Направления совершенствования документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области

 

В современных условиях в Управлении по недропользованию по Челябинской области появляется необходимость автоматизации работы с документами и организации управления. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

.   С документами работают абсолютно все органы исполнительной власти, управления, организации и другие.

.   Практически каждое управление сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.

.   За счет улучшения ведения делопроизводства управление получает реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

.   Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня.

.   Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Необходимо разработать комплексную целевую программу, которая должна обеспечить:

. повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

. установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом их уровней и используемых технологий;

. унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;

. разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

. реализацию права на информацию юридических и физических лиц;

. повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений документационного обеспечения управления и архивного дела.

Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации систем документационного обеспечения управления, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам. Целесообразно наделение соответствующими функциями Росархива. Разработка и реализация комплексной целевой программы потребует сравнительно небольших затрат на проведение научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ, к которым могут быть привлечены организации Росстандарта, Минтруда РФ, Минобразования и Миннауки РФ, Федеральной архивной службы России, Российской Академии наук и ряда других организаций, имеющих значительный опыт сотрудничества с Росархивом в разработке соответствующих нормативов. Координацию работ по подготовке и организации выполнения комплексной целевой программы представляется целесообразным возложить на Федеральную архивную службу России и ее головной Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Внедрение результатов разработок комплексной программы, единых норм и правил организации работы с документацией в условиях современных информационных технологий позволят существенно повысить качество и эффективность документационного обеспечения управления на всех уровнях управления, будет способствовать повышению качества комплектования архивного фонда РФ.

Основными направлениями совершенствования документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области являются:

1. Необходимость закона о документации

Основополагающую роль в решении проблем документационного обеспечения должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документирование, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации документационного обеспечения управления. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.

2. Необходимость государственных правовых актов

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.

3. Необходимость стандартов

Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации. Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного документационного обеспечения управления. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа.

Специфика машиночитаемых данных состоит в том, что мы не можем их воспринимать в том физическом виде, в каком они хранятся на носителе. Электронные документы очень сильно зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде (в распечатанном виде, на экране монитора и т.п.). Отсюда и терминологические разногласия, наблюдаемые как в среде ученых, так и в среде специалистов и практиков. В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом - отдельный файл на этом носителе, в третьем - распечатка на бумаге, в четвертом - некая «матрица в памяти компьютера». Во многих случаях за документ принимается изображение на экране, в том числе полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей. Понятие документа уже достаточно определено и, несмотря на варианты, имеет ряд общих обязательных составляющих: закрепление информации на носителе, возможность сохранения и передачи во времени и на расстояние, возможность служить доказательством. Поэтому, прежде, чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документом. Следующий шаг - стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует серьезной научной проработки, специальной постановки научной темы в общегосударственном масштабе, как это сделано в странах Евросоюза, других развитых государствах.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации документационного обеспечения управления. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты автоматизированных систем управления документацией появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число автоматизированных систем управления документацией растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие автоматизированные системы управления документацией разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются. К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам документооборота <http://www.ecm-journal.ru/docs/Zhizn-s-EhCP.aspx>, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте). Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной автоматизированной системы управления документацией.

Проанализировав организацию работы документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области, считаю, что необходимо заменить устаревшую систему автоматизации делопроизводства «Дело» на систему «eDocLib»;

Система автоматизации делопроизводства eDocLib выполнена на основе современных web-технологий. Это корпоративный портал для создания общего информационного пространства и для организации on-line взаимодействия с сотрудниками, а также для удаленного доступа к информации.отличают простота установки и эксплуатации, а также низкая стоимость владения. Важнейшей особенностью системы является возможность создавать и изменять описания, настраивать конфигурацию в соответствии с меняющимися потребностями самостоятельно, без программирования! Таким образом, с переходом на данную систему отпадет необходимость в больших затратах на ее техническое обслуживание.

Управление документами обеспечивает наиболее важную функциональность ECM-системы eDocLib: создание, экспорт, импорт, изменение, безопасное хранение документов, управление версиями, многоуровневую систематизацию. А также контроль за процессами, осуществляемый с помощью отслеживания истории изменений, протоколирования действий пользователей, ограничения доступа к информации и функциям.

 

Рис. 1. - Графическое изображение интерфейса главного меню eDocLib

 

Преимущества системы автоматизации делопроизводства «eDocLib» над системой «Дело», работающей сейчас в Управлении:

)»eDocLib»поддерживает возможность сканирования и хранения электронных образов, а также их связывания с существующими в системе данными, включая прикрепление образов документов к их карточкам описаний;

) широкие возможности конфигурирования eDocLib позволяют долгосрочно хранить любые данные с произвольной структурой, а также слабоструктурированную информацию, задавая для них единые принципы обработки.

