Своеобразие русской архитектуры: Основной материал – дерево – быстрота постройки, но недолговечность и необходимость деления...
Эмиссия газов от очистных сооружений канализации: В последние годы внимание мирового сообщества сосредоточено на экологических проблемах...
Топ:
История развития методов оптимизации: теорема Куна-Таккера, метод Лагранжа, роль выпуклости в оптимизации...
Установка замедленного коксования: Чем выше температура и ниже давление, тем место разрыва углеродной цепи всё больше смещается к её концу и значительно возрастает...
Эволюция кровеносной системы позвоночных животных: Биологическая эволюция – необратимый процесс исторического развития живой природы...
Интересное:
Наиболее распространенные виды рака: Раковая опухоль — это самостоятельное новообразование, которое может возникнуть и от повышенного давления...
Национальное богатство страны и его составляющие: для оценки элементов национального богатства используются...
Инженерная защита территорий, зданий и сооружений от опасных геологических процессов: Изучение оползневых явлений, оценка устойчивости склонов и проектирование противооползневых сооружений — актуальнейшие задачи, стоящие перед отечественными...
Дисциплины:
2020-04-01 | 105 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресатами инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.
Прохождение исходящего документа в ООО «Строитель» включает несколько этапов:
составление проекта документа, его распечатка;
согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
подписание (утверждение) документа;
регистрация и отправка документа.
Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.
Подготовленный проект документа представляется менеджеру по персоналу для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами предоставляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.
Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку менеджеру по персоналу. Отправляемые документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.
Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.
|
Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.
Докладные записки на имя руководителя организации, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются подшиваются в соответствующие дела.
Документопоток входящих документов составляют:
документы вышестоящих организаций, органов власти;
документы, подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
жалобы и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
1. прием входящих документов;
2. первоначальная обработка;
3. предварительное рассмотрение и распределение;
4. регистрация;
5. рассмотрение документов руководством;
6. исполнение резолюций;
7. отправка ответных документов.
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации менеджером по персоналу.
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в отделе кадров.
Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов - все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес, вскрываются, документы извлекаются из конвертов, и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.
На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.
|
Отметка при поступлении документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.
Все документы, регистрируемые и нерегистрируемые, поступают в отдел кадров т. к. в ООО «Строитель» всю первоначальную обработку входящей документации производит менеджер по персоналу.
В настоящее время организация получает документы не только по почте, но и принятые по факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. [65]
Предварительное рассмотрение поступивших документов также производится менеджером по персоналу, с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.
Руководитель организации, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.
Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.
Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.
При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т.п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет менеджер по персоналу.
|
|
Наброски и зарисовки растений, плодов, цветов: Освоить конструктивное построение структуры дерева через зарисовки отдельных деревьев, группы деревьев...
Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого...
Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни...
Таксономические единицы (категории) растений: Каждая система классификации состоит из определённых соподчиненных друг другу...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!