Проблемы организации документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области

 

Управление по недропользованию по Челябинской области, сокращенное наименование - Челябинскнедра, является территориальным органом регионального уровня, осуществляющим функции Федерального агентства по недропользованию по оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом в сфере недропользованию, а также правоприменительные функции на территории Челябинской области и создано как Территориальное агентство по недропользованию по Челябинской области.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, актами Министерства природных ресурсов Российской Федерации и Федерального агентства по недропользованию.

Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти Челябинской области, органами местного самоуправления, общественными объединениями, иными организациями.

С ростом масштабов Управления по недропользованию по Челябинской области вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

За последние три года в Управлении отмечается рост количества исходящих писем, а также отправки корреспонденции (писем и бандеролей), при этом сокращаются количество приказов по основной деятельности и входящей корреспонденции (табл. 1).

 

Таблица 1. Данные документооборота Управления по недропользованию по Челябинской области за 2008-2010 годы

Год	2008				2009				2010
Квартал	I	II	III	IV	I	II	III	IV	I	II		III	IV
Входящие	626	581	598	632	631	561	539	600	673	594		520	578
Всего:	2437				2342				2365
Исходящие	329	388	383	387	370	395	345	456	467		369	304	406
Всего:	1487				1570				1546
Отправка корреспонденции (письма, бандероли)	170	204	170	136	170	153	153	187	289	170		170	204
Всего:	680				663				833
Приказы по основной деятельности	347				381				303

 

Обязанности по обработке возложены на старшего специалиста отдела экономики, финансов, бухгалтерского учета и кадровой работы, они включают:

- осуществление работы по организационно-техническому обеспечению деятельности начальника Управления

ежемесячно - обработка порядка 200 ед. входящей корреспонденции и отправка порядка 120 ед. исходящей корреспонденции, регистрация приказов по основной деятельности, отправка корреспонденции

регистрация входящей и исходящей корреспонденции программным средством «ДЕЛО»

ведение подготовки документов и материалов, необходимых для работы начальника Управления, проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых начальнику Управления на подпись

ведение телефонных переговоров, записи в отсутствие начальника Управления полученной информации, передачи и приема информации по приемно-переговорным устройствам (телефакс), а также телефонограмм

выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником Управления (оповещение участников Комиссии для рассмотрения заявок о предоставлении права пользования участками недр… - 6 заседаний)

выполнение работы, непосредственно связанной с приобретением, перевозкой, хранением, обработкой, отпуском и применением переданных на хранение материальных ценностей, (осуществление организации ремонта оргтехники, заправки картриджей)

ведение учета, составление и представление в установленном порядке товарно-денежных и других отчетов о движении и остатках вверенных материальных ценностей (ведомости выдачи, реестры отправки корреспонденции)

участие в инвентаризации материальных ценностей Управления

организация использования в рабочее время имеющегося транспортного средства для производственных целей

организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников

ведение учета поступления жалоб и обращений граждан и организаций

ведение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности (11 наименований)

ведение табеля учета рабочего времени, осуществление контроля за своевременным представлением листков временной нетрудоспособности и других документов, подтверждающих право отсутствия сотрудника на работе

ведение журналов учета выезжающих и приезжающих в служебные командировки, отметка командировочных удостоверений

Естественно, что существующая на превышает возможности специалиста. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так.

.   Руководство теряет целостную картину происходящего.

.   Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания граждан и способность управления поддерживать внешние контакты.

.   Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.

К настоящему времени в Управлении по недропользованию по Челябинской области уже известен практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало определенные трудности. Из всего массива проблем стоит обратить внимание на несколько наиболее актуальных.

Понятие «электронного документа». Если ранее к электронным документам относили те документы, для создания, обработки, передачи и хранения которых использовались электрические, магнитные и т.д. технологии (например, факсы), то сегодня к электронным относят те документы, с которыми невозможно работать без помощи вычислительной техники. С этой точки зрения данные, закодированные при помощи двумерного штрих-кода, рассматриваются (при наличии необходимых реквизитов) как электронный документ на бумажном носителе.

Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:

·         документы, содержащие исходную информацию, которая затем вводится в базу данных;

·         записи в базе данных;

·         таблицы в базе данных;

·         формы ввода-вывода, связи и т.д.;

·         журналы аудита и т.п.;

·         база данных целиком;

·         создаваемые на основе базы данных выходные документы;

·         документация, описывающая базу данных;

·         программное обеспечение и документация к нему.

Принципы регистрации документов. Сегодня в Управлении наблюдается, с одной стороны, возврат к регистрационной системе, с другой - отказ от ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.

Электронная почта. Электронная почта стала важнейшим деловым инструментом как в государственном, так и частном секторе. Эта технология стала ключевой для многих видов деловой деятельности, поэтому сообщения электронной почты признаются документами, и требования к обеспечению их сохранности включены в законодательно-нормативные акты.

Использование электронных подписей и иных средств криптографии. Использование ЭЦП в электронном документообороте рассматривается как панацея ото всех бед, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов. Вместе с тем использование ЭЦП без дополнительных «подстраховывающих» организационно-правовых мер может быть небезопасным, особенно при подписании файлов в распространенных офисных форматах, таких как Word, Excel и PDF.

Стандарты в области делопроизводства и документооборота. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.

Стандарты рассматривают следующие вопросы:

·         требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота; какую информацию эти документы должны содержать; какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);

·         требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;

·         требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;

·         требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;

·         требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;

·         инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы (модели) метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы (модели) уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.

Осознав важность совершенствования документационного обеспечения управления, пытаются его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.

Наиболее распространенное решение - это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями управления; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.

Один из самых важных факторов успешного развития Управления по недропользованию по Челябинской области - его качественное управление.

Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации делопроизводства в управлении:

·         средства и правила создания документов,

·         ведения их электронного архива,

·         поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия.

Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед Управлением по недропользованию по Челябинской области. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности управления их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства.

Таким образом, перед Управлением по недропользованию по Челябинской области, стремящемуся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи.

.   Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения управления.

.   Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации работы с документами приходится использовать последние технологические достижения:

.   системы управления базами данных;

.   системы поиска документов и анализа текстов;

.   системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);

.   среду клиент-сервер;

.   Internet.

Проанализировав документационное обеспечение Управления по недропользованию по Челябинской области, выявлено:

. несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;

. несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;

  3. отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали»;

  4. несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;

  5. недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Таким образом, даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин.