составления или издания документа. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

В Приложении № 3 представлены бланки таких конкретных видов документов, как бланк приказа с продольным расположением реквизитов (рис.1) и бланк акта с угловым (центрированным) расположением реквизитов (рис.2). На данных бланках имеются следующие реквизиты:

эмблема организации (рисунок с изображением домов),

наименование организации (ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»),

наименование вида документа (ПРИКАЗ, АКТ),

место составления документа (Абакан),

место для указания даты и номера документа.

Применение вышеуказанных реквизитов и их оформление соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению данных видов документов.