Технология обработки экономической информации на основе табличного процессора MS EXCEL

 

Экономическая информация - это преобразованная и обработанная совокупность сведений, отражающая состояние и ход экономических процессов. Экономическая информация циркулирует в экономической системе и сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическую информацию следует рассматривать как одну из разновидностей управленческой информации.

Возможности программы Excel

Программа Microsoft Excel относится к классу программ, называемых электронными таблицами. Электронные таблицы ориентированы прежде всего на решение экономических и инженерных задач, позволяют систематизировать данные из любой сферы деятельности. Существуют следующие версии данной программы - Microsoft Excel 4.0, 5.0, 7.0, 97, 2000. В данном практикуме рассмотрена версия 97. Знакомство с более ранними версиями позволит легко перейти к следующей.

Программа Microsoft Excel позволяет:

·   сформировать данные в виде таблиц;

·   рассчитать содержимое ячеек по формулам, при этом возможно использование более 150 встроенных функций;

·   представить данные из таблиц в графическом виде;

·   организовать данные в конструкции, близкие по возможностям к базе данных.

В Microsoft Excel имеется 12 функций рабочего листа, используемых для анализа данных из списков или баз данных. Каждая из этих функций, которые из соображений совместимости имеют обобщенное название БДФункция, использует три аргумента: база данных, поле и критерий. Эти три аргумента ссылаются на интервалы ячеек на рабочем листе, которые используются данной функцией.

База данных - это интервал ячеек, формирующих список или базу данных.

База данных в Microsoft Excel - это список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы - полями. Верхняя строка списка содержит названия каждого столбцов. Ссылка может быть задана как диапазон ячеек либо как имя, соответствующее диапазону списка.

Поле определяет столбец, используемый функцией. Поля данных в списке должны содержать идентифицирующее имя в первой строке. Аргумент поле может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, например «Возраст» или «Урожай» в приведенном ниже примере базы данных, или как число, задающее положение столбца в списке: 1 - для первого поля (Дерево), 2 - для второго поля (Высота) и так далее.

Критерий - это ссылка на интервал ячеек, задающих условия для функции. Функция возвращает данные из списка, которые удовлетворяют условиям, определенным диапазоном критериев. Диапазон критериев включает копию названия столбца в списке, для которого выполняется подведение итогов. Ссылка на критерий может быть введена как интервал ячеек, например A1:F2 в приведенном ниже примере базы данных, или как имя интервала, например "Критерии". Для получения дополнительных сведений об условиях, которые могут быть использованы в качестве аргумента критерий нажмите кнопку.

Функции для работы с базами данных и списками;

БДДИСП Оценивает дисперсию по выборке из выделенных записей базы данных;

БДДИСПП Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных;

БДПРОИЗВЕД Перемножает значения определенного поля в записях базы данных, удовлетворяющих условию;

БДСУММ Суммирует числа в поле для записей базы данных, удовлетворяющих условию;

БИЗВЛЕЧЬ Извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному условию;

БСЧЁТ Подсчитывает количество числовых ячеек в базе данных;

БСЧЁТА Подсчитывает количество непустых ячеек в базе данных;

ДМАКС Возвращает максимальное значение среди выделенных записей базы данных;

ДМИН Возвращает минимальное значение среди выделенных записей базы данных;

ДСРЗНАЧ Возвращает среднее значение выбранных записей базы данных;

ДСТАНДОТКЛ Оценивает стандартное отклонение по выборке из выделенных записей базы данных;

ДСТАНДОТКЛП Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных.

1. В появившемся диалоговом окне Mikrosoft Acces включаем режим «Новая база данных» и нажать кнопку OK.

 

Рис. 2 - Диалоговом окне Mikrosoft Acces

 

2. В поле Папка диалогового окна Файл новой базы данных выбираем папку, в которой будет сохранен создаваемый файл базы данных.

3. В поле Имя файла диалогового окна Файл новой базы данных вводим имя файла новой базы данных и нажимаем кнопку Создать.

 

Рис 3- Файл новой базы данных

Организация данных в программе

Файл программы представляет собой так называемую рабочую книгу, или рабочую папку. Каждая рабочая книга может содержать 256 рабочих листов. По умолчанию версия программы Excel 97 содержит 3 рабочих листа, предыдущая версия программы по умолчанию содержала 16 рабочих листов. На листах может содержаться как взаимосвязанная, так и совершенно независимая информация. Рабочий лист представляет собой заготовку для таблицы.

РАСЧЕТ ПО ФОРМУЛАМ

Правила работы с формулами

§ формула всегда начинается со знака =;

§ формула может содержать знаки арифметических операций + - * / (сложение, вычитание, умножение и деление);

§ если формула содержит адреса ячеек, то в вычислении участвует содержимое ячейки;

§ для получения результата нажмите.

§ Если необходимо рассчитать данные в столбце по однотипной формуле, в которой меняются только адреса ячеек при переходе на следующую строку таблицы, то такую формулу можно скопировать или размножить на все ячейки данного столбца.

Расчет суммы в последнем столбце происходит путем перемножения данных из столбца «Цена одного экземпляра» и данных из столбца «Количество», формула при переходе на следующую строку в таблице не изменяется, изменяются только адреса ячеек.

Копирование содержимого ячеек

Выделяем исходную ячейку, помещаем указатель мыши на край рамки и при нажатой клавише и левой клавише мыши перемещаем рамочку в новое место. При этом копируется содержимое ячейки, в том числе и формула.

Автозаполнение ячеек

Выделяем исходную ячейку, в нижнем правом углу находится маркер заполнения, помещаем курсор мыши на него, он примет вид +; при нажатой левой клавише растягиваем границу рамки на группу ячеек. При этом все выделенные ячейки заполняются содержимым первой ячейки. При этом при копировании и автозаполнении соответствующим образом изменяются адреса ячеек в формулах. Например, формула = А1 + В1 изменится на = А2 + В2.

При копировании этой формулы в следующую строку ссылка на первую ячейку останется неизменной, а второй адрес в формуле изменится.

В таблицах часто необходимо подсчитать итоговые суммы по столбцу. Для этого существует специальная пиктограмма Автосуммирование. Предварительно ячейки с исходными данными нужно выделить, для этого нажимаем пиктограмму, сумма будет расположена в свободной ячейке под столбцом.

 

Заключение

 

Рыночные отношения существенным образом повлияли на организацию финансовых отношений предприятий. Теперь они могут самостоятельно выбирать организационно-правовую форму в соответствии с действующим законодательством. Собственники организаций могут принимать решения и реализовывать их в области слияния, поглощения предприятий.

Отличительным признаком современного управления финансами является самостоятельность. Организации самостоятельно развивают внутрифирменное финансовое планирование, устанавливают цены на собственную продукцию, а также могут участвовать в процессе ценообразования на сырье поставщиков продукции (за исключением продукции и услуг естественных монополий), а также определяют и устанавливают различные формы оплаты труда, однако с ограничением - минимальным уровнем оплаты труда, устанавливаемым законодательством РФ.

Производственная практика проходила в ООО «Славянка».

Практическая часть отчета выполнена на основе фактических данных бухгалтерской отчетности за 3 последних года и учредительных документов, любезно предоставленных ООО «Славянка».

На предприятии ООО «Славянка» ведутся все регистры бухгалтерского и налогового учета.

Бухгалтерская отчетность сдается в установленные сроки. Аудиторские проверки проходят за каждый отчетный год.

Поставленные задачи производственной практики выполнены и цель достигнута.