Учётные регистры и их классификация.

Под техникой бухгалтерского учета понимается способ его ведения, т. е. способ регистрации учетной информации, осуще­ствляемый вручную или с использованием средств автоматиза­ции с применением учетных регистров. Регистры бухгалтерско­го учета предназначены для систематизации и накопления ин­формации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйствен­ных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, за разглашение которой соответствующие лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Итак, все хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах. Они ведутся в специальных книгах (журналах), на от­дельных карточках, в виде машинограмм, а также на машинных носителях информации. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях должна быть предусмотрена воз­можность их вывода на бумажные носители информации. Формы регистров разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами пре­доставлено право регулирования бухгалтерского учета, или фе­деральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Учетные регистры — это таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Они разделяются по внешнему виду, по объему содержания операций, по характеру записей и по строению (рис. 9.1).

Учетные регистры

По внешнему виду Бухгалтерские книги Карточки Свободные листы

По характеру записей Хронологические Систематические Комбинированные

По объему содержания операций Синтетические Аналитические

По строению регистров Односторонние Двухсторонние Многографные Линейные Шахматные

По внешнему виду учетные регистры могут быть представлены в виде бухгалтерских книг, карточек и свободных листов.

Бухгалтерские книги — это сброшюрованные учетные табли­цы (листы бумаги) со специальной графовкой. Они применяют­ся для учета в бухгалтерии по местам производства (цеха, брига­ды, склады и т.п.). Все страницы в бухгалтерской книге нумеру­ются, а в конце книги ставится подпись главного бухгалтера и указывается количество страниц. Наиболее распространенные книги Главная и складского учета.

Учет в книгах имеет целый ряд недостатков; в них затрудне­но разделение труда между счетными работниками. Например, если счетный работник, производящий записи в какой-либо кни­ге, не успевает внести в нее большое количество записей, то другие работники бухгалтерии лишены возможности помочь ему на этом участке работы. При большом объеме бухгалтерские кни­ги становятся громоздкими, что тормозит рост производитель­ности труда работников бухгалтерии. Счетный работник вынуж­ден затрачивать много времени на перелистывание книги, отыс­кивая нужные места или делая какие-либо выборки. Кроме того, при книжном учете невозможно использовать высокопроизводи­тельную вычислительную технику.

Все перечисленные недостатки отсутствуют при использова­нии карточек и отдельных листов.

Карточки — это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного раз­мера, которые можно хранить в специальных запирающихся ящи­ках. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необхо­димые разделы картонными разделителями, к которым прикреп­ляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров. На этих индикаторах надписываются номера или на­звания счетов и другие необходимые обозначения, что обеспе­чивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки. Каж­дая картотека закрепляется за определенным счетным работни­ком, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запи­рается на ключ. При открытии карточки регистрируются в осо­бом реестре, где каждой их них присваивается свой порядковый номер, это позволяет в любой момент проверить наличие всех карточек.

Применение карточек способствует внедрению механизиро­ванных средств учета. Они очень удобны для копировальных за­писей и всякого рода группировок учетных данных. Недостаток карточных регистров заключается в том, что при желании их лег­ко изъять из картотеки и заменить другими; возможна также уте­ря карточек, однако систематические наблюдения за их наличи­ем при помощи реестра карточек позволяют своевременно обна­ружить их утерю. Наиболее распространены три вида карточек: контокоррентные (имеют колонки дебет и кредит); материаль­ные (имеют графы прихода, расхода и остаток материальных цен­ностей с указанием количества и суммы); многоколонные (со­держат несколько колонок).

Свободные листы представляют собой разновидность карточ­ных учетных реестров; отличие состоит лишь в способе хранения. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы нахо­дятся в специальных регистраторах (папках). В любой момент каж­дый лист может быть вынут из регистратора для записей, под­счета, выборок и т. п. Отдельные листы применяются для ведения журналов, ведомостей и машинограмм.

По характеру записей учетные регистры делятся на хроноло­гические, систематические и комбинированные. Хронологические регистры применяются для регистрации всех документов в порядке их поступления, но без распределения по счетам. Хроно­логическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель — обеспечить контроль за сохран­ностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильнос­тью записи в них. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок (например, регистрационный жур­нал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, опись инвентарных карточек по учету основных средств).

Систематические регистры ведутся для группировки бухгал­терских записей по синтетическим и аналитическим счетам. На­пример, Главная книга ведется в бухгалтерии при мемориально-ордерной форме учета для группировки операций по синтети­ческим счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Примером являются книга Журнал-Глав­ная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.

По объему содержания операций учетные регистры делятся на синтетические и аналитические.

Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетические счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, Реестр счетных документов. Главная книга и книга Журнал-Главная).

Регистры аналитического учета служат для отражения пока­зателей аналитических счетов и контроля за наличием и движе­нием каждого вида материальных ценностей.

По строению регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры — это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объе­динены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновре­менно в обоих измерителях. Односторонние регистры применя­ются в синтетическом и аналитическом учете. Они имеют следу­ющий вид:

Дата	№	Текст операций	Приход (дебет)	Расход (кредит)	Сальдо	Подпись

Двухсторонние регистры применяются в основном при веде­нии учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых стра­ницах книги (на левой странице — дебет, на правой — кредит). Двухсторонние регистры используются в синтетическом и ана­литическом учете только при ручном способе учета. В них имеется место для записи текста операций. Двухсторонний регистр имеет следующую форму:

Дебет                             Кредит

Дата	№	Текст операций	Сумма		Дата	№	Текст операций	Сумма

Многографные регистры используются для отражения допол­нительных показателей внутри аналитического учета. Так, учет движения материалов отражается в целом по организации; в раз­резе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей зат­рат и т. д.