) обеспечивает классификацию электронных записей и данных, сохранность, управление доступом к ним, поиск по различным критериям.

) Пользователи ЕСМ-системы «eDocLib » - как отдельные, так и объединенные в группы - могут эффективно работать над документами, совместно разрабатывать и публиковать документы, исполнять задачи, сотрудничать в рамках рабочих процессов и обмениваться информацией. В системе реализованы такие функции коллективной работы как выполнение задач, совместная проектная работа, обмен мгновенными сообщениями, создание общих рабочих областей, форумы и комментарии, непосредственная и удаленная коллективная работа, использование электронной почты.

) Возможности «eDocLib» позволяют легко настраивать личное пространство пользователей: при входе в систему, пользователь получает быстрый доступ ко всем необходимым и часто используемым ресурсам - последним документам, личным папкам, исполняемым и новым задачам, к поступившим сообщениями, избранным разделам системного рубрикатора, актуальным подборкам необходимых данных. Личные порталы позволяют обмениваться информацией с другими пользователями, настраивать интерфейс и активно участвовать в корпоративной работе.

) «eDocLib»может осуществлять поиск по всей хранящейся в системе информации. Поддерживается полнотекстовый поиск по содержанию файлов, поиск по метаданным; поиск в избранном (в личных папках пользователя) и по рубрикам системного рубрикатора.

Пользователи могут применять как уже имеющиеся в системе поисковые запросы, так и самостоятельно создавать свои запросы, определяя, по каким реквизитам необходимо осуществлять поиск и как представлять полученные данные.

 

Рис. 2. - Система расширенного поиска в «eDocLib»

 

В системе «eDocLib» выделен модуль «Управление электронными документами», с помощью которого все сотрудники Управления смогут работают с документами преимущественно в электронном виде. Модуль обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты, электронные таблицы, рисунки, аудио, видео и пр.).

Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним.

Модуль использует возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания долговременного архива электронных документов.

Каждый документ в системе «eDocLib» может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах, что облегчает поиск, хранение и доступ к документу и значительно повышает удобство работы пользователей.

Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Для визуального представления состояния версии используется особое начертание шрифта.

Кроме того, версия может быть скрытой, т.е. недоступной для пользователя с правами на просмотр. Использование скрытых версий удобно при разработке документов, когда информация находится в процессе согласования и не должна быть доступной для всех пользователей.

Для каждого вида документа предусматривается свой жизненный цикл с определенными стадиями и правилами перехода между ними. Переход между стадиями может осуществляться автоматически.

Работа с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» - важная составляющая функционирования госучреждений.

Модуль «Обращения граждан и организаций» в системе «eDocLib» обеспечивает соблюдение норм указанного закона и охватывает весь цикл работ с обращениями: от ведения реестра граждан, регистрации письменных и устных обращений, контроля исполнения поручений по обращениям до отправки ответа, формирования отчетности и накопления истории взаимодействия с гражданами. Таким образом, нет необходимости приобретать дополнительное программное обеспечение позволяющее автоматизировать работу с обращениями граждан в Управлении.

Введение системы «eDocLib» в Управлнии позволит специалисту отдела по работе с обращениями граждан, получив списанные в архив материалы по итогам рассмотрения письма, сформировав архивное дело, мог выводить на экран компьютера электронную картотеку данного письма и заполнять так называемую «архивную строку». То есть вносить в соответствии с утвержденной номенклатурой дел следующие реквизиты: год формирование дела, шифр по тематическому классификатору, номер папки и номер дела. В дальнейшем найти необходимые материалы в электронном архиве будет очень просто. По, фамилии, имени, отчеству, адресу заявителя будут выводиться на экран электронная карточка его письма и потом подбирались нужные материалы.

При помощи «eDocLib» появится возможность подбирать данные о материалах, срок хранения которых истек, и с помощью принтера делать их распечатку. В результате будут созданы условия для оперативной подборки необходимых материалов при подготовке информационно-аналитических записок и справок.

Внедрение системы «eDocLib» во многом изменит работу с обращениеми граждан в Управлении. Она будет построена таким образом, что по запросу специалиста, принимающего граждан выводилась на экран электронная карточка заявителя, записанного на личный прием. Что бы одновременно специалист мог вывести на экран и посмотреть данные о вопросах заявителя, если этот гражданин уже ранее обращался в Управление результаты их рассмотрения. При необходимости запрашивать материалы из архива. После этого специалист мог бы приглашать заявителя. Завершив беседу, он мог заносить сведения о результатах рассмотрения устного обращения в электронную карточку, данные с которой будут автоматически поступать в базу данных. После этого на прием должен приглашаться новый посетитель, сведения о котором уже должны высвечиваться у специалиста на экране компьютера. Считаем, что так значительно сократятся затраты времени на рассмотрения конкретных устных обращений.

Основная роль документов в современном капиталистическом обществе - служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы управления были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.