Направления и методы усовершенствования работы службы кадров

 

Службе кадров ООО «Строитель» необходимо разработать критерии оценки ее эффективности:

- формирование корпоративной культуры организации;

- улучшение психологического климата в организации;

- увеличение числа сотрудников, удовлетворенных работой в организации и не планирующих переход в другие организации;

- своевременность и качество замещения вакантных должностей в организацию.

К дополнительным критериям можно отнести:

- положительные отзывы руководителя и сотрудников о деятельности службы кадров;

- снижение числа увольнений по собственному желанию и изменение формулировок оснований для ухода сотрудников.

Деятельность кадровой службы ООО «Строитель» станет эффективной, если будет построена с учетом четко разработанных критериев оценки. [76]

Решение задач по совершенствованию управления кадрами в ООО «Строитель» невозможно без формирования системы управления персоналом (СУП), позволяющей обеспечивать организацию кадровым составом с требуемым для эффективной производственной деятельности качественным и количественным уровнем. При этом само понятие «управление персоналом» подразумевает широкий спектр функциональных обязанностей, накладываемых на кадровую службу.

Основной задачей кадровой службы ООО «Строитель» является создание системы управления персоналом, ориентированной на выполнение всех основных функций, присущих управлению кадрами. К ним относятся:

формирование СУП, учитывающей кадровые особенности предприятия;

планирование кадровой деятельности;

оценка кадрового потенциала;

определение потребности в кадрах;

содействие адаптации работников;

профессиональное обучение, переподготовка и повышение квалификации работников;

набор и отбор кадров и т.д.

Ведь отсутствие системы управления персоналом на предприятии является причиной ряда проблем:

- низкая производительность труда (т. к. не выполняются в полном объеме функции обучения, переподготовки, повышения квалификации) и соответственно неэффективное использование рабочего времени (т. к. плохо поставлена функция планирования и оптимизации использования рабочего времени);

- большая текучесть кадров (вследствие отсутствия должного материального стимулирования);

- низкая инициативность персонала (т. к. не ведется моральное стимулирование сотрудников).

Руководитель ООО «Строитель» должен оценить сложность решения проблемы совершенствования кадровой службы с учетом существующих материальных и организационных возможностей. Выполнение данной задачи осуществляется в следующих направлениях:

- разработка рекомендаций по подбору и оценке менеджеров для работы в кадровой службе;

- разработка проектов организационно-распорядительных документов по вводу в действие системы управления персоналом;

- анализ функциональной структуры СУП и внесение в нее изменений и дополнений.

В отличие от ручного оформления документов, для большей мобильности и точности весь документооборот в организации и в отделе кадров ООО «Строитель» нужно производить на автоматизированном рабочем месте. Системы обработки данных на базе концепции АРМ получили широкое развитие в последние годы. Автоматизированное рабочее место – это система обработки данных, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматического заполнения и обработки документов. Время заполнения документов на АРМ в отличие от ручного заполнения, уменьшается в несколько раз. Ошибки при работе на АРМ так же сокращаются в несколько раз, а производительность увеличивается.

В ООО «Строитель» автоматизированное рабочее место оснащено программами с набором различных инструментов. Так, к примеру, это 1С: Бухгалтерия и AvtoCad. 2007. С этого года организация приобрела два новых персональных компьютера, что позволило ускорить работу кадровой службы, а также выделили для интернета отдельную линию.

Для усовершенствования работы службы кадров ООО «Строитель», автор предложил:

1. Установить программное обеспечение «Консультант плюс»;

2. Выписывать за счет предприятия журнал «Справочник кадровика», чтобы быть в курсе последних изменений в законодательстве.

В настоящее время в организацию часто поступает документация в электронном виде. Хранить такие документы в компьютере очень рискованно, ведь можно ее потерять.

Кадровая документация, всегда играет существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. [77]

 

Заключение

 

От обеспеченности ООО «Строитель» трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ.