Линейные регистры — разновидность многографных регист­ров; здесь каждый аналитический счет отражается только на од­ной строке, что позволяет разделить синтетический счет на нео­граниченное количество аналитических счетов (это невозможно при вертикальном графлении). Например, в журнале-ордере № 7 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по нему отражаются на отдельной строке.

Шахматные регистры используются для одновременного от­ражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записываются на пересечении строки и графы. Примером могут служить некоторые журналы-ордера: 10, 10/1, 11, 13 и др. и Главная книга (она нашла широкое применение на малых пред­приятиях).

 

Ошибки в счетах записях. Способы их выявления и исправления.   

Документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно. Как в текстовой части, так и в цифровых данных помарки и под­чистки не допускаются. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Для исправления ошибочных записей в бухгал­терском учете применяется несколько способов. Корректурный способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производиться одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: в документе — подписями лиц, подписавших документ; учетных регистрах и табуляграммах — подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журна­ла-ордера, против строки исправленной записи. В документах, оформляющих денежные операции, кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях — исправления даже и оговоренные, не допускаются. Эти документы при нали­чии в них ошибок подлежат замене новыми. Порядок исправле­ния в банковских документах устанавливается правилами банка.

Корректурным способом пользуются для исправления оши­бок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, кото­рый указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной фор­мы счетоводства до проставления в них итогов, а также в учет­ных регистрах мемориально-ордерной формы учета — до пред­ставления бухгалтерского баланса и если их исправление не тре­бует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформ­ляют справку, данные которой заносят в Главную книгу отдель­ной строкой; эти справки хранятся обособленно при соответ­ствующих учетных регистрах.

Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах за­писана сумма меньше действительной. Она используется, если:

корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало;

фактическая себестоимость продукции (изделия) выше нор­мативной (плановой).

П р и м е р. Из кассы организации выплачена заработная плата в размере 5400 тыс. руб. Вместо этой суммы в учете ошибоч­но отражена сумма 5000 тыс. руб. В качестве оправдательного до- кумента составляется справка о допущенной ошибке, на основа­нии которой дополнительно производится запись обычными чер­нилами на сумму 400 тыс. руб. На счетах это выглядит так:

Счет 50 “Касса” Д                                 К
С, 5500	1) Ошибочно                             5000 2) Дополнительная запись     400 Итого правильно                     5400

 

Счет 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” Д                             К
1.Ошибочно    5000 2.Дополнительная запись  400 Итого правильно 5400	С, 6000

Таким образом, сумма обеих проводок правильно отражает произведенную операцию в размере действительно выданных из кассы денежных средства 5400 тыс. руб. (5000 + 400).

Пример. Оприходована продукция по нормативной (пла­новой) себестоимости на сумму 14 000 руб. Фактическая себесто­имость оприходованной продукции составила 14 500 руб. В этом случае записи в бухгалтерском учете будут выглядеть так:

Счет 20 “Основное производство”

Д	К
Фактическая      себестоимость      продукции 14500	1. 14 000 2. 500

Счет 43 “Готовая продукция”

Д	К
1) 14 000 2) 2)500

Следовательно, в конце месяца оприходованная продукция по нормативной (плановой) себестоимости доведена до факти­ческой себестоимости способом дополнительной записи. (14 500)

Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или боль­шей, чем следовательно, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и одно­временно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию. При помощи спо­соба красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущенные в предыдущих от­четных периодах.

П р и м е р. С расчетного счета в кассу перечислено 9000 руб. Эта операция оформлена ошибочно и вместо корреспонденции: Д-т сч. 50 “Касса” К-т сч. 51 “Расчетные счета” 9000 руб. допущена такая неправильная корреспонденция:

1) Д-т сч. 50 “Касса” К-т сч. 52 “Валютные счета” 9000 руб.

Для исправления допущенной ошибки составляются две про­водки, из которых в первой повторяется красными чернилами неправильная корреспонденция (цифры, подлежащие записи красными чернилами, условно взяты в рамки):

1) Д-т сч. 50 “Касса” К-т сч. 52 “Валютные счета” |9000 руб

2) а во второй обычными чернилами приводится правильная корреспонденция:

3) Д-т сч. 50 “Касса” К-т сч. 51 “Расчетные счета”

9000 руб. Эти записи на счетах будут выглядеть так:

Счет 50 “Касса”

Д	К
1) 9000 2) |9000| 3) 9000

Счет 51 “Расчетные счета”

Д	К
С 100 000	3)9000

 

Способ красного сторно применяется и при корректировке нормативной (плановой) себестоимости продукции до факти­ческой, если фактическая себестоимость продукции ниже нор­мативной (плановой).

Пример. Оприходовано продукции на сумму 50 000 руб. В конце месяца фактическая себестоимость оприходованной про­дукции составила 47 000 руб. Записи на счетах будут выглядеть следующим образом:

Счет 20 “Основное производство”

Д	К
Фактическая себестоимость продукции47000	1)50000 2)|3000|

 

Счет 43 “Готовая продукция”

Д	К
1)50000

Как видно из примеров, суммы, записанные красными чер­нилами, вычитаются из итогов как отрицательные и тем самым аннулируются ошибочно сделанные записи и нормативно себес­тоимость доводится до фактической.