Правовым актом, определяющим структуру, функции и права учреждения является Устав ООО «Строитель», который принят собранием учредителей и утвержден 20.03. 2002 года. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

В ООО «Строитель» документом, регламентирующим работу организации является «Правила внутреннего трудового распорядка». Эти правила устанавливают взаимные права и обязанности работодателя и работников, ответственность за их исполнение.

В ООО «Строитель» должностные инструкции разработаны на всех работников кроме: кассира, инженера по проектно-сметной работе, инженера по охране труда. Также в ООО «Строитель» не разработаны и инструкции по делопроизводству. Проведенный анализ управленческих документов организации показал, что все документы по наименованию, форме и составу реквизитов соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. УСД.

Организационно-правовые документы ООО «Строитель» содержат положения строго обязательные для исполнения, они являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения руководителем организации.

Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между организацией и работниками.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами руководителя.

Одна из важнейших функций организации работы с документами – функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией – записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов работников ООО «Строитель».

Проблема работы с электронной информацией становится актуальной. Поэтому первым шагом в целях совершенствования службы кадров ООО «Строитель» является внедрение информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов.

Руководитель организации должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами организации, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Залог успеха организации – эффективный персонал, поэтому востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом. [78]

Для менеджера по персоналу важно правильно оформить документы: при приеме на работу, переводе и особенно при увольнении. Потому, что увольнение работника, к примеру, может быть признано незаконным и организации придется ему оплачивать время вынужденного прогула. В результате лишения работника возможности трудиться у него возникает вынужденный прогул, который в одних случаях приводит к тому, что работник не получит заработка, в других – может привести к этому. [79]

На сегодняшний день отделу кадров ООО «Строитель» важно не только правильно заполнять кадровую документацию, но и добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Отделу кадров ООО «Строитель» постоянно приходится что-то изучать, осваивать новое, отслеживать изменения в Трудовом кодексе РФ. И пока человек зависим от документации, пока без документа как бы нет человека, надо понимать роль документа. Люди, которые работают в ООО «Строитель» очень зависят от того, что напишет отдел кадров. Менеджер по персоналу понимает, что документация во многом касается судьбы человека.

 

Источники

 

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12. 2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ.

2. Федеральный закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства РФ. – 2006. - №31 (1ч).

3. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

4. «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты» Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 // Справочник кадровика. - №3. – 2006.

5. Государственная система ДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и служба ДОУ. – М.: ВНИДАД 1991. – 74 с.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536 // Справочник кадровика. - №10. - 2005.

7. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. - 2003. - №5. - С.73

8. Анисимов Л.Н. Персональные данные работника // Справочник кадровика. – 2004. - №3. - С.16.

3. Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2004. - №8. - С..97

4. Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. – 2005. - №6. - С.58

6. Документы по оформлению трудовых отношений. – М.: ПРИОР, 2002

7. Кадровик: сборник документов. – 2005. - 3-й выпуск.

8. Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? // Справочник по управлению персоналом. – 2004. - №8. - С.80

9. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. – 2005. - №2. – С.55

10. Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. – 2001. - №11. - С.76

11. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика. – 2003. - №11. - С.57

12. Леванов В.И. Должностные инструкции // Справочник по управлению персоналом. – 2000. - №1. -С.27

13. Майоров И.В. Документационное оформление трудовых отношений // Справочник кадровика. - 2004. - №8 – С.59

14. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. – 2004. - №3. - С.47

15. Педченко Л. Предисловие // Справочник кадровика. – 2005. - №1. – С.1

16. Писарева И.В. оформление пенсии // Пенсия. – 2001. - №8(59).

17. Самоукина Н.В. Этапы большого пути // Справочник по управлению персоналом. – 2004. - №12. - С.57

18. Тяпкина О.А. Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры // Справочник кадровика. – 2003. - №4. - С.107

19. Успенская Е.А. Служба персонала // Справочник кадровика. – 2003. - №2. – С.12

20. Электронный справочник Управление // Делопроизводство. – 2005.

21. Яковлев Р.А. Штатное расписание // Справочник кадровика. – 2000. - №10. - С.28

22. Яковлева Н.Н. Этапы построения партнерских отношений. Саморазвитие и обучение как критерии успешности // Справочник кадровика. – 2004. - №9. –С.112

23. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2004. - №8. - С.79.

24. Методические рекомендации по воинскому учету и бронированию граждан, 2000. - Приложение №11.

25. Из материалов делопроизводства // Устав ООО «Строитель».

26. Текущее делопроизводство ООО «Строитель» папка №5 // Положение об отделе кадров.

27. Текущее делопроизводство ООО «Строитель» папка №7 // Правила внутреннего трудового распорядка.

28. Текущее делопроизводство ООО «Строитель» папка №9 // Должностная инструкция менеджера по персоналу.

Литература

1. Андреева В. И.: Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов // М.: ЗАО»Бизнес-школа, 2000-67 с.

2. Андреева В. И.: Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10, перераб. и доп. // М.: ООО «Управление персоналом», 2005-200 с.

3. Бобылева М. П.: На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // М.: Управление персоналом, 1999-175 с.

4. Демин Ю. М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов // СПб.: Питер, 2003-220 с.

5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. – М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2000.

6. Куприянова З. К.: Как меняется отношение к труду // М.: «Человек и труд» №2, 1994-124 с.

7. Мескон М. Х.: Основы менеджмента // М.: «Дело ЛТД», 1994-702 с.

8. Стенюков М. В.: Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. – М.: Изд-во «ПРИОР», 1999-224 с.

9. Федосова В. Т.: Управление современной школой выпуск 4, (кадровое делопроизводство в образовательном учреждении) // М.: «Учитель», 2003-128 с.

10. Щур Д. Л.: Кадры предприятия 300 образцов должностных инструкций // М.: Изд-во «Дело и Сервис», 2000-880 с.

[1] Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом №8. - 2004.-С. 79.

[2] Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Бизнес-школа, 2000. – 19 с.

[3] Бобылева М.П. Делопроизводство. – М.: Управление персоналом, 1999. -  с. 9

[4] Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала  // Справочник по управлению персоналом. – 2004. - №8. - С..97

[5] Федосова В.Т. Управление современной школой выпуск 4. – М.: Учитель,  2006. – 128 с.

[6] Федеральный закон РФ от 08.07.2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // собрание законодательства РФ. – 2006.- №31 (1ч.).

[7] Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

[8] Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06.2006 г. №90 - ФЗ.

[9] «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты» Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 г. №1 // Справочник кадровика.- №3. – 2006.

[10] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

[11] Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005№536 // Справочник кадровика. - №10. - 2005.

[12] Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. – 2005. - №2. – С.55

[13] Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика.– 2003. - №11. - С.57

[14]Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. – 2004. -№3. - С. 47

[15]Тяпкина О.А. Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры // Справочник кадровика. – 2003. - №4. - С. 107

[16] Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2004. - №8. - С. 79.

[17] Андреева В.И.: Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10, перераб. и доп. //М.: ООО «Управление персоналом», 2005-200 с.

[18] М.В. Кирсанова. Современное делопроизводство. Учебное пособие. – М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2000.

[19] Демин Ю.М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов //СПб.: Питер, 2003-220 с.

[20]Майоров И.В. Документационное оформление трудовых отношений// Справочник кадровика. - 2004. - №8 – С. 59

[21] Текущее делопроизводство ООО «Строитель» № 5 // Положение об отделе кадров ООО «Строитель». - С. 1-5.

[22] Из материалов делопроизводства // Устав ООО «Строитель». - С.1-3.

[23] Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? // Справочник по управлению персоналом. – 2004. - №8. -  С. 80

[24]  Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. – 2001. - №11. - С. 76

[25] Крюкова Е.  Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. – 2001. - №11. -С. 77

[26] Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Бизнес-школа, 2000. – 19 с.

[27] Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб. –  // Справочник кадровика. – 2003. - №11. - С. 57

[28] Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. - М.: Управление персоналом,,2005. - 14 с.

[29] Текущее делопроизводство ООО «Строитель» папка №5 //  Положение об отделе кадров ООО «Строитель». - С. 1-5.

[30] Леванов В.И. Должностные инструкции  // Справочник по управлению персоналом. – 2000. - №1. - С..27

[31] Текущее делопроизводство ООО «Строитель» папка №7 // Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Строитель». - С. 1-14.

[32] Яковлев Р.А. Штатное расписание // Справочник кадровика. – 2000. - №10. - С. 28

[33] Кадровик: сборник документов. – 2005. - 3-й выпуск. – С..25

[34] Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. – М.: Управление персоналом. – 2005. – С. 68

[35] Там же С. 64

[36] Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Изд. 3-е. – Бизнес-школа. - 2000. - С. 13

[37] Документы по оформлению трудовых отношений. – М.: ПРИОР, 2002. - С. 49

[38] Там же

[39] Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – Спб.: Питер, 2003. –  47 с.

[40] Кадровик: сборник документов. 3-й выпуск. – Новосибирск.: Сиб. унив, 2005. – С. 24.

[41] Анисимов Л.Н. Персональные данные работника  // Справочник кадровика. – 2004. - №3. - С. 16.

[42] Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. – 2004. -№3. -  С. 47

[43] Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. – 2004. - №3. - С. 48

[44] Трудовой кодекс Российской Федерации от 10.10.2005 г.- С. 25.

[45] Верховцев  А.В. Делопроизводство в кадровой службе 4-е изд. - 2001. – 66 с.

[46] Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе 4-е изд. -.2001. – 67 с.

[47].Анисимов Л.А. Персональные данные работника // Справочник кадровика. – 2004. - №3. – С. 15.

[48] Анисимов Л.А. Персональные данные работника  // Справочник кадровика. – 2004. - №3. - С. 16.

[49] Стенюков М.В..Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. – 1999. - С. 43

[50]  Верховцев  А.В. Делопроизводство в кадровой службе 4-е изд. - 200. -  С. 76

[51] Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика.- 2003. - №5.- С. 73

[52] Вялова  Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. – 2005. - №6. - С. 58

[53] Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. – 2003. - №5. – С. 74

[54] Вялова  Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. – 2005. - №6. - С. 63

[55]Вялова  Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. – 2005. - №6. - С. 64

[56] Из материалов делопроизводства // бланк карточки учета организации. - 2002. - С. 1

[57] Из материалов делопроизводства //методические рекомендации по воинскому учету и бронированию граждан. – 2000. -приложение №11

[58] Тяпкина О.А. Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры // Справочник кадровика. – 2003. - №4. - С. 107

О Там же. С. 90

[60] Тяпкина О.А. Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры // Справочник кадровика. – 2003. - №4.- С. 108

[61] Писарева И.В. Оформление пенсии // Пенсия. – 2001.- №8(59). - С. 28

[62] Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – 2003. -.32 с.

[63] Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

[64] Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"

[65] Электронный справочник Управление // Делопроизводство. – 2005.

[66] Электронный справочник Управление // Делопроизводство. – 2005.

[67] Электронный справочник Управление // Делопроизводство. – 2005.

[68] Верховцев А.А. Делопроизводство в кадровой службе. - 2001. – 81 с.

[69] Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. – М.: Управление персоналом, 2005. -  108 с.

[70] Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. – М.: Управление персоналом. – 2005. – 112 с.

[71] Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. – М.: Управление персоналом. – 2005. - С.1 14

[72] Самоукина Н.В. Этапы большого пути // Справочник по управлению персоналом. – 2004. - №12. - С. 57

[73] Курапова  Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровик. – 203. - №12. - С. 50

[74]Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. – 2005. - №2. – С..55

[75] Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика. – 2003. - №12. - С. 52

[76] Самоукина Н.В. Этапы большого пути // Cправочник кадровика. – 2005. - №1. – С. 96-98

[77] Успенская Е.А. Служба персонала // Справочник кадровика. – 2003. - №2. – С. 12

[78]Яковлева Н.Н. Этапы построения партнерских отношений. Саморазвитие и обучение как критерии успешности // Справочник кадровика. – 2004. - №9. –С.112

[79] Педченко Л. Предисловие // Справочник кадровика. – 2005. - №1. – С.1